Contractlevenscyclusbeheer: 6 fasen + beste praktijken

Het Corporate Legal Operations Consortium meldt dat 68% van de contractprofessionals minstens één keer per week naar een afgerond contract zoekt. Zelfs als het maar vijf minuten duurt om het document te vinden dat je nodig hebt, ben je daarmee jaarlijks meer dan vier uur kwijt aan het doorzoeken van je harde schijf en het zoeken onder stapels papier naar kritieke informatie. Gelukkig stroomlijnt contractlevenscyclusbeheer de processen die nodig zijn voor niet alleen het vinden, maar ook het opstellen en uitvoeren van contracten.

Bij The CRO Club helpen we bedrijven graag hun omzetpotentieel te maximaliseren, maar het is lastig om je omzet te verhogen als je tijd verspilt aan taken zoals het zoeken naar contracten en het opvolgen ervan om ervoor te zorgen dat alle partijen hun verplichtingen nakomen. Daarom hebben we deze gids samengesteld om je te helpen je eigen CLM-proces te implementeren en enkele van de meest voorkomende knelpunten in contractbeheer te vermijden.

Wat is contractlevenscyclusbeheer (CLM)?

Contractlevenscyclusbeheer, algemeen bekend als CLM, houdt in dat een contract gedurende de volledige levenscyclus wordt gevolgd, van de voorstel- tot de afloop- of verlengingsfase. CLM is een van de belangrijkste aspecten van contractadministratie, omdat het ervoor zorgt dat elke partij bij een contract haar verplichtingen nakomt.

Contractlevenscyclusbeheer beperkt ook risico's door het eenvoudiger te maken om aan overheidsvoorschriften te voldoen en belangrijke deadlines in de gaten te houden. Bijna elk bedrijf kan profiteren van CLM, vooral organisaties met interne juridische of inkoopteams.

Fasen van het proces voor contractlevenscyclusbeheer

De levenscyclus van contractbeheer begint met het opstellen van inhoud, ook wel opstellen genoemd, en eindigt met contractverlenging. Alle belanghebbenden moeten begrijpen wat er in elke fase gebeurt, ook als ze niet rechtstreeks betrokken zijn bij elk aspect van het opstellen en uitvoeren van contracten.

Contractcreatie en opstelling

Het opstellen van een contract is het proces waarbij de voorwaarden van een overeenkomst op papier worden gezet — of op je scherm als je van plan bent elektronische handtekeningen te gebruiken. Wat je in het contract opneemt, hangt af van wat je met de andere partij hebt besproken. Een sterk contract bevat doorgaans essentiële juridische vereisten:

• Namen van de partijen bij het contract (personen of bedrijven)
• Prijsstelling (totale kosten, prijs per eenheid, prijs per uur enzovoort)
• Mijlpalen
• Betalingsbedragen en vervaldatums (bijvoorbeeld vier betalingen van $2,500, verschuldigd op 1 mei, 1 juni, 1 juli en 31 juli)
• Vervaldatum
• Wat er gebeurt als een van de partijen het contract schendt (bijvoorbeeld boetes voor te late betaling of beëindiging van het contract)

Contractonderhandeling

Nadat je een contract hebt opgesteld, moet je over de voorwaarden onderhandelen om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. Elke partij bij een contract wil haar risico beperken en voorwaarden bedingen die gunstig zijn voor haar belangen. Daarom moet je tijdens deze fase van de levenscyclus van contractbeheer optimaal presteren.

Je wilt bijvoorbeeld een leverancier misschien 25% vooraf betalen en wachten met het betalen van de resterende 75% totdat je de kwaliteit van de goederen hebt gecontroleerd. De leverancier zal waarschijnlijk een aanbetaling van minstens 50% willen. Contractonderhandeling is het moment waarop je over deze voorwaarden onderhandelt en probeert tot een contract te komen waar iedereen tevreden mee is.

Tijdens het onderhandelingsproces moet je mogelijk enkele concessies doen. Als je een aanbetaling van 25% wilt betalen en de leverancier 50% verlangt, kunnen jullie misschien akkoord gaan met 35%. Het is ook belangrijk om vooraf een punt te bepalen waarop je bereid bent de onderhandelingen af te breken. Dat is het punt waarop je niet langer bereid bent met de andere partij te onderhandelen.

Contractgoedkeuring

Nu jullie het eens zijn over de voorwaarden van het contract, is het tijd voor contractgoedkeuring. Iedereen die bij het goedkeuringsproces betrokken is, moet de contractgegevens zorgvuldig controleren en nagaan of deze overeenkomen met wat jullie tijdens de onderhandelingsfase hebben afgesproken.

Het contractbeoordelingsproces kan het markeren van wijzigingen omvatten, oftewel het beoordelen van een contract en het aanbrengen van aanpassingen waar nodig. Het markeren van wijzigingen is doorgaans een samenwerkingsproces, dus bereid je erop voor om met andere belanghebbenden samen te werken om het nieuwe contract ondertekeningsklaar te maken.

Contractuitvoering

Als je geen CLM-oplossing hebt geïmplementeerd, moet je mogelijk meerdere exemplaren van het contract afdrukken en elke partij laten ondertekenen. Een alternatief is om een papieren exemplaar af te drukken, het te scannen en het vervolgens naar iedereen te e-mailen, of een dienst zoals DocuSign te gebruiken om elektronische handtekeningen te verzamelen.

Software voor contractlevenscyclusbeheer maakt dit proces veel eenvoudiger. In plaats van meerdere exemplaren af te drukken of te scannen, kun je het contract eenvoudig opstellen en naar alle partijen sturen voor hun elektronische handtekeningen.

Contractbewaking

Tijdens de fase van contractbewaking moet je ervoor zorgen dat iedereen de voorwaarden van de overeenkomst naleeft. In veel gevallen is dit de lastigste fase van de levenscyclus van contractbeheer—nog lastiger dan het onderhandelen!

Het bewakingsproces verschilt per bedrijf, maar meestal houdt het in dat de prestaties van de andere partij worden vergeleken met de voorwaarden die in het contract zijn vastgelegd. Als je bijvoorbeeld een contract aangaat met een IT-bedrijf, bevat de overeenkomst waarschijnlijk voorwaarden met betrekking tot de betrouwbaarheid en beschikbaarheid van het systeem. Als het bedrijf niet volgens deze voorwaarden presteert, kan dit leiden tot een ongeldig en nietig contract, waardoor je mogelijk recht hebt op een tegoed of een andere vorm van compensatie.

Bewaking is vooral moeilijk als je geen contractbeheersysteem hebt, omdat je tijd moet besteden aan het zoeken naar het contract en het doorbladeren ervan om de benodigde informatie te vinden. Met een robuuste softwareoplossing vind je het contract binnen enkele seconden en kun je de zoekfunctie gebruiken om belangrijke mijlpalen en wijzigingen te vinden.

Contractverlenging

Wanneer je het einde van een contract bereikt, wil je mogelijk zaken blijven doen met de andere partij. Je kunt de voorwaarden van het oorspronkelijke contract blijven volgen of nieuwe voorwaarden onderhandelen. In sommige gevallen wordt het contract automatisch verlengd.

Knelpunten binnen CLM waarvan je je bewust moet zijn

Zoals je weet, zijn knelpunten problemen die je workflow vertragen of tot stilstand brengen. Wanneer je je omzetpotentieel wilt maximaliseren, moet je zo veel mogelijk knelpunten wegnemen. Hieronder staan enkele van de meest voorkomende problemen die verband houden met de levenscyclus van contractbeheer.

Tegenpartijen die tijd nodig hebben voor beoordeling

Weet je nog dat we zeiden dat iedereen het contract zorgvuldig moet beoordelen? Het beoordelingsproces is belangrijk, maar het kan ook een knelpunt in je proces vormen. Als je geen CLM-systeem hebt, moet je mogelijk exemplaren van het contract per post versturen of naar meerdere mensen e-mailen, wat beide voor vertraging kan zorgen.

Vertragingen door de juridische afdeling

Hoewel contracten belangrijk zijn, hebben bedrijfsjuristen veel verantwoordelijkheden. Ze kunnen betrokken zijn bij het beschermen van het handelsmerk van een bedrijf, het onderhandelen over een overname of het aansturen van externe juridische adviseurs. Wanneer ze deze zaken afhandelen, beoordelen ze jouw contracten niet. Daarom vormt de juridische afdeling vaak een knelpunt in het contractbeheerproces.

Moeite met het opslaan van handmatige contracten

Zonder een hulpmiddel voor contractbeheer is het moeilijk om belangrijke documenten te vinden wanneer je ze nodig hebt. Als je een centrale opslagplaats voor papieren exemplaren hebt, moet iemand daarheen gaan en dozen of archiefkasten doorzoeken om het juiste contract te vinden. Zelfs als je een digitale contractopslagplaats hebt, kan deze enigszins ongeordend zijn, waardoor teamleden duizenden elektronische bestanden moeten doorzoeken.

Ineffectieve presentatiemethoden

Veel bedrijven maken de fout om lange contracten op te stellen en deze naar iedereen te e-mailen voor beoordeling. Dit zorgt om verschillende redenen voor een knelpunt. Ten eerste zien sommige ontvangers hun e-mailmeldingen mogelijk niet meteen, waardoor hun beoordeling van het document wordt vertraagd. Ten tweede kan het enigszins ontmoedigend zijn om zo'n lang contract te beoordelen. Een of twee ontvangers zien mogelijk hoe lang het is en besluiten dat ze een paar dagen geen tijd hebben om het te beoordelen.

Gebrek aan inzicht in het contractproces

Veel mensen zijn betrokken bij de levenscyclus van contractbeheer, maar niet iedereen is een contractexpert. Je belangrijkste verkoper kan bijvoorbeeld uitstekend zijn in het gebruiken van Salesforce en het bepalen hoe aan verschillende zakelijke behoeften kan worden voldaan, maar mogelijk geen formele training hebben gevolgd in het beoordelen van contracten of het onderhandelen over gunstige voorwaarden. Dit is waar cursussen contractbeheer kunnen helpen de kenniskloof te overbruggen.

Ook als iedereen die bij het proces betrokken is uitgebreide ervaring heeft met contracten en beschikt over certificeringen op het gebied van contractbeheer, weten zij mogelijk niet wat de status van elk contract is vanwege een gebrek aan inzicht in het proces. Als het contract bijvoorbeeld op het bureau van je interne advocaat ligt, weten andere zakelijke gebruikers niet wat ermee gebeurt totdat de advocaat de juridische beoordeling uiteindelijk heeft afgerond.

Beste praktijken voor contractlevenscyclusbeheer

Effectief contractbeheer is cruciaal voor organisaties van elke omvang. Je kunt het proces iets eenvoudiger maken door deze beste praktijken te volgen.

Werkstromen automatiseren

Zoals we hierboven hebben aangegeven, nemen handmatige processen veel tijd in beslag die beter kan worden besteed aan activiteiten die omzet genereren. Om tijd te besparen en de efficiëntie te verhogen, is het belangrijk om werkstromen zo veel mogelijk te automatiseren. Een robuuste oplossing voor contractlevenscyclusbeheer kan je helpen omslachtige processen te elimineren en ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. Vooral als je weet waar je op moet letten bij contractbeheersoftware om aan de specifieke behoeften van je organisatie te voldoen

Een manier om werkstromen te automatiseren is door een clausulebibliotheek met veelgebruikte contractvoorwaarden te maken. In plaats van telkens dezelfde voorwaarden op te stellen wanneer je een nieuw contract maakt, kun je standaardvoorwaarden uit je aangepaste bibliotheek invoeren. Tools voor contractautomatisering zijn uitstekend geschikt voor dit type workflowoptimalisatie.

Sjablonen standaardiseren

Je hoeft niet telkens opnieuw het wiel uit te vinden wanneer je een nieuw contract aangaat. Gebruik gewoon contractsjablonen die vooraf zijn ingevuld met standaardinformatie, zoals de contactgegevens van je bedrijf, de namen van belangrijke medewerkers en standaardmijlpalen.

Naadloze samenwerking

Handmatige processen staan ook effectieve samenwerking in de weg, omdat ze alles vertragen en het moeilijk maken voor meer dan één persoon om een contract tegelijkertijd te beoordelen en te controleren. Verbeter de samenwerking door een cloudgebaseerde CLM-oplossing te implementeren waartoe teamleden overal met een internetverbinding toegang hebben.

Transparantie in elke fase

Een gebrek aan transparantie kan grote problemen veroorzaken binnen je organisatie, vooral als dit leidt tot een contractbreuk. Om dit te voorkomen, moet je je in elke fase inzetten voor transparantie. Een CLM-systeem kan je helpen dit doel te bereiken door eenvoudig inzichtelijk te maken welke versie van het contract de meest recente is of wie het document als laatste heeft bewerkt.

Goede nazorg

Veel mensen geloven dat het ondertekenen van een contract de laatste stap in de levenscyclus is, maar zoals je weet, is dat niet zo. Je moet regelmatig opvolgen om ervoor te zorgen dat iedereen de voorwaarden van het contract naleeft. Het is ook belangrijk om de verval- en verlengingsdatums te controleren.

Juridische zekerheid en beveiliging

Overheden voeren voortdurend nieuwe wetten in of wijzigen bestaande wetten, waardoor het nog moeilijker wordt om aan wettelijke en regelgevende vereisten te voldoen. Helaas is het opbergen van ondertekende contracten in overvolle ordners niet de beste manier om je inspanningen op het gebied van compliance te beheren.

Een manier om ervoor te zorgen dat je bedrijf aan de regelgeving blijft voldoen, is het gebruik van CLM-software voor juridische zekerheid. Met dit type software is het eenvoudig om toegangsrechten te beheren en te achterhalen wie wijzigingen in een contract heeft aangebracht.

CLM-software kan helpen

Software voor contractlevenscyclusbeheer kan veel van de problemen oplossen die in deze handleiding worden behandeld, de efficiëntie verhogen en het eenvoudiger maken om je omzetpotentieel maximaal te benutten. Met dit type software kunnen bedrijven van elke omvang een centrale opslagplaats voor contracten en andere documenten creëren, waardoor het niet meer nodig is om papieren exemplaren af te drukken en ergens op te slaan.

Cloudgebaseerde CLM-software maakt samenwerking ook mogelijk doordat belanghebbenden contracten overal ter wereld kunnen bekijken en ondertekenen. Sommige systemen hebben zelfs mobiele applicaties, waardoor teamleden onderweg eenvoudig contracten kunnen beoordelen.

Wil je meer tips? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief om je te helpen een succesvol bedrijf te runnen.