Che cos’è la Gestione dei Contratti? Guida Fondamentale Completa

Per chiarire, immagina di essere un'azienda di idraulica che ha appena ottenuto un lavoro con un'impresa generale per costruire alcune case. L'appaltatore generale vuole solo che vengano utilizzati tubi PEX invece di PVC o rame. Se questo sia accettabile o meno è una decisione che spetta ai negoziatori e ai team acquisti, non al responsabile dei contratti.

Il compito del responsabile è intervenire dopo che si è raggiunto l'accordo sui tubi, per assicurarsi che quella parte dell'accordo sia chiaramente specificata e sia applicabile. Dopo di ciò, un buon professionista della gestione dei contratti affida la verifica della conformità a qualcun altro, spesso il responsabile della conformità o l'addetto all'applicazione del regolamento (o chi svolge questo ruolo nella tua azienda), per assicurarsi che i termini vengano rispettati.

Il responsabile dei contratti non è solo un correttore di bozze. Questa persona è generalmente responsabile della gestione del ciclo di vita del contratto, dall'inizio alla chiusura. Potrebbe, ad esempio, essere colui che ha inizialmente proposto l'accordo con l'appaltatore generale e potrebbe essere responsabile per il rinnovo dell'accordo alla scadenza. È anche possibile, specialmente nelle piccole aziende, che il tuo contract manager sia anche il negoziatore e il responsabile della compliance, anche se, a rigore, questi sono ruoli diversi.   

Perché è importante la gestione dei contratti?

Perché deve essere un processo così complesso far partire, firmare e far rispettare un contratto? Conosci il detto, "Il diavolo sta nei dettagli?" Non è mai stato più vero che nei contratti commerciali, soprattutto quando un team legale scaltro può far risparmiare o far perdere milioni di dollari a causa di un errore tecnico in un paragrafo di un contratto legale di 14 pagine.

Intere aziende dipendono dal successo nella gestione dei contratti per la loro sopravvivenza, ed è sensato pagare una persona competente per assicurarsi che i tuoi contratti non tornino indietro a sorprenderti un giorno.

Poniamo che quell'appaltatore ti assuma per eseguire le installazioni idrauliche per lui. All'inizio tutto fila liscio, ma dopo circa 3 mesi sorge un problema nella catena di approvvigionamento e i tuoi tubi PEX non vengono consegnati. Ora devi prendere una decisione difficile.

Puoi ritardare, con il rischio di una penale prevista dal contratto, oppure potresti sostituire con i tubi PVC o in rame che hai a magazzino per rispettare le tempistiche, ma anche questa sarebbe una violazione del contratto. In entrambi i casi, sei nei guai perché un camion non è arrivato puntuale in magazzino. Cosa dovresti fare?

Qui entra in gioco una gestione efficace dei contratti. Durante la fase di negoziazione, il tuo contract manager avrebbe dovuto chiedere cosa sarebbe successo in caso si verificasse proprio questo problema. Idealmente, dovrebbe esserci un'opzione alternativa in caso di violazioni non controllabili dell'accordo, o almeno una clausola di risoluzione dei conflitti. Sta al contract manager inserire queste possibilità nella stesura del contratto per assicurare che tutte le parti abbiano aspettative chiare fin dall'inizio.

In sintesi: proteggi la tua attività! Comprendi i fattori che possono invalidare un contratto.

Chi è responsabile della gestione dei contratti?

L'intero processo di gestione dei contratti è complicato e hai davvero bisogno di uno specialista che si occupi quasi esclusivamente di questo. Il tuo responsabile dei contratti potrebbe essere un avvocato, ma non è obbligatorio. Potresti semplicemente affidarti al manager più esperto dell'azienda, a patto che abbia già vissuto l'esperienza di gestire contratti legalmente vincolanti. In senso più ampio, però, si può dire che tutti fanno parte della squadra di gestione dei contratti.

I dettagli del processo di gestione dei contratti cambiano da azienda ad azienda e persino da un accordo all'altro, ma non bisogna fissarsi sulle formalità. Chiunque possa dare un contributo utile dovrebbe sentirsi benvenuto a intervenire per assicurarsi di avere contratti solidi.

Torniamo a quell'azienda di idraulica. In casi estremi, potresti avere dipendenti diversi che si occupano di prendere contatti e avviare le relazioni d'affari (vendite), discutere i termini dell'accordo (negoziatore contratti), controllare i documenti prima della firma (amministrazione contratti) ed applicarne le clausole sia all'interno (compliance) che all'esterno (ufficio legale). 

Certo, tutto questo potrebbe essere anche solo una persona. Potresti essere un’azienda idraulica composta da una sola persona, nel qual caso tutto ricade su di te. La tua azienda potrebbe avere una mezza dozzina di idraulici abilitati, i loro assistenti e una receptionist, il che significa che condividete il processo di gestione dei contratti oppure lo date in outsourcing a uno studio professionale. Tuttavia, quando si inizia a lavorare con contratti molto complessi, potrebbe valer la pena avere un intero team interno dedicato alla gestione del ciclo di vita dei contratti. 

Comprendere il Processo di Gestione dei Contratti

Indipendentemente da come gestisci l’approvazione dei contratti, dovresti assicurarti che determinati flussi di lavoro facciano parte del processo. Il processo base di gestione del ciclo di vita dei contratti si sviluppa in sei fasi, che sono convenientemente suddivise fra tre fasi pre-firma e tre fasi post-firma. In ogni fase, dovresti fare in modo di coinvolgere tutte le parti interessate rilevanti, anche solo per ascoltare e restare aggiornate così che possano essere meglio informate in una fase successiva. 

Fasi Pre-Firma

Creazione del Contratto

La redazione del contratto è il punto di partenza. Questo può essere un processo formale, ad esempio quando partecipi a una gara pubblica o fai domanda per diventare fornitore di una grande azienda. Potrebbe essere molto informale, come quando un amico ha bisogno di lavori di sviluppo sul suo sito web. Per la maggior parte delle aziende, la stesura del contratto si trova a metà strada: il team di vendita sviluppa i contatti e ottiene l'accordo preliminare, poi passa il fascicolo al sistema di gestione dei contratti per i passaggi successivi.

Nell’esempio che stiamo usando, probabilmente incontreresti l’appaltatore generale a una convention o a un evento di networking e inizieresti una conversazione (informale). Potresti chiamarlo a freddo per chiedere se ha lavori da affidarti (semiformale). Potresti anche candidarti per installare tubazioni in scuole pubbliche, nel qual caso dovresti probabilmente completare un processo di gara prima che la fase contrattuale possa iniziare (formale). 

Negoziazione del Contratto

Indipendentemente da come nasce l’opportunità, alla fine si arriva alla negoziazione. Anche qui ci sono molte differenze. Tecnicamente, quando compri il pane al supermercato stai adempiendo a un contratto, perché tu (cliente) fai un’offerta per acquistare il pane al prezzo indicato, seguita dall’accettazione del negozio e dal tuo pagamento. I contratti commerciali tendono a essere più formali, e per tutto ciò che dura più di un anno o supera i $1,000 di valore, è sicuramente meglio avere tutto per iscritto con i requisiti essenziali del contratto.

Alcuni accordi prevedono contratti standard. Se guidi un’ambulanza, Medicaid paga quello che paga per miglio, senza possibilità di negoziazione. Altri accordi lasciano un po’ più spazio, ma non molto. Fornire prodotti in silicio a Intel per i microchip non è esattamente un lavoro flessibile, quindi probabilmente le uniche trattative riguardano quantità, prezzi e termini di esecuzione. 

Le aziende più piccole possono permettersi contratti più flessibili. Potresti firmare un accordo per fornire lavori idraulici con l’appaltatore generale, ma tu o loro potreste essere responsabili per l’acquisto dei materiali, il pagamento dell’assicurazione, i rapporti con i clienti e altro ancora. Di solito sei libero di negoziare su prezzi, modalità di pagamento, arbitrato o mediazione, e così via. Qui la tua squadra di negoziazione dei contratti può davvero fare la differenza.

Va menzionata qui una sorta di fase intermedia nel ciclo di vita della gestione dei contratti: la revisione. Nessun documento è perfetto al primo tentativo, e un modulo legalmente vincolante che può costare una fortuna a qualcuno deve essere perfetto prima della firma. Un buon software per la gestione dei contratti può aiutare molto, fornendo modelli standard che richiedono poche revisioni per essere perfetti, ma assicurati che ci sia qualcuno che corregge i paragrafi e rivede tutto il contratto. Potrebbe rivelarsi davvero importante un giorno. 

Approvazione del Contratto

Con il contratto avviato, negoziato e modificato, è il momento dell’approvazione. Il responsabile dei contratti e le altre parti coinvolte devono avere il tempo di esaminare tutto il contratto prima che venga firmato. L’approvazione può provenire da un deposito centralizzato, come quello del reparto legale, oppure può essere distribuita tra i vari stakeholder. Se si tratta di un solo responsabile, assicurati che si prenda il tempo necessario e parli con le persone rilevanti della tua azienda prima di concedere l’autorizzazione alla firma.

In una ditta idraulica, il negoziatore può consegnare il contratto per i servizi alla direzione per l’ok finale, seguito da un periodo di revisione di una settimana. Questo è un buon momento per parlare con il responsabile degli acquisti e capire se i tubi PEX richiesti dall’appaltatore sono sostenibili ai prezzi proposti o per risolvere dettagli su ritardi e catena di fornitura. Ottieni risposte prima dell’approvazione, perché dopo di solito è considerato troppo tardi. 

Fasi Post-Firma

Monitoraggio

Il tuo lavoro di gestione del ciclo di vita dei contratti prosegue anche dopo la firma dei contratti, sia di persona che tramite firma elettronica. Ogni contratto ha delle condizioni, alcune semplici e altre meno, e qualcuno deve essere responsabile di assicurarsi che tutto venga rispettato. Anche qui, potrebbe occuparsene il responsabile dei contratti oppure, se la tua azienda è più grande, puoi affidare questo compito al personale legale e di compliance.

Supponiamo che il tuo amico appaltatore generale abbia accettato di pagare una certa somma per casa e una volta al mese in anticipo rispetto all'inizio dei lavori. Se arriva agosto e non arriva il pagamento, il tuo team di monitoraggio deve intervenire rapidamente. Una telefonata con l'ufficio dell'appaltatore rivela che c'è stato un problema bancario e il pagamento non è stato effettuato come avrebbe dovuto.

Il tuo contratto potrebbe prevedere una clausola che multa l'appaltatore o ti permette di pagare i tuoi collaboratori utilizzando il credito dell'appaltatore stesso finché la situazione non si risolve. Una violazione di questo tipo potrebbe anche permetterti di recedere dal contratto senza subire penalità.  

Rinnovo del Contratto

La maggior parte dei contratti prima o poi termina. Potresti essere d'accordo, oppure potresti voler continuare una buona collaborazione. Da un certo punto di vista, il rinnovo può essere più semplice della creazione iniziale del contratto perché già lavorate insieme e sapete cosa aspettarvi. Da altri punti di vista, però, può risultare ancora più complicato, ad esempio se desideri negoziare un prezzo diverso o inserire una clausola che non era presente nell'originale.

Chiusura

Lo scopo dell'intero processo di gestione dei contratti (CLM) è arrivare alla chiusura. Idealmente, questa non dovrebbe essere la fine del processo ma solo una fase del ciclo completo che comprende avvio, negoziazione, implementazione, monitoraggio e rinnovo. Sta a te decidere come concludere l'accordo, ad esempio chi ha l'autorità di vincolare la tua azienda agli obblighi contrattuali, ma è consigliabile che sia la persona che ha gestito il processo a dare l'approvazione finale. Se utilizzi modelli online, di solito è possibile apporre la firma elettronica a distanza, nel caso tu ti rivolga a un CLM che non si trova fisicamente in ufficio.

Le Soluzioni di Gestione dei Contratti Possono Aiutare

Non importa quanto siano grandi o piccoli i tuoi contratti o di che tipo siano: puoi velocizzare il processo, spesso lungo e laborioso, grazie all'automazione offerta dai software avanzati di gestione contrattuale. Infatti, i benefici dei software di gestione dei contratti sono molti. Pensa a modelli intelligenti online che aiutano a ottimizzare i termini che cerchi, modificare le revisioni in pochi minuti invece che in giorni, aggiungere emendamenti personalizzati e risolvere i colli di bottiglia che possono mettere a rischio l'intero ciclo contrattuale. Questi modelli presentano gli elementi standard del contratto in un formato facilmente leggibile e comprensibile a colpo d'occhio, semplificando anche il monitoraggio quotidiano delle prestazioni contrattuali grazie a report semplici e chiari.

Ogni buon contratto prevede un'offerta e un'accettazione. Questo paragrafo, ad esempio, ti offre informazioni privilegiate e approfondimenti avanzati sul mondo dei moduli aziendali intelligenti online. Tutto ciò che devi fare per accettare l'offerta è iscriverti alla nostra newsletter. È divertente, informativo e gratis!