10 stappen naar een succesvolle strategie voor bedrijfsinformatie

• Verkoopcijfers
• Feedback op sociale media
• Reacties van klanten op servicegesprekken en technische ondersteuning
• Interne financiële gegevens
• Salarisadministratie, urenstaten en alle andere HR-gegevens, zoals ziekteverlof en betaald verlof
• Voorraadcijfers
• Vergelijkbare informatie die je over concurrenten hebt verzameld, zoals hun openbaar beschikbare verkoopcijfers of advertentie-uitgaven

Wanneer je een gegevensset hebt waarvan je denkt dat die nuttige informatie bevat, is je BI-strategie de formele methode die je gebruikt om deze te analyseren en tot een zinvolle datavisualisatie te komen waarin belangrijke inzichten duidelijk naar voren komen. Meestal houdt dit in dat je een BI-team samenstelt met belangrijke belanghebbenden, van je CFO of CIO tot leveranciers, HR-managers, data-analysespecialisten en zelfs eindgebruikers, om gestructureerde vergaderingen te houden waarin de informatie op een betekenisvolle manier wordt geanalyseerd.

Het doel is om een voorspellend model te ontwikkelen dat verklaart waar je organisatie mee bezig is en waarmee je hopelijk betere voorspellingen kunt doen dan met een aanpak die neerkomt op willekeurig gokken.

Waarom zou ik een bedrijfsinformatiestrategie moeten hebben?

Het is de moeite waard om gestructureerde data-analysetools te gebruiken om belangrijke prestatie-indicatoren naar voren te halen. Zodra je teams operationeel zijn, komen er allerlei verrassende inzichten naar boven die kunnen leiden tot veel betere zakelijke beslissingen. Naarmate je eraan gewend raakt om op deze manier te werken, zul je verschillende voordelen van BI opmerken. Je routekaart voor bedrijfsinformatie kan je op de volgende manieren helpen.

Neem weloverwogen beslissingen

Beslissingen nemen is de belangrijkste taak van de baas, en als je in het duister tast, voelt het alsof je pijltjes gooit naar een bord met daarop de woorden JA en NEE. Geavanceerde bedrijfsanalyses helpen je bij het nemen van beslissingen en houden je op een manier die anders niet mogelijk is in groeiende organisaties verbonden met de feiten. Op één dag moet je misschien beslissingen nemen over HR-beleid, berichten op sociale media, nalevingsinspanningen, rapportage aan overheids toezichthouders en de vraag of de pauzeruimte gewone melk of sojamelk moet hebben.

Stel bijvoorbeeld dat je moet beslissen of je moet overstappen op een 4/10-ploegenrooster in plaats van je huidige 5/8-rooster aan te houden. Zonder een BI-strategie om urenstaatgegevens en belangrijke prestatie-indicatoren te analyseren, gok je in feite op basis van wat goed voelt. Maar wat als je je gegevens door de automatiseringsfasen van bedrijfsinformatie haalt die je hebt ingevoerd, en daaruit blijkt dat medewerkers van de klantenservice aan het einde van hun dienst veel beter presteren dan aan het begin, maar zich vaker ziek melden dan medewerkers van de verkoopafdeling?

In dit geval zou je kunnen overwegen om een rooster van 12 uur werken en 24 uur vrij in te voeren, omdat dit zowel de productieve tijd als de vrije tijd van je klantenservicemedewerkers maximaliseert. Het resultaat is dat je betere afhandelingstijden van gesprekken ziet en dat het ziekteverzuim daalt. Dat is een goede zakelijke beslissing, en je zou er nooit op zijn gekomen als het BI-team niet diep in de gegevens had gedoken.

Bespaar tijd en geld

Op basis van het bovenstaande voorbeeld heb je besloten om voor de klantenservice over te stappen op een 12/24-rooster. Nu moet je je beslissing uitvoeren. Uiteraard zijn er goede en slechte manieren om dit te doen, maar is er één beste manier?

Bedrijven die zo'n grote verandering willen doorvoeren, huren soms externe consultants in om hun strategie voor digitale transformatie te plannen en te beheren. Het spreekt voor zich dat dit enorm duur is en maandenlang je aandacht in beslag zal nemen. Aan de andere kant kan het aanwijzen van iemand binnen het bedrijf net zo lang duren, en die manager kan zijn of haar andere werk niet doen terwijl diegene de roosters omgooit.

Dan schiet je BI-team te hulp door de gegevens te onderzoeken en het cv (via doorzoekbare trefwoorden) te vinden van een van je financieel analisten, die vroeger projectmanager was. Ze is net terug van zwangerschapsverlof (informatie afkomstig van HR) en is nog niet begonnen met de belastingen van dit jaar. Uit het volgen van inkomende gesprekken blijkt dat maart een rustige maand is voor vragen aan de klantenservice en dat je 's nachts de minste telefoontjes krijgt. 

Gewapend met deze inzichten vraag je je voormalige projectmanager om de roosterwijziging over te nemen voordat het belastingseizoen echt begint. Plan de eerste nieuwe dienst begin maart en begin de overgang met nachtploegen om hun werkdruk laag te houden totdat iedereen zich kan aanpassen. Vervolgens gebruik je je financiële dashboards om de kosten te vergelijken met wat je aan bedrijfsconsultants zou hebben betaald om dit te doen.

Risico's beperken

Verstandig risicobeheer is nog een voordeel van een businessintelligencestrategie. Terwijl je bedrijfsdoelen voor de nabije toekomst vaststelt, zul je onvermijdelijk enkele risico's nemen. Toekomstige initiatieven worden immers veel voorspelbaarder als je de toekomst kunt zien. Een businessintelligencestrategie kan dat niet helemaal beheren, maar kan wel richting geven aan je planning.

Stel dat je hebt besloten het nieuwe rooster in te voeren en halverwege de overgang bent. Ondanks je beste planning verloopt het niet goed en vertrekt een groter dan verwacht aantal medewerkers van je klantenservice of klaagt over de verandering. Je belangrijkste belanghebbenden houden de statistieken nauwlettend in de gaten en stellen een reeks eenvoudig in grafieken weer te geven mijlpalen op om je te helpen het project te bewaken. Als je personeelsverloop bepaalde niveaus bereikt, is dat een signaal om de overgang te vertragen of je verlies vroegtijdig te beperken. Als de cijfers dicht bij een aanvaardbaar niveau blijven, kun je vol vertrouwen doorgaan, omdat de gegevensbronnen voorspellen dat na de overgang de normale situatie terugkeert. In beide gevallen neem je duidelijk afgebakende risico's met open ogen en houd je gedurende het hele proces de controle.  

Een concurrentievoordeel hebben

In een drukbezet en concurrerend werkveld kan zelfs een kleine voorsprong je een bescheiden voordeel geven, waardoor je geleidelijk kunt uitlopen. Als je concurrentie geen geavanceerde BI-tools gebruikt om hun besluitvormingsproces te beheren, zul je waarschijnlijk minder en minder ernstige fouten maken en ontdek je misschien zelfs nieuwe kansen die anderen over het hoofd zien.

Stappen voor het opbouwen van een succesvolle businessintelligencestrategie

De voordelen van succesvolle BI klinken goed, maar hoe zorg je ervoor dat dit in de echte wereld gebeurt? Hier zijn 10 stappen die vrijwel elk bedrijf kan volgen om succesvolle BI-systemen op te bouwen en ze een vast onderdeel van de bedrijfsvoering te maken.

Stap 1. Beoordeel je huidige situatie

Je kunt niets doen voordat je weet waar je mee te maken hebt. Gebruik je interne kennis van de toestand van je bedrijf en je toekomstige bedrijfsdoelen om te beoordelen waar je staat en welke informatie je nodig hebt om je verder te leiden. Dit zal veel van de beslissingen beïnvloeden die je neemt bij het structureren van je teams en het plannen van je nieuwe werkprocessen. Maak een rondgang door je faciliteiten, bekijk je Excel-bladen en praat met je afdelingshoofden om waardevolle doelen vast te stellen en plekken te vinden waar informatie ontbreekt.

Stap 2. Selecteer een sponsor en belanghebbenden

De mensen die je kiest voor je BI-teams moeten slim, gedreven en gedisciplineerd genoeg zijn om een systematische aanpak voor gegevensanalyse te hanteren. Kies iemand die je vertrouwt om het team te leiden. Dit is meestal een leidinggevende op C-suite-niveau met veel ervaring in groepsinteractie en het aansturen van teams. Geef deze sponsor veel vrijheid bij het samenstellen van de rest van het team, maar zorg ervoor dat de groep vertegenwoordigers bevat van elk team dat door het project wordt beïnvloed. Deze belanghebbenden zullen nauw samenwerken.

Stap 3. Stel je BI-team samen

Breng iedereen bij elkaar, bestel pizza en begin met de kennismaking. Als je roosters verandert, zoals in ons doorlopende voorbeeld, zijn belangrijke personen om erbij te betrekken je sponsor—waarvan we aannemen dat dit je operationeel directeur is—die rechtstreeks aan jou rapporteert. Tot de belanghebbenden in het team behoren het hoofd van de klantenservice, iemand van HR, een roostermedewerker van de operationele afdeling, iemand van de vakbond als je die hebt en misschien iemand van de juridische afdeling die specifiek ervaring heeft met arbeidsrecht en naleving voor werknemers die niet zijn vrijgesteld.

Opmerking: Afhankelijk van het platform dat je kiest (volgende stap), wil je misschien ook investeren in training, zoals een Power BI-cursus of een Tableau-cursus voor je team.

Stap 4. Kies je BI-platform

Het is het huidige jaar en alles is digitaal. Wat je team ook doet, zelfs als de prestatiedoelen van je bedrijf alleen maar bestaan uit overstappen op sojamelk bij het koffiepunt, heb je software voor bedrijfsintelligentie nodig die zelfbedieningssjablonen en uitstekende gebruiksvriendelijkheid voor niet-experts biedt. Als je enkele getoetste suggesties nodig hebt, hebben we onze aanbevelingen voor de beste omzetintelligentieplatforms op een rij gezet.

Stap 5. Houd rekening met beveiliging, privacy en naleving 

Op dit moment probeert ergens ter wereld een dapper groepje hackers je gegevens te bemachtigen. De plannen van je bedrijf voor de toekomst zijn niet iets wat je wilt delen, dus heb je versleuteling en goede IT-beveiliging nodig. Als je met financiële klantgegevens werkt, zorg er dan voor dat je alleen software gebruikt die SSAE 18-gecertificeerd is, aangezien dit mogelijk een wettelijke vereiste is.

Stap 6. Verzamel, reinig en analyseer je gegevens

Rommel erin, rommel eruit. Dat heb je al eerder gehoord, maar hier is het belangrijker dan ooit. Reinig je gegevens voordat ze door de BI-verwerkingsmolen gaan, anders zullen je resultaten nergens op slaan. Je hoeft bijvoorbeeld niet het privénummer van iedere medewerker te kennen om een wijziging in de planning door te voeren, dus verwijder dat en alle andere overbodige informatie. Een inherente afhankelijkheid van gegevenskwaliteit is een van de nadelen van BI.

Stap 7. Gebruik gegevensvisualisaties

Een onderdeel van het BI-plan is hoe je de inzichten presenteert die het team ontwikkelt. Maak een dashboard voor bedrijfsintelligentie met behulp van sjablonen voor gegevensvisualisatie, omdat die eenvoudig en intuïtief zijn en je in één oogopslag grote hoeveelheden gegevens laten bekijken. Het maakt het ook veel gemakkelijker voor alle belanghebbenden en iedereen in je BI-team om precies te begrijpen waar ze naar kijken.

Stap 8. Identificeer je KPI's

Kies je belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI's) en mijlpalen vroegtijdig en houd je eraan. Wanneer moet je weten welk effect de wijziging in de planning op het moreel heeft? Wanneer moet je weten wat het gaat kosten? Wat is de ROI van dit geheel? Blijf dit volgen, want het is de feedback die je nodig hebt om ervoor te zorgen dat je op de goede weg bent.

Stap 9. Anticipeer op obstakels en vind oplossingen

Zoals een beroemde bokser ooit zei: "Iedereen heeft een plan totdat hij een klap op zijn hoofd krijgt." We weten dat bedrijfsintelligentie en gegevens nogal ver verwijderd zijn van de sport, maar het citaat is eigenlijk van toepassing op elk plan dat je uitvoert. Plan vooruit voor obstakels, misstappen en bekende nadelen van BI, en zorg dat je een plan hebt om de onvermijdelijke computercrashes, gegevensverliezen en tekortkomingen in de training te boven te komen.

Stap 10. Voer jaarlijkse evaluaties uit

Als je geen feedback en evaluatie in je BI-structuur opneemt, zul je nooit weten of deze werkt. Evalueer jaarlijks (of vaker, bijvoorbeeld elk kwartaal) de gegevens, het team en zelfs het proces zelf om ervoor te zorgen dat je op koers blijft. Kijk opnieuw naar de ROI die je behaalt en ga door met het verfijnen van het proces, zodat je steeds beter wordt in het nemen van datagestuurde beslissingen.

Wil je meer weten?

Wist je dat er meer komt kijken bij een bedrijfsintelligentiestrategie dan in één artikel kan worden behandeld? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief om meer te blijven leren over dit onderwerp, samen met alle tips, technieken en hulpmiddelen voor omzetactiviteiten die je nodig hebt om succesvol te zijn.