Konsortiet for juridiske virksomhedsoperationer rapporterer, at 68 % af kontraktmedarbejdere søger efter en afsluttet kontrakt mindst én gang om ugen. Selv hvis det kun tager dig fem minutter at finde det dokument, du har brug for, er det mere end fire timer om året, du bruger på at søge på din harddisk og lede under bunker af papir efter vigtige oplysninger. Heldigvis effektiviserer kontraktlivscyklusstyring de processer, der er involveret i ikke blot at finde, men også oprette og gennemføre kontrakter.
Hos The CRO Club brænder vi for at hjælpe virksomheder med at maksimere deres indtægtspotentiale, men det er svært at øge din omsætning, hvis du spilder tid på opgaver som at lede efter kontrakter og følge op for at sikre, at alle parter overholder deres forpligtelser. Derfor har vi sammensat denne vejledning for at hjælpe dig med at implementere din egen CLM-proces og undgå nogle af de mest almindelige flaskehalse inden for kontraktstyring.
Hvad er kontraktlivscyklusstyring (CLM)?
Kontraktlivscyklusstyring, almindeligvis kendt som CLM, indebærer at følge en kontrakt gennem hele dens livscyklus, fra tilbudsfasen til udløbs- eller fornyelsesfasen. CLM er et af de vigtigste aspekter af kontraktadministration, da det sikrer, at alle parter i en kontrakt lever op til deres forpligtelser.
Kontraktlivscyklusstyring minimerer også risikoen ved at gøre det lettere at overholde offentlige regler og holde styr på vigtige frister. Næsten enhver virksomhed kan drage fordel af CLM, især virksomheder med interne juridiske afdelinger eller indkøbsafdelinger.
Faser i processen for kontraktlivscyklusstyring
Livscyklussen for kontraktstyring begynder med oprettelse af indhold, også kaldet udarbejdelse, og slutter med fornyelse af kontrakten. Alle interessenter bør forstå, hvad der sker i hver fase, selv hvis de ikke er direkte involveret i alle aspekter af oprettelsen og gennemførelsen af en kontrakt.
Oprettelse og udarbejdelse af kontrakten
Udarbejdelse af en kontrakt er processen med at få vilkårene og betingelserne for en aftale ned på papir – eller på din skærm, hvis du planlægger at bruge elektroniske underskrifter. Hvad du inkluderer i kontrakten, afhænger af, hvad du har drøftet med den anden part. En stærk kontrakt indeholder typisk væsentlige juridiske krav:
- Navnene på kontraktens parter (personer eller virksomheder)
- Prissætning (samlede omkostninger, pris pr. enhed, pris pr. time osv.)
- Milepæle
- Betalingsbeløb og forfaldsdatoer (f.eks. fire betalinger på $2,500 med forfald den 1. maj, 1. juni, 1. juli og 31. juli)
- Udløbsdato
- Hvad der sker, hvis en af parterne misligholder kontrakten (f.eks. gebyrer ved for sen betaling eller ophævelse af kontrakten)
Kontraktforhandling
Når du har udarbejdet en kontrakt, skal du forhandle vilkårene for at sikre, at alle er enige. Alle parter i en kontrakt ønsker at minimere deres risiko og forhandle vilkår, der tilgodeser deres interesser, så du skal være skarp under denne fase af kontraktstyringens livscyklus.
Du vil f.eks. måske betale en leverandør 25 % forud og vente med at betale de resterende 75 %, indtil du har kontrolleret kvaliteten af deres varer. Leverandøren vil sandsynligvis ønske et depositum på mindst 50 %. Kontraktforhandling er det tidspunkt, hvor I forhandler om disse vilkår og forsøger at nå frem til en kontrakt, som alle er tilfredse med.
Under forhandlingsprocessen kan det være nødvendigt at indgå nogle kompromiser. Hvis du ønsker at betale et depositum på 25 %, og leverandøren ønsker 50 %, kan I måske blive enige om 35 %. Det er også vigtigt at have et ”give op”-punkt i tankerne. Det er det punkt, hvor du ikke længere er villig til at forhandle med den anden part.
Godkendelse af kontrakten
Nu hvor I alle er enige om kontraktens vilkår og betingelser, er det tid til at godkende kontrakten. Alle, der er involveret i godkendelsesprocessen, bør gennemgå kontraktdataene omhyggeligt og sikre, at de stemmer overens med det, I blev enige om under forhandlingsfasen.
Gennemgangsprocessen for kontrakten kan omfatte ændringsmarkering, hvilket er praksissen med at gennemgå en kontrakt og foretage de nødvendige redigeringer. Ændringsmarkering er normalt en samarbejdsproces, så vær forberedt på at arbejde sammen med andre interessenter for at gøre den nye kontrakt klar til underskrift.
Have an account? Log In
Gennemførelse af kontrakten
Hvis du ikke har en CLM-løsning på plads, kan det være nødvendigt at udskrive flere kopier af kontrakten og få hver part til at underskrive. Et alternativ er at udskrive en fysisk kopi, scanne den og derefter e-maile den til alle eller bruge en tjeneste som DocuSign til at indsamle elektroniske underskrifter.
Software til styring af kontraktens livscyklus gør denne proces meget nemmere. I stedet for at udskrive eller scanne flere kopier kan du nemt oprette kontrakten og sende den til alle parter, så de kan underskrive elektronisk.
Kontraktovervågning
I kontraktovervågningsfasen skal du sikre dig, at alle overholder aftalens vilkår. I mange tilfælde er dette den vanskeligste fase i kontraktstyringens livscyklus – endda vanskeligere end forhandlingen!
Overvågningsprocessen varierer fra virksomhed til virksomhed, men den indebærer som regel, at den anden parts præstation sammenlignes med de vilkår, der er beskrevet i kontrakten. Hvis du for eksempel indgår en kontrakt med en IT-virksomhed, vil aftalen sandsynligvis indeholde vilkår relateret til systemets stabilitet og tilgængelighed. Hvis virksomheden ikke leverer i overensstemmelse med disse vilkår, kan det resultere i en ugyldig kontrakt, hvilket kan give dig ret til en kredit eller en anden form for afhjælpning.
Overvågning er særligt vanskelig, hvis du ikke har et kontraktstyringssystem, da du skal bruge tid på at lede efter kontrakten og bladre den igennem for at finde de oplysninger, du har brug for. Med en robust softwareløsning kan du finde kontrakten på få sekunder og bruge søgefunktionen til at finde vigtige milepæle og ændringer.
Fornyelse af kontrakten
Når du når slutningen af en kontrakt, ønsker du måske at fortsætte samarbejdet med den anden part. Du kan enten fortsætte med at følge vilkårene i den oprindelige kontrakt eller forhandle nye vilkår. I nogle tilfælde fornyes kontrakten automatisk.
Flaskehalse i CLM, du skal være opmærksom på
Som du ved, er flaskehalse problemer, der forsinker eller standser din arbejdsgang. Når du forsøger at maksimere dit indtjeningspotentiale, skal du eliminere så mange flaskehalse som muligt. Her er nogle af de mest almindelige problemer, der er forbundet med kontraktstyringens livscyklus.
Modparter, der bruger tid på gennemgang
Husk, at vi sagde, at alle skal gennemgå kontrakten omhyggeligt? Gennemgangsprocessen er vigtig, men den kan også skabe en flaskehals i din proces. Hvis du ikke har et CLM-system, kan du være nødt til at sende kopier af kontrakten med posten eller e-maile den til flere personer, hvilket i begge tilfælde kan forsinke processen.
Forsinkelser fra juridisk afdeling
Selvom kontrakter er vigtige, har virksomhedsadvokater mange ansvarsområder. De kan være involveret i beskyttelsen af en virksomheds varemærke, forhandling af en virksomhedsovertagelse eller styring af eksterne juridiske rådgivere. Når de håndterer disse opgaver, gennemgår de ikke dine kontrakter. Derfor er den juridiske afdeling ofte en flaskehals i kontraktstyringsprocessen.
Vanskeligheder ved opbevaring af manuelle kontrakter
Uden et kontraktstyringsværktøj er det vanskeligt at finde vigtige dokumenter, når du har brug for dem. Hvis du har et centralt arkiv til fysiske kopier, skal nogen gå derhen og lede gennem kasser eller arkivskabe for at finde den rigtige kontrakt. Selv hvis du har et digitalt kontraktarkiv, kan det være en smule uorganiseret, så teammedlemmer tvinges til at søge gennem tusindvis af elektroniske filer.
Ineffektive præsentationsmetoder
Mange virksomheder begår den fejl at udarbejde lange kontrakter og e-maile dem til alle til gennemgang. Dette skaber en flaskehals af flere årsager. For det første ser nogle af modtagerne måske ikke deres e-mailnotifikationer med det samme, hvilket forsinker deres gennemgang af dokumentet. For det andet kan det virke lidt overvældende at gennemgå en så lang kontrakt. En eller to modtagere opdager måske, hvor lang den er, og beslutter, at de ikke har tid til at gennemgå den før om nogle dage.
Manglende indsigt i kontraktprocessen
Mange mennesker er involveret i kontraktstyringens livscyklus, men ikke alle er eksperter i kontrakter. Din førende sælger kan for eksempel være fremragende til at bruge Salesforce og finde ud af, hvordan forskellige forretningsbehov opfyldes, men vedkommende har måske ingen formel uddannelse i gennemgang af kontrakter eller forhandling af fordelagtige vilkår. Det er her, kurser i kontraktstyring kan hjælpe med at bygge bro over videnskløften.
Selv hvis alle, der er involveret i processen, har omfattende erfaring med kontrakter og besidder certificeringer inden for kontraktstyring, kender de måske ikke status for hver kontrakt på grund af manglende indsigt i processen. Hvis kontrakten for eksempel ligger på skrivebordet hos jeres interne advokat, ved andre forretningsbrugere ikke, hvad der sker med den, før advokaten endelig er færdig med den juridiske gennemgang.
Bedste praksis for styring af kontraktens livscyklus
Effektiv kontraktstyring er afgørende for organisationer af alle størrelser. Du kan gøre processen lidt lettere ved at følge disse bedste praksisser.
Automatiser arbejdsgange
Som vi påpegede ovenfor, tager manuelle processer meget tid, som kunne bruges bedre på aktiviteter, der skaber omsætning. For at spare tid og øge effektiviteten er det vigtigt at automatisere arbejdsgange så meget som muligt. En robust løsning til styring af kontraktens livscyklus kan hjælpe dig med at eliminere besværlige processer og sikre, at alle er på samme side. Især hvis du ved, hvad du skal se efter i software til kontraktstyring for at imødekomme din organisations specifikke behov
En måde at automatisere arbejdsgange på er at oprette et klausulbibliotek med almindelige kontraktvilkår. I stedet for at skrive de samme vilkår hver gang du opretter en ny kontrakt, kan du indsætte standardvilkår fra dit tilpassede bibliotek. Værktøjer til kontraktautomatisering er særligt velegnede til denne type optimering af arbejdsgange.
Standardiser skabeloner
Du behøver ikke opfinde den dybe tallerken, hver gang du indgår en ny kontrakt. Brug blot kontraktskabeloner, der er udfyldt på forhånd med standardoplysninger såsom virksomhedens kontaktoplysninger, navnene på nøglemedarbejdere og standardmilepæle.
Problemfrit samarbejde
Manuelle processer står også i vejen for effektivt samarbejde, da de gør alting langsommere og gør det vanskeligt for mere end én person at gennemgå og overvåge en kontrakt på samme tid. Forbedr samarbejdet ved at implementere en cloudbaseret CLM-løsning, som teammedlemmer kan få adgang til overalt med en internetforbindelse.
More Articles
Gennemsigtighed gennem alle faser
Manglende gennemsigtighed kan skabe kaos i din organisation, især hvis det medfører et kontraktbrud. For at forhindre dette skal du forpligte dig til gennemsigtighed i alle faser. Et CLM-system kan hjælpe dig med at nå dette mål ved at gøre det nemt at afgøre, hvilken version af kontrakten der er den seneste, eller finde den sidste person, der redigerede dokumentet.
Ordentlig opfølgning
Mange tror, at underskrivelsen af en kontrakt er det sidste trin i livscyklussen, men som du ved, er det ikke tilfældet. Du skal følge regelmæssigt op for at sikre, at alle overholder kontraktens vilkår. Det er også vigtigt at kontrollere udløbs- og fornyelsesdatoer.
Juridisk sikkerhed og tryghed
Regeringer vedtager hele tiden nye love eller ændrer eksisterende love, hvilket gør det endnu vanskeligere at overholde juridiske og lovgivningsmæssige krav. Desværre er det ikke den bedste måde at håndtere jeres complianceindsats på at have underskrevne kontrakter stoppet ned i overfyldte arkivmapper.
En måde at sikre, at din virksomhed overholder reglerne, er at bruge CLM-software for at opnå juridisk sikkerhed. Med denne type software er det nemt at administrere adgangstilladelser og finde ud af, hvem der har foretaget ændringer i en kontrakt.
CLM-software kan hjælpe
Software til styring af kontraktens livscyklus kan løse mange af de problemer, der behandles i denne vejledning, øge effektiviteten og gøre det lettere at maksimere dit omsætningspotentiale. Denne type software giver virksomheder af alle størrelser mulighed for at oprette et centralt arkiv til kontrakter og andre dokumenter, så behovet for at udskrive fysiske kopier og finde et sted at opbevare dem elimineres.
Cloudbaseret CLM-software muliggør også samarbejde ved at give interessenter mulighed for at se og underskrive kontrakter overalt i verden. Nogle systemer har endda mobilapplikationer, hvilket gør det nemt for teammedlemmer at gennemgå kontrakter på farten.
Vil du have flere tips? Tilmeld dig vores nyhedsbrev for at få hjælp til at drive en succesfuld virksomhed.
