Como Criar uma Folha de Cálculo para Acompanhar Potenciais Clientes

Quer seja um líder de vendas experiente, esteja a iniciar uma nova função ou até a assumir vendas lideradas pelo fundador, uma folha de cálculo para acompanhar prospetos de vendas é uma ferramenta que pode criar rapidamente para melhorar de imediato os resultados dos seus esforços de vendas.

Trabalho em vendas há mais de 10 anos. Vi em primeira mão como um representante de vendas excecional sem qualquer método de acompanhamento é superado por um vendedor mediano que utiliza um processo de acompanhamento de prospetos.

Este guia irá explicar-lhe como começar a utilizar uma folha de cálculo de acompanhamento, criar um pequeno processo em torno dessa folha e utilizá-la eficazmente para fazer crescer o seu negócio.

O que é uma folha de cálculo para acompanhar prospetos?

Uma folha de cálculo para acompanhar prospetos é uma ferramenta utilizada principalmente por pessoas e equipas de vendas, marketing e desenvolvimento de negócios para monitorizar e gerir potenciais clientes. Pense nela como uma mini ferramenta de gestão de relações com clientes (CRM).

Para empresas que estão a começar, pessoas que vendem os seus serviços ou até vendedores de produtos e serviços de elevado valor que não têm muitos prospetos, uma folha de cálculo de acompanhamento pode ser uma excelente ferramenta, essencialmente gratuita e sem as curvas de aprendizagem acentuadas da maioria dos CRM.

Quem deve utilizar uma folha de cálculo de acompanhamento?

É especialmente útil para pequenas empresas que querem começar a recolher dados de vendas, mas não querem suportar o custo ou o incómodo de configurar software de acompanhamento de vendas complexo, um CRM ou um sistema de gestão de potenciais clientes.

Normalmente, esta folha de cálculo será criada no Excel ou no Google Sheets. Software de gestão de projetos na nuvem, como o ClickUp e o Monday.com, também são boas opções para criar folhas de cálculo de prospeção.

Mesmo que uma equipa disponha de um CRM completo, as folhas de acompanhamento continuam a ser úteis para que os marcadores de reuniões acompanhem as suas métricas de vendas e atinjam os seus objetivos. Os gestores de vendas podem garantir que os membros da equipa de vendas que estão na linha da frente realizam diariamente ou semanalmente atividades significativas suficientes, sem terem de passar tempo a fazer microgestão ou a rever calendários.

Utilizo esta folha de cálculo para acompanhar os pontos de contacto diários de vendas, incluindo chamadas, mensagens de texto, emails e mensagens diretas.

Acima encontra-se um exemplo de uma folha de cálculo altamente eficaz para acompanhar chamadas, utilizada numa campanha de contacto semiautomatizada pelos meus marcadores de reuniões. Aqui, acompanham diariamente os seus novos pontos de contacto e os pontos de contacto de vendas em curso, que podem ser: mensagens diretas, mensagens de texto, emails e chamadas.

Esta ferramenta permite ao marcador manter-se organizado e, mais importante ainda, permite ao meu gestor de vendas analisar o progresso de toda a nossa equipa de marcação de reuniões em cerca de 20 minutos todas as manhãs.

Que dados recolher

Colunas e informações principais

As colunas podem incluir elementos como ID do potencial cliente, nome da empresa, nome do contacto, email do contacto, telefone do contacto, setor, origem do potencial cliente, data do contacto inicial, data do último contacto, estado, prioridade e notas. Mas, no mínimo, recolha:

Informações de contacto
1. Nome próprio
2. Apelido
3. Nome da empresa
Dados da empresa
1. Número de telefone
2. Email
3. Morada
4. Perfil do LinkedIn
5. Outros perfis nas redes sociais
Histórico de interações
Nível de interesse
Estado da conversa/do prospeto
Fase do negócio
Próximos passos
1. Interessado
2. Chamada
3. Proposta
4. DND

Melhorar a qualidade dos dados de acompanhamento

A consistência é fundamental

Ao introduzir dados na folha de cálculo para cada potencial cliente, garanta a exatidão e a completude para manter a utilidade do sistema de acompanhamento. Se é gestor de vendas, garanta que a sua equipa de vendas recebe formação sobre normas de dados consistentes, para que todos os dados possam ser facilmente agregados para análise futura.

Utilize as funcionalidades a seu favor

Utilize as funcionalidades de validação de dados do seu software de folhas de cálculo para manter a integridade dos dados (por exemplo, menus pendentes para Estado e Prioridade).

O Google Sheets dispõe agora de funcionalidades baseadas em modelos rápidos que utilizam ‘@dropdown’ para criar rapidamente formatação condicional para a sua folha de cálculo.

Utilizar estas funcionalidades (tanto quanto possível), em vez de texto simples, é uma boa ideia. As entradas de texto simples têm normalmente muitos erros ortográficos e de sintaxe, o que pode dificultar a agregação de dados.

Exemplo:

Para Estado, crie uma lista pendente com opções como Novo, Contactado, Interessado, Não interessado e Convertido.
Para Prioridade, as opções podem ser Alta, Média e Baixa.

Folha de cálculo de acompanhamento de potenciais clientes

Precisa de configurar rapidamente o acompanhamento de potenciais clientes? Descarregue este modelo de folha de cálculo para expandir rapidamente o seu processo de vendas — e organizar os seus dados para quando estiver pronto para atualizar para uma solução de software.

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Como criar uma folha de cálculo para acompanhar potenciais clientes

1. Defina os seus objetivos e KPIs

Comece por clarificar o que pretende alcançar com esta folha de cálculo. Está a acompanhar a geração de potenciais clientes, as taxas de conversão de vendas ou os acompanhamentos de clientes? Os seus objetivos determinarão os dados que precisa de incluir.

2. Configure a estrutura da folha de cálculo

Utilizando a secção acima como guia, crie a sua tabela com colunas que o ajudarão a acompanhar as informações necessárias sobre cada potencial cliente. Siga os princípios fundamentais da gestão de potenciais clientes para o ajudar a criar a base de que precisa para ter sucesso.

3. Preencha a folha de cálculo

Comece a preencher a folha de cálculo com dados sobre os seus potenciais clientes atuais. Isto pode ser feito manualmente ou importando dados de outros sistemas, caso esteja a fazer a transição de outro método de acompanhamento.

4. Configure a formatação condicional

Utilize a formatação condicional para facilitar a avaliação visual do estado e da prioridade dos potenciais clientes. Por exemplo, defina um fundo vermelho para os potenciais clientes de alta prioridade e um fundo verde para os de baixa prioridade, ou ordene por "Data do último contacto" para ver primeiro as entradas mais antigas.

Uma nota sobre a coluna “Último contacto” — aprenda com os meus erros.

Pode parecer um pormenor insignificante, mas se decidiu não utilizar ainda um CRM, garanto-lhe que este pequeno detalhe lhe poupará HORAS de frustração. A coluna de último contacto é uma forma automática de ver quem a sua equipa de vendas contactou recentemente. É o seguinte: garanto-lhe que a sua equipa de vendas não a preencherá depois de cada chamada ou mensagem; simplesmente não o fará, por isso não tente.

Em vez disso, incluí um script útil para o Google Sheets que atualiza automaticamente a “coluna da última atualização” se alguma das outras colunas da mesma linha for alterada. Considerei este pequeno trecho de código extremamente útil, pois elimina a necessidade de os comerciais se lembrarem de preencher a célula da última atualização.

Guia passo a passo para instalar o script no Google Sheets

Abra a sua folha do Google Sheets.

Vá a Extensões → Apps Script.
Elimine qualquer código no editor de scripts e substitua-o pelo seguinte script:
Altere a matriz watchColumns para incluir os números de índice, começando em 1, das colunas que pretende monitorizar quanto a alterações.
Altere dateColumn para o número da coluna onde pretende que a data apareça quando forem efetuadas alterações.
Guarde o script utilizando o ícone de guardar ou Ficheiro → Guardar e atribua um nome ao projeto.
Feche o separador do Apps Script e volte à sua folha.

Utilize este bloco de código no separador do Apps Script para garantir que funciona. Terá apenas de atualizar as colunas e eliminar as notas explicativas depois de //.

function onEdit(e) {

// Defina as colunas que pretende monitorizar quanto a alterações

const watchColumns = [2, 3]; // Exemplo: monitorizar as colunas B e C (que correspondem a 2 e 3 no índice começando em 1)

const dateColumn = 4; // A coluna onde deve ser definida a data (D neste caso, que corresponde a 4)

const range = e.range;

const sheet = range.getSheet();

if (watchColumns.includes(range.getColumn())) {

// Defina a data na "dateColumn" designada quando uma coluna monitorizada for editada

const row = range.getRow();

const dateCell = sheet.getRange(row, dateColumn);

dateCell.setValue(new Date());

}

5. Crie filtros e opções de ordenação

Ative filtros para cada coluna para ajudar os utilizadores a ordenar facilmente os dados, por exemplo, para ver todos os potenciais clientes que se encontram numa determinada fase do processo de vendas ou que estão atribuídos a um comercial específico.

Dica importante:

Crie um painel a partir destes filtros utilizando tabelas dinâmicas ou segmentações de dados.

O que é uma segmentação de dados?

Uma segmentação de dados é uma barra de ferramentas interativa que permite ordenar a sua folha de cálculo com base em valores e dados específicos. Pode utilizá-la para alterar as informações visíveis na sua folha de cálculo através de um widget de fácil acesso.

Gosto muito das segmentações de dados, pois permitem manipular os dados diretamente na página.

captura de ecrã de exemplo — Este é um exemplo de uma segmentação de dados — uma barra de ferramentas interativa que permite ordenar a sua folha de cálculo com base em valores e dados específicos.

6. Crie um módulo de formação para a sua equipa

A formação de uma nova equipa de vendas sobre a utilização eficaz de uma folha de cálculo para acompanhar potenciais clientes pode ser estruturada numa série de módulos educativos. Eis alguns títulos sugeridos e uma breve descrição de cada módulo para orientar o processo de formação:

Introdução ao acompanhamento de potenciais clientes

Compreender a folha de cálculo de acompanhamento de potenciais clientes
Boas práticas de introdução de dados
Gerir e atualizar potenciais clientes
Utilizar filtros e ordenação para análise
Relatórios e informações
Aplicação no mundo real e simulação de papéis
Sessão de perguntas e respostas e feedback

7. Rever e analisar

Uma das grandes vantagens de utilizar o Google Sheets é a sincronização fácil com o Google Lookerstudio. Esta ferramenta permite que um líder de vendas tenha conversas mais claras sobre o desempenho das vendas e utilize visualizações para acompanhar tendências de forma mais fácil e eficaz.

Quem está envolvido?

Agora que criou a sua folha de cálculo no Excel ou no Sheets, precisará de pessoas para executar o seu processo de vendas. Apresentamos abaixo as pessoas, funções e responsabilidades típicas relacionadas com a folha de cálculo.

Representante de vendas

Em qualquer processo empresarial que envolva vendas, o representante de vendas funciona como a ligação entre as ofertas da empresa e as necessidades do cliente. Desempenha um papel fundamental não só na execução das estratégias de vendas, mas também na sua definição com base no feedback direto do mercado. A sua adesão garante que está motivado e é proativo, características essenciais para alcançar os melhores resultados de vendas.

Os representantes de vendas são responsáveis por preencher diariamente a sua parte da folha de cálculo. Quanto menos numerosos e mais simples forem os KPI, melhor.

Para um processo de vendas típico, gostaria que a minha equipa acompanhasse:

Chamadas por dia
Chamadas com potenciais clientes qualificados por dia
Total do funil qualificado
Receita total
Rácio de potenciais clientes qualificados convertidos em vendas fechadas

Estes KPI devem ser integrados num painel principal da folha de cálculo, totalmente aberto, para que todos os representantes possam ver o desempenho uns dos outros.

Gestor de vendas

Uma coisa que não posso deixar de dizer sobre um gestor de vendas é que este quase nunca deve ser o melhor vendedor. Pense em Michael Scott, de The Office. Excelente vendedor; péssimo chefe.

Gerir uma equipa de vendas significa assumir a responsabilidade de toda a equipa atingir os seus KPI. Isso implica monitorizar constantemente os indicadores antecedentes, dar orientação aos vendedores com dificuldades e desenvolver novas estratégias para melhorar as vendas fechadas.

O cumprimento rigoroso da folha de cálculo de acompanhamento é muito importante para que o gestor de vendas mantenha a equipa no caminho certo para alcançar os objetivos de vendas. Ao garantir que a introdução de dados é correta e atempada, pode eliminar qualquer risco de microgestão; ou, como lhe chamo, “A morte da motivação”.

Quando os dados de vendas indicam que um vendedor está a desempenhar a sua função acima do KPI, o gestor de vendas deve simplesmente deixá-lo trabalhar. Só quando esses KPI começarem a diminuir deverá intervir e trabalhar diretamente com o representante para melhorar os seus resultados.

Líder de vendas

É muito provável que seja proprietário de uma pequena empresa e, nesse caso, provavelmente também será o líder de vendas da sua empresa. No caso de equipas de vendas lideradas pelo fundador, é essencial seguir alguns passos:

Defina o tom e a consistência da sua equipa através de uma reunião exclusivamente dedicada às vendas, pelo menos uma vez por semana. Não inclua as reuniões de vendas nas reuniões gerais.
Mantenha as reuniões de vendas concisas e focadas. Marcus Chan tem um bom livro chamado Segredos de vendas de seis dígitos, onde pode aprender algumas dicas realmente aplicáveis sobre como conduzir uma reunião de vendas eficaz.
Delegue as conquistas fáceis. Se é o fundador, o seu trabalho consiste em gerir as contas-chave e desenvolver essas relações ao longo do tempo. O seu trabalho NÃO é ser o melhor vendedor. Transfira os melhores potenciais clientes e clientes para a sua equipa de vendas, de modo a aumentar a motivação e a coesão.

Se é proprietário de uma empresa, consulte o nosso artigo “Como manter os potenciais clientes organizados (e preparar a sua equipa de vendas para o sucesso) em 3 passos” para obter algumas dicas úteis sobre como começar a organizar os potenciais clientes com a sua equipa.

Dicas e erros a evitar no acompanhamento de potenciais clientes

Dicas

1. Integre assim que possível com um sistema de marketing por e-mail (EMS)

O e-mail é uma das ferramentas de vendas mais poderosas. Uma ferramenta como o ActiveCampaign ou o MailChimp deve ser utilizada imediatamente. Através da automatização com o Zapier, pode facilmente transferir informações de contacto relevantes para o EMS sem ter de duplicar a introdução de dados.

2. Automatize sempre que possível

Utilize fórmulas e funções para automatizar cálculos, como o número de dias desde o último contacto, de modo a poupar tempo e reduzir erros manuais.

3. Faça cópias de segurança constantemente

As folhas de cálculo baseadas na nuvem, como o Google Sheets, têm sempre cópias de segurança, razão pela qual prefiro as folhas de cálculo ao Excel para os meus modelos de acompanhamento.

Erros a evitar

1. Complicação excessiva

Mantenha a folha de cálculo simples e fácil de utilizar. Evite demasiados campos, fórmulas complexas e esquemas desorganizados.

2. Introdução inconsistente de dados

Uniformize a introdução de dados com orientações claras e utilize menus pendentes para minimizar os erros. Certifique-se de que todos os membros da equipa recebem formação sobre a utilização correta da folha de cálculo.

3. Negligenciar as atualizações e a manutenção

Atualize e mantenha regularmente a folha de cálculo para que continue relevante e útil. Implemente uma estratégia de cópias de segurança para evitar a perda de dados.

Quando preciso de software de gestão de potenciais clientes?

Sinais de que a sua empresa já ultrapassou o modelo baseado em folhas de cálculo

Aumento do volume de potenciais clientes: Gerir um grande número de potenciais clientes através de folhas de cálculo pode tornar-se trabalhoso e propenso a erros. Se tiver dificuldade em acompanhar as interações ou as atualizações de forma eficiente, é sinal de que deve mudar. Uma das vantagens do software de acompanhamento de vendas é também permitir gerir volumes maiores de potenciais clientes.
Necessidade de acesso a dados em tempo real: Se vários membros da equipa precisarem de aceder e gerir informações sobre potenciais clientes em simultâneo, as folhas de cálculo podem tornar-se limitativas e poderão não suportar eficazmente atualizações em tempo real.
Processos de vendas complexos: À medida que os processos de vendas se tornam mais complexos, envolvendo vários pontos de contacto e acompanhamentos personalizados, as folhas de cálculo podem não conseguir geri-los eficazmente.
Limitações ao nível dos relatórios e da análise: Quando são necessárias análises e relatórios avançados para tomar decisões informadas e as folhas de cálculo são demasiado básicas para fornecer essas informações, poderá ser necessário um sistema CRM.

Como passar de uma folha de cálculo para um CRM ou sistema de gestão de potenciais clientes

Avalie as suas necessidades: Compreenda o que precisa num CRM, identificando os problemas do seu sistema atual baseado em folhas de cálculo e especificando as funcionalidades que os irão resolver.
Escolha o CRM adequado: Selecione um CRM que se adeque ao seu orçamento, acompanhe o seu crescimento, se integre com as ferramentas que já utiliza e seja fácil de utilizar.
Planeie a migração dos dados: Prepare os seus dados para a migração, limpando os dados existentes (removendo duplicados e corrigindo erros) e decidindo que dados precisam de ser transferidos.
Dê formação à sua equipa: Certifique-se de que todas as pessoas que irão utilizar o CRM recebem formação sobre a sua utilização eficaz. Isto pode envolver várias sessões de formação ou apoio contínuo.

Passar de uma folha de cálculo básica para um CRM dedicado ou um sistema de gestão de potenciais clientes representa um avanço significativo na gestão das relações com os clientes e no aumento da eficácia das vendas, especialmente à medida que a empresa cresce e os seus processos se tornam mais complexos.

Acompanhamento de potenciais clientes—A base do crescimento sustentável

Uma folha de cálculo para acompanhar potenciais clientes não serve apenas para manter o registo das pessoas com quem falou; trata-se de criar uma base para um crescimento sustentável. Com funcionalidades como lembretes automáticos de acompanhamento, atualizações de estado e priorização de potenciais clientes qualificados, esta folha de cálculo transforma-se num mini-CRM adaptado especificamente às necessidades únicas das startups.

À medida que introduz os dados de cada potencial cliente, veja a sua inteligência empresarial crescer. Isto permite-lhe aperfeiçoar as suas táticas de vendas em tempo real, concentrando-se no que realmente funciona. Além disso, é uma excelente forma de toda a sua equipa se manter alinhada com os objetivos de vendas, compreender a situação atual e avançar coletivamente em direção às metas.

A transição posterior de uma folha de cálculo para um CRM completo torna-se significativamente mais simples quando estes processos já estão implementados. É mais do que uma simples ferramenta—é o seu primeiro navegador no vasto oceano do empreendedorismo, orientando-o para sucessos de vendas mais sistemáticos e baseados em dados. Comece com este simples passo e prepare o caminho para operações de vendas avançadas que farão a sua empresa avançar. Que comece a jornada de crescimento e eficiência!

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