Kuinka luoda potentiaalisten asiakkaiden seurantataulukko

Olitpa kokenut myyntijohtaja, vasta aloittamassa uudessa tehtävässä tai ottamassa vastuullesi perustajan johtamaa myyntiä, myyntipotentiaalisten asiakkaiden seurantalaskentataulukko on työkalu, jonka voit rakentaa nopeasti parantaaksesi myyntityösi tuloksia välittömästi.

Olen työskennellyt myynnin parissa yli 10 vuotta. Olen nähnyt omakohtaisesti, kuinka seurantamenetelmää käyttämätön huippumyyjä häviää keskimääräiselle myyjälle, joka käyttää potentiaalisten asiakkaiden seurantaprosessia.

Tässä oppaassa käydään läpi, miten pääset alkuun seurantalaskentataulukon kanssa, miten rakennat sen ympärille pienen prosessin ja miten käytät sitä tehokkaasti liiketoimintasi kasvattamiseen.

Mikä on potentiaalisten asiakkaiden seurantalaskentataulukko?

Potentiaalisten asiakkaiden seurantalaskentataulukko on työkalu, jota myynnin, markkinoinnin ja liiketoiminnan kehityksen ammattilaiset ja tiimit käyttävät ensisijaisesti potentiaalisten asiakkaiden seurantaan ja hallintaan. Ajattele sitä pienimuotoisena asiakkuudenhallintatyökaluna (CRM).

Yrityksille, jotka ovat vasta aloittamassa, omia palvelujaan myyville henkilöille tai suurten kauppojen myyjille, joilla ei ole paljon potentiaalisia asiakkaita, seurantalaskentataulukko voi olla erinomainen työkalu. Se on käytännössä ilmainen, eikä sen oppimiskäyrä ole yhtä jyrkkä kuin useimmissa CRM-järjestelmissä.

Kenen tulisi käyttää seurantalaskentataulukkoa?

Se on hyödyllisin pienyrityksille, jotka haluavat alkaa kerätä myyntitietoja mutta eivät halua käyttää rahaa tai nähdä vaivaa monimutkaisten myynninseurantaohjelmistojen, CRM-järjestelmän tai liidienhallintajärjestelmän käyttöönottoon.

Tyypillisesti tämä laskentataulukko rakennetaan joko Excelillä tai Google Sheetsillä. Pilvipohjaiset projektinhallintaohjelmistot, kuten ClickUp ja Monday.com, ovat myös hyviä vaihtoehtoja potentiaalisten asiakkaiden seurantalaskentataulukoiden rakentamiseen.

Vaikka tiimillä olisi kattava CRM-järjestelmä, seurantalaskentataulukot ovat edelleen hyödyllisiä ajanvaraajille heidän myyntimittareidensa seuraamiseen ja tavoitteidensa saavuttamiseen. Myyntipäälliköt voivat varmistaa, että asiakasrajapinnassa työskentelevä myyntihenkilöstö tekee päivittäin tai viikoittain riittävästi merkityksellisiä toimenpiteitä ilman, että heidän tarvitsee käyttää aikaa mikromanageeraukseen tai kalentereiden tarkistamiseen.

Käytän tätä laskentataulukkoa päivittäisten myyntiyhteydenottojen seuraamiseen, mukaan lukien puhelut, tekstiviestit, sähköpostit ja suorat viestit.

Yllä on esimerkki erittäin tehokkaasta puheluiden seurantaan tarkoitetusta laskentataulukosta, jota käytetään ajanvaraajilleni suunnatussa puoliautomaattisessa yhteydenottokampanjassa. He seuraavat siinä päivittäin uusia ja eteneviä myyntiyhteydenottojaan, joita voivat olla suorat viestit, tekstiviestit, sähköpostit ja puhelut.

Tämän työkalun avulla ajanvaraaja pysyy järjestelmällisenä ja, mikä vielä tärkeämpää, myyntipäällikköni voi tarkistaa koko ajanvaraustiimimme edistymisen noin 20 minuutissa joka aamu.

Mitä tietoja kerätä?

Keskeiset sarakkeet ja tiedot

Sarakkeisiin voi sisällyttää esimerkiksi liidin tunnisteen, yrityksen nimen, yhteyshenkilön nimen, yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen, yhteyshenkilön puhelinnumeron, toimialan, liidin lähteen, ensimmäisen yhteydenoton päivämäärän, viimeisimmän yhteydenoton päivämäärän, tilan, tärkeysjärjestyksen ja muistiinpanot. Kerää kuitenkin vähintään seuraavat tiedot:

Yhteystiedot
1. Etunimi
2. Sukunimi
3. Yrityksen nimi
Yrityksen tiedot
1. Puhelinnumero
2. Sähköposti
3. Osoite
4. LinkedIn-profiili
5. Muut sosiaalisen median profiilit
Yhteydenottojen historia
Kiinnostuksen taso
Keskustelun/potentiaalisen asiakkaan tila
Kaupan vaihe
Seuraavat vaiheet
1. Kiinnostunut
2. Puhelu
3. Tarjous
4. DND

Seurantatietojen laadun parantaminen

Johdonmukaisuus on avainasemassa

Kun syötät tietoja laskentataulukkoon jokaisesta liidistä, varmista tietojen tarkkuus ja täydellisyys seurantajärjestelmän hyödyllisyyden säilyttämiseksi. Jos olet myyntipäällikkö, varmista, että myyntitiimisi on koulutettu noudattamaan yhdenmukaisia tietostandardeja, jotta kaikki tiedot voidaan helposti koota myöhempää tarkastelua varten.

Hyödynnä ominaisuuksia parhaalla mahdollisella tavalla

Hyödynnä taulukkolaskentaohjelmistosi tietojen tarkistustoimintoja tietojen eheyden säilyttämiseksi (esimerkiksi avattavia valikoita Tila- ja Prioriteetti-kentille).

Google Sheetsissä on nykyään nopeita mallipohjaisia ominaisuuksia, joissa hyödynnetään ‘@dropdown’-toimintoa ehdollisen muotoilun luomiseen nopeasti taulukkolaskentaa varten.

Näiden ominaisuuksien käyttäminen (mahdollisimman paljon) pelkän tekstin sijaan on hyvä idea. Pelkät tekstimerkinnät sisältävät yleensä paljon kirjoitus- ja syntaksivirheitä, jotka voivat vaikeuttaa tietojen kokoamista.

Esimerkki:

Luo Tilaa varten avattava luettelo, jonka vaihtoehtoja ovat esimerkiksi Uusi, Otettu yhteyttä, Kiinnostunut, Ei kiinnostunut ja Konvertoitu.
Prioriteetin vaihtoehtoja voivat olla Korkea, Keskitaso ja Matala.

Potentiaalisten asiakkaiden seurantataulukko

Onko sinun määritettävä liidien tai potentiaalisten asiakkaiden seuranta nopeasti? Lataa tämä taulukkomalli laajentaaksesi myyntiprosessiasi nopeasti ja järjestääksesi tietosi, kun olet valmis siirtymään ohjelmistoratkaisuun.

Have an account? Log In

Näin luot potentiaalisten asiakkaiden seurantataulukon

1. Määritä tavoitteesi ja KPI-mittarisi

Aloita täsmentämällä, mitä haluat saavuttaa tällä taulukkolaskennalla. Seuraatko liidien generointia, myynnin konversioasteita vai asiakasseurantaa? Tavoitteesi määrittävät, mitä tietoja sinun on sisällytettävä.

2. Määritä taulukkolaskennan rakenne

Käytä yllä olevaa osiota oppaanasi ja luo taulukko, jossa on sarakkeet, joiden avulla voit seurata kustakin potentiaalisesta asiakkaasta tarvittavia tietoja. Noudata liidien hallinnan perusperiaatteita rakentaaksesi perustan, jota tarvitset menestyäksesi.

3. Täytä taulukkolaskenta

Aloita täyttämällä taulukkolaskenta nykyisiä potentiaalisia asiakkaitasi koskevilla tiedoilla. Voit tehdä tämän manuaalisesti tai tuoda tiedot muista järjestelmistä, jos olet siirtymässä toisesta seurantamenetelmästä.

4. Määritä ehdollinen muotoilu

Käytä ehdollista muotoilua, jotta liidien tilan ja prioriteetin visuaalinen arviointi olisi helpompaa. Voit esimerkiksi määrittää korkean prioriteetin liideille punaisen taustan ja matalan prioriteetin liideille vihreän taustan tai lajitella tiedot ”Viimeisin yhteydenottopäivä” -kentän perusteella nähdäksesi vanhimmat merkinnät ensin.

Huomautus Viimeksi otettu yhteyttä -sarakkeesta – opi virheistäni.

Tämä saattaa vaikuttaa pieneltä yksityiskohdalta, mutta jos olet päättänyt olla vielä käyttämättä CRM-järjestelmää, lupaan, että tämä pieni yksityiskohta säästää sinut TUNNEILTA turhautumiselta. Viimeksi otettu yhteyttä -sarake on automaattinen tapa nähdä, keihin myyntitiimisi on ollut viime aikoina yhteydessä. Asia on näin: takaan, ettei myyntitiimisi täytä sitä jokaisen puhelun tai viestin jälkeen. He eivät yksinkertaisesti tee sitä, joten älä edes yritä.

Sen sijaan olen lisännyt hyödyllisen Google Sheets -komentosarjan, joka päivittää viimeksi päivitetty -sarakkeen automaattisesti, jos jotakin saman rivin muuta saraketta muutetaan. Olen havainnut tämän pienen koodinpätkän erittäin hyödylliseksi, sillä se poistaa myyntiedustajilta tarpeen muistaa viimeksi päivitetyn solun täyttäminen.

Vaiheittainen ohje komentosarjan asentamiseen Google Sheetsissä

Avaa Google-taulukkosi.

Valitse Laajennukset → Apps Script.
Poista kaikki komentosarjaeditorissa oleva koodi ja korvaa se seuraavalla komentosarjalla:
Muokkaa watchColumns-taulukkoa niin, että se sisältää niiden seurattavien sarakkeiden 1-pohjaiset indeksinumerot, joiden muutoksia haluat valvoa.
Vaihda dateColumn sen sarakkeen numeroksi, jossa haluat päivämäärän näkyvän muutoksia tehtäessä.
Tallenna komentosarja tallennuskuvakkeella tai valitsemalla Tiedosto → Tallenna ja nimeä projektisi.
Sulje Apps Script -välilehti ja palaa taulukkoosi.

Käytä tätä koodilohkoa Apps Script -välilehdellä varmistaaksesi, että se toimii. Sinun tarvitsee vain päivittää sarakkeet ja poistaa //-merkkien jäljessä olevat kommentit.

function onEdit(e) {

// Määritä sarakkeet, joiden muutoksia haluat seurata

const watchColumns = [2, 3]; // Esimerkki: seuraa sarakkeita B ja C (joiden 1-pohjaiset indeksit ovat 2 ja 3)

const dateColumn = 4; // Sarake, johon päivämäärä asetetaan (tässä tapauksessa D, jonka numero on 4)

const range = e.range;

const sheet = range.getSheet();

if (watchColumns.includes(range.getColumn())) {

// Aseta päivämäärä määritettyyn "dateColumn"-sarakkeeseen, kun seurattavaa saraketta muokataan

const row = range.getRow();

const dateCell = sheet.getRange(row, dateColumn);

dateCell.setValue(new Date());

}

5. Luo suodatus- ja lajitteluvaihtoehdot

Ota suodattimet käyttöön jokaisessa sarakkeessa, jotta käyttäjät voivat helposti lajitella tietoja, kuten tarkastella kaikkia tiettyyn myyntiprosessin vaiheeseen kuuluvia prospekteja tai tietylle myyntiedustajalle määritettyjä prospekteja.

Hyvä vinkki:

Luo koontinäyttö näistä suodattimista joko pivot-taulukoiden tai viipalointitoimintojen avulla.

Mikä on viipalointitoiminto?

Viipalointitoiminto on vuorovaikutteinen työkalupalkki, jonka avulla voit lajitella laskentataulukkoa tiettyjen arvojen ja tietojen perusteella. Sen avulla voit muuttaa laskentataulukossa näkyviä tietoja helposti käytettävän pienoisohjelman kautta.

Pidän viipalointitoiminnoista paljon, sillä niiden avulla tietoja voi käsitellä suoraan sivulla.

6. Rakenna koulutusmoduuli tiimillesi

Uuden myyntitiimin kouluttaminen prospektien seurantalaskentataulukon tehokkaaseen käyttöön voidaan jäsentää useiksi koulutusmoduuleiksi. Tässä on ehdotettuja otsikoita ja lyhyt yleiskatsaus jokaiseen moduuliin koulutuksen ohjaamiseksi:

Prospektien seurannan esittely

Prospektien seurantataulukon ymmärtäminen
Tiedonsyötön parhaat käytännöt
Liidien hallinta ja päivittäminen
Suodattimien ja lajittelun käyttö analyysissä
Raportointi ja oivallukset
Käytännön soveltaminen ja rooliharjoittelu
Kysymykset ja palautekeskustelu

7. Tarkastele ja analysoi

Yksi Google Sheetsin suurista hyödyistä on helppo synkronointi Google Lookerstudion kanssa. Tämän työkalun avulla myyntijohtaja voi käydä selkeämpiä keskusteluja myynnin tuloksista ja käyttää visualisointeja trendien seuraamiseen helpommin ja tehokkaammin.

Ketkä ovat mukana?

Kun olet rakentanut laskentataulukkosi joko Excelissä tai Sheetsissä, tarvitset ihmisiä toteuttamaan myyntiprosessiasi. Alla esitellään laskentataulukkoon liittyvät tyypilliset henkilöt, roolit ja tehtävät.

Myyntiedustaja

Kaikissa myyntiä sisältävissä liiketoimintaprosesseissa myyntiedustaja toimii yrityksen tarjonnan ja asiakkaan tarpeiden yhdistäjänä. Hänellä on tärkeä rooli paitsi myyntistrategioiden toteuttamisessa myös niiden muokkaamisessa suoran markkinapalautteen perusteella. Hänen sitoutumisensa varmistaa, että hän on motivoitunut ja aloitteellinen, mikä on olennaista parhaiden myyntitulosten saavuttamiseksi.

Myyntiedustajat vastaavat oman osuutensa täyttämisestä laskentataulukkoon päivittäin. Mitä vähemmän ja yksinkertaisempia KPI-mittareita on, sitä parempi.

Tyypillisessä myyntiprosessissa haluaisin tiimini seuraavan seuraavia asioita:

Puhelut päivässä
Puhelut pätevöityneiden liidien kanssa päivässä
Pätevöityneen myyntiputken kokonaisarvo
Liikevaihto yhteensä
Pätevöityneiden liidien ja päätökseen vietyjen kauppojen suhde

Nämä KPI-mittarit tulisi sisällyttää laskentataulukon pääkoontinäyttöön, joka on täysin avoin, jotta kaikki edustajat voivat nähdä, miten muut suoriutuvat.

Myyntipäällikkö

Yksi asia, jota en voi korostaa tarpeeksi myyntipäälliköstä puhuttaessa, on se, ettei hänen pitäisi lähes koskaan olla paras myyjä. Ajattele Michael Scottia sarjassa Konttori. Loistava myyjä, surkea pomo.

Myyntitiimin johtaminen tarkoittaa vastuuta siitä, että koko tiimi saavuttaa KPI-tavoitteensa. Se tarkoittaa johtavien mittareiden jatkuvaa seurantaa, vaikeuksissa olevien myyjien valmentamista ja uusien strategioiden kehittämistä päätökseen vietyjen kauppojen lisäämiseksi.

Seurantataulukon tarkka noudattaminen on myyntipäällikölle erittäin tärkeää, jotta tiimi pysyy tavoitteissaan ja saavuttaa myyntitavoitteet. Varmistamalla tietojen oikeellisuuden ja oikea-aikaisen syöttämisen hän voi poistaa mikromanageerauksen riskin – tai kuten minä sitä kutsun, ”motivaation kuoleman”.

Kun myyntitiedot osoittavat, että myyjä suoriutuu KPI-tavoitteita paremmin, myyntipäällikön tulisi yksinkertaisesti jättää hänet rauhaan. Vasta kun kyseiset KPI-mittarit alkavat laskea, hänen tulisi puuttua tilanteeseen ja työskennellä suoraan myyjän kanssa tulosten parantamiseksi.

Myyntijohtaja

Olet todennäköisesti pienyrityksen omistaja, ja siinä tapauksessa olet luultavasti myös yrityksesi myyntijohtaja. Perustajan johtamissa myyntitiimeissä on tärkeää noudattaa muutamaa vaihetta:

Luo tiimillesi suunta ja johdonmukaisuus pitämällä erillinen, ainoastaan myyntiin keskittyvä kokous vähintään kerran viikossa. Älä tee myyntikokouksista yleisten kokousten osaa.
Pidä myyntikokoukset tiiviinä ja keskittyneinä. Marcus Chanilla on hyvä kirja nimeltä Kuusinumeroisen myynnin salaisuudet, josta voit oppia todella käytännöllisiä vinkkejä tehokkaan myyntikokouksen järjestämiseen.
Delegoi helpot voitot. Jos olet perustaja, tehtäväsi on hoitaa avainasiakkuuksia ja kehittää näitä suhteita ajan mittaan. Tehtäväsi EI ole olla paras myyjä. Anna parhaat liidit ja asiakkaat myyntitiimisi hoidettaviksi rakentaaksesi motivaatiota ja yhteenkuuluvuutta.

Jos olet omistaja, tutustu artikkeliimme ”Kuinka pitää liidit järjestyksessä (ja valmistella myyntitiimi menestykseen) kolmessa vaiheessa”, josta saat hyödyllisiä vinkkejä liidien organisoinnin aloittamiseen tiimisi kanssa.

Vinkit ja vältettävät virheet potentiaalisten asiakkaiden seurannassa

Vinkit

1. Integroi sähköpostimarkkinointijärjestelmään (EMS) mahdollisimman pian

Sähköposti on yksi tehokkaimmista myynnin työkaluista. ActiveCampaignin tai MailChimpin kaltaista työkalua tulisi hyödyntää heti. Zapierin avulla toteutettavan automaation avulla voit helposti siirtää olennaiset yhteystiedot EMS-järjestelmään ilman tietojen syöttämistä kahteen kertaan.

2. Automatisoi mahdollisuuksien mukaan

Hyödynnä kaavoja ja funktioita laskutoimitusten automatisointiin, kuten viimeisestä yhteydenotosta kuluneiden päivien määrän laskemiseen, jotta säästät aikaa ja vähennät manuaalisia virheitä.

3. Varmuuskopioi jatkuvasti

Google Sheetsin kaltaiset pilvipohjaiset taulukot varmuuskopioidaan aina, minkä vuoksi käytän seurannan mallipohjissa mieluummin Sheetsia kuin Exceliä.

Vältettävät virheet

1. Liiallinen monimutkaisuus

Pidä taulukko yksinkertaisena ja helppokäyttöisenä. Vältä liian monia kenttiä, monimutkaisia kaavoja ja sekavia asetteluja.

2. Epäjohdonmukainen tietojen syöttäminen

Yhtenäistä tietojen syöttäminen selkeillä ohjeilla ja käytä avattavia valikoita virheiden minimoimiseksi. Varmista, että kaikki tiimin jäsenet on koulutettu käyttämään taulukkoa oikein.

3. Päivitysten ja ylläpidon laiminlyönti

Päivitä ja ylläpidä taulukkoa säännöllisesti, jotta se pysyy ajantasaisena ja hyödyllisenä. Ota käyttöön varmuuskopiointistrategia tietojen menettämisen estämiseksi.

Milloin tarvitsen liidienhallintaohjelmiston?

Merkit siitä, että yrityksesi on kasvanut taulukkomallin ulkopuolelle

Liidien määrän kasvu: Suuren liidimäärän käsittely taulukoiden avulla voi muuttua hankalaksi ja altistaa virheille. Jos vuorovaikutuksen tai päivitysten tehokas seuranta on vaikeaa, on aika vaihtaa järjestelmää. Yksi myynninseurantaohjelmiston hyödyistä on, että se auttaa käsittelemään myös suurempia liidimääriä.
Reaaliaikaisen tietojen käytön tarve: Jos useiden tiimin jäsenten on päästävä käsiksi liiditietoihin ja hallittava niitä samanaikaisesti, taulukot voivat olla rajoittavia eivätkä välttämättä tue reaaliaikaisia päivityksiä tehokkaasti.
Monimutkaiset myyntiprosessit: Kun myyntiprosessit monimutkaistuvat ja niihin liittyy useita kosketuspisteitä sekä yksilöllisiä seurantatoimenpiteitä, taulukot eivät välttämättä pysty hallitsemaan niitä tehokkaasti.
Raportoinnin ja analytiikan rajoitukset: Kun perusteltujen päätösten tekemiseen tarvitaan edistynyttä analytiikkaa ja raportointia, mutta taulukot ovat liian yksinkertaisia näiden tietojen tarjoamiseen, CRM-järjestelmä voi olla tarpeen.

Miten siirtyä taulukosta CRM- tai liidienhallintajärjestelmään

Arvioi tarpeesi: Selvitä mitä tarvitset CRM-järjestelmältä tunnistamalla nykyisen taulukkojärjestelmäsi ongelmakohdat ja määrittämällä ominaisuudet, jotka ratkaisevat ne.
Valitse oikea CRM-järjestelmä: Valitse CRM-järjestelmä, joka sopii budjettiisi, skaalautuu kasvusi mukana, integroituu nykyisiin työkaluihisi ja on helppokäyttöinen.
Suunnittele tietojen siirto: Valmistele tietosi siirtoa varten siivoamalla nykyiset tiedot (poistamalla päällekkäisyydet ja korjaamalla virheet) sekä päättämällä, mitkä tiedot on siirrettävä.
Kouluta tiimisi: Varmista, että kaikki CRM-järjestelmää käyttävät on koulutettu käyttämään sitä tehokkaasti. Tämä voi edellyttää useita koulutustilaisuuksia tai jatkuvaa tukea.

Siirtyminen yksinkertaisesta taulukosta tarkoitukseen suunniteltuun CRM- tai liidienhallintajärjestelmään on merkittävä edistysaskel asiakassuhteiden hallinnassa ja myynnin tehokkuuden parantamisessa, erityisesti yrityksen kasvaessa ja sen prosessien monimutkaistuessa.

Prospektien seuranta – kestävän kasvun perusta

Prospektien seurantataulukossa ei ole kyse vain siitä, että pysyt ajan tasalla siitä, kenen kanssa olet keskustellut, vaan kestävän kasvun perustan luomisesta. Automaattisten seurantamuistutusten, tilapäivitysten ja kuumien liidien priorisoinnin kaltaisten toimintojen ansiosta tästä taulukosta tulee pienimuotoinen CRM-järjestelmä, joka on räätälöity erityisesti startup-yritysten ainutlaatuisiin tarpeisiin.

Kun syötät kunkin liidin tiedot, seuraa liiketoimintatietosi karttumista. Näin voit hienosäätää myyntitaktiikoitasi lennossa ja keskittyä siihen, mikä todella toimii. Lisäksi se on erinomainen tapa varmistaa, että koko tiimisi pysyy ajan tasalla myyntitavoitteista, ymmärtää nykytilanteen ja pyrkii yhdessä kohti tavoitteita.

Myöhempi siirtyminen taulukosta täysimittaiseen CRM-järjestelmään sujuu huomattavasti helpommin, kun nämä prosessit ovat jo käytössä. Kyse on enemmästä kuin pelkästä työkalusta – se on varhainen suunnannäyttäjäsi yrittäjyyden valtamerellä, joka ohjaa sinua kohti järjestelmällisempää ja dataan perustuvaa myyntimenestystä. Aloita tällä yksinkertaisella askeleella ja luo perusta edistyneille myyntitoiminnoille, jotka vievät yritystäsi eteenpäin. Aloittakoon kasvun ja tehokkuuden matka!

Haluatko viedä RevOps-toimintasi seuraavalle tasolle? Tilaa The CRO Clubin uutiskirje saadaksesi asiantuntijaneuvoja, ohjelmistoarvosteluja ja muita resursseja, joiden avulla voit saavuttaa ennakoitavaa kasvua laajassa mittakaavassa.