Le Corporate Legal Operations Consortium indique que 68 % des professionnels des contrats recherchent un contrat finalisé au moins une fois par semaine. Même s’il ne vous faut que cinq minutes pour trouver le document dont vous avez besoin, cela représente plus de quatre heures par an passées à chercher sur votre disque dur et sous des piles de documents papier des informations essentielles. Heureusement, la gestion du cycle de vie des contrats rationalise les processus liés non seulement à la recherche, mais aussi à la création et à l’exécution des contrats.
Chez The CRO Club, nous sommes passionnés par l’aide que nous apportons aux entreprises pour maximiser leur potentiel de revenus, mais il est difficile d’augmenter vos revenus si vous perdez du temps sur des tâches comme la recherche de contrats et les relances visant à vous assurer que toutes les parties respectent leurs obligations. Nous avons donc préparé ce guide pour vous aider à mettre en place votre propre processus CLM et à éviter certains des goulots d’étranglement les plus courants dans la gestion des contrats.
Qu’est-ce que la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ?
La gestion du cycle de vie des contrats, communément appelée CLM, consiste à suivre un contrat tout au long de son cycle de vie, de l’étape de proposition à l’étape d’expiration ou de renouvellement. La CLM est l’un des aspects les plus importants de l’administration des contrats, car elle garantit que chaque partie à un contrat respecte ses engagements.
La gestion du cycle de vie des contrats réduit également les risques en facilitant le respect des réglementations gouvernementales et le suivi des échéances importantes. Presque toutes les entreprises peuvent tirer parti de la CLM, en particulier celles qui disposent d’équipes juridiques internes ou d’équipes chargées des achats.
Étapes du processus de gestion du cycle de vie des contrats
Le cycle de vie de la gestion des contrats commence par la création du contenu, également appelée rédaction, et se termine par le renouvellement du contrat. Toutes les parties prenantes doivent comprendre ce qui se passe à chaque étape, même si elles ne participent pas directement à tous les aspects de la création et de l’exécution du contrat.
Création et rédaction du contrat
La rédaction d’un contrat est le processus qui consiste à consigner les conditions générales d’un accord sur papier — ou à l’écran si vous prévoyez d’utiliser des signatures électroniques. Ce que vous incluez dans le contrat dépend de ce dont vous avez discuté avec l’autre partie. Un contrat solide comprend généralement les exigences juridiques essentielles :
- Nom des parties au contrat (personnes physiques ou entreprises)
- Tarification (coût total, prix unitaire, prix horaire, etc.)
- Jalons
- Montants des paiements et dates d’échéance (par exemple, quatre paiements de $2,500 dus les 1er mai, 1er juin, 1er juillet et 31 juillet)
- Date d’expiration
- Ce qui se passe si l’une des parties enfreint le contrat (par exemple, frais de retard, résiliation du contrat)
Négociation du contrat
Après avoir rédigé un contrat, vous devez négocier les conditions afin de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Chaque partie à un contrat souhaite minimiser ses risques et négocier des conditions favorables à ses intérêts ; vous devez donc être au meilleur de vos capacités pendant cette étape du cycle de vie de la gestion des contrats.
Par exemple, vous pouvez vouloir verser 25 % d’avance à un fournisseur et attendre d’inspecter la qualité de ses produits avant de payer les 75 % restants. Le fournisseur demandera probablement un acompte d’au moins 50 %. La négociation du contrat est le moment où vous marchandez ces conditions et essayez de parvenir à un contrat qui convienne à tout le monde.
Au cours du processus de négociation, vous devrez peut-être faire certaines concessions. Si vous souhaitez verser un acompte de 25 % et que le fournisseur en demande 50 %, vous pouvez peut-être vous mettre d’accord sur 35 %. Il est également important de garder à l’esprit un point de « retrait ». Il s’agit du moment à partir duquel vous n’êtes plus disposé à négocier avec l’autre partie.
Approbation du contrat
Maintenant que vous êtes tous d’accord sur les conditions générales du contrat, il est temps de procéder à son approbation. Chaque personne participant au processus d’approbation doit examiner attentivement les données du contrat et s’assurer qu’elles correspondent à ce sur quoi vous vous êtes tous mis d’accord lors de l’étape de négociation.
Le processus d’examen du contrat peut inclure le suivi des modifications, qui consiste à examiner un contrat et à y apporter les modifications nécessaires. Le suivi des modifications est généralement un processus collaboratif ; préparez-vous donc à travailler avec les autres parties prenantes afin de finaliser le nouveau contrat pour sa signature.
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Exécution du contrat
Si vous ne disposez pas d’une solution de gestion du cycle de vie des contrats (CLM), vous devrez peut-être imprimer plusieurs exemplaires du contrat et demander à chaque partie de le signer. Une autre possibilité consiste à imprimer une copie papier, à la numériser, puis à l’envoyer par e-mail à toutes les personnes concernées, ou à utiliser un service comme DocuSign pour recueillir des signatures électroniques.
Les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats facilitent grandement ce processus. Au lieu d’imprimer ou de numériser plusieurs exemplaires, vous pouvez facilement créer le contrat et l’envoyer à toutes les parties afin qu’elles le signent électroniquement.
Suivi des contrats
Au cours de la phase de suivi du contrat, vous devez vous assurer que chacun respecte les conditions de l’accord. Dans de nombreux cas, il s’agit de l’étape la plus difficile du cycle de vie de la gestion des contrats, encore plus difficile que la négociation !
Le processus de suivi varie d’une entreprise à l’autre, mais il consiste généralement à comparer les performances de l’autre partie aux conditions énoncées dans le contrat. Par exemple, si vous concluez un contrat avec une entreprise informatique, l’accord comprendra probablement des conditions relatives à la fiabilité et à la disponibilité du système. Si l’entreprise ne respecte pas ces conditions, le contrat peut être considéré comme nul et non avenu, ce qui peut vous donner droit à un avoir ou à un autre recours.
Le suivi est particulièrement difficile si vous ne disposez pas d’un système de gestion des contrats, car vous devrez consacrer du temps à rechercher le contrat et à le parcourir pour trouver les informations dont vous avez besoin. Avec une solution logicielle robuste, vous pouvez retrouver le contrat en quelques secondes et utiliser la fonction de recherche pour trouver les étapes clés et les avenants.
Renouvellement des contrats
Lorsque vous arrivez à la fin d’un contrat, vous pouvez souhaiter continuer à faire affaire avec l’autre partie. Vous pouvez soit continuer à respecter les conditions du contrat initial, soit négocier de nouvelles conditions. Dans certains cas, le contrat est renouvelé automatiquement.
Les goulots d’étranglement du CLM à connaître
Comme vous le savez, les goulots d’étranglement sont des problèmes qui ralentissent votre flux de travail ou y mettent fin. Lorsque vous essayez de maximiser votre potentiel de revenus, vous devez éliminer autant de goulots d’étranglement que possible. Voici quelques-uns des problèmes les plus courants associés au cycle de vie de la gestion des contrats.
Le temps consacré à l’examen par les parties contractantes
Rappelez-vous que nous avons dit que tout le monde devait examiner attentivement le contrat ? Le processus d’examen est important, mais il peut également créer un goulot d’étranglement dans votre processus. Si vous ne disposez pas d’un système de CLM, vous devrez peut-être envoyer des exemplaires du contrat par courrier postal ou les transmettre par e-mail à plusieurs personnes, deux méthodes qui peuvent ralentir les choses.
Les retards du service juridique
Bien que les contrats soient importants, les avocats d’entreprise ont de nombreuses responsabilités. Ils peuvent participer à la protection de la marque d’une entreprise, à la négociation d’une acquisition ou à la gestion de conseillers juridiques externes. Lorsqu’ils traitent ces questions, ils n’examinent pas vos contrats. Par conséquent, le service juridique constitue souvent un goulot d’étranglement dans le processus de gestion des contrats.
La difficulté à stocker les contrats papier
Sans outil de gestion des contrats, il est difficile de retrouver les documents importants lorsque vous en avez besoin. Si vous disposez d’un emplacement central pour les copies papier, quelqu’un doit s’y rendre et chercher dans des boîtes ou des classeurs pour trouver le bon contrat. Même si vous avez un référentiel numérique de contrats, celui-ci peut être quelque peu désorganisé, obligeant les membres de l’équipe à parcourir des milliers de fichiers électroniques.
Des méthodes de présentation inefficaces
De nombreuses entreprises commettent l’erreur de créer de longs contrats et de les envoyer par e-mail à toutes les personnes concernées pour examen. Cela crée un goulot d’étranglement pour plusieurs raisons. Tout d’abord, certains destinataires peuvent ne pas voir immédiatement les notifications dans leur boîte e-mail, ce qui retarde l’examen du document. Ensuite, l’examen d’un contrat aussi long peut être quelque peu décourageant. Un ou deux destinataires peuvent constater sa longueur et décider de ne pas avoir le temps de l’examiner avant quelques jours.
Le manque de visibilité sur le processus contractuel
De nombreuses personnes participent au cycle de vie de la gestion des contrats, mais elles ne sont pas toutes expertes en matière de contrats. Par exemple, votre commercial principal peut être très compétent pour utiliser Salesforce et déterminer comment répondre à divers besoins commerciaux, mais il peut ne pas avoir reçu de formation officielle à l’examen des contrats ou à la négociation de conditions favorables. C’est là que les formations en gestion des contrats peuvent contribuer à combler le déficit de connaissances.
Même si toutes les personnes impliquées dans le processus possèdent une vaste expérience des contrats et détiennent des certifications en gestion des contrats, elles peuvent ne pas connaître le statut de chaque contrat en raison d’un manque de visibilité sur le processus. Par exemple, si le contrat se trouve sur le bureau de votre juriste interne, les autres utilisateurs de l’entreprise ne sauront pas ce qui se passe tant que le juriste n’aura pas terminé l’examen juridique.
Bonnes pratiques de gestion du cycle de vie des contrats
Une gestion efficace des contrats est essentielle pour les organisations de toutes tailles. Vous pouvez simplifier quelque peu le processus en suivant ces bonnes pratiques.
Automatiser les flux de travail
Comme nous l’avons indiqué plus haut, les processus manuels prennent beaucoup de temps qui pourrait être mieux consacré à des activités génératrices de revenus. Pour gagner du temps et accroître l’efficacité, il est important d’automatiser les flux de travail autant que possible. Une solution robuste de gestion du cycle de vie des contrats peut vous aider à éliminer les processus fastidieux et à faire en sorte que tout le monde soit sur la même longueur d’onde. En particulier si vous savez ce qu’il faut rechercher dans un logiciel de gestion des contrats pour répondre aux besoins spécifiques de votre organisation
Une façon d’automatiser les flux de travail consiste à créer une bibliothèque de clauses contenant les dispositions contractuelles courantes. Au lieu de rédiger les mêmes dispositions chaque fois que vous créez un nouveau contrat, vous pouvez saisir des dispositions standard à partir de votre bibliothèque personnalisée. Les outils d’automatisation des contrats excellent dans ce type d’optimisation des flux de travail.
Standardiser les modèles
Vous n’avez pas besoin de réinventer la roue chaque fois que vous concluez un nouveau contrat. Utilisez simplement des modèles de contrat préremplis avec des informations standard, telles que les coordonnées de votre entreprise, les noms des membres clés du personnel et les étapes importantes habituelles.
Une collaboration fluide
Les processus manuels entravent également une collaboration efficace, car ils ralentissent tout et rendent difficile l’examen et le suivi simultanés d’un contrat par plusieurs personnes. Améliorez la collaboration en mettant en place une solution CLM hébergée en ligne à laquelle les membres de l’équipe peuvent accéder depuis n’importe où avec une connexion Internet.
Transparence à chaque étape
Un manque de transparence peut causer de graves problèmes à votre organisation, surtout s’il entraîne une violation du contrat. Pour éviter cela, engagez-vous à assurer la transparence à chaque étape. Un système CLM peut vous aider à atteindre cet objectif en permettant de déterminer facilement quelle version du contrat est la plus récente ou de retrouver la dernière personne à avoir modifié le document.
Un suivi approprié
Beaucoup de personnes pensent que la signature d’un contrat constitue la dernière étape de son cycle de vie, mais comme vous le savez, ce n’est pas le cas. Vous devez effectuer un suivi régulier pour vous assurer que tout le monde respecte les conditions du contrat. Il est également important de vérifier les dates d’expiration et de renouvellement.
Sécurité et conformité juridique
Les gouvernements adoptent constamment de nouvelles lois ou modifient celles qui existent déjà, ce qui rend encore plus difficile le respect des exigences légales et réglementaires. Malheureusement, entasser des contrats signés dans des dossiers débordant de documents n’est pas la meilleure façon de gérer vos efforts de mise en conformité.
Pour s’assurer que votre entreprise reste en conformité, une solution consiste à utiliser un logiciel CLM afin de garantir la conformité juridique. Avec ce type de logiciel, il est facile de gérer les autorisations d’accès et de découvrir qui a apporté des modifications à un contrat.
Les logiciels CLM peuvent vous aider
Les logiciels de gestion du cycle de vie des contrats peuvent résoudre bon nombre des problèmes abordés dans ce guide, en accroissant l’efficacité et en facilitant la maximisation de votre potentiel de revenus. Ce type de logiciel permet aux entreprises de toutes tailles de créer un référentiel centralisé pour les contrats et autres documents, éliminant ainsi la nécessité d’imprimer des copies papier et de trouver un endroit où les stocker.
Les logiciels CLM hébergés en ligne facilitent également la collaboration en permettant aux parties prenantes de consulter et de signer des contrats depuis n’importe où dans le monde. Certains systèmes disposent même d’applications mobiles, ce qui permet aux membres de l’équipe d’examiner facilement les contrats où qu’ils se trouvent.
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