3 belangrijke voordelen van het gebruik van een businessintelligentiesysteem

Stel je voor dat je twee miljoen rijen gegevens uit verschillende bronnen had en deze vragen snel moest beantwoorden; 

• Welke marketingcampagnes zorgen voor meer bekendheid versus betrokkenheid?
• Welke partnerschappen zouden meer bijdragen aan omzetgroei?
• Moeten de omzetprognose en het budget worden verfijnd?
• Wat is onze omzetprognose voor het volgende kwartaal?

Mijn gok is dat je ogen na een tijdje dichtvallen, dat hiaten in de gegevens je frustreren, je je carrièrekeuze in twijfel trekt,  en je hersenen overbelast raken. Dat is het leven van RevOps-managers zonder bedrijfsinformatiesystemen (BI). 

Beschouw een BI-systeem als een slimme assistent die je helpt snel betere zakelijke beslissingen te nemen. Deze systemen kunnen onbewerkte gegevens uit verschillende bronnen opnemen, deze gegevens transformeren en ze visueel weergeven in verschillende vormen. 

En dat is niet hun enige voordeel. In dit artikel bekijken we nog meer voordelen. 

Wat is bedrijfsinformatie (BI)?

Bedrijfsinformatie is het proces van het verzamelen en gebruiken van relevante, nauwkeurige gegevens en empirisch bewijs om zakelijke beslissingen te nemen.

Dit proces omvat het opnemen van relevante gegevens uit de bronnen ervan, het transformeren, opschonen en verwerken van deze gegevens en het visualiseren ervan voor analyse.

BI omvat ook het uitvoeren van experimenten om hypothesen te testen en het segmenteren van gebruikers voor gerichte analyses. 

Waarom is bedrijfsinformatie belangrijk?

Weet je nog welke vragen je aan het begin moest beantwoorden? 

Bedrijfsinformatie is belangrijk omdat het je helpt het volledige proces van het beantwoorden van deze vragen te beheren en de antwoorden te gebruiken om datagestuurde beslissingen te nemen. 

BI beheert en versnelt het proces van gegevensanalyse via gestructureerde BI-fasen:

1. Gegevensverzameling: BI-systemen beschikken over connectoren voor het opnemen en migreren van gegevens uit verschillende gegevensbronnen, zoals API's, CPQ's, CRM's, gegevensopslagplatforms enzovoort.
2. Gegevensverzameling en -verwerking: bedrijfsinformatiesoftware biedt omgevingen om SQL-query's en scripts in Python en R te schrijven waarmee je gegevens voor analyse kunt opschonen en transformeren. Je kunt ook functies voor slepen en neerzetten gebruiken om gegevens zonder code op te schonen, te verwerken en voor te bereiden. 
3. Gegevensanalyse en visualisatie: BI-tools gebruiken verschillende vormen van visualisaties, zoals kaarten, tabellen, diagrammen en grafieken, om je gegevens te begrijpen, te analyseren en je ontdekkingen duidelijk te communiceren aan besluitvormers.
   
   BI-tools gebruiken ook kunstmatige intelligentie (AI) om analyses en taken te automatiseren. Je zou bijvoorbeeld in gewone taal aan een BI-tool kunnen vragen "Laat me alle verkopen van het afgelopen kwartaal zien" en de tool zou een visualisatie van die gegevens tonen—waardoor je eenvoudig trends en patronen kunt zien.
   
4. Gegevensopslag: Sommige BI-tools, zoals Power BI, beschikken over ingebouwde datawarehouses voor gegevensopslag. 

De drie belangrijkste voordelen van het gebruik van een bedrijfsinformatiesysteem

Wanneer je online zoekt naar ‘De voordelen van bedrijfsinformatiesystemen’, spuien zoekmachineresultaten voordelen zoals ‘hogere omzet, een verbeterde klantervaring en nauwkeurige rapportage‘—en ze hebben geen ongelijk. 

Deze voordelen komen echter voort uit drie belangrijke voordelen van bedrijfsinformatiesystemen: het doorbreken van informatiesilo's, betere datagestuurde besluitvorming en hogere productiviteit. 

1. Informatiesilo's doorbreken 

Bij  B2B SaaS-bedrijven is het heel normaal dat de product-, verkoop-, marketing-, financiële en zelfs klantensuccesteams als afzonderlijke eenheden werken. 

De mensen, hun processen en hun tools kunnen zo sterk gericht zijn op hun individuele KPI's en doelen dat ze zelden samenwerken of op één lijn zitten. 

BI-systemen kunnen dienen als een instrument om deze silo's af te breken. Ze geven je de mogelijkheid om gegevens uit verschillende afdelingssystemen in één systeem op te nemen. Vervolgens kunnen medewerkers van deze afdelingen zien hoe hun gegevens samen het volledige klantverhaal vertellen en de operationele efficiëntie verbeteren. 

Adam Greco, productevangelist bij Amplitude, plaatst dit voordeel in perspectief. Hij zegt: “10 jaar geleden werkte ik met Salesforce en nadat prospects zich hadden aangemeld, werd ik buitengesloten. Stel je een wereld voor waarin ik mensen vind via verschillende zoekwoorden, het productteam kan informeren en kan zeggen: “Laten we de CRM-functie van Salesforce promoten voor X- en Y-gebruikers tijdens hun gratis proefperiodes, omdat dat hen naar ons heeft gebracht.” 

Hij vervolgt:

“Het zou echt geweldig zijn als ik kan zien in welke functies de leads betrokken zijn en dat kan correleren met hoe ik die gebruiker heb gevonden. Het zou mijn advertentie-inspanningen maximaliseren en ontdekken waarvoor ik op verschillende kanalen moet adverteren… ”

2. Verbeterde datagedreven besluitvorming 

Vóór BI-software gebruikten we statistieken van sociale media, verkoop-, product- en marketinganalyses om de prestaties van onze marktbenaderingsinspanningen te meten. We hebben dus altijd datagedreven beslissingen genomen. 

Het nadeel was dat systeemisolatie attributie moeilijk maakte. Was het verkoop of marketing die de aankoop beïnvloedde? Hoe gedraagt de lead zich na conversie en hoe kunnen we dat gebruiken om onze marktbenaderingsstrategieën te bepalen?  

Dit waren vragen waarvan we destijds alleen maar konden dromen dat we ze konden beantwoorden. 

Maar doordat BI-tools de datakwaliteit hebben helpen verbeteren, is ook de kwaliteit van de inzichten die we eruit halen verbeterd. En daarmee ook de beslissingen en acties die we nemen. Houd er rekening mee dat de hoeveelheid gegevens die bedrijven verzamelen ook is toegenomen—big data—dus het is belangrijk om alleen de gegevens op te nemen die je nodig hebt, zodat je niet te overweldigd en verward raakt.

Gelukkig beschikken business-intelligenceoplossingen over visualisatietools zoals grafieken, kaarten en dashboards, zodat je de gegevens die je nodig hebt om strategische beslissingen te nemen sneller kunt bekijken en begrijpen. Ze bieden vaak ook mogelijkheden voor automatisering, zodat ze je een deel van het gedoe uit handen nemen. Hier  zijn enkele voorbeelden van manieren waarop je met BI betere datagedreven beslissingen kunt nemen:

1. Markttrends herkennen: Met gegevens van sociale platforms, onlineforums, brancherapporten en verschillende concurrentieanalyses kun je een marktkloofanalyse uitvoeren, gemiste kansen identificeren en de huidige behoeften en trends van klanten begrijpen. Dit geeft een concurrentievoordeel en helpt bij het identificeren van belangrijke spelers en trends in nieuwe markten. 
2. Verkoopvoorspelling en -optimalisatie: Je kunt verkoopgegevens uit software voor buitendienstverkoop, CRM-systemen, software voor verkoopbetrokkenheid enzovoort opnemen om verkoopvoorspellingsrapporten te verkrijgen op basis van historische verkoopgegevens. Je kunt gegevens ook verrijken met andere systemen, zoals Amplitude, om het gebruikersgedrag te begrijpen. Zo kun je betere verkoopdoelen stellen en middelen beter toewijzen.
3. De klantervaring verbeteren: Klanten zelf willen dat je hun gegevens gebruikt als dat betekent dat ze een betere ervaring met je merk krijgen. Je kunt klantgegevens gebruiken om knelpunten te identificeren, ervaringen te personaliseren en de klanttevredenheid te verbeteren.
4. Verbeterde marktbenaderings- en productstrategieën: Gegevens uit al deze bronnen geven je inzicht in de inspanningen die wel en niet werken — waardoor je betere beslissingen over je marktbenadering kunt nemen. 

Wanneer je betere inzichten verkrijgt uit markttrends, verkoop, klantervaring en productgegevens, neem je uiteindelijk betere beslissingen. Je omzetstromen en processen ontwikkelen zich, je winstmarges nemen toe, je kunt inefficiënties signaleren en je verkrijgt een concurrentievoordeel.

Je moet echter gegevensoverbelasting en andere nadelen van een slechte BI-implementatie voorkomen. Een goede business-intelligencestrategie en een goed implementatieplan helpen daarbij.

3. Verhoogde productiviteit

Business-intelligenceplatforms bevatten standaardfuncties zoals: 

• Ad-hocrapportage en -analyse: Je kunt indien nodig rapporten en analyses van een gegevensset opvragen. Je kunt ook de gegevens in je rapport wijzigen en filteren. 
• Rapport- en dashboardsjablonen: sjablonen waarmee je dashboards en visualisaties kunt aanpassen aan je bedrijfsbehoeften.  
• Bouwers met slepen en neerzetten: Hiermee kun je gegevens samenvoegen zonder een analist of wetenschapper. Je kunt ook sneller dashboards en visualisaties maken
• AI en automatisering: Sommige BI-systemen stellen je in staat om rapportages in te plannen, realtimegegevens te verzamelen om dashboards en rapporten automatisch bij te werken en analyses te automatiseren. 
• Verbindingen: Met verbindingen kun je gegevens uit verschillende bronnen opnemen zonder rekening te hoeven houden met ontwikkelkosten en de doorlooptijd.
  

Deze functies, waaronder datavisualisaties, stellen je in staat de productiviteit te verhogen en datasets in minder tijd te analyseren. Ze beperken ook menselijke fouten, wat leidt tot snellere en nauwkeurigere rapportage. 

Maar neem het niet zomaar van mij aan. Hier zijn enkele voorbeelden van manieren waarop BI-oplossingen B2B SaaS-bedrijven hebben geholpen de productiviteit te verhogen:

• Klipfolio bespaart Irdeto 15 uur per maand aan werk voor marketingrapportages met Klipfolio
• Zoho Analytics helpt WhatConverts knelpunten sneller te identificeren met behulp van datavisualisaties

Hoe B2B SaaS-bedrijven profiteren van BI

We hebben bekeken hoe sommige SaaS-bedrijven BI gebruikten om de productiviteit te verhogen. Nu bekijken we hoe andere B2B-merken profiteren van de voordelen van BI. 

1. Zoho Analytics hielp Peri de omzet met 25% - 30% te verhogen en de klantbetrokkenheid met 50% te vergroten.
2. Tableau bespaarde Splunk $300K/jaar aan kosten voor server- en platformbeheer.
3. Genesys gebruikt MicroStrategy om hun gegevens te verenigen en een 360-gradenoverzicht van het bedrijf te krijgen. Dit heeft geholpen de acceptatie door gebruikers te vergroten en het bereik uit te breiden.

De voordelen van BI aan je bedrijf toevoegen

In dit artikel heb ik laten zien dat B2B SaaS-merken, als BI op de juiste manier wordt ingezet, hiervan kunnen profiteren om bedrijfs- en omzetresultaten positief te beïnvloeden. Hier zijn enkele stappen die je kunt nemen om de voordelen van BI in je bedrijf te benutten:

1. Bepaal je BI-volwassenheidsniveau 

Dit is een maatstaf die de huidige fase van BI-adoptie binnen je bedrijf aangeeft. Je kunt jezelf enkele varianten van de volgende vragen stellen om een idee te krijgen van je uitgangspositie en waar je naartoe wilt.

• Ben je je niet bewust van BI? 
• Wil je profiteren van BI? 
• Gebruik je al standaardfuncties zoals rapportage?
• Ben je gevorderd in analyse en het bouwen van je eigen modellen? 
• Ben je een BI-voorvechter – bouw je tools boven op je systeem? 
• Sluit de BI-adoptie in het algemeen aan bij de strategie voor digitale transformatie van je organisatie?

2. Plan je strategie

De volgende stap is het definiëren van je reden om BI te gebruiken en je doelstellingen, en het identificeren van de benodigde middelen. 

Vraag jezelf af: waar kunnen betere data-analyses de klantretentie, uitbreiding, campagne-ROI, optimalisatie van de prijsstrategie, de nauwkeurigheid van prognoses en andere resultaten verbeteren? 

Documenteer vervolgens specifieke scenario's waarin BI tastbare waarde zal opleveren, evenals de infrastructuurkosten voor upgrades en uitbreiding. 

Stel Specifieke, Meetbare, Acceptabele, Relevante en Tijdsgebonden (SMART) doelen vast om te begrijpen hoe je eindsituatie eruit moet zien. Bijvoorbeeld:

Een SMART-doel voor een klein B2B SaaS-bedrijf (software voor resourceplanning) dat zich in de beginfase van BI-volwassenheid bevindt, zou kunnen zijn:

• In één maand gegevens over het klantgedrag van één jaar verzamelen om de klantervaring te begrijpen.
• Gegevens over klantgedrag analyseren, zoals websiteverkeer, aankoopgeschiedenis en activiteit op sociale media, om te begrijpen hoe dit de klanttevredenheid beïnvloedt.

Een SMART  doel voor een fintech SaaS-bedrijf voor infrastructuur dat zich in de beginfase van BI-volwassenheid bevindt, zou kunnen zijn:

• Gegevens van verkoopteams verzamelen om nieuwe verkoopkansen te identificeren.
• Klanten identificeren die het risico lopen om af te haken

Meet het succes van je strategie door:

• Het aantal verzamelde datapunten en het aantal gegenereerde rapporten bij te houden.
• Te kijken naar de impact van je resultaten op je doelstellingen. 

3. Definieer je belangrijkste prestatie-indicatoren

Stel in stap drie KPI's in om het succes van je strategie te meten. Je KPI's moeten aansluiten bij je doelstellingen. 

Omdat het doel van bedrijf X bijvoorbeeld was om de klanttevredenheid te verbeteren, moesten de KPI's het volgende omvatten:

• Acquisitiekosten per klant (CAC)
• Levenslange waarde van een klant (LTV)
• Klanttevredenheidsscore (CSAT)
• Net Promoter Score enz. 

Het doel van bedrijf Z was om de verkoopinspanningen te verbeteren. De KPI's zouden er als volgt uit moeten zien:

• Conversieratio van salesgekwalificeerde leads (SQL)
• Uitschrijvingspercentage van klanten
• Gemiddelde absolute procentuele fout (MAPE)
• Gemiddelde absolute afwijking (MAD)
  

4. Stel je budget vast

Nadat de routekaart is opgesteld en de KPI's zijn vastgesteld, is de volgende stap het budgetteren van de middelen die nodig zijn om de BI-strategie uit te voeren of van de kosten van tools en infrastructuur (zelfgehost of beheerd, of in de cloud)

Hoewel BI aanzienlijke investeringen vereist, kan het rendement op de lange termijn van datagestuurde besluitvorming de prijs zeker waard zijn.

Bij het vaststellen van een BI-budget vind je hieronder enkele strategieën om een budgetvriendelijke infrastructuur op te zetten;

• Begin klein met een beperkt proefproject om de ROI te valideren voordat je de oplossing organisatiebreed uitrolt
• Verken opensource-BI-tools om de kosten voor softwarelicenties te verlagen en elk onderdeel zelf te beheren (zelfgehost)
• Train interne medewerkers in de basis van BI-tools voordat je dure consultants inschakelt
• Breid de mogelijkheden geleidelijk uit in plaats van alles in één keer te implementeren
• Vraag sponsoring en investeringen aan.

5. Selecteer je BI-tools 

Voer voordat je je BI-tools selecteert eerst een audit uit van je bestaande analyse-infrastructuur en je volledige datastack. Identificeer hiaten die de nieuwe business intelligence-software kan opvullen en evalueer de mogelijkheden op het gebied van rapportages, dashboards, typen datavisualisatie, voorspellende analyses en gegevensvoorbereiding.

Stel dat je besluit een opensource-BI-tool te gebruiken (zelfgehost). In dat geval moet je de functies en mogelijkheden van de tool evalueren om te zien hoe deze je kan helpen je doelstellingen te behalen. Je moet je BI-stack ook ontwerpen op basis van de functies en mogelijkheden van de tool. 

Kun je bijvoorbeeld alleen rapportages maken met de tool, of moet je externe tools of hulpfuncties integreren om je BI-strategie te realiseren?

Hier zijn enkele specifieke vragen die je jezelf moet stellen bij het evalueren van een opensource-BI-tool:

• Met welke gegevensbronnen kan de tool verbinding maken?
• Welke typen gegevensanalyses kan de tool uitvoeren?
• Welke soorten visualisaties kan de tool genereren?
• Hoe eenvoudig is het om de tool te gebruiken?
• Is de tool schaalbaar?
• Wordt de tool ondersteund door een gebruikersgemeenschap?

Geef prioriteit aan platforms die geschikt zijn voor ondernemingen of die je zelf kunt hosten en waarmee je eenvoudig kunt uitbreiden vanuit de eerste gebruikssituaties. Breng gebruiksgemak en functionaliteit met elkaar in balans op basis van je analyseontwerp. 

Voor de belangrijkste BI-platforms zijn Tableau, Microsoft Power BI, Qlik, Looker, Sisense en meer beschikbaar. Bedenk of je moet investeren in training voor medewerkers. Dit kan bestaan uit algemene BI-cursussen of iets specialistischers, zoals een Power BI-cursus of een Tableau-cursus.

6. Maak je routekaart

Nadat je je doelstellingen, KPI's en budget hebt vastgesteld en je tool hebt geselecteerd, moet je een routekaart maken voor de implementatie van je BI-strategie.  Een routekaart beschrijft hoe en wanneer onderdelen van je BI-implementatie vorm krijgen. De routekaart brengt alle belangrijke activiteiten samen in een uitvoerbare planning. 

Met een goed gedefinieerde routekaart kun je vol vertrouwen BI-mogelijkheden uitrollen die aansluiten bij je strategie en bedrijfsdoelstellingen. Pas de tijdlijnen indien nodig aan op basis van middelen en vereisten.

Op basis van de bovenstaande afbeelding kunnen we de routekaart afleiden die de verwachte doelstelling en de reikwijdte voor elke fase of elk kwartaal identificeert. Je routekaart kan, afhankelijk van de reikwijdte, meerdere maanden of jaren beslaan. Deze moet zowel snelle kortetermijnresultaten als langetermijndoelstellingen schetsen. 

Een proefproject lanceren en actie ondernemen

Nadat je een strategie hebt opgesteld, je gegevens hebt hersteld, meetgegevens hebt verzameld en een routekaart hebt gemaakt, kun je eindelijk een proefproject lanceren. Houd je systeem goed in de gaten om ervoor te zorgen dat alles goed werkt en zoek voortdurend naar mogelijkheden om te optimaliseren en te verbeteren.

Het is ook belangrijk om altijd actie te ondernemen op basis van de inzichten die je uit BI-systemen verkrijgt. Als je bijvoorbeeld na het uitvoeren van een concurrentieanalyse ontdekt dat je prijsstrategie voor wrijving zorgt, onderneem dan actie. Het klinkt misschien eenvoudig en vanzelfsprekend, maar soms moet het toch worden gezegd. De gegevens zijn bedoeld om te worden geanalyseerd en vervolgens omgezet in actie.

Als je meer wilt leren over BI en andere manieren om je omzetstrategie te verbeteren, schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van ons RevOps-team. Sluit je aan bij onze community van intelligente bedrijfsleiders zoals jij, die gepassioneerd zijn over RevOps, en ontvang het laatste nieuws rechtstreeks in je inbox.