Konsortiet för företagsjuridisk verksamhet rapporterar att 68 % av avtalsprofessionella letar efter ett färdigställt avtal minst en gång i veckan. Även om det bara tar fem minuter att hitta dokumentet du behöver innebär det mer än fyra timmar per år som går åt till att söka på hårddisken och leta under pappershögar efter viktig information. Lyckligtvis effektiviserar hantering av avtalslivscykeln de processer som krävs, inte bara för att hitta utan också för att skapa och verkställa avtal.
På The CRO Club brinner vi för att hjälpa företag att maximera sina intäktsmöjligheter, men det är svårt att öka intäkterna om du slösar tid på uppgifter som att leta efter avtal och följa upp för att säkerställa att alla parter uppfyller sina skyldigheter. Därför har vi sammanställt den här guiden för att hjälpa dig att införa din egen CLM-process och undvika några av de vanligaste flaskhalsarna inom avtalshantering.
Vad är hantering av avtalslivscykeln (CLM)?
Hantering av avtalslivscykeln, vanligtvis kallad CLM, innebär att följa ett avtal under hela dess livscykel, från förslagsfasen till att avtalet löper ut eller förnyas. CLM är en av de viktigaste delarna av avtalsadministrationen, eftersom det säkerställer att varje part i ett avtal uppfyller sitt åtagande.
Hantering av avtalslivscykeln minimerar också risken genom att göra det enklare att följa myndighetsbestämmelser och hålla koll på viktiga tidsfrister. Nästan alla företag kan dra nytta av CLM, särskilt företag med interna juridiska team eller inköpsteam.
Hantering av avtalslivscykelns olika faser
Livscykeln för avtalshantering börjar med innehållsskapande, även kallat upprättande, och slutar med att avtalet förnyas. Alla berörda parter bör förstå vad som händer i varje fas, även om de inte är direkt involverade i varje aspekt av avtalets skapande och verkställande.
Skapande och upprättande av avtal
Att upprätta ett avtal innebär att formulera villkoren för en överenskommelse skriftligt – eller på skärmen om du planerar att använda elektroniska signaturer. Vad du tar med i avtalet beror på vad du har diskuterat med den andra parten. Ett väl utformat avtal innehåller vanligtvis viktiga juridiska krav:
- Namnen på avtalets parter (personer eller företag)
- Prissättning (totalkostnad, pris per enhet, pris per timme osv.)
- Milstolpar
- Betalningsbelopp och förfallodatum (t.ex. fyra betalningar på $2,500 som förfaller den 1 maj, 1 juni, 1 juli och 31 juli)
- Förfallodatum
- Vad som händer om någon av parterna bryter mot avtalet (t.ex. förseningsavgifter eller att avtalet sägs upp)
Avtalsförhandling
När du har upprättat ett avtal behöver du förhandla om villkoren för att säkerställa att alla är överens. Alla parter i ett avtal vill minimera sin risk och förhandla fram villkor som gynnar deras intressen, så du behöver vara på topp under denna fas av avtalshanteringens livscykel.
Du kanske till exempel vill betala en leverantör 25 % i förskott och vänta med att betala de återstående 75 % tills du har kontrollerat kvaliteten på varorna. Leverantören kommer förmodligen att vilja ha en handpenning på minst 50 %. Avtalsförhandling är när ni förhandlar om dessa villkor och försöker komma fram till ett avtal som alla är nöjda med.
Under förhandlingsprocessen kan du behöva göra vissa eftergifter. Om du vill betala en handpenning på 25 % och leverantören vill ha 50 %, kanske ni kan komma överens om 35 %. Det är också viktigt att ha en punkt där du är beredd att avstå i åtanke. Det är den punkt där du inte längre är villig att förhandla med den andra parten.
Godkännande av avtal
Nu när ni alla är överens om avtalets villkor är det dags att få avtalet godkänt. Varje person som deltar i godkännandeprocessen bör noggrant granska avtalsuppgifterna och se till att de stämmer överens med det ni kom fram till under förhandlingsfasen.
Granskningen av avtalet kan innefatta ändringsmarkeringar, vilket innebär att avtalet granskas och redigeras vid behov. Ändringsmarkeringar är vanligtvis en samarbetsprocess, så var beredd på att arbeta med andra berörda parter för att göra det nya avtalet klart för underskrift.
Have an account? Log In
Verkställande av avtal
Om du inte har en CLM-lösning på plats kan du behöva skriva ut flera kopior av avtalet och låta varje part underteckna det. Ett alternativ är att skriva ut en papperskopia, skanna den och sedan mejla den till alla eller använda en tjänst som DocuSign för att samla in elektroniska signaturer.
Programvara för hantering av avtalslivscykeln gör den här processen mycket enklare. I stället för att skriva ut eller skanna flera kopior kan du enkelt skapa avtalet och skicka det till alla parter för deras elektroniska signaturer.
Avtalsövervakning
Under fasen för avtalsövervakning måste du se till att alla följer avtalets villkor. I många fall är detta det svåraste steget i avtalshanteringens livscykel – till och med svårare än förhandlingen!
Övervakningsprocessen varierar från företag till företag, men den innebär vanligtvis att motpartens resultat jämförs med villkoren som anges i avtalet. Om du till exempel ingår ett avtal med ett IT-företag kommer avtalet sannolikt att innehålla villkor som rör systemets tillförlitlighet och tillgänglighet. Om företaget inte uppfyller dessa villkor kan det leda till ett ogiltigt och utan verkan varande avtal, vilket kan ge dig rätt till en kreditering eller annan åtgärd.
Övervakning är särskilt svårt om du inte har ett avtalshanteringssystem, eftersom du måste lägga tid på att leta efter avtalet och bläddra igenom det för att hitta den information du behöver. Med en robust programvarulösning kan du hitta avtalet på några sekunder och använda sökfunktionen för att hitta viktiga milstolpar och ändringar.
Förnyelse av avtal
När du kommer till slutet av ett avtal kanske du vill fortsätta göra affärer med motparten. Du kan antingen fortsätta följa villkoren i det ursprungliga avtalet eller förhandla fram nya villkor. I vissa fall förnyas avtalet automatiskt.
Flaskhalsar inom CLM att vara uppmärksam på
Som du vet är flaskhalsar problem som saktar ner eller stoppar ditt arbetsflöde. När du försöker maximera dina intäktsmöjligheter behöver du eliminera så många flaskhalsar som möjligt. Här är några av de vanligaste problemen som är förknippade med avtalshanteringens livscykel.
Motparter som tar tid på sig att granska
Kom ihåg att vi sa att alla måste granska avtalet noggrant. Granskningsprocessen är viktig, men den kan också skapa en flaskhals i din process. Om du inte har ett CLM-system kan du behöva skicka kopior av avtalet med post eller mejla det till flera personer, vilket kan göra hela processen långsammare.
Förseningar från juridikavdelningen
Även om avtal är viktiga har företagsjurister många ansvarsområden. De kan vara involverade i att skydda företagets varumärke, förhandla om ett företagsförvärv eller hantera externa juridiska ombud. När de hanterar dessa frågor granskar de inte dina avtal. Därför är juridikavdelningen en vanlig flaskhals i avtalshanteringsprocessen.
Svårigheter med att lagra manuella avtal
Utan ett avtalshanteringsverktyg är det svårt att hitta viktiga dokument när du behöver dem. Om du har ett centralt arkiv för papperskopior måste någon gå dit och leta igenom lådor eller arkivskåp för att hitta rätt avtal. Även om du har ett digitalt avtalsarkiv kan det vara något oorganiserat, vilket tvingar teammedlemmarna att söka igenom tusentals elektroniska filer.
Ineffektiva presentationsmetoder
Många företag gör misstaget att skapa långa avtal och mejla dem till alla för granskning. Detta skapar en flaskhals av flera orsaker. För det första kanske vissa mottagare inte ser sina e-postaviseringar direkt, vilket försenar deras granskning av dokumentet. För det andra kan det kännas lite överväldigande att granska ett så långt avtal. En eller två mottagare kanske ser hur långt det är och bestämmer sig för att de inte har tid att granska det förrän om några dagar.
Bristande insyn i avtalsprocessen
Många personer är involverade i avtalshanteringens livscykel, men alla är inte avtalsexperter. Din ledande säljare kan till exempel vara mycket skicklig på att använda Salesforce och ta reda på hur man tillgodoser olika affärsbehov, men kanske saknar formell utbildning i att granska avtal eller förhandla fram fördelaktiga villkor. Det är här kurser i avtalshantering kan bidra till att överbrygga kunskapsklyftan.
Även om alla som är involverade i processen har omfattande erfarenhet av avtal och innehar certifieringar inom avtalshantering, kanske de inte känner till statusen för varje avtal på grund av bristande insyn i processen. Om avtalet exempelvis ligger på företagets interna jurists skrivbord vet andra användare inom företaget inte vad som händer med det förrän juristen slutligen har slutfört den juridiska granskningen.
Bästa praxis för hantering av avtalens livscykel
Effektiv avtalshantering är avgörande för organisationer av alla storlekar. Du kan göra processen lite enklare genom att följa dessa bästa praxis.
Automatisera arbetsflöden
Som vi påpekade ovan tar manuella processer mycket tid som i stället skulle kunna läggas på intäktsgenererande aktiviteter. För att spara tid och öka effektiviteten är det viktigt att automatisera arbetsflöden i så stor utsträckning som möjligt. En robust lösning för hantering av avtalens livscykel kan hjälpa dig att eliminera omständliga processer och se till att alla har samma information. Särskilt om du vet vad du ska leta efter i ett program för avtalshantering för att tillgodose organisationens specifika behov.
Ett sätt att automatisera arbetsflöden är att skapa ett klausulbibliotek med vanliga avtalsvillkor. I stället för att skriva samma villkor varje gång du skapar ett nytt avtal kan du infoga standardvillkor från ditt anpassade bibliotek. Verktyg för automatisering av avtal är särskilt bra på den här typen av arbetsflödesoptimering.
Standardisera mallar
Du behöver inte uppfinna hjulet på nytt varje gång du ingår ett nytt avtal. Använd bara avtalsmallar som är förifyllda med standardinformation, såsom företagets kontaktuppgifter, namnen på nyckelpersoner och standardiserade milstolpar.
Smidigt samarbete
Manuella processer står också i vägen för ett effektivt samarbete, eftersom de saktar ner allt och gör det svårt för fler än en person att granska och övervaka ett avtal samtidigt. Förbättra samarbetet genom att implementera en molnbaserad CLM-lösning som teammedlemmar kan få åtkomst till var som helst med internetanslutning.
More Articles
Transparens genom alla faser
Bristande transparens kan orsaka stora problem i organisationen, särskilt om det leder till ett avtalsbrott. För att förhindra detta bör du prioritera transparens i varje fas. Ett CLM-system kan hjälpa dig att uppnå detta mål genom att göra det enkelt att fastställa vilken version av avtalet som är den senaste eller hitta den senaste personen som redigerade dokumentet.
Korrekt uppföljning
Många tror att undertecknandet av ett avtal är det sista steget i livscykeln, men som du vet är det inte så. Du behöver följa upp regelbundet för att se till att alla följer avtalets villkor. Det är också viktigt att kontrollera förfallo- och förnyelsedatum.
Rättslig säkerhet och trygghet
Myndigheter stiftar ständigt nya lagar eller ändrar befintliga, vilket gör det ännu svårare att följa juridiska och regulatoriska krav. Tyvärr är det inte det bästa sättet att hantera efterlevnadsarbetet att ha undertecknade avtal nedstoppade i överfulla pärmar.
Ett sätt att se till att företaget fortsätter att följa reglerna är att använda CLM-programvara för rättslig säkerhet. Med den här typen av programvara är det enkelt att hantera åtkomstbehörigheter och ta reda på vem som har gjort ändringar i ett avtal.
CLM-programvara kan hjälpa till
Programvara för hantering av avtalens livscykel kan lösa många av de problem som tas upp i den här guiden, öka effektiviteten och göra det enklare att maximera intäktspotentialen. Den här typen av programvara gör det möjligt för företag av alla storlekar att skapa ett centraliserat arkiv för avtal och andra dokument, vilket eliminerar behovet av att skriva ut papperskopior och hitta någonstans att förvara dem.
Molnbaserad CLM-programvara möjliggör också samarbete genom att låta intressenter visa och underteckna avtal var som helst i världen. Vissa system har till och med mobilapplikationer, vilket gör det enkelt för teammedlemmar att granska avtal på språng.
Vill du ha fler tips? Prenumerera på vårt nyhetsbrev för att få hjälp att driva ett framgångsrikt företag.
