Corporate Legal Operations Consortium podaje, że 68% specjalistów ds. umów co najmniej raz w tygodniu wyszukuje zrealizowaną umowę. Nawet jeśli znalezienie potrzebnego dokumentu zajmuje tylko pięć minut, oznacza to ponad cztery godziny rocznie spędzone na przeszukiwaniu dysku twardego i stosów papierów w celu znalezienia kluczowych informacji. Na szczęście zarządzanie cyklem życia umowy usprawnia procesy związane nie tylko z wyszukiwaniem, lecz także z tworzeniem i realizacją umów.
W The CRO Club z pasją pomagamy firmom maksymalizować potencjał przychodowy, ale trudno zwiększać przychody, jeśli marnujesz czas na zadania takie jak szukanie umów i działania następcze mające na celu upewnienie się, że wszystkie strony wywiązują się ze swoich zobowiązań. Dlatego przygotowaliśmy ten przewodnik, aby pomóc Ci wdrożyć własny proces CLM i uniknąć niektórych najczęstszych wąskich gardeł w zarządzaniu umowami.
Czym jest zarządzanie cyklem życia umowy (CLM)?
Zarządzanie cyklem życia umowy, powszechnie znane jako CLM, obejmuje śledzenie umowy przez cały jej cykl życia — od etapu składania oferty aż do etapu wygaśnięcia lub odnowienia. CLM jest jednym z najważniejszych aspektów administracji umowami, ponieważ zapewnia, że każda strona umowy wywiązuje się ze swoich zobowiązań.
Zarządzanie cyklem życia umowy minimalizuje również ryzyko, ułatwiając przestrzeganie przepisów rządowych i kontrolowanie ważnych terminów. Z CLM może skorzystać niemal każda firma, szczególnie przedsiębiorstwa posiadające wewnętrzne zespoły prawne lub zespoły ds. zaopatrzenia.
Etapy procesu zarządzania cyklem życia umowy
Cykl życia zarządzania umowami rozpoczyna się od tworzenia treści, znanego również jako redagowanie, a kończy na odnowieniu umowy. Wszystkie zainteresowane strony powinny rozumieć, co dzieje się na każdym etapie, nawet jeśli nie są bezpośrednio zaangażowane w każdy aspekt tworzenia i realizacji umowy.
Tworzenie i redagowanie umowy
Redagowanie umowy to proces zapisywania warunków umowy na papierze — lub na ekranie, jeśli planujesz korzystać z podpisów elektronicznych. To, co zawrzesz w umowie, zależy od ustaleń poczynionych z drugą stroną. Dobra umowa zazwyczaj obejmuje podstawowe wymogi prawne:
- Nazwy stron umowy (osób fizycznych lub firm)
- Ceny (łączny koszt, cena za jednostkę, cena za godzinę itp.)
- Kamienie milowe
- Kwoty płatności i terminy ich uiszczenia (np. cztery płatności po $2,500, których terminy przypadają na 1 maja, 1 czerwca, 1 lipca i 31 lipca)
- Data wygaśnięcia
- Co się stanie, jeśli którakolwiek ze stron naruszy umowę (np. opłaty za opóźnienie, rozwiązanie umowy)
Negocjowanie umowy
Po sporządzeniu umowy musisz wynegocjować jej warunki, aby upewnić się, że wszyscy mają takie samo zdanie. Każda strona umowy chce zminimalizować swoje ryzyko i wynegocjować warunki korzystne dla swoich interesów, dlatego na tym etapie cyklu życia zarządzania umową musisz działać bardzo skutecznie.
Możesz na przykład chcieć zapłacić dostawcy 25% z góry, a z zapłatą pozostałych 75% zaczekać do momentu sprawdzenia jakości jego towarów. Dostawca prawdopodobnie będzie chciał otrzymać zaliczkę w wysokości co najmniej 50%. Negocjowanie umowy to etap, na którym ustalasz te warunki i próbujesz opracować umowę, która będzie odpowiadać wszystkim.
Podczas procesu negocjacji może być konieczne pójście na pewne ustępstwa. Jeśli chcesz wpłacić zaliczkę w wysokości 25%, a dostawca chce 50%, być może możecie uzgodnić 35%. Ważne jest również, aby mieć na uwadze punkt, w którym „odchodzisz od stołu negocjacyjnego”. Jest to moment, w którym nie jesteś już skłonny negocjować z drugą stroną.
Zatwierdzanie umowy
Skoro wszyscy zgadzacie się już co do warunków umowy, nadszedł czas na jej zatwierdzenie. Każda osoba zaangażowana w proces zatwierdzania powinna dokładnie przeanalizować dane umowy i upewnić się, że odpowiadają one wszystkim ustaleniom poczynionym na etapie negocjacji.
Proces przeglądu umowy może obejmować nanoszenie zmian, czyli praktykę polegającą na analizowaniu umowy i wprowadzaniu w niej niezbędnych modyfikacji. Nanoszenie zmian jest zazwyczaj procesem opartym na współpracy, dlatego przygotuj się na pracę z innymi zainteresowanymi stronami, aby przygotować nową umowę do podpisania.
Have an account? Log In
Realizacja umowy
Jeśli nie masz wdrożonego rozwiązania CLM, może być konieczne wydrukowanie wielu kopii umowy i uzyskanie podpisu każdej ze stron. Alternatywnie możesz wydrukować papierową kopię, zeskanować ją, a następnie wysłać e-mailem do wszystkich lub skorzystać z usługi takiej jak DocuSign, aby zebrać podpisy elektroniczne.
Oprogramowanie do zarządzania cyklem życia umowy znacznie ułatwia ten proces. Zamiast drukować lub skanować wiele kopii, możesz łatwo utworzyć umowę i wysłać ją wszystkim stronom w celu złożenia przez nie podpisów elektronicznych.
Monitorowanie umowy
Na etapie monitorowania umowy musisz upewnić się, że wszyscy przestrzegają warunków porozumienia. W wielu przypadkach jest to najtrudniejszy etap cyklu zarządzania umową — nawet trudniejszy niż negocjacje!
Proces monitorowania różni się w zależności od firmy, ale zazwyczaj obejmuje porównanie realizacji zobowiązań przez drugą stronę z warunkami określonymi w umowie. Na przykład jeśli zawierasz umowę z firmą informatyczną, porozumienie prawdopodobnie będzie zawierać warunki dotyczące niezawodności i dostępności systemu. Jeśli firma nie wywiązuje się z tych warunków, może to skutkować nieważnością umowy, co może uprawniać Cię do uzyskania kredytu lub innego środka naprawczego.
Monitorowanie jest szczególnie trudne, jeśli nie masz systemu zarządzania umowami, ponieważ musisz poświęcić czas na znalezienie umowy i przejrzenie jej w celu odszukania potrzebnych informacji. Dzięki rozbudowanemu rozwiązaniu programowemu możesz znaleźć umowę w ciągu kilku sekund i użyć funkcji wyszukiwania, aby znaleźć kluczowe terminy i aneksy.
Odnowienie umowy
Gdy zbliżasz się do końca obowiązywania umowy, możesz chcieć kontynuować współpracę z drugą stroną. Możesz nadal stosować warunki pierwotnej umowy albo wynegocjować nowe warunki. W niektórych przypadkach umowa odnawia się automatycznie.
Wąskie gardła CLM, na które należy uważać
Jak wiesz, wąskie gardła to problemy, które spowalniają przepływ pracy lub zatrzymują go. Gdy próbujesz zmaksymalizować potencjał swoich przychodów, musisz wyeliminować jak najwięcej wąskich gardeł. Oto niektóre z najczęstszych problemów związanych z cyklem zarządzania umową.
Kontrahenci potrzebujący czasu na zapoznanie się z umową
Pamiętasz, że mówiliśmy, iż każdy musi dokładnie przejrzeć umowę? Proces przeglądu jest ważny, ale może również powodować powstawanie wąskiego gardła w Twoim procesie. Jeśli nie masz systemu CLM, może być konieczne wysyłanie kopii umowy pocztą tradycyjną lub e-mailem do wielu osób, a oba te rozwiązania mogą spowalniać cały proces.
Opóźnienia ze strony działu prawnego
Chociaż umowy są ważne, prawnicy korporacyjni mają wiele obowiązków. Mogą zajmować się ochroną znaku towarowego firmy, negocjowaniem przejęcia lub zarządzaniem zewnętrzną kancelarią prawną. Gdy zajmują się tymi sprawami, nie analizują Twoich umów. W rezultacie dział prawny jest częstym wąskim gardłem w procesie zarządzania umowami.
Trudności z przechowywaniem umów w formie papierowej
Bez narzędzia do zarządzania umowami trudno znaleźć ważne dokumenty, gdy ich potrzebujesz. Jeśli masz centralne archiwum papierowych kopii, ktoś musi się do niego udać i przeszukać pudełka lub szafy na dokumenty, aby znaleźć właściwą umowę. Nawet jeśli masz cyfrowe archiwum umów, może być ono nieco nieuporządkowane, zmuszając członków zespołu do przeszukiwania tysięcy plików elektronicznych.
Nieskuteczne metody prezentowania dokumentów
Wiele firm popełnia błąd, tworząc długie umowy i wysyłając je e-mailem wszystkim osobom do wglądu. Powoduje to powstanie wąskiego gardła z kilku powodów. Po pierwsze, niektórzy odbiorcy mogą nie zobaczyć od razu powiadomień e-mail, co opóźnia analizę dokumentu. Po drugie, zapoznanie się z tak długą umową może być nieco przytłaczające. Jeden lub dwóch odbiorców może zobaczyć, jak długa jest umowa, i uznać, że nie ma czasu na jej przejrzenie przez kilka dni.
Brak wglądu w proces zawierania i zarządzania umowami
W cykl zarządzania umową zaangażowanych jest wiele osób, ale nie wszystkie są ekspertami w dziedzinie umów. Na przykład główny handlowiec może świetnie posługiwać się Salesforce i znajdować sposoby na zaspokajanie różnych potrzeb biznesowych, ale może nie mieć formalnego przygotowania w zakresie analizowania umów lub negocjowania korzystnych warunków. Właśnie tutaj kursy zarządzania umowami mogą pomóc zniwelować lukę w wiedzy.
Nawet jeśli wszystkie osoby zaangażowane w proces mają szerokie doświadczenie w zakresie umów i posiadają certyfikaty z zakresu zarządzania umowami, mogą nie znać statusu każdej umowy z powodu braku wglądu w proces. Jeśli na przykład umowa znajduje się na biurku prawnika wewnętrznego, inni użytkownicy biznesowi nie będą wiedzieć, co się z nią dzieje, dopóki prawnik nie zakończy analizy prawnej.
Najlepsze praktyki zarządzania cyklem życia umowy
Skuteczne zarządzanie umowami ma kluczowe znaczenie dla organizacji każdej wielkości. Możesz nieco ułatwić ten proces, stosując się do poniższych najlepszych praktyk.
Automatyzuj przepływy pracy
Jak wskazaliśmy powyżej, procesy manualne zajmują dużo czasu, który można lepiej wykorzystać na działania generujące przychody. Aby oszczędzać czas i zwiększać wydajność, należy w jak największym stopniu automatyzować przepływy pracy. Solidne rozwiązanie do zarządzania cyklem życia umów może pomóc wyeliminować uciążliwe procesy i zapewnić wszystkim wspólne rozumienie sytuacji. Jest to szczególnie istotne, jeśli wiesz, czego szukać w oprogramowaniu do zarządzania umowami, aby spełnić konkretne potrzeby swojej organizacji.
Jednym ze sposobów automatyzacji przepływów pracy jest utworzenie biblioteki klauzul zawierającej typowe postanowienia umowne. Zamiast za każdym razem od nowa wpisywać te same postanowienia podczas tworzenia nowej umowy, możesz wprowadzać standardowe postanowienia z własnej biblioteki. Narzędzia do automatyzacji umów doskonale sprawdzają się w tego typu optymalizacji przepływów pracy.
Standaryzuj szablony
Nie musisz za każdym razem wymyślać wszystkiego od nowa, gdy zawierasz nową umowę. Po prostu korzystaj z szablonów umów, które są wstępnie wypełnione standardowymi informacjami, takimi jak dane kontaktowe firmy, nazwiska kluczowych pracowników i standardowe kamienie milowe.
Bezproblemowa współpraca
Procesy manualne również utrudniają skuteczną współpracę, ponieważ spowalniają wszystkie działania i sprawiają, że więcej niż jedna osoba ma trudności z jednoczesnym analizowaniem i monitorowaniem umowy. Usprawnij współpracę, wdrażając oparte na chmurze rozwiązanie CLM, do którego członkowie zespołu mogą uzyskać dostęp z dowolnego miejsca z połączeniem internetowym.
More Articles
Przejrzystość na każdym etapie
Brak przejrzystości może siać spustoszenie w organizacji, zwłaszcza jeśli prowadzi do naruszenia umowy. Aby temu zapobiec, zadbaj o przejrzystość na każdym etapie. System CLM może pomóc osiągnąć ten cel, ułatwiając ustalenie, która wersja umowy jest najnowsza, lub znalezienie ostatniej osoby, która edytowała dokument.
Właściwa opieka po zawarciu umowy
Wiele osób uważa, że podpisanie umowy jest ostatnim etapem jej cyklu życia, ale jak wiesz, tak nie jest. Należy regularnie sprawdzać, czy wszyscy przestrzegają warunków umowy. Ważne jest również sprawdzanie dat wygaśnięcia i odnowienia umowy.
Pewność prawna i bezpieczeństwo
Rządy nieustannie uchwalają nowe ustawy lub zmieniają istniejące, co jeszcze bardziej utrudnia przestrzeganie wymogów prawnych i regulacyjnych. Niestety przechowywanie podpisanych umów w przepełnionych folderach z dokumentami nie jest najlepszym sposobem zarządzania działaniami na rzecz zgodności z przepisami.
Jednym ze sposobów zapewnienia zgodności firmy z przepisami jest korzystanie z oprogramowania CLM w celu zapewnienia pewności prawnej. Dzięki tego typu oprogramowaniu można łatwo zarządzać uprawnieniami dostępu i ustalić, kto wprowadził zmiany w umowie.
Oprogramowanie CLM może pomóc
Oprogramowanie do zarządzania cyklem życia umów może rozwiązać wiele problemów omówionych w tym przewodniku, zwiększając wydajność i ułatwiając maksymalizację potencjału przychodowego. Tego typu oprogramowanie pozwala firmom każdej wielkości utworzyć centralne repozytorium umów i innych dokumentów, eliminując potrzebę drukowania kopii papierowych i szukania miejsca do ich przechowywania.
Oparte na chmurze oprogramowanie CLM umożliwia również współpracę, pozwalając interesariuszom przeglądać i podpisywać umowy z dowolnego miejsca na świecie. Niektóre systemy mają nawet aplikacje mobilne, dzięki czemu członkowie zespołu mogą z łatwością przeglądać umowy w dowolnym miejscu.
Chcesz poznać więcej wskazówek? Zapisz się do naszego newslettera, aby pomóc sobie w prowadzeniu odnoszącej sukcesy firmy.
