Vertragslebenszyklusmanagement: 6 Phasen + bewährte Methoden

Das Corporate Legal Operations Consortium berichtet, dass 68 % der Vertragsfachleute mindestens einmal pro Woche nach einem abgeschlossenen Vertrag suchen. Selbst wenn Sie nur fünf Minuten benötigen, um das benötigte Dokument zu finden, verbringen Sie dadurch pro Jahr mehr als vier Stunden damit, Ihre Festplatte zu durchsuchen und unter Papierstapeln nach wichtigen Informationen zu suchen. Glücklicherweise optimiert das Vertragslebenszyklusmanagement die Prozesse, die nicht nur das Finden, sondern auch das Erstellen und Ausführen von Verträgen umfassen.

Bei The CRO Club unterstützen wir Unternehmen leidenschaftlich dabei, ihr Umsatzpotenzial zu maximieren. Es ist jedoch schwierig, Ihren Umsatz zu steigern, wenn Sie Zeit mit Aufgaben wie der Suche nach Verträgen und der Nachverfolgung verschwenden, um sicherzustellen, dass alle Parteien ihre Verpflichtungen erfüllen. Deshalb haben wir diesen Leitfaden zusammengestellt, der Ihnen helfen soll, Ihren eigenen CLM-Prozess umzusetzen und einige der häufigsten Engpässe im Vertragsmanagement zu vermeiden.

Was ist Vertragslebenszyklusmanagement (CLM)?

Das Vertragslebenszyklusmanagement, allgemein als CLM bezeichnet, umfasst die Verfolgung eines Vertrags während seines gesamten Lebenszyklus – von der Angebotsphase bis zur Phase des Ablaufs oder der Verlängerung. CLM ist einer der wichtigsten Aspekte der Vertragsverwaltung, da es sicherstellt, dass jede Vertragspartei ihre Verpflichtungen erfüllt.

Das Vertragslebenszyklusmanagement minimiert außerdem Risiken, indem es die Einhaltung staatlicher Vorschriften und die Überwachung wichtiger Fristen erleichtert. Nahezu jedes Unternehmen kann von CLM profitieren, insbesondere Firmen mit internen Rechtsteams oder Beschaffungsteams.

Phasen des Vertragslebenszyklusmanagementprozesses

Der Lebenszyklus des Vertragsmanagements beginnt mit der Erstellung von Inhalten, auch als Ausarbeitung bezeichnet, und endet mit der Vertragsverlängerung. Alle Beteiligten sollten verstehen, was in jeder Phase geschieht, auch wenn sie nicht direkt an jedem Aspekt der Vertragserstellung und -ausführung beteiligt sind.

Vertragserstellung und Ausarbeitung

Bei der Vertragsausarbeitung werden die Bedingungen einer Vereinbarung zu Papier gebracht – oder auf Ihren Bildschirm, wenn Sie elektronische Signaturen verwenden möchten. Welche Inhalte Sie in den Vertrag aufnehmen, hängt davon ab, was Sie mit der anderen Partei besprochen haben. Ein solider Vertrag enthält in der Regel wesentliche rechtliche Anforderungen:

• Namen der Vertragsparteien (Einzelpersonen oder Unternehmen)
• Preisgestaltung (Gesamtkosten, Preis pro Einheit, Preis pro Stunde usw.)
• Meilensteine
• Zahlungsbeträge und Fälligkeitstermine (z. B. vier Zahlungen in Höhe von jeweils $2,500, fällig am 1. Mai, 1. Juni, 1. Juli und 31. Juli)
• Ablaufdatum
• Was geschieht, wenn eine der Parteien gegen den Vertrag verstößt (z. B. Verzugsgebühren, Kündigung des Vertrags)

Vertragsverhandlung

Nachdem Sie einen Vertrag aufgesetzt haben, müssen Sie die Bedingungen aushandeln, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten vom Gleichen ausgehen. Jede Vertragspartei möchte ihr Risiko minimieren und Bedingungen aushandeln, die ihren Interessen zugutekommen. Daher müssen Sie in dieser Phase des Vertragsmanagementlebenszyklus besonders aufmerksam sein.

Beispielsweise möchten Sie einem Lieferanten möglicherweise 25 % im Voraus zahlen und die Qualität seiner Waren prüfen, bevor Sie die verbleibenden 75 % zahlen. Der Anbieter wird wahrscheinlich eine Anzahlung von mindestens 50 % verlangen. Bei der Vertragsverhandlung feilschen Sie über diese Bedingungen und versuchen, einen Vertrag zu formulieren, der alle zufriedenstellt.

Während des Verhandlungsprozesses müssen Sie möglicherweise einige Zugeständnisse machen. Wenn Sie eine Anzahlung von 25 % leisten möchten und der Anbieter 50 % verlangt, können Sie sich vielleicht auf 35 % einigen. Es ist auch wichtig, einen „Ausstiegspunkt“ im Hinterkopf zu haben. Dies ist der Punkt, an dem Sie nicht länger bereit sind, mit der anderen Partei zu verhandeln.

Vertragsgenehmigung

Nachdem Sie sich alle auf die Bedingungen des Vertrags geeinigt haben, ist es Zeit für die Vertragsgenehmigung. Jede an diesem Genehmigungsprozess beteiligte Person sollte die Vertragsdaten sorgfältig prüfen und sicherstellen, dass sie mit dem übereinstimmen, was Sie während der Verhandlungsphase vereinbart haben.

Der Vertragsprüfungsprozess kann das Redigieren umfassen, also die Prüfung eines Vertrags und die erforderlichen Änderungen. Das Redigieren ist in der Regel ein gemeinschaftlicher Prozess. Seien Sie daher darauf vorbereitet, mit anderen Beteiligten zusammenzuarbeiten, um den neuen Vertrag zur Unterzeichnung fertigzustellen.

Vertragsausführung

Wenn Sie keine CLM-Lösung implementiert haben, müssen Sie möglicherweise mehrere Kopien des Vertrags ausdrucken und jede Partei unterschreiben lassen. Eine Alternative besteht darin, eine Papierkopie auszudrucken, sie zu scannen und anschließend per E-Mail an alle Beteiligten zu senden oder einen Dienst wie DocuSign zu verwenden, um elektronische Unterschriften einzuholen.

Software für das Vertragslebenszyklusmanagement macht diesen Prozess deutlich einfacher. Anstatt mehrere Kopien auszudrucken oder zu scannen, können Sie den Vertrag problemlos erstellen und ihn allen Parteien zur elektronischen Unterschrift zusenden.

Vertragsüberwachung

Während der Phase der Vertragsüberwachung müssen Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten die Vertragsbedingungen einhalten. In vielen Fällen ist dies die schwierigste Phase im Vertragsmanagement-Lebenszyklus – sogar schwieriger als die Verhandlung!

Der Überwachungsprozess unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen, umfasst jedoch in der Regel einen Vergleich der Leistung der anderen Partei mit den im Vertrag festgelegten Bedingungen. Wenn Sie beispielsweise einen Vertrag mit einem IT-Unternehmen abschließen, enthält die Vereinbarung wahrscheinlich Bedingungen zur Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit des Systems. Wenn das Unternehmen diese Bedingungen nicht erfüllt, kann dies zu einem nichtigen und unwirksamen Vertrag führen, wodurch Sie Anspruch auf eine Gutschrift oder einen anderen Rechtsbehelf haben.

Die Überwachung ist besonders schwierig, wenn Sie kein Vertragsmanagementsystem haben, da Sie Zeit damit verbringen müssen, nach dem Vertrag zu suchen und ihn durchzusehen, um die benötigten Informationen zu finden. Mit einer leistungsfähigen Softwarelösung können Sie den Vertrag innerhalb weniger Sekunden finden und die Suchfunktion verwenden, um wichtige Meilensteine und Änderungen aufzuspüren.

Vertragserneuerung

Wenn Sie das Ende eines Vertrags erreichen, möchten Sie möglicherweise die Geschäftsbeziehung mit der anderen Partei fortsetzen. Sie können entweder weiterhin die Bedingungen des ursprünglichen Vertrags befolgen oder neue Bedingungen aushandeln. In einigen Fällen verlängert sich der Vertrag automatisch.

Wichtige Engpässe im CLM

Wie Sie wissen, sind Engpässe Probleme, die Ihren Arbeitsablauf verlangsamen oder zum Stillstand bringen. Wenn Sie Ihr Umsatzpotenzial maximieren möchten, müssen Sie so viele Engpässe wie möglich beseitigen. Hier sind einige der häufigsten Probleme im Zusammenhang mit dem Vertragsmanagement-Lebenszyklus.

Vertragspartner benötigen Zeit für die Prüfung

Denken Sie daran, dass wir gesagt haben, dass jeder den Vertrag sorgfältig prüfen muss? Der Prüfprozess ist wichtig, kann jedoch auch einen Engpass in Ihrem Ablauf verursachen. Wenn Sie kein CLM-System haben, müssen Sie möglicherweise Vertragskopien per Post versenden oder sie per E-Mail an mehrere Personen schicken, was beides den Prozess verlangsamen kann.

Verzögerungen durch die Rechtsabteilung

Obwohl Verträge wichtig sind, haben Unternehmensjuristen zahlreiche Aufgaben. Sie können am Schutz der Marke eines Unternehmens, an der Verhandlung einer Übernahme oder an der Verwaltung externer Rechtsberater beteiligt sein. Wenn sie sich um diese Angelegenheiten kümmern, prüfen sie Ihre Verträge nicht. Daher ist die Rechtsabteilung häufig ein Engpass im Vertragsmanagementprozess.

Schwierigkeiten bei der Aufbewahrung manuell verwalteter Verträge

Ohne ein Vertragsmanagementtool ist es schwierig, wichtige Dokumente zu finden, wenn Sie sie benötigen. Wenn Sie ein zentrales Archiv für Papierkopien haben, muss jemand dorthin gehen und Kisten oder Aktenschränke durchsuchen, um den richtigen Vertrag zu finden. Selbst wenn Sie über ein digitales Vertragsarchiv verfügen, kann dieses etwas unübersichtlich sein, sodass Teammitglieder Tausende elektronischer Dateien durchsuchen müssen.

Ineffektive Präsentationsmethoden

Viele Unternehmen machen den Fehler, umfangreiche Verträge zu erstellen und sie zur Prüfung per E-Mail an alle Beteiligten zu senden. Dies führt aus mehreren Gründen zu einem Engpass. Erstens sehen einige Empfänger ihre E-Mail-Benachrichtigungen möglicherweise nicht sofort, wodurch sich die Prüfung des Dokuments verzögert. Zweitens kann die Prüfung eines derart langen Vertrags etwas einschüchternd wirken. Ein oder zwei Empfänger sehen möglicherweise, wie lang der Vertrag ist, und entscheiden, dass sie einige Tage lang keine Zeit für seine Prüfung haben.

Mangelnder Einblick in den Vertragsprozess

Viele Menschen sind am Vertragsmanagement-Lebenszyklus beteiligt, aber nicht alle von ihnen sind Vertragsexperten. Ihr leitender Vertriebsmitarbeiter kann beispielsweise sehr gut mit Salesforce umgehen und herausfinden, wie sich unterschiedlichste geschäftliche Anforderungen erfüllen lassen, verfügt aber möglicherweise über keine formale Ausbildung in der Vertragsprüfung oder der Aushandlung vorteilhafter Bedingungen. Hier können Kurse zum Vertragsmanagement dabei helfen, die Wissenslücke zu schließen.

Auch wenn alle am Prozess Beteiligten umfassende Erfahrung mit Verträgen haben und über Zertifizierungen im Vertragsmanagement verfügen, kennen sie möglicherweise aufgrund fehlender Einblicke in den Prozess nicht den Status jedes Vertrags. Wenn der Vertrag beispielsweise auf dem Schreibtisch des unternehmensinternen Rechtsanwalts liegt, wissen andere Geschäftsmitarbeiter nicht, was damit geschieht, bis der Rechtsanwalt die rechtliche Prüfung schließlich abgeschlossen hat.

Best Practices für das Vertragslebenszyklusmanagement

Ein effektives Vertragsmanagement ist für Organisationen jeder Größe von entscheidender Bedeutung. Sie können den Prozess etwas vereinfachen, indem Sie diese Best Practices befolgen.

Workflows automatisieren

Wie bereits erwähnt, nehmen manuelle Prozesse viel Zeit in Anspruch, die besser für umsatzgenerierende Tätigkeiten eingesetzt werden könnte. Um Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern, ist es wichtig, Workflows so weit wie möglich zu automatisieren. Eine robuste Lösung für das Vertragslebenszyklusmanagement kann Ihnen dabei helfen, umständliche Prozesse zu beseitigen und sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Besonders dann, wenn Sie wissen, worauf Sie bei einer Vertragsmanagementsoftware achten sollten, um die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation zu erfüllen

Eine Möglichkeit zur Automatisierung von Workflows besteht darin, eine Klauselbibliothek mit gängigen Vertragsbedingungen zu erstellen. Anstatt bei jedem neuen Vertrag dieselben Bedingungen zu formulieren, können Sie Standardbedingungen aus Ihrer benutzerdefinierten Bibliothek eingeben. Tools zur Vertragsautomatisierung eignen sich hervorragend für diese Art der Workflow-Optimierung.

Vorlagen standardisieren

Sie müssen nicht jedes Mal das Rad neu erfinden, wenn Sie einen neuen Vertrag abschließen. Verwenden Sie einfach Vertragsvorlagen, die bereits mit Standardinformationen ausgefüllt sind, beispielsweise den Kontaktinformationen Ihres Unternehmens, den Namen wichtiger Mitarbeiter und standardmäßigen Meilensteinen.

Nahtlose Zusammenarbeit

Manuelle Prozesse behindern außerdem eine effektive Zusammenarbeit, da sie alles verlangsamen und es erschweren, einen Vertrag gleichzeitig von mehreren Personen prüfen und überwachen zu lassen. Verbessern Sie die Zusammenarbeit, indem Sie eine cloudbasierte CLM-Lösung implementieren, auf die Teammitglieder von überall mit einer Internetverbindung zugreifen können.

Transparenz in jeder Phase

Ein Mangel an Transparenz kann in Ihrer Organisation verheerende Auswirkungen haben, insbesondere wenn er zu einem Vertragsbruch führt. Um dies zu verhindern, verpflichten Sie sich in jeder Phase zu Transparenz. Ein CLM-System kann Sie dabei unterstützen, indem es einfach feststellbar macht, welche Version des Vertrags die aktuellste ist oder wer das Dokument zuletzt bearbeitet hat.

Angemessene Nachbetreuung

Viele Menschen glauben, dass die Unterzeichnung eines Vertrags der letzte Schritt im Lebenszyklus ist, aber wie Sie wissen, ist das nicht der Fall. Sie müssen regelmäßig nachfassen, um sicherzustellen, dass alle die Vertragsbedingungen einhalten. Es ist außerdem wichtig, Ablauf- und Verlängerungsdaten zu überprüfen.

Rechtssicherheit und Schutz

Regierungen verabschieden ständig neue Gesetze oder ändern bestehende, wodurch die Einhaltung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen noch schwieriger wird. Leider ist es nicht die beste Methode, unterzeichnete Verträge in überfüllten Aktenordnern aufzubewahren, um Ihre Compliance-Bemühungen zu verwalten.

Eine Möglichkeit, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Vorschriften einhält, besteht darin, CLM-Software für mehr Rechtssicherheit einzusetzen. Mit dieser Art von Software ist es einfach, Zugriffsberechtigungen zu verwalten und herauszufinden, wer Änderungen an einem Vertrag vorgenommen hat.

CLM-Software kann helfen

Software für das Vertragslebenszyklusmanagement kann viele der in diesem Leitfaden behandelten Probleme lösen, die Effizienz steigern und es erleichtern, Ihr Umsatzpotenzial zu maximieren. Mit dieser Art von Software können Unternehmen jeder Größe ein zentrales Repository für Verträge und andere Dokumente erstellen, sodass keine Papierkopien mehr gedruckt und Aufbewahrungsorte dafür gefunden werden müssen.

Cloudbasierte CLM-Software ermöglicht außerdem die Zusammenarbeit, indem sie es Beteiligten gestattet, Verträge von überall auf der Welt einzusehen und zu unterzeichnen. Einige Systeme verfügen sogar über mobile Anwendungen, sodass Teammitglieder Verträge unterwegs problemlos prüfen können.

Möchten Sie weitere Tipps? Abonnieren Sie unseren Newsletter, damit Sie ein erfolgreiches Unternehmen führen können.