Så bygger du ett kalkylblad för prospektuppföljning
Oavsett om du är en erfaren försäljningschef, precis har börjat på en ny tjänst eller till och med ansvarar för grundarledd försäljning, är ett kalkylblad för att spåra försäljningsprospekt ett verktyg som du snabbt kan skapa för att omedelbart förbättra resultaten av dina försäljningsinsatser.
Jag har arbetat med försäljning i över 10 år. Jag har på nära håll sett hur en superstjärna till säljare utan någon spårningsmetod blir slagen av en genomsnittlig säljare som använder en process för att spåra prospekt.
Den här guiden visar hur du kommer igång med ett spårningskalkylblad, bygger en liten process kring kalkylbladet och använder det effektivt för att utveckla ditt företag.
Vad är ett kalkylblad för att spåra prospekt?
Ett kalkylblad för att spåra prospekt är ett verktyg som främst används av personer och team inom försäljning, marknadsföring och affärsutveckling för att övervaka och hantera potentiella kunder. Se det som ett mindre verktyg för hantering av kundrelationer (CRM).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
För företag som precis har kommit igång, personer som säljer sina tjänster eller säljare av dyrare produkter och tjänster som inte har så många prospekt kan ett spårningskalkylblad vara ett utmärkt verktyg som i princip är gratis och inte har den branta inlärningskurva som de flesta CRM-system har.
Vem bör använda ett spårningskalkylblad?
Det är mest användbart för småföretag som vill börja samla in försäljningsdata men inte vill ta på sig kostnaden eller besväret med att konfigurera komplex programvara för försäljningsspårning, ett CRM-system eller ett system för hantering av leads.
Vanligtvis skapas det här kalkylbladet i antingen Excel eller Google Sheets. Molnbaserad programvara för projektledning som ClickUp och Monday.com är också bra alternativ för att skapa prospekteringskalkylblad.
Även om ett team har ett heltäckande CRM-system är spårningskalkylblad fortfarande användbara för mötesbokare som vill följa sina försäljningsmått och nå sina mål. Försäljningschefer kan säkerställa att deras säljare i frontlinjen genomför tillräckligt många meningsfulla aktiviteter per dag eller vecka utan att behöva lägga tid på detaljstyrning eller granskning av kalendrar.
Ovan ser du ett exempel på ett mycket effektivt kalkylblad för samtalsspårning som används i en halvautomatiserad kampanj för uppsökande försäljning av mina mötesbokare. Här spårar de dagligen sina nya och pågående försäljningskontakter, som kan vara direktmeddelanden, sms, e-postmeddelanden och samtal.
Det här verktyget hjälper mötesbokaren att hålla ordning och, ännu viktigare, gör det möjligt för min försäljningschef att gå igenom hela vårt team av mötesbokares utveckling på ungefär 20 minuter varje morgon.
Vilka uppgifter ska samlas in?
Viktiga kolumner och uppgifter
Kolumnerna kan innehålla uppgifter som lead-ID, företagsnamn, kontaktpersonens namn, kontaktens e-postadress, kontaktens telefonnummer, bransch, leadkälla, datum för första kontakten, datum för senaste kontakten, status, prioritet och anteckningar. Men samla åtminstone in:
- Kontaktuppgifter
- Förnamn
- Efternamn
- Företagsnamn
- Företagsuppgifter
- Telefonnummer
- E-postadress
- Adress
- LinkedIn-profil
- Andra profiler på sociala medier
- Interaktionshistorik
- Intressenivå
- Status för konversation/prospekt
- Affärsstadium
- Nästa steg
- Intresserad
- Samtal
- Offert
- Kontakta inte
Förbättra kvaliteten på spårningsdata
Konsekvens är avgörande
När du matar in data i kalkylarket för varje potentiell kund ska du säkerställa noggrannhet och fullständighet för att bibehålla spårningssystemets användbarhet. Om du är försäljningschef ska du se till att ditt säljteam utbildas i konsekventa datastandarder så att all data enkelt kan sammanställas för framtida granskning.
Använd funktionerna till din fördel
Använd funktioner för datavalidering i ditt kalkylprogram för att bibehålla dataintegriteten (t.ex. rullgardinsmenyer för Status och Prioritet).
Google Kalkylark har nu snabba mallbaserade funktioner som använder ‘@dropdown’ för att snabbt skapa villkorsstyrd formatering i ditt kalkylark.
Att använda dessa funktioner (i så stor utsträckning som möjligt) i stället för oformaterad text är en bra idé. Oformaterade textinmatningar innehåller vanligtvis många stavnings- och syntaxfel som kan göra det svårare att sammanställa data.
Exempel:
- För Status skapar du en rullgardinslista med alternativ som Ny, Kontaktad, Intresserad, Inte intresserad och Konverterad.
- För Prioritet kan alternativen vara Hög, Medel och Låg.
Så skapar du ett kalkylark för spårning av potentiella kunder
1. Definiera dina mål och KPI:er
Börja med att klargöra vad du vill uppnå med det här kalkylarket. Spårar du generering av potentiella kunder, konverteringsfrekvenser för försäljning eller uppföljningar med kunder? Dina mål avgör vilka data du behöver inkludera.
2. Skapa kalkylarkets struktur
Använd avsnittet ovan som vägledning och skapa en tabell med kolumner som hjälper dig att spåra nödvändig information om varje potentiell kund. Följ de grundläggande principerna för hantering av potentiella kunder för att bygga den grund du behöver för att lyckas.
3. Fyll i kalkylarket
Börja fylla i kalkylarket med data om dina nuvarande potentiella kunder. Detta kan göras manuellt eller genom att importera data från andra system om du övergår från en annan spårningsmetod.
4. Skapa villkorsstyrd formatering
Använd villkorsstyrd formatering för att göra det enklare att visuellt bedöma statusen och prioriteten för potentiella kunder. Du kan till exempel ge potentiella kunder med hög prioritet en röd bakgrund och potentiella kunder med låg prioritet en grön bakgrund, eller sortera efter "Datum för senaste kontakt" för att visa de äldsta posterna först.
En kommentar om kolumnen ”Senast kontaktad” – lär av mina misstag.
Det här kan verka som en liten detalj, men om du har bestämt dig för att inte använda ett CRM ännu lovar jag att den här lilla detaljen kommer att spara dig TIMMAR av frustration. Kolumnen för senast kontaktad är ett automatiserat sätt för dig att se vilka i ditt säljteam som nyligen har kontaktat någon. Så här ligger det till; jag garanterar att ditt säljteam inte kommer att fylla i den efter varje samtal eller meddelande, det kommer de helt enkelt inte att göra, så försök inte ens.
I stället har jag inkluderat ett användbart skript för Google Kalkylark som automatiskt uppdaterar kolumnen ”senast uppdaterad” om någon av de andra kolumnerna på samma rad ändras. Jag har upptäckt att den här lilla kodbiten är extremt användbar eftersom den eliminerar behovet för säljare att komma ihåg att fylla i sin senast uppdaterade cell.
Steg-för-steg-guide för att installera skriptet i Google Kalkylark
Öppna ditt Google Kalkylark.
- Gå till Tillägg → Apps Script.
- Ta bort all kod i skriptredigeraren och ersätt den med följande skript:
- Ändra arrayen watchColumns så att den innehåller de 1-baserade indexnumren för de kolumner du vill övervaka efter ändringar.
- Ändra dateColumn till det kolumnnummer där du vill att datumet ska visas när ändringar görs.
- Spara skriptet med sparikonen eller via Arkiv → Spara och namnge projektet.
- Stäng fliken Apps Script och återgå till ditt kalkylark.
Använd det här kodblocket på fliken Apps Script för att säkerställa att det fungerar. Du behöver bara uppdatera kolumnerna och ta bort de kommenterade anteckningarna efter //.
function onEdit(e) {
// Ange vilka kolumner du vill övervaka efter ändringar
const watchColumns = [2, 3]; // Exempel: Övervaka kolumn B och C (som är 2 och 3 i ett 1-baserat index)
const dateColumn = 4; // Kolumnen där datumet ska anges (D i det här fallet, vilket är 4)
const range = e.range;
const sheet = range.getSheet();
if (watchColumns.includes(range.getColumn())) {
// Ange datumet i den angivna "dateColumn" när en övervakad kolumn redigeras
const row = range.getRow();
const dateCell = sheet.getRange(row, dateColumn);
dateCell.setValue(new Date());
}
}
5. Skapa filter och sorteringsalternativ
Aktivera filter för varje kolumn så att användarna enkelt kan sortera informationen, till exempel genom att visa alla potentiella kunder som befinner sig i ett visst steg i säljprocessen eller som har tilldelats en specifik säljare.
Vad är ett utsnitt?
Ett utsnitt är ett interaktivt verktygsfält som gör att du kan sortera ditt kalkylark utifrån specifika värden och data. Du kan använda dem för att ändra vilken information som visas i kalkylarket med hjälp av en lättillgänglig widget.
Jag tycker mycket om utsnitt, eftersom de gör det möjligt att manipulera data direkt på sidan.
6. Skapa en utbildningsmodul för ditt team
Att utbilda ett nytt säljteam i hur man använder ett kalkylark för att effektivt följa upp potentiella kunder kan struktureras i en serie utbildningsmoduler. Här är föreslagna titlar och en kort översikt över varje modul som hjälp för att planera utbildningen:
Introduktion till prospektspårning
- Förstå kalkylarket för prospektspårning
- Bästa praxis för dataregistrering
- Hantera och uppdatera potentiella kunder
- Använda filter och sortering för analys
- Rapportering och insikter
- Tillämpning i verkligheten och rollspel
- Frågor och svar samt feedbacksession
7. Granska och analysera
En av de stora fördelarna med att använda Google Sheets är den enkla synkroniseringen med Google Lookerstudio. Det här verktyget gör det möjligt för en försäljningschef att ha tydligare diskussioner om försäljningsresultat och använda visualiseringar för att enklare och effektivare följa trender.
Vilka är involverade?
Nu när du har byggt ditt kalkylark i antingen Excel eller Sheets behöver du personer som driver din försäljningsprocess. Nedan följer de typiska personerna, rollerna och funktionerna i relation till kalkylarket.
Säljare
I alla affärsprocesser som innefattar försäljning fungerar säljaren som länken mellan företagets erbjudanden och kundens behov. Säljaren spelar en viktig roll, inte bara genom att genomföra försäljningsstrategier utan också genom att utforma dem utifrån direkt återkoppling från marknaden. Deras stöd säkerställer att de är motiverade och proaktiva, vilket är avgörande för att uppnå bästa möjliga försäljningsresultat.
Säljarna ansvarar för att fylla i sin del av kalkylarket varje dag. Ju färre och enklare KPI:er, desto bättre.
För en typisk försäljningsprocess vill jag att mitt team följer:
- Samtal per dag
- Samtal med kvalificerade potentiella kunder per dag
- Totalt kvalificerat försäljningspipelinevärde
- Totala intäkter
- Förhållandet mellan kvalificerade potentiella kunder och avslutade affärer
Dessa KPI:er bör byggas in i en huvudpanel i kalkylarket och vara helt öppen, så att alla säljare kan se hur de andra presterar.
Försäljningschef
En sak som jag inte kan nog betona när det gäller en försäljningschef är att den personen nästan aldrig bör vara den bästa säljaren. Tänk på Michael Scott i The Office. En fantastisk säljare, men en usel chef.
Att leda ett säljteam innebär att vara ansvarig för att hela teamet uppnår sina KPI:er. Det innebär ständig övervakning av ledande indikatorer, coachning av säljare som har det svårt och utveckling av nya strategier för att öka antalet avslutade affärer.
Det är mycket viktigt att försäljningschefen följer kalkylarket noggrant för att hålla teamet på rätt spår mot försäljningsmålen. Genom att säkerställa att data registreras korrekt och i tid kan de eliminera risken för detaljstyrning, eller som jag kallar det, ”Moralens död”.
När försäljningsdata visar att en säljare presterar över KPI-målet bör försäljningschefen helt enkelt lämna personen i fred. Först när dessa KPI:er börjar sjunka bör chefen ingripa och arbeta direkt med säljaren för att förbättra resultaten.
Försäljningsledare
Du är troligen småföretagare och i så fall är du förmodligen också försäljningsledare för ditt företag. När det gäller grundarledda säljteam är det viktigt att följa ett par steg:
- Sätt tonen och skapa kontinuitet i teamet genom ett separat möte som endast handlar om försäljning, minst en gång i veckan. Gör inte försäljningsmöten till en del av de allmänna mötena.
- Håll försäljningsmötena korta och fokuserade. Marcus Chan har skrivit en bra bok som heter Försäljningshemligheter för sexsiffriga inkomster, där du kan lära dig några verkligt användbara tips om hur man genomför ett effektivt försäljningsmöte.
- Delegera de enkla vinsterna. Om du är grundaren är ditt jobb att hantera nyckelkunder och utveckla dessa relationer över tid. Ditt jobb är INTE att vara den bästa säljaren. Lämna över de bästa potentiella kunderna och kunderna till ditt säljteam för att bygga moral och sammanhållning.
Om du är ägare kan du läsa vår artikel ”Så håller du potentiella kunder organiserade (och skapar förutsättningar för att ditt säljteam ska lyckas) på 3 steg” för användbara tips om hur du kommer igång med att organisera potentiella kunder tillsammans med ditt team.
Tips och misstag att undvika vid uppföljning av potentiella kunder
Tips
1. Integrera med e-postmarknadsföringssystemet (EMS) så snart som möjligt
E-post är ett av de mest kraftfulla försäljningsverktygen. Ett verktyg som ActiveCampaign eller MailChimp bör användas omedelbart. Med automatisering via Zapier kan du enkelt hämta relevant kontaktinformation till EMS utan att behöva registrera uppgifterna två gånger.
2. Automatisera där det är möjligt
Använd formler och funktioner för att automatisera beräkningar, till exempel antalet dagar sedan den senaste kontakten, för att spara tid och minska manuella fel.
3. Säkerhetskopiera kontinuerligt
Molnbaserade kalkylark som Google Sheets säkerhetskopieras alltid, vilket är anledningen till att jag föredrar kalkylark framför Excel för mina mallar för uppföljning.
Misstag att undvika
1. Överdriven komplexitet
Håll kalkylarket enkelt och användarvänligt. Undvik för många fält, komplexa formler och röriga layouter.
2. Inkonsekvent datainmatning
Standardisera datainmatningen med tydliga riktlinjer och använd rullgardinsmenyer för att minimera fel. Se till att alla teammedlemmar har utbildats i hur kalkylarket ska användas korrekt.
3. Försumma uppdateringar och underhåll
Uppdatera och underhåll kalkylarket regelbundet för att hålla det relevant och användbart. Implementera en säkerhetskopieringsstrategi för att förhindra dataförlust.
När behöver jag programvara för hantering av potentiella kunder?
Tecken på att ditt företag har vuxit ur kalkylarksmodellen
- Ökad mängd potentiella kunder: Att hantera ett stort antal potentiella kunder via kalkylark kan bli besvärligt och leda till fel. Om du tycker att det är svårt att effektivt följa upp interaktioner eller uppdateringar är det ett tecken på att du bör byta. En av fördelarna med programvara för försäljningsuppföljning är att den även kan hjälpa till att hantera större mängder potentiella kunder.
- Behov av åtkomst till data i realtid: Om flera teammedlemmar behöver få åtkomst till och hantera information om potentiella kunder samtidigt kan kalkylark bli begränsande och kanske inte har tillräckligt stöd för uppdateringar i realtid.
- Komplexa försäljningsprocesser: När försäljningsprocesserna blir mer komplexa och omfattar flera kontaktpunkter och anpassade uppföljningar kanske kalkylark inte klarar av att hantera dem effektivt.
- Begränsningar inom rapportering och analys: När avancerad analys och rapportering krävs för att fatta välgrundade beslut, men kalkylark är för grundläggande för att ge dessa insikter, kan ett CRM-system vara nödvändigt.
Så övergår du från ett kalkylark till ett CRM-system eller ett system för hantering av potentiella kunder
- Utvärdera dina behov: Förstå vad du behöver i ett CRM-system genom att identifiera problemen med ditt nuvarande kalkylarkssystem och specificera funktioner som löser dessa problem.
- Välj rätt CRM-system: Välj ett CRM-system som passar din budget, kan skalas i takt med din tillväxt, integreras med dina befintliga verktyg och är användarvänligt.
- Planera datamigreringen: Förbered dina data för migrering genom att rensa befintliga data (ta bort dubbletter och korrigera fel) och bestämma vilka data som behöver överföras.
- Utbilda ditt team: Se till att alla som ska använda CRM-systemet får utbildning i hur det används effektivt. Det kan innebära flera utbildningstillfällen eller löpande support.
Att byta från ett grundläggande kalkylark till ett särskilt CRM-system eller system för hantering av potentiella kunder är ett betydande steg framåt när det gäller att hantera kundrelationer och förbättra försäljningseffektiviteten, särskilt när ett företag växer och dess processer blir mer komplexa.
Prospektuppföljning – grunden för hållbar tillväxt
Att använda ett kalkylblad för att följa upp prospekt handlar inte bara om att hålla koll på vem du har pratat med; det handlar om att skapa en grund för hållbar tillväxt. Med funktioner som automatiska påminnelser om uppföljning, statusuppdateringar och prioritering av heta leads blir det här kalkylbladet ett mini-CRM som är särskilt anpassat efter startups unika behov.
När du fyller i varje leads uppgifter kan du se din affärsintelligens växa. Det gör att du snabbt kan finslipa dina säljmetoder och fokusera på det som verkligen fungerar. Dessutom är det ett utmärkt sätt för hela teamet att hålla sig samordnat kring säljmålen, förstå den aktuella situationen och gemensamt arbeta mot målen.
Att senare gå från ett kalkylblad till ett komplett CRM blir betydligt smidigare när du väl har dessa processer på plats. Det är mer än bara ett verktyg – det är din första vägvisare på entreprenörskapets stora hav, som styr dig mot mer systematiska och datadrivna försäljningsframgångar. Börja med detta enkla steg och lägg grunden för avancerade säljprocesser som får ditt företag att utvecklas. Låt resan mot tillväxt och effektivitet börja!
Registrera dig för fler RevOps-insikter
Vill du ta dina RevOps-kunskaper till nästa nivå? Prenumerera på nyhetsbrevet från The CRO Club för expertråd, programvarurecensioner och andra resurser som hjälper dig att skapa förutsägbar tillväxt i stor skala.
