Corporate Legal Operations Consortiumin raportin mukaan 68 % sopimusalan ammattilaisista etsii valmista sopimusta vähintään kerran viikossa. Vaikka tarvitsemasi asiakirjan löytämiseen kuluisi vain viisi minuuttia, käytät vuodessa yli neljä tuntia etsiessäsi tärkeää tietoa kiintolevyltäsi ja paperipinojen alta. Onneksi sopimuksen elinkaaren hallinta sujuvoittaa prosesseja, joita tarvitaan sopimusten löytämiseen, laatimiseen ja täytäntöönpanoon.
The CRO Clubilla suhtaudumme intohimoisesti yritysten auttamiseen niiden liikevaihtopotentiaalin maksimoimisessa, mutta liikevaihdon kasvattaminen on vaikeaa, jos tuhlaat aikaa esimerkiksi sopimusten etsimiseen ja seurantaan varmistaaksesi, että kaikki osapuolet täyttävät velvoitteensa. Siksi kokosimme tämän oppaan auttaaksemme sinua ottamaan käyttöön oman CLM-prosessisi ja välttämään joitakin sopimushallinnan yleisimpiä pullonkauloja.
Mitä sopimuksen elinkaaren hallinta (CLM) on?
Sopimuksen elinkaaren hallinta, josta käytetään yleisesti lyhennettä CLM, tarkoittaa sopimuksen seuraamista koko sen elinkaaren ajan ehdotusvaiheesta sopimuksen päättymis- tai uusimisvaiheeseen. CLM on yksi sopimushallinnon tärkeimmistä osa-alueista, sillä se varmistaa, että jokainen sopimuksen osapuoli pitää sitoumuksensa.
Sopimuksen elinkaaren hallinta vähentää myös riskejä helpottamalla viranomaismääräysten noudattamista ja tärkeiden määräaikojen seuraamista. Lähes mikä tahansa yritys voi hyötyä CLM:stä, erityisesti yritykset, joilla on oma lakiosasto tai hankintatiimi.
Sopimuksen elinkaaren hallintaprosessin vaiheet
Sopimushallinnan elinkaari alkaa sisällön luomisesta eli laatimisesta ja päättyy sopimuksen uusimiseen. Kaikkien sidosryhmien tulisi ymmärtää, mitä kussakin vaiheessa tapahtuu, vaikka he eivät osallistuisikaan suoraan sopimuksen laatimisen ja täytäntöönpanon kaikkiin osa-alueisiin.
Sopimuksen luominen ja laatiminen
Sopimuksen laatiminen on prosessi, jossa sopimuksen ehdot ja edellytykset kirjataan paperille – tai näytölle, jos aiot käyttää sähköisiä allekirjoituksia. Sopimukseen sisällytettävä sisältö riippuu siitä, mistä keskustelit toisen osapuolen kanssa. Vahva sopimus sisältää yleensä olennaiset oikeudelliset vaatimukset:
- Sopimuksen osapuolten nimet (henkilöt tai yritykset)
- Hinnoittelu (kokonaishinta, yksikköhinta, tuntihinta jne.)
- Välitavoitteet
- Maksujen määrät ja eräpäivät (esimerkiksi neljä 2 500 dollarin maksua, joiden eräpäivät ovat 1. toukokuuta, 1. kesäkuuta, 1. heinäkuuta ja 31. heinäkuuta)
- Päättymispäivä
- Mitä tapahtuu, jos jokin osapuolista rikkoo sopimusta (esimerkiksi viivästysmaksut tai sopimuksen päättäminen)
Sopimusneuvottelut
Kun olet laatinut sopimuksen, sinun on neuvoteltava sen ehdoista varmistaaksesi, että kaikki ovat asioista samaa mieltä. Jokainen sopimuksen osapuoli haluaa minimoida riskinsä ja neuvotella etujensa kannalta suotuisat ehdot, joten sinun on oltava parhaimmillasi tässä sopimushallinnan elinkaaren vaiheessa.
Voit esimerkiksi haluta maksaa toimittajalle 25 % ennakkoon ja tarkistaa hänen tuotteidensa laadun ennen jäljellä olevan 75 %:n maksamista. Myyjä todennäköisesti haluaa vähintään 50 %:n ennakkomaksun. Sopimusneuvotteluissa tingitään näistä ehdoista ja pyritään laatimaan kaikkia tyydyttävä sopimus.
Neuvotteluprosessin aikana saatat joutua tekemään myönnytyksiä. Jos haluat maksaa 25 %:n ennakkomaksun ja myyjä haluaa 50 %, voitte ehkä sopia 35 %:sta. On myös tärkeää määrittää etukäteen piste, jossa vetäydyt neuvotteluista. Se on kohta, jonka jälkeen et enää ole valmis neuvottelemaan toisen osapuolen kanssa.
Sopimuksen hyväksyminen
Kun olette kaikki sopineet sopimuksen ehdoista ja edellytyksistä, on aika hyväksyä sopimus. Jokaisen hyväksymisprosessiin osallistuvan tulee tarkistaa sopimustiedot huolellisesti ja varmistaa, että ne vastaavat neuvotteluvaiheessa yhdessä sovittua.
Sopimuksen tarkistusprosessiin voi kuulua muutosehdotusten tekeminen eli sopimuksen tarkistaminen ja tarvittavien muokkausten tekeminen. Muutosehdotusten tekeminen on yleensä yhteistyöprosessi, joten varaudu työskentelemään muiden sidosryhmien kanssa uuden sopimuksen saattamiseksi allekirjoitusvalmiiksi.
Have an account? Log In
Sopimuksen täytäntöönpano
Jos käytössäsi ei ole CLM-ratkaisua, saatat joutua tulostamaan sopimuksesta useita kappaleita ja pyytämään kaikkia osapuolia allekirjoittamaan ne. Vaihtoehtoisesti voit tulostaa paperikopion, skannata sen ja lähettää sen sitten sähköpostitse kaikille tai käyttää DocuSignin kaltaista palvelua sähköisten allekirjoitusten keräämiseen.
Sopimusten elinkaaren hallintaohjelmisto helpottaa tätä prosessia huomattavasti. Sen sijaan, että tulostaisit tai skannaisit useita kappaleita, voit luoda sopimuksen helposti ja lähettää sen kaikille osapuolille sähköisiä allekirjoituksia varten.
Sopimusten seuranta
Sopimusten seurannan aikana sinun on varmistettava, että kaikki noudattavat sopimuksen ehtoja. Monissa tapauksissa tämä on sopimusten elinkaaren hallinnan haastavin vaihe – jopa neuvottelua haastavampi!
Seurantaprosessi vaihtelee yrityksestä toiseen, mutta yleensä siinä verrataan toisen osapuolen suoriutumista sopimuksessa määriteltyihin ehtoihin. Jos esimerkiksi teet sopimuksen IT-yrityksen kanssa, sopimus sisältää todennäköisesti järjestelmän luotettavuutta ja saatavuutta koskevia ehtoja. Jos yritys ei toimi näiden ehtojen mukaisesti, seurauksena voi olla pätemätön ja mitätön sopimus, jolloin sinulla voi olla oikeus hyvitykseen tai muuhun oikeussuojakeinoon.
Seuranta on erityisen vaikeaa, jos sinulla ei ole sopimusten hallintajärjestelmää, sillä joudut käyttämään aikaa sopimuksen etsimiseen ja selaamaan sitä löytääksesi tarvitsemasi tiedot. Tehokkaan ohjelmistoratkaisun avulla löydät sopimuksen muutamassa sekunnissa ja voit käyttää hakutoimintoa keskeisten virstanpylväiden ja muutosten löytämiseen.
Sopimusten uusiminen
Kun sopimuskausi lähestyy loppuaan, saatat haluta jatkaa liiketoimintaa toisen osapuolen kanssa. Voit joko jatkaa alkuperäisen sopimuksen ehtojen noudattamista tai neuvotella uudet ehdot. Joissakin tapauksissa sopimus uusiutuu automaattisesti.
CLM:n huomioitavat pullonkaulat
Kuten tiedät, pullonkaulat ovat ongelmia, jotka hidastavat työnkulkuasi tai pysäyttävät sen. Kun yrität maksimoida tulopotentiaalisi, sinun on poistettava mahdollisimman monta pullonkaulaa. Seuraavassa on joitakin yleisimpiä sopimusten elinkaaren hallintaan liittyviä ongelmia.
Vastapuolet käyttävät aikaa tarkasteluun
Muistatko, kun sanoimme, että kaikkien on tarkasteltava sopimus huolellisesti? Tarkastusprosessi on tärkeä, mutta se voi myös muodostaa pullonkaulan prosessissasi. Jos sinulla ei ole CLM-järjestelmää, saatat joutua lähettämään sopimuskopioita postitse tai sähköpostitse useille henkilöille, mikä voi hidastaa prosessia.
Lakiosaston aiheuttamat viivästykset
Vaikka sopimukset ovat tärkeitä, yritysten lakimiehillä on monia vastuualueita. He voivat osallistua yrityksen tavaramerkin suojaamiseen, yritysoston neuvottelemiseen tai ulkopuolisen oikeudellisen neuvonantajan hallintaan. Kun he käsittelevät näitä asioita, he eivät tarkista sopimuksiasi. Tämän vuoksi lakiosasto on yleinen pullonkaula sopimusten hallintaprosessissa.
Manuaalisten sopimusten säilyttämisen vaikeus
Ilman sopimusten hallintatyökalua tärkeitä asiakirjoja on vaikea löytää silloin, kun niitä tarvitaan. Jos sinulla on paperikopioille tarkoitettu keskitetty arkisto, jonkun on mentävä sinne ja etsittävä oikea sopimus laatikoista tai arkistokaapeista. Vaikka sinulla olisi digitaalinen sopimusarkisto, se saattaa olla hieman epäjärjestyksessä, jolloin tiimin jäsenten on etsittävä tuhansien sähköisten tiedostojen joukosta.
Tehottomat esitystavat
Monet yritykset tekevät sen virheen, että laativat pitkiä sopimuksia ja lähettävät ne sähköpostitse kaikille tarkastettaviksi. Tämä muodostaa pullonkaulan muutamasta syystä. Ensinnäkin jotkut vastaanottajista eivät välttämättä huomaa sähköposti-ilmoituksiaan heti, mikä viivästyttää asiakirjan tarkastelua. Toiseksi näin pitkän sopimuksen tarkastelu voi tuntua hieman ylivoimaiselta. Yksi tai kaksi vastaanottajaa saattaa nähdä sopimuksen pituuden ja päättää, ettei heillä ole aikaa tarkastella sitä muutamaan päivään.
Sopimusprosessin puutteellinen ymmärtäminen
Sopimusten elinkaaren hallintaan osallistuu monia ihmisiä, mutta kaikki heistä eivät ole sopimusasiantuntijoita. Esimerkiksi päämyyjäsi saattaa olla erittäin taitava käyttämään Salesforcea ja selvittämään, miten erilaiset liiketoiminnan tarpeet voidaan täyttää, mutta hänellä ei välttämättä ole muodollista koulutusta sopimusten tarkasteluun tai edullisten ehtojen neuvottelemiseen. Tässä sopimusten hallintakurssit voivat auttaa kuromaan umpeen tietämyksen aukkoa.
Vaikka kaikilla prosessiin osallistuvilla olisi laaja kokemus sopimuksista ja heillä olisi sopimushallinnan sertifiointeja, he eivät välttämättä tiedä kunkin sopimuksen tilaa, koska prosessista ei ole riittävästi näkyvyyttä. Jos sopimus esimerkiksi on yrityksenne oman lakimiehen työpöydällä, muut liiketoiminnan käyttäjät eivät tiedä, mitä sille tapahtuu, ennen kuin lakimies saa juridisen tarkastelun päätökseen.
Sopimuksen elinkaaren hallinnan parhaat käytännöt
Tehokas sopimushallinta on ratkaisevan tärkeää kaikenkokoisille organisaatioille. Voit helpottaa prosessia hieman noudattamalla näitä parhaita käytäntöjä.
Automatisoi työnkulut
Kuten edellä totesimme, manuaaliset prosessit vievät paljon aikaa, jonka voisi käyttää paremmin tuloja tuottavaan toimintaan. Ajan säästämiseksi ja tehokkuuden lisäämiseksi on tärkeää automatisoida työnkulkuja mahdollisimman paljon. Tehokas sopimuksen elinkaaren hallintaratkaisu voi auttaa poistamaan hankalat prosessit ja varmistamaan, että kaikki ovat samalla sivulla. Erityisesti, jos tiedät, mitä sopimushallintaohjelmistossa kannattaa etsiä organisaatiosi erityistarpeiden täyttämiseksi
Yksi tapa automatisoida työnkulkuja on luoda lausekekirjasto, joka sisältää yleisiä sopimusehtoja. Sen sijaan, että kirjoittaisit samat ehdot joka kerta uutta sopimusta laatiessasi, voit käyttää mukautetun kirjastosi vakioehtoja. Sopimusten automatisointityökalut ovat erityisen hyviä tämänkaltaisessa työnkulkujen optimoinnissa.
Vakioi mallipohjat
Sinun ei tarvitse keksiä pyörää uudelleen aina, kun teet uuden sopimuksen. Käytä vain sopimusmallipohjia, jotka on esitäytetty vakiotiedoilla, kuten yrityksesi yhteystiedoilla, avainhenkilöiden nimillä ja vakiomuotoisilla välitavoitteilla.
Saumaton yhteistyö
Manuaaliset prosessit haittaavat myös tehokasta yhteistyötä, sillä ne hidastavat kaikkea ja vaikeuttavat sitä, että useampi kuin yksi henkilö voisi tarkastella ja seurata sopimusta samanaikaisesti. Paranna yhteistyötä ottamalla käyttöön pilvipohjainen CLM-ratkaisu, jota tiimin jäsenet voivat käyttää kaikkialta, missä on internet-yhteys.
More Articles
Läpinäkyvyys kaikissa vaiheissa
Läpinäkyvyyden puute voi aiheuttaa organisaatiollesi suurta haittaa, erityisesti jos se johtaa sopimusrikkomukseen. Estääksesi tämän sitoudu läpinäkyvyyteen jokaisessa vaiheessa. CLM-järjestelmä voi auttaa saavuttamaan tämän tavoitteen tekemällä uusimman sopimusversion määrittämisestä helppoa sekä auttamalla selvittämään, kuka muokkasi asiakirjaa viimeksi.
Asianmukainen jälkihoito
Monet uskovat, että sopimuksen allekirjoittaminen on elinkaaren viimeinen vaihe, mutta kuten tiedät, näin ei ole. Sinun on seurattava tilannetta säännöllisesti varmistaaksesi, että kaikki noudattavat sopimuksen ehtoja. On myös tärkeää tarkistaa päättymis- ja uusimispäivät.
Oikeusvarmuus ja tietoturva
Hallitukset säätävät jatkuvasti uusia lakeja tai muuttavat olemassa olevia lakeja, mikä vaikeuttaa entisestään oikeudellisten ja sääntelyvaatimusten noudattamista. Valitettavasti allekirjoitettujen sopimusten säilyttäminen täpötäysissä kansioissa ei ole paras tapa hallita vaatimustenmukaisuuteen liittyviä toimia.
Yksi tapa varmistaa, että yrityksesi noudattaa vaatimuksia, on käyttää CLM-ohjelmistoa oikeusvarmuuden takaamiseksi. Tämänkaltaisen ohjelmiston avulla käyttöoikeuksien hallinta ja sopimukseen muutoksia tehneen henkilön selvittäminen on helppoa.
CLM-ohjelmisto voi auttaa
Sopimuksen elinkaaren hallintaohjelmisto voi ratkaista monia tässä oppaassa käsiteltyjä ongelmia, lisätä tehokkuutta ja helpottaa tulopotentiaalin maksimointia. Tämänkaltaisen ohjelmiston avulla kaikenkokoiset yritykset voivat luoda keskitetyn säilytyspaikan sopimuksille ja muille asiakirjoille, jolloin paperikopioita ei tarvitse tulostaa eikä niille tarvitse etsiä säilytyspaikkaa.
Pilvipohjainen CLM-ohjelmisto mahdollistaa myös yhteistyön antamalla sidosryhmille mahdollisuuden tarkastella ja allekirjoittaa sopimuksia kaikkialta maailmasta. Joissakin järjestelmissä on jopa mobiilisovelluksia, joiden ansiosta tiimin jäsenet voivat tarkastella sopimuksia helposti liikkeellä ollessaan.
Haluatko lisää vinkkejä? Tilaa uutiskirjeemme, joka auttaa sinua menestyvän yrityksen johtamisessa.
