Como Manter os Potenciais Clientes Organizados em 3 Passos

Todos nós já perdemos vendas devido a dados de leads extraviados. É frustrante e uma enorme perda de tempo. Nunca esquecerei o meu primeiro CRM. Foi criado em Excel e era mais ou menos utilizável, mas estava repleto de erros. Isto aconteceu há mais de 12 anos... muito antes da abundância dos fantásticos CRMs na nuvem que temos atualmente.

O nosso CRM em Excel funcionou até atingirmos cerca de $600k em vendas; depois, entrou completamente em colapso. Perdemos todos os nossos dados e todas as informações dos nossos clientes. Para os recuperar, tivemos de analisar centenas de faturas e recibos e ‘extrair’ novamente toda a informação para DOIS CRMs em Excel, por incrível que pareça. Foi, na verdade, nessa altura que descobri o Google Sheets e o armazenamento na nuvem. 

Desde então, tenho implementado CRMs e formado equipas de vendas sobre a forma correta de utilizar CRMs para se manterem em contacto com os seus clientes e leads. Na minha opinião, os CRMs na nuvem são tão baratos e fáceis de começar a utilizar que as empresas de qualquer dimensão cometem um erro grave ao não criarem um desde o início.

Por isso, vamos explorar este tema enquanto revelamos os segredos para manter os seus leads impecavelmente organizados, garantindo que nenhuma oportunidade volte a escapar-nos!

O que é um lead de vendas?

Os leads são potenciais clientes que podem ser convertidos em vendas efetivas ou em clientes pagantes se forem devidamente acompanhados e geridos. Acredito firmemente na teoria de que os leads não são prospects. Um prospect é desenvolvido a partir de um lead através de um processo de vendas concebido de forma inteligente e executado com eficácia. 

Porque é importante acompanhar os leads de vendas?

Os leads de vendas são vitais para qualquer empresa, impulsionando o crescimento e assegurando o sucesso contínuo. A maioria das empresas enfrenta problemas de receitas devido à falta de leads, e muitas empresas gerem mal o acompanhamento e a gestão dos seus leads. 

A gestão de leads de vendas exige uma abordagem sistemática. O seu número pode ser assustador, uma vez que não existe um limite para a quantidade que uma empresa pode acumular ao longo do tempo. No entanto, quando são organizados de forma eficiente, a equipa de gestão de vendas consegue transformar mais facilmente esses leads em clientes reais.

À verdadeira maneira da RevOps, uma organização estruturada ajuda tanto os membros da equipa de vendas como a equipa de marketing. Ao categorizar os recursos utilizados para gerar estes leads, a equipa de marketing consegue supervisionar melhor os seus conteúdos e a sua abordagem de marketing.

Uma organização eficaz promove um melhor acompanhamento dos leads. Manter os detalhes essenciais sobre cada prospect organizados e acessíveis acelera o processo de acompanhamento dos leads de vendas. Esta priorização é fundamental para garantir que os leads qualificados não se percam pelo caminho.

Todos os líderes de RevOps precisam de se lembrar de que cada empresa é diferente. Comece por criar ou compreender as estratégias de geração e captação da procura. O que é adequado para uma empresa pode ser insuficiente para outra. Por isso, é fundamental identificar o sistema de gestão de leads que melhor se alinha com os objetivos da empresa. 

Como manter os leads organizados

1. Utilize um sistema de gestão de leads

Quer já tenha o seu próprio sistema CRM implementado, quer esteja apenas a começar com simples folhas do Google Sheets e folhas de cálculo do Excel, é importante gerir sistematicamente os seus leads à medida que chegam. Vejamos as formas de o fazer:

O sistema de gestão da Relação com o Cliente (CRM) da sua empresa

Quando utilizados corretamente, os CRMs são fundamentais para o desenvolvimento dos leads, mantendo tudo organizado, automatizado e em movimento, para que os representantes de vendas se possam concentrar nas atividades de maior impacto.

A componente mais poderosa do CRM é o software de gestão de leads. Os novos leads, encaminhados para os representantes de vendas pela equipa de marketing, são armazenados, qualificados, segmentados através de um encaminhamento inteligente de leads e avançam ao longo do funil de vendas (este é também um dos benefícios do software de acompanhamento de vendas). 

Os líderes de RevOps utilizam software de gestão de leads para orientar: 

• Campanhas de marketing
• Campanhas de acompanhamento de leads 
• Campanhas de vendas 
• Criar painéis de métricas 
• Automatizar fluxos de trabalho 
• Analisar dados dos leads 
• Acompanhar o ciclo de vendas
• Apoiar o crescimento do número de subscritores 
• E muito mais

Uma implementação bem-sucedida de um CRM automatiza dezenas de tarefas e liberta horas do tempo da equipa de vendas. No entanto, uma implementação bem-sucedida nem sempre é tão fácil de alcançar como as equipas de marketing dos programadores de CRM querem fazer crer.

É fundamental que um profissional de RevOps compreenda o que está a tentar alcançar ao integrar um CRM. Integrar com sucesso um novo CRM ou atualizar um CRM existente significa muitas vezes gastar várias vezes o valor da subscrição mensal em consultores, especialistas em implementação e contratantes. Quer decida trabalhar com um CRM de grandes dimensões, como o Hubspot ou o Salesforce, quer com um pequeno CRM especializado, deve saber que irá gastar uma quantidade significativa de capital e tempo para construir o seu sistema.

Recomendaria que qualquer profissional de RevOps contratasse primeiro um estratega com experiência na implementação e gestão de CRM para discutir as necessidades da sua organização. Assim que estiver definida uma estratégia, pode ser estabelecido um orçamento e um calendário de implementação, e pode começar a integração efetiva do CRM. 

Se é um profissional de RevOps e está à procura de um CRM que se adeque às suas necessidades, consulte dois dos nossos outros artigos sobre o melhor software de gestão de potenciais clientes e o melhor software gratuito de gestão de potenciais clientes.

Google Sheets ou Microsoft Excel

O Google Sheets, uma plataforma amplamente acessível e fácil de utilizar, é uma solução económica para empresas em fase de arranque e pequenas empresas que procuram uma gestão eficaz de potenciais clientes sem o preço elevado de um software de CRM especializado. No entanto, não o recomendaria para organizações de maiores dimensões, pois provavelmente gastará mais tempo e dinheiro a criar uma teia de aplicações Web e integrações do Zapier do que gastaria simplesmente a implementar um CRM dedicado. Neste caso, poderá considerar útil a nossa lista do melhor software de CRM gratuito.

Uma palavra de aviso: os CRM baseados em folhas de cálculo têm dificuldade em integrar-se com sistemas de marketing por e-mail, como o ActiveCampaign. É possível fazê-lo, mas o processo pode ser instável e frustrante. 

O que distingue o Google Sheets no domínio da gestão de potenciais clientes é a sua natureza inerentemente colaborativa e as suas capacidades de integração. Por exemplo, criar um formulário do Google para captar potenciais clientes preenche diretamente as respostas na sua folha, garantindo que nenhum potencial cliente passa despercebido. Além disso, o vasto G Suite Marketplace disponibiliza uma grande variedade de extensões e complementos que melhoram o processo de gestão de potenciais clientes. Estas integrações vão desde a automatização de acompanhamentos por e-mail até à utilização do Google Scripts & Google Sheets API para automatização personalizada.

À medida que as empresas crescem e as complexidades da gestão de potenciais clientes se intensificam, podem sentir necessidade de mudar para um CRM dedicado. No entanto, para muitas empresas que estão a iniciar o seu percurso de vendas ou que operam num contexto de vendas mais simples, o Google Sheets oferece um equilíbrio inigualável entre simplicidade, colaboração e funcionalidade.

2. Categorize os potenciais clientes por qualidade

A segmentação de potenciais clientes é fundamental para uma gestão adequada. A segmentação não tem de começar depois de ter sido estabelecido contacto com os potenciais clientes. À medida que interagem com a sua organização, deve organizar os seus potenciais clientes em três categorias principais — frios, mornos e quentes — para poder adaptar a sua abordagem e interagir com eles de forma mais eficaz. Eis uma análise mais detalhada de cada categoria:

Potenciais clientes frios

Interagir com potenciais clientes frios exige normalmente um ponto de partida, como campanhas de contacto inicial, chamadas não solicitadas ou e-mails de apresentação. Penso que um problema muito comum nesta fase é o facto de a maioria das equipas de vendas avançar diretamente para o fecho, quando deveria dedicar tempo a aquecer o potencial cliente. 

Lembre-se de que um «potencial cliente» é uma pessoa. Essa pessoa tem necessidades, problemas e desejos próprios. Descubra quais são esses três elementos antes de tentar concretizar a venda. 

Os potenciais clientes frios raramente compram. O que querem é aprender. Permita que a sua equipa de vendas se distinga da concorrência ensinando e orientando, em vez de vender como toda a gente.

Potenciais clientes mornos

Os potenciais clientes mornos estão um passo à frente dos potenciais clientes frios no funil de vendas. Demonstraram algum nível de interesse no seu produto ou serviço, talvez ao subscreverem uma newsletter, descarregarem um documento técnico ou participarem num seminário online. 

Conhecem a sua empresa e interagiram com o seu conteúdo, mas podem ainda não estar preparados para comprar. Os potenciais clientes mornos beneficiam de campanhas de nutrição. Deve organizar ainda mais os potenciais clientes mornos em diferentes segmentos, com base no conteúdo com que interagiram e nos produtos que oferece. 

Potenciais clientes quentes

Os leads quentes estão prontos para efetuar uma compra. Não só demonstraram interesse no seu produto, como também indicaram uma intenção clara de comprar, talvez ao solicitar uma demonstração, adicionar um produto ao carrinho ou até entrar em contacto para obter informações sobre preços. 

Uma vez que estão prestes a converter, é crucial agir rapidamente com os leads quentes. A sua estratégia de gestão de leads deve incluir etapas para reconhecer os leads quentes e aproveitar imediatamente a sua necessidade. Se a sua equipa de vendas não estiver pronta para agir, um concorrente estará!

Forneça-lhes respostas rápidas, ofereça condições especiais ou incentivos e garanta um processo de vendas simples. Qualquer atraso ou problema pode resultar na perda de uma venda praticamente garantida.

3. Armazenar informações dos leads para qualificação

Categorizar os seus leads com base nas informações de contacto recolhidas é a melhor forma de os qualificar para a fase de conversão do processo de vendas. Apresentamos abaixo uma lista de alguns dos campos de dados clássicos necessários para cada lead individual. Utilizar ferramentas como LinkedIn, ZoomInfo, Leadhype e Apollo.io é uma excelente forma de os seus SDRs completarem as informações em falta no seu CRM. 

• Dados pessoais
  • E-mail 
  • Número de telefone
• Dados relacionados com o emprego
• Origem do lead
• Etapa do funil
• Prontidão do comprador
• Dimensão estimada do negócio
• Registo de atividade e acompanhamentos
  • Desenvolvimento de referências

Registar detalhes sobre potenciais compradores é importante. Permite à equipa de vendas criar um plano de pontuação de leads que identificará mais cedo as boas oportunidades no pipeline de vendas. Um dos benefícios da recolha de leads é a capacidade de qualificar rapidamente os leads provenientes de eventos.

Manter os dados atualizados e úteis é importante (um dos benefícios do software de leads de vendas é ajudar nesta tarefa). À medida que cria a sua equipa de RevOps, tenha em mente que, mais cedo ou mais tarde, deverá contratar um profissional de dados para limpar conjuntos de dados e criar relatórios e automatizações mais robustos, de forma a manter os dados atualizados. Um exemplo simples é enviar um e-mail de nutrição semestral que solicite informações atualizadas em troca de algum conteúdo valioso. Talvez uma gravação exclusiva de um podcast? 

Por último, a formação é fundamental. Os vendedores precisam de saber por que motivo devem armazenar dados de qualidade em vez de simplesmente descarregar leads para uma folha de cálculo. Para os vendedores à comissão, a rapidez de venda é extremamente importante para maximizar a sua comissão. Concilie a sua necessidade de obter receitas rapidamente com a importância de dispor de dados sólidos. O software de comissões de vendas também pode ajudar com a logística da remuneração.

O futuro é organizado

Interessado nesta discussão? Vamos aprofundar o tema! Não hesite em contactar-me através do LinkedIn para uma conversa mais detalhada sobre este assunto. Tenho sempre todo o gosto em estabelecer contacto com outros profissionais de RevOps e partilhar conhecimentos!

O CRO Club publica constantemente artigos longos e de elevada qualidade. Consulte um dos meus favoritos: Geração de procura vs. geração de leads

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