10 passos para uma estratégia de business intelligence bem-sucedida

Se já está familiarizado com a inteligência empresarial, sabe que esta utiliza análises de dados avançadas para compreender o que está a acontecer com a sua empresa e o seu desempenho. Criar uma boa estratégia de inteligência empresarial é muito semelhante a realizar uma pequena operação de reconhecimento por conta própria, utilizando um conjunto de dados a que provavelmente já tem acesso. O objetivo é compreender as informações de megadados espalhadas por vários locais e transformá-las em análises que consiga interpretar e utilizar. 

Naturalmente, antes de começar a utilizar uma estratégia de BI para tomar decisões inteligentes, poupar dinheiro e esforço, reduzir os seus riscos e obter uma vantagem sobre a concorrência, é útil começar por estabelecer as bases. É aqui que entra este artigo, o seu roteiro para criar uma estratégia de BI bem-sucedida.

O que é uma estratégia de inteligência empresarial?

Uma estratégia de inteligência empresarial é o seu plano para compreender os conjuntos de dados disponíveis na sua empresa. É provável que a sua empresa recolha muitas informações, e uma boa estratégia de BI é um método sistemático para as organizar, analisá-las, desenvolver conhecimentos úteis a partir delas e, em seguida, tomar decisões baseadas em dados. Alguns exemplos de dados dispersos que a sua empresa provavelmente recebe são:

• Dados de vendas
• Opiniões nas redes sociais
• Respostas dos clientes a chamadas de serviço e apoio técnico
• Dados financeiros internos
• Folhas de pagamento dos colaboradores, folhas de horas e tudo o que provenha dos recursos humanos, como baixas por doença e licenças remuneradas
• Dados de inventário
• Informações semelhantes que recolheu sobre os concorrentes, como os respetivos números de vendas disponíveis publicamente ou os gastos em publicidade

Quando tem um conjunto de dados que considera conter informações úteis, a sua estratégia de BI é o método formal que utiliza para o analisar e chegar a uma visualização de dados lógica que faça sobressair os principais conhecimentos. Normalmente, isto envolve reunir uma equipa de BI composta pelas principais partes interessadas, desde o seu diretor financeiro ou diretor de informação até fornecedores, gestores de recursos humanos, especialistas em análise de dados e até utilizadores finais, para realizar reuniões estruturadas onde as informações são analisadas de forma significativa.

O objetivo é desenvolver um modelo preditivo que explique o que a sua organização está a fazer e, idealmente, obter previsões mais precisas do que através de uma abordagem baseada em palpites.

Porque devo ter uma estratégia de inteligência empresarial?

Utilizar ferramentas estruturadas de análise de dados para revelar indicadores-chave de desempenho vale o esforço envolvido. Assim que as suas equipas estiverem a funcionar, começarão a surgir muitos conhecimentos verdadeiramente surpreendentes, que podem fundamentar decisões empresariais muito melhores. À medida que se habitua a trabalhar desta forma, irá notar vários benefícios do BI. O seu roteiro de inteligência empresarial pode ajudá-lo das seguintes formas.

Tomar decisões informadas

Tomar decisões é a principal função do chefe e, se estiver a agir às cegas, é como se estivesse simplesmente a atirar dardos a um alvo com SIM e NÃO afixados. A análise empresarial avançada informa o seu processo de tomada de decisões e mantém-no ligado aos factos de uma forma que, de outro modo, não seria possível em organizações em crescimento. Num único dia, poderá ter de tomar decisões sobre a política de recursos humanos, as mensagens nas redes sociais, os esforços de conformidade, os relatórios destinados aos reguladores governamentais e até sobre se a sala de descanso deve ter leite normal ou de soja.

Suponha, por exemplo, que tem de decidir se deve mudar para um horário de turnos 4/10, em vez de manter o atual horário 5/8. Sem uma estratégia de BI para analisar os dados das folhas de horas e os indicadores-chave de desempenho, está basicamente a adivinhar com base no que lhe parece correto. Mas e se submetesse os seus dados às etapas de automatização da inteligência empresarial que implementou e estas indicassem que os colaboradores do serviço de apoio ao cliente têm um desempenho muito melhor perto do final do turno do que no início, mas faltam mais vezes por doença do que as pessoas das vendas?

Neste caso, poderia considerar um horário de 12 horas de trabalho/24 horas de descanso, uma vez que este maximiza tanto o tempo produtivo dos seus colaboradores do serviço de apoio ao cliente como o seu tempo de descanso. Como resultado, obteria melhores tempos de atendimento das chamadas e uma redução do absentismo. Esta é uma boa decisão empresarial, e nunca teria chegado a ela se não tivesse a equipa de BI a analisar os dados em profundidade.

Poupar tempo e dinheiro

Utilizando o exemplo anterior, decidiu mudar para um horário 12/24 no serviço de apoio ao cliente. Agora tem de implementar a sua decisão. É evidente que existem formas boas e más de o fazer, mas haverá uma única melhor forma?

As empresas que pretendem fazer uma mudança significativa como esta contratam, por vezes, consultores externos para planear e gerir a sua estratégia de transformação digital. Escusado será dizer que isto é extremamente dispendioso e consumirá a sua atenção durante meses. Por outro lado, atribuir esta tarefa a alguém internamente pode demorar igualmente bastante tempo, e esse gestor não poderá tratar do seu restante trabalho enquanto reorganiza os horários.

É nessa altura que a sua equipa de BI vem em seu auxílio, analisando os dados e encontrando o currículo (através de palavras-chave pesquisáveis) de uma das suas analistas financeiras, que já foi gestora de projetos. Ela regressou recentemente da licença de maternidade (informação fornecida pelos RH) e ainda não começou a tratar dos impostos deste ano. O acompanhamento das chamadas recebidas mostra que março é um mês mais calmo no que diz respeito aos pedidos ao serviço de apoio ao cliente e que recebe menos chamadas durante a noite. 

Munido destes conhecimentos, pede à sua antiga gestora de projetos que assuma a alteração dos horários antes de a época fiscal começar verdadeiramente. Agende o primeiro novo turno para o início de março e comece a transição com as equipas noturnas, para manter a sua carga de trabalho reduzida até que todos se possam adaptar. Em seguida, utilize os seus painéis financeiros para comparar o custo com o que teria pago a consultores empresariais para realizar a tarefa.

Mitigar os riscos

A mitigação inteligente dos riscos é outra vantagem de ter uma estratégia de inteligência empresarial. Ao definir objetivos empresariais para o futuro próximo, irá inevitavelmente correr alguns riscos. Afinal, as iniciativas futuras tornam-se muito mais previsíveis se conseguir ver o futuro. Uma estratégia de inteligência empresarial não consegue gerir totalmente essa situação, mas pode contribuir para o seu planeamento.

Imagine que decidiu implementar o novo horário e que já está a meio da transição. Apesar do seu melhor planeamento, as coisas não estão a correr bem e um número de trabalhadores do serviço de apoio ao cliente superior ao esperado está a sair ou a queixar-se da mudança. As suas principais partes interessadas acompanham de perto as métricas e elaboram um conjunto de marcos facilmente apresentados num gráfico para o ajudar a monitorizar o projeto. Se a sua taxa de rotatividade aumentar para níveis específicos, isso é um sinal para abrandar a mudança ou reduzir as perdas antecipadamente. Se os números se mantiverem próximos de níveis toleráveis, pode prosseguir com confiança, uma vez que as fontes de dados preveem um regresso à normalidade após a transição. Em qualquer dos casos, está a assumir riscos bem definidos de forma consciente e mantém o controlo durante todo o processo.  

Obter uma vantagem competitiva

Num setor concorrido e competitivo, até uma ligeira vantagem pode proporcionar-lhe uma pequena diferença que, gradualmente, lhe permite destacar-se. Se a sua concorrência não estiver a utilizar ferramentas avançadas de BI para gerir o seu processo de tomada de decisões, é provável que cometa menos erros e erros menos graves, podendo até encontrar novas oportunidades que os outros não detetam.

Passos para criar uma estratégia de inteligência empresarial bem-sucedida

As vantagens de uma BI bem-sucedida parecem apelativas, mas como pode concretizá-la no mundo real? Eis 10 passos que praticamente qualquer empresa pode seguir para desenvolver sistemas de BI bem-sucedidos e torná-los uma parte regular da atividade empresarial.

Passo 1. Avaliar a situação atual

Não pode fazer nada enquanto não souber aquilo que tem pela frente. Utilize o seu conhecimento interno sobre o estado da sua empresa e os seus objetivos empresariais futuros para avaliar onde se encontra e de que tipo de informação precisa para o orientar no futuro. Isto irá influenciar muitas das decisões que tomará enquanto estrutura as suas equipas e planeia os seus novos fluxos de trabalho. Faça uma visita às suas instalações, analise as suas folhas de cálculo do Excel e fale com os responsáveis dos departamentos para identificar objetivos relevantes e encontrar áreas onde falte informação.

Passo 2. Selecionar um patrocinador e as partes interessadas

As pessoas que escolher para formar as suas equipas de BI têm de ser inteligentes, motivadas e disciplinadas o suficiente para adotarem uma abordagem sistemática à análise de dados. Escolha alguém em quem confie para liderar a equipa. Normalmente, trata-se de um executivo de nível superior, com muita experiência na interação em grupo e na liderança de equipas. Dê a este patrocinador bastante liberdade para reunir o resto da equipa, mas certifique-se de que o grupo inclui representantes de todas as equipas afetadas pelo projeto. Estas partes interessadas irão trabalhar em estreita colaboração.

Passo 3. Reunir a sua equipa de BI

Reúna toda a gente, encomende pizza e comece pelas apresentações. Se estiver a alterar horários, como no nosso exemplo em curso, as pessoas essenciais a incluir são o seu patrocinador — que vamos assumir ser o seu diretor de operações —, que reportará diretamente a si. Entre as partes interessadas da equipa estarão o responsável pelo serviço de apoio ao cliente, alguém dos RH, um responsável pelo planeamento de horários das operações, alguém do sindicato, caso tenha um, e talvez alguém do departamento jurídico com experiência específica em direito laboral e conformidade aplicável a trabalhadores não isentos.

Nota: Dependendo da plataforma que escolher (no passo seguinte), poderá também querer investir em formação, como um curso de Power BI ou um curso de Tableau para a sua equipa.

Passo 4. Escolha a sua plataforma de BI

Estamos no ano atual e tudo é digital. Independentemente do que a sua equipa esteja a fazer, mesmo que os objetivos de desempenho da sua empresa se resumam a mudar para leite de soja na estação de café, precisa de software de inteligência empresarial que ofereça modelos de autosserviço e uma excelente usabilidade para não especialistas. Se precisar de algumas sugestões avaliadas, listámos as nossas recomendações para as melhores plataformas de inteligência de receita.

Passo 5. Considere a segurança, a privacidade e a conformidade 

Neste preciso momento, algures no mundo, um grupo destemido de hackers está a tentar obter os seus dados. Os planos da sua empresa para o futuro não são algo que queira partilhar, pelo que precisa de encriptação e de uma boa segurança informática. Se trabalha com dados financeiros de clientes, certifique-se de que utiliza apenas software com certificação SSAE 18, uma vez que esta pode ser uma exigência legal.

Passo 6. Recolha, limpe e analise os seus dados

Entra lixo, sai lixo. Já ouviu isto antes, mas é mais importante aqui do que nunca. Limpe os seus dados antes de estes passarem pelo triturador de BI, caso contrário, os resultados não farão sentido. Não precisa, por exemplo, de saber o número de telefone de casa de todos os funcionários para alterar um horário, por isso remova essa informação e quaisquer outros dados supérfluos. Uma dependência intrínseca da qualidade dos dados é uma das desvantagens do BI.

Passo 7. Utilize visualizações de dados

Parte do plano de BI consiste em definir como apresentar os conhecimentos que a equipa está a desenvolver. Crie um painel de inteligência empresarial utilizando modelos de visualização de dados, uma vez que são simples, intuitivos e permitem analisar grandes quantidades de dados num relance. Isto também torna muito mais fácil para todas as partes interessadas e para todos os membros da sua equipa de BI compreenderem exatamente aquilo que estão a analisar.

Passo 8. Identifique os seus KPIs

Defina os seus principais indicadores de desempenho (KPIs) e marcos desde cedo e mantenha-se fiel a eles. Quando deverá saber de que forma a alteração do horário afetará o moral? Quando deverá saber quanto irá custar? Qual é o ROI de tudo isto? Acompanhe esta questão, pois é o feedback de que precisa para garantir que está no caminho certo.

Passo 9. Antecipe os obstáculos e encontre soluções

Como disse certa vez um famoso pugilista: "Toda a gente tem um plano até levar um soco na cabeça." Sabemos que a inteligência empresarial e os dados estão bastante afastados do desporto, mas a citação aplica-se, na realidade, a qualquer plano que empreenda. Planeie antecipadamente para obstáculos, erros e desvantagens conhecidas do BI, e tenha um plano preparado para ultrapassar as inevitáveis falhas informáticas, perdas de dados e lacunas na formação.

Passo 10. Realize revisões anuais

Se não integrar feedback e avaliação na sua estrutura de BI, nunca saberá se esta está a funcionar. Realize revisões anuais (ou mais frequentes, como trimestrais) dos dados, da equipa e até do próprio processo, para garantir que se mantém no caminho certo. Mais uma vez, analise o ROI que está a obter e continue o processo de aperfeiçoamento para melhorar continuamente a sua capacidade de tomar decisões baseadas em dados.

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