Die besten CRM-Systeme optimieren Ihre Prozesse, liefern datengestützte Erkenntnisse und helfen Ihren Teams, mehr Umsatz zu generieren. Zumindest sollte ein CRM ein gemeinsames Instrument für alle Go-to-Market- (GTM-)Teams sein und Kundendaten aus Vertrieb, Marketing und Kundenbetreuung miteinander verbinden.
Die folgenden 16 CRM-Funktionen umfassen grundlegende, fortgeschrittene und Integrationen von Drittanbietern, um Ihre Teams aufeinander abzustimmen und Ihr Unternehmen wachsen zu lassen.
Grundlegende CRM-Funktionen
Ein CRM ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, Interaktionen mit potenziellen und bestehenden Kunden während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten und zu pflegen. Die Zentralisierung dieser Daten in einem CRM kann große Vorteile bieten, etwa optimierte Arbeitsabläufe und höhere Konversionsraten.
Unabhängig davon, für welche Software Sie sich entscheiden: Diese grundlegenden Funktionen sind das absolute Minimum, um einen ROI mit Ihrem CRM zu erzielen.
Kontaktverwaltung
Die Grundlage jedes CRM ist die Möglichkeit, Kundeninformationen zu speichern und zu verwalten. Dazu gehören Kontaktdaten, Kaufhistorie, Kommunikationspräferenzen und alle anderen relevanten Daten.
Ein leistungsfähiges Kontaktverwaltungssystem ermöglicht es Ihnen, detaillierte Kundenprofile zu erstellen, Ihre Zielgruppe zu segmentieren und Ihre Interaktionen mit jedem Kunden zu personalisieren.
Vorteile: Verbesserte Kundeninteraktionen, personalisierter Service, mehr Verkaufschancen.
Pipeline-Management
Für Vertriebsteams ist ein CRM ein unverzichtbares Instrument zur Verwaltung der Vertriebspipeline. Zu den Unterkategorien des Pipeline-Managements können die Erfassung von Leads, die Nachverfolgung von Geschäften, die Vertriebsprognose und das Chancenmanagement gehören. Diese Funktionen helfen Vertriebsmitarbeitern dabei, Leads zu priorisieren, Beziehungen zu pflegen und Geschäfte schneller abzuschließen.
Vorteile: Höhere Vertriebseffizienz, höhere Konversionsraten, verbesserte Vertriebsprognosen.
Erfolgsgeschichte eines CRM: Grammarly implementierte eine neue Salesforce-Instanz, um schleppende Vertriebszyklen und komplizierte Prozesse zu bereinigen. Das neue CRM half dem Unternehmen, die MQL-Konversion um 30 % zu verbessern und den Vertriebszyklus von 60–90 Tagen auf 30 Tage zu verkürzen.
Psst! Wir können Ihnen helfen, die Vertriebsprognose und ihre Auswirkungen auf das Wachstum besser zu verstehen.
Kundenservice und Support
Ein CRM-System stattet Ihr Kundenservice-Team mit den benötigten Werkzeugen aus, um Anfragen zu lösen und hervorragenden Support zu bieten. Es kann Funktionen wie Ticketsysteme, die Verwaltung einer Wissensdatenbank und Live-Chat-Funktionen unterstützen.
Vorteile: Höhere Kundenzufriedenheit, schnellere Lösungszeiten, stärkere Kundenbindung.
Psst! Sehen Sie sich an, wie Unternehmen, die ein CRM implementiert haben, effizienter gewachsen sind.
Fortgeschrittene CRM-Funktionen
Im B2B-SaaS-Bereich werden selbst diese „fortgeschrittenen“ Funktionen zunehmend zu Grundvoraussetzungen. Es reicht nicht aus, lediglich ein Verzeichnis mit Kundeninformationen zu besitzen; diese Informationen müssen nutzbar sein und effiziente umsatzgenerierende Aktivitäten vorantreiben.
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Marketing-Automatisierung (nativ)
Marketing-Automatisierung hilft Ihnen, Marketingmaßnahmen durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben zu optimieren, etwa von E-Mail-Kampagnen, Veröffentlichungen in sozialen Medien und der Lead-Pflege.
So kann sich Ihr Marketingteam auf strategische Initiativen konzentrieren und die Effektivität von Kampagnen verbessern. Viele CRMs bieten native Funktionen zur Marketing-Automatisierung, etwa den Marketing Hub in HubSpot.
Vorteile: Optimierte Marketingabläufe, bessere Zielgruppenansprache, höherer Kampagnen-ROI.
Analysen und Berichte
Moderne CRM-Systeme bieten leistungsstarke Werkzeuge für Analysen und Berichte, die Kundendaten in verwertbare Erkenntnisse umwandeln. Sie können CRM-Berichte erstellen zu Vertriebsleistung, Kundenverhalten, Marketingkampagnen-ROI und vielem mehr. Diese Daten können anschließend genutzt werden, um Trends zu erkennen, Ihre Prozesse zu optimieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Vorteile: Datengestützte Entscheidungsfindung, verbesserte Leistungsüberwachung, Erkennung von Wachstumschancen.
Arbeitsablaufautomatisierung
CRM-Systeme können wiederkehrende Aufgaben automatisieren wie das Versenden von Folge-E-Mails, das Zuweisen von Leads und das Aktualisieren von Kundendatensätzen in Ihrem Unternehmen. Dadurch gewinnt Ihr Team Zeit, um sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten zu konzentrieren, und die Gesamteffizienz wird verbessert.
Vorteile: Höhere Teamproduktivität, weniger manuelle Fehler, verbesserte Prozesskonsistenz.
Integrationsmöglichkeiten
Integrationen sind ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl eines CRM. Die Software muss mit Ihrer bestehenden technischen Infrastruktur zusammenarbeiten und in der Lage sein, mit zukünftigen Technologien zu synchronisieren. Viele CRM-Anbieter verfügen über einen vollständigen Marktplatz für CRM-Integrationen, Plug-ins und Drittanbieter-Apps.
Marketingautomatisierung (Drittanbieter)
Wenn Sie ein CRM wählen, das keine integrierten Funktionen zur Marketingautomatisierung bietet, oder wenn Sie fortgeschrittenere Marketingtechnologie benötigen, ist es entscheidend, dass sich das CRM nahtlos in Ihre gewählte Plattform integrieren lässt. Wenn Sie den Unterschied zwischen CRM und Marketingautomatisierung kennen, können Sie eine fundierte Entscheidung treffen.
Vorteile: Kampagnenverfolgung, Verfolgung der Lead-Quelle, verbesserter Marketingprozess
E-Mail-Integration
Die Integration Ihres CRM in Ihr E-Mail-System gewährleistet eine nahtlose Kommunikation und Datenverfolgung. E-Mails können automatisch im CRM protokolliert werden, sodass Sie Gespräche verfolgen und wertvolle Erkenntnisse über Ihre Kunden gewinnen können.
Vorteile: Verbesserte E-Mail-Verwaltung, bessere Kommunikationsverfolgung, zentralisierte Kundeninformationen.
Integration sozialer Medien
Durch die Verbindung Ihres CRM mit Social-Media-Plattformen können Sie Markenerwähnungen überwachen, mit Kunden in sozialen Medien interagieren und Social-Media-Kampagnen direkt aus dem CRM verwalten.
Vorteile: Höhere Markenbekanntheit, verbesserte Möglichkeiten zur Beobachtung sozialer Medien, stärkere Kundenbindung.
Anwendungen von Drittanbietern
Ein leistungsfähiges CRM sollte sich nahtlos integrieren lassen mit anderen Geschäftstools wie ERP (Enterprise Resource Planning), E-Commerce-Plattformen und Buchhaltungssoftware. Dadurch entsteht ein einheitliches Geschäftsökosystem, in dem Daten frei zwischen Anwendungen fließen können, wodurch die Datengenauigkeit verbessert und Prozesse optimiert werden.
Vorteile: Einheitliche Geschäftsprozesse, verbesserte Datengenauigkeit, bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen.
Zugänglichkeitsfunktionen von CRM-Systemen
Sie benötigen ein CRM, das genauso funktioniert wie Ihr Team. Wenn Sie über eine verteilte Belegschaft verfügen, sind Fernzugriff und mobiler Zugriff unverzichtbar, damit das Team die CRM-Software wie vorgesehen nutzen kann.
Mobiler Zugriff
Ein CRM-System mit mobilem Zugriff ermöglicht Ihrem Team, unterwegs auf Kundendaten zuzugreifen, Leads zu verwalten und Datensätze zu aktualisieren. Zu den Vorteilen eines mobilen CRM gehören höhere Flexibilität und Produktivität für Teams überall und jederzeit, insbesondere für Außendienst- oder Vertriebsteams.
Cloudbasiertes CRM
Cloudbasierte CRM-Systeme werden auf entfernten Servern gehostet, wodurch die Notwendigkeit von Softwareinstallationen vor Ort entfällt. Diese Konfiguration erleichtert die Skalierung, ist kostengünstiger und ermöglicht den Fernzugriff.
Cloudbasierte CRM-Systeme sind heute bei SaaS-Unternehmen mit Abstand am weitesten verbreitet. In individuellen CRM-Konfigurationen oder in Branchen mit besonders hohen Anforderungen an die Datensicherheit können Sie jedoch auf serverbasierte Systeme vor Ort stoßen.
Vorteile: Skalierbarkeit zur Unterstützung des Unternehmenswachstums, geringere IT-Kosten, Zugriff von jedem Gerät mit Internetverbindung.
Anpassung und Skalierbarkeit
Auch wenn Sie kein vollständig individuelles CRM benötigen, hat Ihr Unternehmen wahrscheinlich einzigartige Anforderungen, die in Standardlösungen nicht zu finden sind. Wenn Sie ein CRM mit individuellen Anpassungsmöglichkeiten oder Erweiterungen auswählen, kann es mit Ihrem Unternehmen wachsen und Ihnen langfristig Geld sparen.
Einige meiner bevorzugten skalierbaren und anpassbaren CRMs sind:
Anpassbare CRM-Optionen
Ein gutes CRM sollte an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden können. Sie sollten in der Lage sein, Workflows zu konfigurieren, benutzerdefinierte Felder zu erstellen und Dashboards zu personalisieren, damit diese Ihren individuellen Vertriebsprozess und Ihre Kundendaten widerspiegeln.
Vorteile: Verbesserte Benutzerfreundlichkeit für Ihr Team, bessere Abstimmung auf Geschäftsprozesse, höhere Benutzerakzeptanz.
Skalierbarkeit
Wenn Ihr Unternehmen wächst, muss Ihr CRM-System mitwachsen. Achten Sie auf Skalierbarkeitsfunktionen, mit denen Sie Benutzer hinzufügen, die Speicherkapazität erhöhen und neue Anwendungen integrieren können, wenn sich Ihre Anforderungen weiterentwickeln. So bleibt Ihr CRM während der gesamten Entwicklung Ihres Unternehmens eine wertvolle Ressource.
Vorteile: Langfristiger Wert und Investitionsschutz, Anpassungsfähigkeit an sich verändernde Geschäftsanforderungen, zukunftssichere CRM-Lösung.
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CRM-Sicherheitsfunktionen
Datensicherheit
Kundendaten sind eine wertvolle Ressource, und jedes CRM-System, für das Sie sich entscheiden, muss der Datensicherheit höchste Priorität einräumen. Achten Sie auf Funktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates, um sicherzustellen, dass Ihre Kundendaten vor unbefugtem Zugriff und Datenschutzverletzungen geschützt sind.
Vorteile: Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, Schutz vor Datenschutzverletzungen, Stärkung des Vertrauens und der Zuversicht Ihrer Kunden.
Benutzerberechtigungen
Mit einem robusten CRM-System können Sie Benutzerberechtigungen und Zugriffsebenen festlegen. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Daten und Funktionen zugreifen können. Dies erhöht die Sicherheit und Verantwortlichkeit innerhalb Ihrer Organisation.
Vorteile: Verbesserte Datensicherheit, höhere Verantwortlichkeit, geringeres Risiko eines unbefugten Datenzugriffs.
Stärken Sie Ihre GTM-Teams mit den richtigen CRM-Funktionen
Nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihr aktuelles CRM-System zu prüfen und festzustellen, ob es diese Funktionen bietet. Falls nicht, sollten Sie Angebote von CRM-Anbietern anfordern, die besser zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passen.
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