Se hai già familiarità con la business intelligence, sai che utilizza analisi avanzate dei dati per comprendere cosa sta accadendo nella tua azienda e le sue prestazioni. Costruire una buona strategia di business intelligence è molto simile a condurre una piccola operazione di ricognizione per conto proprio, utilizzando una grande quantità di dati a cui probabilmente hai già accesso. L'obiettivo è comprendere le informazioni sui big data sparse in vari luoghi e trasformarle in analisi che puoi comprendere e utilizzare.
Naturalmente, prima di iniziare a utilizzare una strategia di BI per prendere decisioni intelligenti, risparmiare tempo e denaro, ridurre i rischi e ottenere un vantaggio sulla concorrenza, è utile preparare prima il terreno. Ecco quindi questo articolo, la tua roadmap per costruire una strategia di BI di successo.
Che cos'è una strategia di business intelligence?
Una strategia di business intelligence è il tuo piano per comprendere i set di dati disponibili per la tua azienda. Probabilmente la tua azienda raccoglie una grande quantità di informazioni e una buona strategia di BI è un metodo sistematico per organizzarle, analizzarle, sviluppare da esse informazioni utili e quindi prendere decisioni basate sui dati. Esempi di dati grezzi che probabilmente la tua azienda raccoglie sono:
- Dati sulle vendite
- Feedback sui social media
- Risposte dei clienti alle chiamate al servizio e all'assistenza tecnica
- Dati finanziari interni
- Buste paga dei dipendenti, cartellini delle presenze e qualsiasi altro dato proveniente dalle risorse umane, come assenze per malattia e PTO
- Dati sull'inventario
- Informazioni simili raccolte dai concorrenti, come i dati sulle vendite disponibili pubblicamente o la spesa pubblicitaria
Quando hai un set di dati che ritieni contenga informazioni utili, la tua strategia di BI è il metodo formale che utilizzi per analizzarlo e arrivare a una visualizzazione dei dati sensata, in cui emergano chiaramente le informazioni chiave. Di solito ciò comporta la creazione di un team di BI composto dai principali stakeholder, dal CFO o CIO ai fornitori, ai responsabili delle risorse umane, agli esperti di analisi dei dati e persino agli utenti finali, per tenere riunioni strutturate durante le quali le informazioni vengono analizzate in modo significativo.
L'obiettivo è sviluppare un modello predittivo che spieghi cosa sta facendo la tua organizzazione e, auspicabilmente, ottenere previsioni migliori rispetto all'approccio basato sulle supposizioni casuali.
Perché dovrei avere una strategia di business intelligence?
Utilizzare strumenti di analisi strutturata dei dati per mettere in evidenza gli indicatori chiave di prestazione vale lo sforzo richiesto. Una volta che i tuoi team saranno operativi, inizieranno a emergere molte informazioni davvero sorprendenti, che potranno orientare decisioni aziendali decisamente migliori. Abituandoti a lavorare in questo modo, noterai diversi vantaggi della BI. La tua roadmap di business intelligence può aiutarti nei seguenti modi.
Prendere decisioni informate
Prendere decisioni è il compito principale del capo e, se procedi alla cieca, sembra di lanciare freccette contro un bersaglio con un SÌ e un NO appuntati sopra. Le analisi aziendali avanzate forniscono informazioni utili per prendere decisioni e ti mantengono ancorato ai fatti in un modo altrimenti impossibile nelle organizzazioni in crescita. In un solo giorno potresti dover prendere decisioni sulle politiche delle risorse umane, sui messaggi per i social media, sulle attività di conformità, sulle comunicazioni agli enti regolatori governativi e persino sulla scelta tra latte normale o di soia nella sala pausa.
Supponiamo, ad esempio, che tu debba decidere se passare a un turno di 4/10, invece di mantenere l'attuale schema 5/8. Senza una strategia di BI per analizzare i dati dei cartellini delle presenze e gli indicatori chiave di prestazione, stai praticamente andando a intuito, basandoti su ciò che ti sembra giusto. Ma cosa succederebbe se sottoponessi i tuoi dati alle fasi di automazione della business intelligence che hai predisposto e questi indicassero che i dipendenti del servizio clienti lavorano molto meglio verso la fine del turno rispetto all'inizio, ma si assentano per malattia più spesso delle persone addette alle vendite?
In questo caso, potresti prendere in considerazione un programma di 12 ore di lavoro e 24 ore di riposo, poiché massimizza sia il tempo produttivo dei dipendenti del servizio clienti sia il loro tempo libero. Di conseguenza, noteresti una riduzione dei tempi di gestione delle chiamate e dell'assenteismo. È una buona decisione aziendale, alla quale non saresti mai arrivato se il team di BI non avesse analizzato i dati in profondità.
Risparmiare tempo e denaro
Riprendendo l'esempio precedente, hai deciso di passare a un programma 12/24 per il servizio clienti. Ora devi mettere in pratica la tua decisione. Ovviamente esistono modi giusti e sbagliati per farlo, ma esiste un unico modo migliore?
Le aziende che desiderano apportare un cambiamento significativo come questo a volte assumono consulenti esterni per pianificare e gestire la propria strategia di trasformazione digitale. È superfluo dire che si tratta di un'opzione estremamente costosa e che assorbirà la vostra attenzione per mesi. D'altra parte, assegnare l'incarico a una persona interna potrebbe richiedere altrettanto tempo, e quel dirigente non potrebbe svolgere il resto del proprio lavoro mentre riorganizza i turni.
È in momenti come questo che il vostro team BI interviene in vostro aiuto, analizzando i dati e trovando il curriculum (tramite parole chiave ricercabili) di una delle vostre analiste finanziarie, che in passato era una responsabile di progetto. È appena rientrata dal congedo di maternità (informazione fornita dalle risorse umane) e non ha ancora iniziato a occuparsi delle imposte di quest'anno. Il monitoraggio delle chiamate in entrata mostra che marzo è un mese tranquillo per le richieste al servizio clienti e che ricevete il minor numero di chiamate durante la notte.
Forte di queste informazioni, chiedete alla vostra ex responsabile di progetto di occuparsi della modifica dei turni prima che la stagione fiscale entri nel vivo. Programmate il primo nuovo turno per l'inizio di marzo e avviate la transizione con le squadre notturne, così da mantenere leggero il loro carico di lavoro finché tutti non si saranno adattati. Poi utilizzate i vostri cruscotti finanziari per confrontare il costo con quello che avreste sostenuto affidando l'incarico a consulenti aziendali.
Have an account? Log In
Mitigare i rischi
Una gestione intelligente dei rischi è un altro vantaggio derivante dall'avere una strategia di business intelligence. Quando stabilite gli obiettivi aziendali per il prossimo futuro, inevitabilmente correrete alcuni rischi. Dopotutto, le iniziative future diventano molto più prevedibili se riuscite a vedere il futuro. Una strategia di business intelligence non può gestire completamente questo aspetto, ma può fornire informazioni utili per la vostra pianificazione.
Supponiamo che abbiate deciso di attuare il nuovo programma e che siate a metà della transizione. Nonostante la vostra migliore pianificazione, le cose non stanno andando bene e un numero di operatori del servizio clienti superiore alle aspettative si sta dimettendo o lamentando del cambiamento. I vostri principali portatori di interesse tengono d'occhio le metriche e producono una serie di traguardi facilmente rappresentabili in grafici per aiutarvi a monitorare il progetto. Se il tasso di abbandono aumenta fino a determinati livelli, è un segnale per rallentare il passaggio al nuovo sistema o limitare tempestivamente le perdite. Se i numeri rimangono vicini a livelli tollerabili, potete proseguire con fiducia, poiché le fonti dati prevedono un ritorno alla normalità dopo la transizione. In entrambi i casi, state affrontando rischi ben definiti con piena consapevolezza e mantenete il controllo durante tutto il processo.
Avere un vantaggio competitivo
In un settore affollato e competitivo, anche un lieve vantaggio può offrirvi quel piccolo margine che gradualmente vi permette di portarvi in testa. Se la concorrenza non utilizza strumenti BI avanzati per gestire il proprio processo decisionale, probabilmente commetterete meno errori e meno errori gravi, e potreste persino scoprire nuove opportunità che altri non riescono a cogliere.
Passaggi per costruire una strategia di business intelligence efficace
I vantaggi di una BI efficace sembrano interessanti, ma come si fa a realizzarla nel mondo reale? Ecco 10 passaggi che quasi ogni azienda può seguire per sviluppare sistemi BI efficaci e renderli una parte integrante delle proprie attività quotidiane.
Passaggio 1. Valutate la vostra situazione attuale
Non potete fare nulla finché non sapete cosa vi aspetta. Utilizzate la vostra conoscenza diretta dello stato della vostra azienda e dei vostri obiettivi aziendali futuri per valutare la vostra situazione attuale e il tipo di informazioni necessarie per guidarvi in futuro. Questo influenzerà molte delle decisioni che prenderete mentre strutturate i vostri gruppi e pianificate i nuovi flussi di lavoro. Fate un sopralluogo nelle vostre strutture, esaminate i vostri fogli Excel e parlate con i responsabili dei vari reparti per individuare obiettivi validi e trovare le aree in cui mancano informazioni.
Passaggio 2. Selezionate uno sponsor e i portatori di interesse
Le persone che scegliete per formare i vostri gruppi BI devono essere intelligenti, motivate e abbastanza disciplinate da adottare un approccio sistematico all'analisi dei dati. Scegliete una persona di cui vi fidate per guidare il gruppo. Di solito si tratta di un dirigente di livello C con molta esperienza nelle interazioni di gruppo e nella gestione delle squadre. Lasciate a questo sponsor ampia libertà nella formazione del resto del gruppo, ma assicuratevi che il gruppo includa rappresentanti di ogni squadra interessata dal progetto. Questi portatori di interesse lavoreranno a stretto contatto.
Passaggio 3. Formate il vostro gruppo BI
Riunite tutti, ordinate la pizza e iniziate con le presentazioni. Se state modificando i turni, come nel nostro esempio in corso, tra le persone chiave da includere ci sono il vostro sponsor — che supporremo essere il vostro direttore operativo — che riferirà direttamente a voi. I portatori di interesse del gruppo includeranno il responsabile del servizio clienti, una persona delle risorse umane, un responsabile della pianificazione delle operazioni, qualcuno del sindacato se ne avete uno e forse una persona dell'ufficio legale con esperienza specifica in materia di diritto del lavoro e conformità per i dipendenti non esenti.
Nota: A seconda della piattaforma scelta (passaggio successivo), potreste anche voler investire nella formazione, ad esempio in un corso di Power BI o in un corso di Tableau per il vostro gruppo.
Passaggio 4. Scegli la tua piattaforma di BI
Siamo nell'era digitale e tutto è connesso. Indipendentemente da ciò che sta facendo il tuo team, anche se gli obiettivi di performance aziendale consistono semplicemente nel passare al latte di soia alla postazione del caffè, hai bisogno di un software di business intelligence che offra modelli self-service e un'eccellente facilità d'uso per i non esperti. Se hai bisogno di alcuni suggerimenti verificati, abbiamo elencato i nostri consigli per le migliori piattaforme di analisi dei ricavi.
Passaggio 5. Considera sicurezza, privacy e conformità
Proprio in questo momento, da qualche parte nel mondo, una banda di hacker intraprendenti sta cercando di ottenere i tuoi dati. I piani della tua azienda per il futuro non sono qualcosa che vuoi condividere, quindi hai bisogno di crittografia e di una buona sicurezza informatica. Se lavori con dati finanziari dei clienti, assicurati di utilizzare solo software certificato secondo SSAE 18, poiché potrebbe trattarsi di un requisito legale.
Passaggio 6. Raccogli, pulisci e analizza i tuoi dati
Immondizia dentro, immondizia fuori. Lo hai già sentito, ma qui è più importante che mai. Pulisci i tuoi dati prima che passino attraverso il processo di BI, altrimenti i risultati non avranno alcun senso. Non hai bisogno, per esempio, di conoscere il numero di telefono di casa di ogni dipendente per modificare un turno, quindi rimuovi quello e qualsiasi altra informazione superflua. La dipendenza intrinseca dalla qualità dei dati è uno degli svantaggi della BI.
Passaggio 7. Usa le visualizzazioni dei dati
Parte del piano di BI riguarda il modo in cui presentare le informazioni strategiche che il team sta sviluppando. Crea un pannello di controllo per la business intelligence utilizzando modelli di visualizzazione dei dati, poiché sono semplici, intuitivi e ti consentono di esaminare a colpo d'occhio enormi quantità di dati. Inoltre, rendono molto più facile per tutte le parti interessate e per ogni membro del tuo team di BI capire esattamente ciò che stanno osservando.
Passaggio 8. Individua i tuoi KPI
Individua fin dall'inizio i tuoi indicatori chiave di performance (KPI) e le tappe fondamentali, e attieniti a essi. Quando dovresti sapere in che modo il cambiamento del programma influirà sul morale? Quando dovresti sapere quanto costerà? Qual è il ROI di tutto questo? Continua a monitorare questi aspetti, poiché sono il feedback di cui hai bisogno per assicurarti di essere sulla strada giusta.
More Articles
Passaggio 9. Anticipa gli ostacoli e trova soluzioni
Come disse una volta un famoso pugile: "Tutti hanno un piano finché non ricevono un pugno in faccia." Sappiamo che la business intelligence e i dati sono piuttosto lontani dallo sport, ma la citazione si applica in realtà a qualsiasi piano tu intraprenda. Pianifica in anticipo gli ostacoli, i passi falsi e gli svantaggi noti della BI, e predisponi un piano per superare gli inevitabili guasti informatici, le perdite di dati e le lacune nella formazione.
Passaggio 10. Esegui revisioni annuali
Se non integri feedback e valutazioni nella tua struttura di BI, non saprai mai se sta funzionando. Esegui revisioni annuali (o più frequenti, ad esempio trimestrali) dei dati, del team e persino del processo stesso, per assicurarti di rimanere sulla strada giusta. Ancora una volta, esamina il ROI che stai ottenendo e continua il processo di perfezionamento, così da migliorare costantemente la tua capacità di prendere decisioni basate sui dati.
Vuoi saperne di più?
Sapevi che c'è molto di più nella strategia di business intelligence di quanto possa contenere un singolo articolo? Iscriviti alla nostra newsletter per continuare a imparare su questo argomento, insieme a tutti i suggerimenti, le tecniche e gli strumenti per le operazioni sui ricavi di cui hai bisogno per avere successo.
