Comment garder des prospects de vente organisés en 3 étapes
Nous avons tous déjà perdu des ventes à cause de détails de leads égarés. C’est frustrant et une énorme perte de temps. Je n’oublierai jamais mon premier CRM. Il était construit sur Excel, et il était à peine utilisable, bourré d’erreurs. C’était il y a plus de 12 ans… bien avant la prolifération des superbes CRMs cloud que nous avons aujourd’hui.
Notre CRM Excel a fonctionné jusqu’à ce que nous atteignions environ 600 000 $ de ventes puis il s’est complètement effondré. Nous avons perdu toutes nos données, toutes nos informations clients. Pour les sauver, nous avons dû passer au peigne fin des centaines de factures et de reçus et ‘recueillir’ toutes les infos dans DEUX CRMs sur Excel, croyez-le ou non. C’est à ce moment que j’ai découvert Google Sheets et le stockage dans le cloud.
Depuis, j’implémente des CRMs et je forme des équipes commerciales à les utiliser correctement pour rester en contact avec leurs clients, prospects et leads. Selon moi, les CRMs cloud sont tellement abordables et faciles à déployer que les entreprises de toutes tailles commettent une grave erreur en ne s’en dotant pas dès le début.
Alors, plongeons ensemble pour dévoiler les secrets d’une organisation impeccablement structurée de vos leads, afin qu’aucune opportunité ne passe plus jamais entre les mailles du filet !
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Qu’est-ce qu’un lead commercial ?
Les leads sont des clients potentiels qui peuvent être transformés en véritables ventes ou clients payants s’ils sont correctement suivis et gérés. Je crois fermement que les leads ne sont pas des prospects. Un prospect se développe à partir d’un lead grâce à un processus de vente intelligemment pensé et bien exécuté.
Pourquoi le suivi des leads commerciaux est-il important ?
Les leads commerciaux sont essentiels à toute entreprise, stimulent sa croissance et assurent sa réussite sur le long terme. La plupart des entreprises rencontrent des difficultés de revenus par manque de leads, et beaucoup échouent à bien suivre et gérer leurs leads.
Gérer des leads commerciaux exige une approche systématique. Leur quantité peut impressionner, sans limite au nombre qu’une entreprise peut accumuler au fil du temps. Pourtant, lorsqu’ils sont bien organisés, l’équipe de gestion commerciale peut plus aisément transformer ces leads en clients réels.
Dans la pure tradition RevOps, une organisation structurée aide à la fois les membres de l’équipe commerciale et ceux de l’équipe marketing. En catégorisant les ressources utilisées pour générer ces leads, l’équipe marketing peut mieux piloter sa stratégie de contenu et ses actions marketing.
Une organisation efficace favorise un meilleur suivi des leads. Garder les informations clés de chaque prospect rangées et accessibles accélère le processus de suivi des leads commerciaux. Cette priorisation est essentielle pour s’assurer que les leads qualifiés ne se perdent pas en route.
Tous les responsables RevOps doivent se rappeler que chaque entreprise est différente. Commencez soit par construire, soit par comprendre les stratégies de génération et de capture de la demande. Ce qui convient à une entreprise peut ne pas suffire pour une autre. Il est donc crucial d’identifier le système de gestion des leads qui s’aligne le mieux avec les objectifs de l’entreprise.
Comment garder ses leads organisés
1. Utilisez un système de gestion des leads
Que vous disposiez déjà de votre propre système CRM ou que vous commenciez tout juste avec des Google Sheets ou fichiers Excel, il est crucial de structurer la gestion de vos leads dès leur arrivée. Voici comment vous pouvez procéder :
Le système CRM (Customer Relationship Management) de votre entreprise
Les CRMs, s’ils sont bien exploités, sont indispensables à la gestion des leads : ils assurent l’organisation, l’automatisation, et la fluidité des processus pour que les commerciaux puissent se concentrer sur les activités à plus forte valeur ajoutée.
La partie la plus puissante du CRM réside dans le logiciel de gestion des leads. Les nouveaux leads, générés par l’équipe marketing, sont stockés, qualifiés, segmentés grâce à un lead routing intelligent, puis avancés dans le pipeline commercial.
Les responsables RevOps utilisent les logiciels de gestion de leads pour piloter :
- Des campagnes marketing
- Des campagnes de nurturing des leads
- Des campagnes commerciales
- La création de tableaux de bord d’indicateurs
- L’automatisation des workflows
- L’analyse des données de leads
- Le suivi du cycle de vente
- Le développement de l’acquisition d’abonnés
- Et bien plus encore
La réussite d’un projet CRM permet d’automatiser des dizaines de tâches et libère des heures de travail aux équipes de vente. Cependant, sa mise en place réussie est souvent plus complexe que ce que les équipes marketing des éditeurs laissent entendre.
Il est fondamental que les professionnels RevOps comprennent précisément ce qu’ils cherchent à accomplir en choisissant un CRM. Mettre en œuvre un nouveau CRM ou accélérer un outil déjà existant signifie souvent investir plusieurs fois le coût de l’abonnement mensuel en consultants, intégrateurs et prestataires. Que vous optiez pour un « gros » CRM comme Hubspot ou Salesforce, ou un CRM « boutique », préparez-vous à consacrer un budget et du temps conséquents pour construire votre système.
Je recommande à tout professionnel du RevOps de commencer par embaucher un stratège expérimenté dans la mise en œuvre et la gestion de CRM afin de discuter des besoins de son organisation. Une fois la stratégie en place, il sera possible d’établir un budget et un calendrier pour la mise en œuvre, et l’intégration concrète du CRM pourra alors débuter.
Si vous êtes un professionnel du RevOps et que vous recherchez un CRM qui réponde à vos besoins, consultez deux de nos autres articles consacrés aux meilleurs logiciels de gestion des leads et aux meilleurs logiciels gratuits de gestion des leads.
Google Sheets ou Microsoft Excel
Google Sheets, une plateforme largement accessible et conviviale, représente une solution économique pour les startups et petites entreprises cherchant à gérer efficacement leurs leads sans devoir supporter le coût élevé d’un CRM spécialisé. Je ne le recommande cependant pas pour les grandes organisations, car vous risquez de consacrer plus de temps et d’argent à créer un enchevêtrement d’applications web et d’intégrations Zapier qu’en mettant en place un CRM dédié. Dans ce cas, vous trouverez peut-être utile notre liste des meilleurs CRM gratuits.
Un avertissement toutefois : les CRM basés sur des feuilles de calcul ont du mal à s’intégrer aux systèmes de marketing par e-mail comme ActiveCampaign. C’est possible, mais cela peut être capricieux et frustrant.
Ce qui distingue Google Sheets dans la gestion des leads, c’est sa nature intrinsèquement collaborative et ses fonctionnalités d’intégration. Par exemple, la création d’un formulaire Google pour la capture de leads permet d’alimenter directement votre feuille de calcul, garantissant ainsi qu’aucun lead ne soit ignoré. De plus, le vaste Marketplace G Suite offre pléthore d’extensions et de modules complémentaires pour optimiser la gestion des leads. Ces intégrations vont de l’automatisation des relances par e-mail à l’utilisation des Google Scripts et de l’API Google Sheets pour des automatismes personnalisés.
À mesure que les entreprises se développent et que la gestion des leads se complexifie, elles peuvent ressentir le besoin de migrer vers un CRM dédié. Toutefois, pour ceux qui débutent leur projet commercial ou qui opèrent avec un processus de vente simple, Google Sheets offre un équilibre inégalé entre simplicité, collaboration et fonctionnalités.
2. Catégorisez vos leads selon leur maturité
La segmentation des leads est la clé d’une gestion efficace de votre prospection. Elle ne doit pas forcément commencer après le premier contact avec le lead. Dès qu’ils interagissent avec votre organisation, vous devriez classer vos leads dans trois catégories principales—froid, tiède et chaud—pour adapter votre approche et engager plus efficacement. Voici un aperçu de chaque catégorie :
Leads froids
Contacter des leads froids requiert généralement un point de départ, comme des campagnes d’approche, des appels à froid ou des e-mails d’introduction. Je pense qu’un problème très courant à ce stade, c’est que la plupart des équipes commerciales foncent droit vers la vente alors qu’elles devraient juste prendre le temps de réchauffer le lead.
N’oubliez pas qu’un « lead » est une personne. Elle a ses propres besoins, problèmes et désirs. Découvrez d’abord ces trois éléments avant d’essayer de conclure une vente.
Les leads froids achètent rarement. Leur motivation première est d’apprendre. Permettez à votre équipe commerciale de se démarquer de la concurrence en enseignant et en conseillant, plutôt qu’en vendant comme tout le monde.
Leads tièdes
Les leads tièdes sont un cran au-dessus des leads froids dans le tunnel de vente. Ils ont montré un intérêt pour votre offre ou vos services, par exemple en s’inscrivant à une newsletter, téléchargeant un livre blanc ou en assistant à un webinaire.
Ils connaissent votre entreprise et ont interagi avec vos contenus, mais ne sont peut-être pas encore prêts à acheter. Les leads tièdes profitent de campagnes de nurturing. Vous devriez aussi les organiser en différents segments selon le contenu consulté et les produits proposés.
Leads chauds
Les leads chauds sont prêts à acheter. Non seulement ils ont manifesté de l’intérêt pour vos produits, mais ils ont surtout montré une intention claire d’achat, par exemple en demandant une démo, en ajoutant un produit au panier ou en sollicitant des informations tarifaires.
Puisqu’ils sont sur le point de convertir, il est crucial d’agir rapidement avec les leads chauds. Votre stratégie de gestion de leads doit inclure des étapes pour repérer les leads chauds et tirer profit de leur besoin immédiatement. Si votre équipe de vente n’est pas prête à intervenir, un concurrent le sera !
Répondez-leur rapidement, proposez des offres ou des avantages spécifiques et assurez-leur un parcours d’achat fluide. Tout retard ou accroc pourrait signifier la perte d’une vente quasiment acquise.
3. Stockez les informations des leads pour la qualification
Catégoriser vos leads selon les informations de contact recueillies est la meilleure façon de qualifier vos leads pour la phase de conversion du processus commercial. Voici une liste de certains champs de données classiques qui sont nécessaires pour chaque lead individuel. Utiliser des outils comme LinkedIn, ZoomInfo, Leadhype et Apollo.io est un excellent moyen pour vos SDR de compléter dans le CRM les informations manquantes.
- Données personnelles
- Numéro de téléphone
- Données liées au poste
- Source du lead
- Étape de l'entonnoir
- Niveau de préparation à l'achat
- Taille estimée de l'affaire
- Journal d’activité & relances
- Développement des recommandations
La collecte de détails sur les acheteurs potentiels est essentielle. Cela permet à l'équipe de vente de créer un plan de scoring des leads pour identifier plus rapidement les bonnes opportunités dans le pipeline commercial. L’un des avantages de la collecte de leads est la capacité à qualifier rapidement les leads issus d’événements.
Garder les données à jour et utiles est primordial. Au fur et à mesure que vous construisez votre équipe RevOps, gardez à l'esprit qu'il faudra tôt ou tard intégrer un spécialiste de la donnée pour nettoyer les ensembles de données et mettre en place des reportings et automatisations plus robustes pour conserver des informations fraîches. Un exemple simple consiste à envoyer un email de nurturing biannuel qui demande une mise à jour des informations contre un contenu à forte valeur ajoutée. Par exemple un enregistrement de podcast exclusif ?
Enfin, la formation est essentielle. Les commerciaux doivent comprendre pourquoi il est important de stocker de bonnes données et pas seulement d’entasser des leads dans un tableur. Pour les commerciaux rémunérés à la commission, la rapidité de vente est cruciale pour maximiser leur commission. Conciliez leur besoin de revenus rapides avec l’importance de données solides. Un logiciel de gestion des commissions commerciales peut aussi vous aider à gérer la logistique de la rémunération.
L’avenir est organisé
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