5 nadelen van bedrijfsinformatie die je moet kennen

Tools voor bedrijfsinformatie (BI) kunnen lijken op de magische oplossing voor datagestuurde besluitvorming, maar ze zijn niet zonder tekortkomingen. Als CRO- of RevOps-leider merk je misschien dat juist de tools die bedoeld zijn om je team meer mogelijkheden te geven, soms nieuwe uitdagingen introduceren, van een overvloed aan data tot steile leercurves.

Als je je bedrijf opschaalt, is het van cruciaal belang om te begrijpen waar bedrijfsinformatie tekort kan schieten—voordat het je groei vertraagt. In dit artikel bespreken we de nadelen van bedrijfsinformatie die je mogelijk kunnen verrassen, en hoe je deze kunt omzeilen.

Wat is bedrijfsinformatie (BI)?

Bedrijfsinformatie (BI) biedt tools en processen waarmee bedrijven hun grote datasets kunnen verzamelen, analyseren en organiseren. Dit omvat taken zoals datamining en prestatiebeoordeling om het inzicht in de bedrijfsvoering te vergroten.

Voor veel SaaS-bedrijven is BI essentieel. Het combineert data-analyse, visualisatie en infrastructuur en helpt leiders om goed onderbouwde strategische beslissingen te nemen voor soepelere bedrijfsactiviteiten.

BI is bedoeld om complexe data te vereenvoudigen. Het presenteert deze data in goed leesbare rapporten en dashboards voor gedetailleerde analyse en het identificeren van trends. Met aanpasbare weergaven kun je snel de bedrijfsgroei beoordelen en specifieke datapunten onderzoeken wanneer dat nodig is.

Wat zijn de voordelen van bedrijfsinformatie?

BI legt de basis voor betere mogelijkheden op het gebied van bedrijfsvoering en activiteiten. Bestuurders aan de top erkennen de waarde ervan en ontwikkelen de vaardigheden die nodig zijn om deze tool op de volgende manieren om te zetten in een duurzaam strategisch voordeel:

• Dankzij de inzichten behalen ze betere resultaten op het gebied van besluitvorming, operationele efficiëntie en klantbetrokkenheid.
• Ze breiden hun datavaardigheden uit, vooral de financiële teams, en bereiden hen voor om op termijn nog meer uit hun data te halen.
• Ze bouwen een schat aan data op die jarenlang hun goudmijn zal zijn, door informatie uit alle hoeken samen te brengen voor een compleet beeld.

Dat gezegd hebbende, zijn hier enkele voordelen van bedrijfsinformatie die omzetdirecteuren, zoals jij, helpen om strategische beslissingen voor de lange termijn te nemen en de dagelijkse bedrijfsvoering te verbeteren.

Betere budgettoewijzing

Met de ontwikkeling en uitbreiding van het digitale landschap is inzicht in online gedrag cruciaal om de effectiviteit van je marketingstrategieën te bepalen. 

Goede software voor bedrijfsinformatie stelt je team in staat om data uit verschillende platforms, zoals planning van bedrijfsmiddelen (ERP), klantrelatiebeheer (CRM), digitale marketing, sociale media en webanalyse, naadloos samen te voegen. 

Door deze geconsolideerde data te analyseren, krijg je cruciale inzichten in wat goed werkt en wat kan worden verbeterd. Objectieve inzichten en rapporten zijn de sterkste indicatoren voor waar je je marketingbudget efficiënt moet inzetten. 

Omdat de meeste gesprekken achter het scherm plaatsvinden, is het volgen van online interacties essentieel om echte klantbeslissingen te begrijpen en ervoor te zorgen dat je het maximale rendement uit je marketingbudget haalt.

Kansen en problemen vroegtijdig signaleren

Nauwkeurige realtime data kan je helpen gouden kansen te identificeren. Merk je een onverwachte stijging in de verkoop van een specifiek product? Misschien heeft een influencer je product onder de aandacht gebracht. Of misschien ontdek je een specifieke dag van de week, maand of het jaar waarop de verkoop toeneemt. Dat is je signaal om marketing erbij te betrekken en de boodschap kracht bij te zetten.

Maar het gaat niet alleen om kansen. Het oude gezegde voorkomen is beter dan genezen geldt ook voor bedrijven. Stel dat je bedrijf streeft naar een brutomarge van 40% op alle verkopen. Maar met een realtime BI-dashboard ontdek je een reeks orders met marges van minder dan 10%. Zonder dit inzicht in je KPI's had een grote prijsfout bij een topproduct mogelijk onopgemerkt kunnen blijven. Denk aan de potentiële verliezen die je kunt voorkomen doordat je een probleem hebt ontdekt en direct hebt opgelost. 

Veel afwijkingen gaan vaak verloren te midden van enorme hoeveelheden data. Door deze afwijkingen vrijwel in realtime te detecteren, kunnen bedrijfsleiders uitdagingen voorkomen en nieuwe mogelijkheden aangrijpen.

De bedrijfsvoering versnellen

Soms weet het management dat er een probleem is, maar ontbreekt een duidelijk beeld van de aard ervan. Tijdens verstoringen in de toeleveringsketen kunnen BI-rapporten bijvoorbeeld gedetailleerd inzicht bieden in wat er op de werkvloer gebeurt. 

Met de juiste data kan een supplychainmanager de oorzaak van het probleem vaststellen en haalbare alternatieven vinden. Met behulp van datagestuurde inzichten kunnen zij de beste oplossingen bepalen. 

In een wereld waarin bedrijven worstelen met uitdagingen in de toeleveringsketen, wordt nauwkeurige en transparante informatie doorslaggevend voor het aanpakken van problemen en het verbeteren van de bedrijfsvoering.

Bereidt zich voor op verandering

In het voortdurend veranderende zakelijke landschap moet het management alert blijven en klaar zijn om zich aan nieuwe ontwikkelingen aan te passen.

Deze veranderingen leiden vaak tot veel vragen van leidinggevenden. Toen COVID-19 in 2020 bijvoorbeeld de wereld tot stilstand bracht, vroegen mensen in de sector voor eten en drinken zich af: “wat gebeurt er als onze restaurantverkopen met 90% dalen?” of “welke invloed hebben recente veranderingen gehad op de verkoop in supermarkten?”

Een goed businessintelligenceplatform staat bekend om zijn vermogen om zulke specifieke vragen te beantwoorden. Het vragende aspect van BI is bij uitstek geschikt om unieke vragen aan te pakken en erop te reageren. In onvoorspelbare situaties kan snelle en nauwkeurige informatie een uitkomst bieden.

Doorbreekt datasilo's

Het grotere geheel zien op basis van uitgebreide gegevens is cruciaal voor gefundeerde zakelijke beslissingen. Het BI-team combineert gegevens uit verschillende bronnen om een volledig verhaal te vertellen. 

Wanneer de CRO samenwerkt met BI, verandert dit het perspectief van hun afdeling op het gebruik van gegevens, waarbij de waarde van het combineren van zowel financiële als niet-financiële gegevens wordt erkend.

Zo'n synergie kan het bredere bedrijf inspireren en teams aanmoedigen om verder te kijken dan hun eigen datasilo's en het grotere geheel te bekijken voor goed geïnformeerde besluitvorming. In plaats van verspreide gegevensbronnen te beheren, kunnen ze allemaal worden gesynchroniseerd en naadloos samenwerken. 

Het ontbreken van een sterke BI-aanpak om gegevens te consolideren zou ertoe leiden dat het volledige potentieel ervan onbenut blijft. Je hebt bijvoorbeeld misschien inzicht in de verkeersstatistieken van een website via Google Analytics, maar geen idee hoe je deze kunt gebruiken om verkoopstrategieën te verfijnen. Dit gebrek aan inzicht kan betekenen dat kansen verloren gaan.

De 5 belangrijkste nadelen van business intelligence

Maar helaas: waar voordelen zijn, zijn ook nadelen. De voordelen van business intelligence brengen dan ook uitdagingen en nadelen met zich mee waarvan je vooraf op de hoogte moet zijn. Dit zijn de vijf belangrijkste:

1. Hoge initiële kosten

De aanschaf en volledige installatie van sommige van de beste businessintelligence-software kan in eerste instantie een grote investering lijken, maar de voordelen ervan worden snel duidelijk. 

Datagestuurde beslissingen verhogen de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid. Door beslissingen te baseren op concrete gegevens in plaats van op intuïtie of anekdotisch bewijs, kunnen bedrijven resultaten beter voorspellen en consistente, positieve resultaten behalen. Voor kleinere bedrijven kunnen de voorafgaande kosten echter ontmoedigend lijken, maar er zijn alternatieven.

Oplossing: BI dwingt je om het grotere geheel te bekijken. Kijk verder dan de directe kosten en houd rekening met de besparingen op lange termijn door verhoogde efficiëntie, gestroomlijnde processen en datagestuurde omzetgroei. Als het lastig is om de software vooraf te betalen, kun je een selfservice-BI-oplossing overwegen, die de hoge kosten voor IT-ondersteuning vaak omzeilt. Stem je keuze daarnaast uitsluitend af op de functies die je nodig hebt en sla duurdere, uitgebreidere modellen over.

2. Gebrek aan context en analyse van gegevens

BI-tools en rapporten bieden waardevolle inzichten door gegevensanalyse. Maar ze geven je geen duidelijke antwoorden. De meeste BI-software schiet soms tekort bij het bieden van context, waardoor teams met vragen blijven zitten. Hoewel ze rapporten kunnen bekijken, weten ze niet hoe ze deze moeten interpreteren en er bruikbare inzichten uit kunnen halen.

Oplossing: Een manier om deze kloof te overbruggen is het gebruik van software voor gegevensvisualisatie. Deze tools bieden een duidelijker beeld door gegevens visueel weer te geven, waardoor je team door BI gegenereerde inzichten gemakkelijker kan begrijpen. Bovendien kun je dankzij deze visuele aanwijzingen sneller trends en patronen herkennen die anders misschien onopgemerkt zouden blijven.

3. Gegevensbeheer

BI-oplossingen produceren enorme hoeveelheden gegevens. Als deze niet goed worden beheerd via de juiste implementatiefasen van BI, kan dit leiden tot ernstige veiligheidsproblemen. Een gebrek aan goed gegevensbeheer kan organisaties blootstellen aan datalekken en andere bedreigingen.

Een SaaS-bedrijf dat CRM-platforms verkoopt en toegang heeft tot grote hoeveelheden klantgegevens, zou door een onoplettendheid onbedoeld verkoopcijfers kunnen blootleggen. Een sterk kader voor gegevensbeheer (en investeren in opleidingen zoals Power BI-cursussen of Tableau-cursussen voor medewerkers) zou dergelijke lekken voorkomen en het vertrouwen van klanten behouden.

Oplossing: Om deze risico's te beperken, moeten organisaties een solide kader voor gegevensbeheer opstellen. Dit moet richtlijnen voor gegevensbeheer, beveiliging en privacy omvatten, aangevuld met regelmatige audits om naleving te garanderen.

4. Zelfbedienings-BI

Zelfbedienings-BI kan een betaalbare oplossing bieden voor bedrijven, maar zonder goed toezicht kan het leiden tot gegevenschaos en inconsistente resultaten. 

Zo zou het marketingteam, bij het bekijken van zijn analysetools, een stijging in de verkoop toeschrijven aan zijn initiatieven. De verkoopafdeling zou dezelfde stijging daarentegen kunnen toeschrijven aan een recent verkoopevenement. 

Deze tegenstrijdige interpretatie kan leiden tot verkeerde beslissingen en verspilling van middelen. Effectieve BI vereist een strakke gegevensengineering en een onbevooroordeelde interpretatie, wat sommige gebruikers van zelfbedienings-BI mogelijk over het hoofd zien.

Oplossing: Laat BI-teams gegevens organiseren in datawarehouses voor consistentie en investeer in cursussen bedrijfsinformatie om iedereen goed op te leiden. Met vastgestelde richtlijnen voor gegevensinterpretatie kunnen verschillende teams de impact van hun respectieve inspanningen nauwkeurig beoordelen, zodat beslissingen op elkaar afgestemd en goed geïnformeerd zijn. Als je een klein bedrijf hebt dat zich geen BI-team kan veroorloven, kun je overwegen tijdelijk iemand in te huren om je te helpen dit warehouse op te zetten.

5. Menselijke vooringenomenheid

​​BI-tools streven naar objectiviteit, maar menselijke vooroordelen kunnen deze beïnvloeden, wat uitdagingen oplevert voor organisaties die afhankelijk zijn van beslissingen. Elke organisatie heeft te maken met unieke BI-beperkingen als gevolg van uiteenlopende datasets, organisatorische structuren en IT-kaders. Regelmatige evaluaties van BI-tools kunnen helpen deze beperkingen in kaart te brengen en strategieën te formuleren om ze aan te pakken.

Oplossing: Om dit tegen te gaan, moeten organisaties mogelijke vooroordelen in hun BI-uitvoer erkennen en investeren in mechanismen, zoals geautomatiseerde besluitvormingsprocessen en uiteenlopende gegevensbronnen, om deze vooroordelen te beperken.

BI-uitdagingen overwinnen

Software voor bedrijfsinformatie biedt duidelijk tal van voordelen en kan je helpen dat concurrentievoordeel te behalen, maar kent ook enkele beperkingen. Hoewel het een groeiende markt is met bewezen sterke punten, hangt de effectiviteit ervan sterk af van een juiste implementatie.

Als je dit artikel interessant vond, vergeet dan niet je te abonneren op de nieuwsbrief van The CRO Club om direct in je inbox praktisch advies van leiders uit de sector te ontvangen.