Il Corporate Legal Operations Consortium riferisce che il 68% dei professionisti dei contratti cerca un contratto completato almeno una volta alla settimana. Anche se bastano solo cinque minuti per trovare il documento necessario, si tratta di più di quattro ore all’anno trascorse a cercare informazioni critiche sul disco rigido e sotto pile di documenti cartacei. Fortunatamente, la gestione del ciclo di vita dei contratti semplifica i processi necessari non solo per trovare, ma anche per creare ed eseguire i contratti.
In The CRO Club, ci appassiona aiutare le aziende a massimizzare il proprio potenziale di ricavi, ma è difficile aumentare i ricavi quando si perde tempo in attività come cercare contratti e fare controlli per assicurarsi che tutte le parti rispettino i propri obblighi. Per questo abbiamo creato questa guida per aiutarti a implementare il tuo processo CLM ed evitare alcuni dei colli di bottiglia più comuni nella gestione dei contratti.
Che cos’è la gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM)?
La gestione del ciclo di vita dei contratti, comunemente nota come CLM, consiste nel monitorare un contratto durante l’intero ciclo di vita, dalla fase della proposta fino alla scadenza o al rinnovo. La CLM è uno degli aspetti più importanti dell’amministrazione dei contratti, poiché garantisce che ogni parte di un contratto mantenga i propri impegni.
La gestione del ciclo di vita dei contratti riduce inoltre i rischi, facilitando il rispetto delle normative governative e il monitoraggio delle scadenze importanti. Quasi ogni azienda può trarre vantaggio dalla CLM, in particolare le imprese con team legali interni o team di approvvigionamento.
Fasi del processo di gestione del ciclo di vita dei contratti
Il ciclo di vita della gestione dei contratti inizia con la creazione dei contenuti, nota anche come redazione, e termina con il rinnovo del contratto. Tutti gli stakeholder dovrebbero comprendere cosa accade in ogni fase, anche se non sono direttamente coinvolti in ogni aspetto della creazione e dell’esecuzione del contratto.
Creazione e redazione del contratto
La redazione del contratto è il processo attraverso il quale si mettono per iscritto i termini e le condizioni di un accordo, oppure sullo schermo se si prevede di utilizzare firme elettroniche. Ciò che si include nel contratto dipende da quanto discusso con l’altra parte. Un contratto completo include in genere requisiti legali essenziali:
- Nomi delle parti del contratto (persone fisiche o aziende)
- Prezzi (costo totale, prezzo per unità, prezzo all’ora, ecc.)
- Traguardi
- Importi dei pagamenti e date di scadenza (ad es. quattro pagamenti di $2,500 dovuti il 1° maggio, il 1° giugno, il 1° luglio e il 31 luglio)
- Data di scadenza
- Cosa accade se una delle parti viola il contratto (ad es. penali per ritardi, risoluzione del contratto)
Negoziazione del contratto
Dopo aver redatto un contratto, è necessario negoziarne i termini per assicurarsi che tutti siano d’accordo. Ogni parte di un contratto vuole ridurre al minimo i propri rischi e negoziare condizioni favorevoli ai propri interessi, quindi durante questa fase del ciclo di vita della gestione dei contratti è necessario essere preparati e prestare la massima attenzione.
Ad esempio, potresti voler pagare a un fornitore il 25% in anticipo e aspettare di verificare la qualità dei suoi prodotti prima di pagare il restante 75%. È probabile che il fornitore voglia un deposito di almeno il 50%. La negoziazione del contratto è il momento in cui si discutono questi termini e si cerca di arrivare a un contratto che soddisfi tutti.
Durante il processo di negoziazione, potrebbe essere necessario fare alcune concessioni. Se vuoi versare un deposito del 25% e il fornitore vuole il 50%, forse potreste accordarvi sul 35%. È inoltre importante avere in mente un punto oltre il quale non si è più disposti a procedere. Questo è il momento in cui non si è più disposti a negoziare con l’altra parte.
Approvazione del contratto
Ora che siete tutti d’accordo sui termini e sulle condizioni del contratto, è il momento di procedere con l’approvazione. Ogni persona coinvolta nel processo di approvazione dovrebbe esaminare attentamente i dati del contratto e assicurarsi che corrispondano a quanto concordato durante la fase di negoziazione.
Il processo di revisione del contratto può includere l’evidenziazione delle modifiche, ovvero la pratica di esaminare un contratto e apportare le modifiche necessarie. L’evidenziazione delle modifiche è generalmente un processo collaborativo, quindi preparati a lavorare con gli altri stakeholder per preparare il nuovo contratto alla firma.
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Esecuzione del contratto
Se non disponi di una soluzione CLM, potresti dover stampare più copie del contratto e farle firmare a ciascuna parte. Un'alternativa consiste nello stampare una copia cartacea, scansionarla e poi inviarla via e-mail a tutti, oppure utilizzare un servizio come DocuSign per raccogliere le firme elettroniche.
Il software per la gestione del ciclo di vita dei contratti rende questo processo molto più semplice. Invece di stampare o scansionare più copie, puoi creare facilmente il contratto e inviarlo a tutte le parti per la firma elettronica.
Monitoraggio del contratto
Durante la fase di monitoraggio del contratto, devi assicurarti che tutti rispettino i termini dell'accordo. In molti casi, questa è la fase più difficile del ciclo di vita della gestione del contratto, persino più difficile della negoziazione!
Il processo di monitoraggio varia da un'azienda all'altra, ma di solito consiste nel confrontare le prestazioni dell'altra parte con i termini indicati nel contratto. Ad esempio, se stipuli un contratto con un'azienda informatica, è probabile che l'accordo includa termini relativi all'affidabilità e alla disponibilità del sistema. Se l'azienda non opera in conformità a tali termini, il contratto potrebbe risultare nullo e privo di validità, dandoti diritto a un credito o a un altro tipo di rimedio.
Il monitoraggio è particolarmente difficile se non disponi di un sistema di gestione dei contratti, poiché dovrai dedicare tempo a cercare il contratto e a sfogliarlo per trovare le informazioni necessarie. Con una soluzione software completa, puoi trovare il contratto in pochi secondi e utilizzare la funzione di ricerca per individuare tappe fondamentali e modifiche.
Rinnovo del contratto
Quando arrivi alla fine di un contratto, potresti voler continuare a fare affari con l'altra parte. Puoi continuare a seguire i termini del contratto originale oppure negoziare nuovi termini. In alcuni casi, il contratto si rinnova automaticamente.
Colli di bottiglia del CLM a cui prestare attenzione
Come sai, i colli di bottiglia sono problemi che rallentano o interrompono il flusso di lavoro. Quando cerchi di massimizzare il potenziale dei tuoi ricavi, devi eliminare il maggior numero possibile di colli di bottiglia. Ecco alcuni dei problemi più comuni associati al ciclo di vita della gestione dei contratti.
Le controparti impiegano tempo per la revisione
Ricordi che abbiamo detto che tutti devono esaminare attentamente il contratto? Il processo di revisione è importante, ma può anche creare un collo di bottiglia nel tuo processo. Se non disponi di un sistema CLM, potresti dover inviare copie del contratto tramite posta o inviarlo via e-mail a più persone; entrambe le modalità possono rallentare le operazioni.
Ritardi da parte dell'ufficio legale
Sebbene i contratti siano importanti, gli avvocati aziendali hanno molte responsabilità. Potrebbero occuparsi della protezione del marchio dell'azienda, della negoziazione di un'acquisizione o della gestione di consulenti legali esterni. Quando gestiscono queste attività, non stanno esaminando i tuoi contratti. Di conseguenza, l'ufficio legale è un collo di bottiglia comune nel processo di gestione dei contratti.
Difficoltà nella conservazione manuale dei contratti
Senza uno strumento di gestione dei contratti, è difficile trovare i documenti importanti quando ne hai bisogno. Se disponi di un archivio centrale per le copie cartacee, qualcuno deve recarsi lì e cercare tra scatole o schedari per trovare il contratto corretto. Anche se disponi di un archivio digitale dei contratti, questo potrebbe essere un po' disorganizzato, costringendo i membri del team a cercare tra migliaia di file elettronici.
Metodi di presentazione inefficaci
Molte aziende commettono l'errore di creare contratti lunghi e inviarli via e-mail a tutti per la revisione. Questo crea un collo di bottiglia per alcuni motivi. Innanzitutto, alcuni destinatari potrebbero non vedere subito le notifiche delle e-mail, ritardando la revisione del documento. In secondo luogo, esaminare un contratto così lungo può risultare un po' scoraggiante. Uno o due destinatari potrebbero rendersi conto della sua lunghezza e decidere di non avere tempo per esaminarlo prima di qualche giorno.
Mancanza di visibilità sul processo contrattuale
Molte persone sono coinvolte nel ciclo di vita della gestione dei contratti, ma non tutte sono esperte di contratti. Ad esempio, il tuo principale responsabile delle vendite potrebbe essere molto abile nell'utilizzo di Salesforce e nell'individuazione di soluzioni per soddisfare diverse esigenze aziendali, ma potrebbe non aver ricevuto una formazione formale sulla revisione dei contratti o sulla negoziazione di condizioni vantaggiose. È qui che i corsi di gestione dei contratti possono contribuire a colmare il divario di conoscenze.
Anche se tutte le persone coinvolte nel processo hanno una vasta esperienza con i contratti e possiedono certificazioni nella gestione dei contratti, potrebbero non conoscere lo stato di ciascun contratto a causa della scarsa visibilità sul processo. Ad esempio, se il contratto si trova sulla scrivania del legale interno, gli altri utenti aziendali non sapranno cosa sta succedendo finché il legale non avrà finalmente completato la revisione legale.
Migliori pratiche per la gestione del ciclo di vita dei contratti
Una gestione efficace dei contratti è fondamentale per le organizzazioni di qualsiasi dimensione. Puoi semplificare un po' il processo seguendo queste migliori pratiche.
Automatizza i flussi di lavoro
Come abbiamo osservato in precedenza, i processi manuali richiedono molto tempo che potrebbe essere impiegato meglio in attività che generano ricavi. Per risparmiare tempo e aumentare l'efficienza, è importante automatizzare i flussi di lavoro il più possibile. Una soluzione solida per la gestione del ciclo di vita dei contratti può aiutarti a eliminare i processi macchinosi e ad assicurarti che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Soprattutto se sai cosa cercare in un software per la gestione dei contratti per soddisfare le esigenze specifiche della tua organizzazione.
Un modo per automatizzare i flussi di lavoro consiste nel creare una libreria di clausole con i termini contrattuali più comuni. Invece di riscrivere gli stessi termini ogni volta che crei un nuovo contratto, puoi inserire i termini standard dalla tua libreria personalizzata. Gli strumenti di automazione dei contratti sono particolarmente efficaci per questo tipo di ottimizzazione dei flussi di lavoro.
Standardizza i modelli
Non devi reinventare la ruota ogni volta che stipuli un nuovo contratto. Usa semplicemente modelli di contratto precompilati con informazioni standard, come i dati di contatto della tua azienda, i nomi del personale chiave e le tappe fondamentali standard.
Collaborazione senza intoppi
I processi manuali ostacolano anche una collaborazione efficace, poiché rallentano tutto e rendono difficile per più di una persona esaminare e monitorare contemporaneamente un contratto. Migliora la collaborazione implementando una soluzione CLM basata sul cloud, a cui i membri del team possano accedere da qualsiasi luogo con una connessione Internet.
Trasparenza in ogni fase
La mancanza di trasparenza può causare gravi problemi alla tua organizzazione, soprattutto se porta a una violazione del contratto. Per evitare che ciò accada, impegnati a garantire la trasparenza in ogni fase. Un sistema CLM può aiutarti a raggiungere questo obiettivo, semplificando l'identificazione della versione più recente del contratto o della persona che ha modificato per ultima il documento.
Un'adeguata gestione successiva
Molte persone credono che la firma di un contratto sia l'ultima fase del ciclo di vita, ma come sai non è così. Devi effettuare controlli periodici per assicurarti che tutti rispettino i termini del contratto. È inoltre importante verificare le date di scadenza e rinnovo.
Certezza giuridica e sicurezza
I governi approvano continuamente nuove leggi o modificano quelle esistenti, rendendo ancora più difficile rispettare i requisiti legali e normativi. Purtroppo, conservare i contratti firmati stipati in cartelle di file stracolme non è il modo migliore per gestire le attività di conformità.
Un modo per assicurarti che la tua azienda rimanga conforme consiste nell'utilizzare un software CLM per garantire la certezza giuridica. Con questo tipo di software, è facile gestire le autorizzazioni di accesso e scoprire chi ha apportato modifiche a un contratto.
Il software CLM può aiutare
Il software per la gestione del ciclo di vita dei contratti può risolvere molti dei problemi affrontati in questa guida, aumentando l'efficienza e semplificando la massimizzazione del potenziale di ricavi. Questo tipo di software consente alle aziende di qualsiasi dimensione di creare un archivio centralizzato per contratti e altri documenti, eliminando la necessità di stampare copie cartacee e trovare un luogo in cui conservarle.
Il software CLM basato sul cloud consente inoltre la collaborazione, permettendo agli stakeholder di visualizzare e firmare i contratti da qualsiasi parte del mondo. Alcuni sistemi dispongono persino di applicazioni mobili, rendendo facile per i membri del team esaminare i contratti anche mentre sono in movimento.
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