Che cos’è la gestione dei contratti? Guida completa ai fondamenti

Per le aziende che vivono e muoiono in base ai propri contratti, è importante redigerli correttamente. La gestione dei contratti è una parte spesso trascurata di una buona gestione aziendale, anche se è probabilmente una delle attività più importanti che la vostra azienda debba saper svolgere bene. C'è un motivo per cui molte grandi aziende assumono alcuni degli avvocati più pagati d'America per supervisionare i propri contratti. È una questione davvero importante.

Quindi, che cos'è la gestione dei contratti? È un insieme di pratiche che adottate per assicurarvi che tutti i vostri contratti siano chiari, specifici, applicabili e probabilmente riconosciuti dal tribunale qualora sorgesse una controversia. Un sistema di gestione del ciclo di vita dei contratti può garantire che tutto questo funzioni, con ogni tipo di dettaglio che dovete saper gestire bene e numerosi strumenti per aiutarvi a farlo correttamente.

Che cos'è la gestione dei contratti?

La gestione dei contratti, talvolta nota come amministrazione dei contratti, è il lavoro svolto dalla vostra squadra dirigenziale per redigere contratti solidi, svilupparli durante la fase precedente alla firma affinché siano in buone condizioni e poi monitorare la conformità dopo la loro firma. Non va confusa con la negoziazione dei contratti, durante la quale voi e l'altra parte contrattate sui termini e sulle prestazioni da fornire, né con la gestione della conformità, nella quale il vostro personale controlla che la vostra azienda rispetti un contratto o un requisito legale.

Per comprenderlo meglio, immaginate di essere un'azienda idraulica che ha appena ottenuto un incarico da un appaltatore generale per costruire alcune case. L'appaltatore generale vuole che utilizziate solo tubi in PEX invece di tubi in PVC o rame. Stabilire se ciò sia accettabile o meno spetta al negoziatore e alle squadre di approvvigionamento, non al responsabile dei contratti.

Il compito del responsabile è intervenire dopo che è stato raggiunto l'accordo sui tubi, per assicurarsi che quella parte dell'accordo sia descritta chiaramente e sia applicabile. Dopodiché, un buon professionista della gestione dei contratti affida la conformità contrattuale a qualcun altro, spesso al responsabile della conformità, all'addetto all'applicazione dei codici o a chiunque ricopra quel ruolo nella vostra azienda, affinché verifichi che i termini vengano rispettati.

Il responsabile dei contratti non è soltanto un correttore di bozze. Questa persona è generalmente responsabile della gestione del ciclo di vita dei contratti, dall'avvio alla conclusione. Potrebbe, per esempio, essere la persona che ha inizialmente proposto l'accordo con l'appaltatore generale e potrebbe essere responsabile del rinnovo dell'accordo alla sua scadenza. È persino possibile, soprattutto nelle aziende di piccole dimensioni, che il vostro responsabile dei contratti sia anche il vostro negoziatore e responsabile della conformità, sebbene, a rigor di termini, si tratti di ruoli diversi.   

Perché la gestione dei contratti è importante?

Perché deve essere così complicato avviare, firmare e far rispettare un contratto? Conoscete il detto: "Il diavolo si nasconde nei dettagli"? Non è mai stato più vero che nei contratti commerciali, soprattutto in una situazione in cui una squadra legale esperta può far risparmiare o recuperare milioni di dollari grazie a un cavillo tecnico in un paragrafo di un contratto legale di 14 pagine.

Intere aziende dipendono da una gestione efficace dei contratti per continuare a esistere, e vale la pena pagare qualcuno di competente per assicurarsi che i vostri contratti non vi si ritorcano contro e non vi riservino sorprese un giorno.

Supponiamo che l'appaltatore generale vi coinvolga per occuparvi delle installazioni idrauliche per suo conto. All'inizio va tutto benissimo, ma dopo circa 3 mesi si verifica un problema nella catena di approvvigionamento e il vostro PEX non viene consegnato. Ora dovete affrontare una scelta difficile.

Potete ritardare i lavori, incorrendo eventualmente in una penale economica secondo i termini del contratto, oppure potete sostituire i tubi in PVC o in rame che avete in magazzino per mantenere tutto nei tempi previsti, violando però anche in questo caso il contratto. In ogni caso siete nei guai perché un camion non è arrivato in tempo al vostro magazzino. Che cosa dovreste fare?

È qui che una gestione efficace dei contratti vi salva la situazione. Durante la fase di negoziazione, il vostro responsabile dei contratti avrebbe dovuto chiedere cosa sarebbe successo se fosse sorto proprio questo problema. Idealmente, dovrebbe esserci una sorta di opzione alternativa in caso di violazioni dell'accordo non controllabili, o almeno un'opzione per la risoluzione dei conflitti. È compito del vostro responsabile dei contratti includere qualcosa del genere al momento della creazione del contratto, per assicurarsi che tutti abbiano aspettative chiare in anticipo.

In definitiva: proteggete la vostra azienda! Comprendete i fattori che possono invalidare un contratto.

Chi è responsabile della gestione dei contratti?

L'intero processo di gestione dei contratti è complesso e avete davvero bisogno di uno specialista che si occupi di questo e di poco altro. Il vostro responsabile dei contratti potrebbe essere un avvocato, ma non è necessario. Potreste semplicemente affidarvi al responsabile più esperto dell'azienda per gestire la questione, supponendo che abbia una precedente esperienza con contratti legalmente applicabili. In senso più ampio, tuttavia, si potrebbe dire che tutti fanno parte della squadra di gestione dei contratti.

I dettagli del processo di gestione dei contratti variano da un'azienda all'altra e persino da un accordo all'altro, ma non lasciatevi bloccare dalle formalità. Chiunque possa contribuire utilmente dovrebbe sentirsi libero di partecipare, per assicurarsi di avere buoni contratti.

Tornate all'azienda idraulica di cui abbiamo parlato. In casi estremi, potreste avere dipendenti diversi che fanno rete per ottenere l'incarico e avviano i rapporti commerciali (vendite), discutono i termini dell'accordo (negoziatore dei contratti), esaminano i documenti prima della firma (amministrazione dei contratti) e fanno rispettare le sue disposizioni sia internamente (conformità) sia esternamente (ufficio legale). 

Naturalmente, tutto questo potrebbe essere svolto da una sola persona. Potresti essere un'azienda idraulica composta da una sola persona, nel qual caso tutto ricadrebbe su di te. La tua azienda potrebbe avere una mezza dozzina di idraulici abilitati, i loro assistenti e una receptionist, il che significa che dovresti condividere il processo di gestione dei contratti oppure affidarlo a un'azienda professionale. Quando inizi a lavorare con contratti molto complessi, tuttavia, potrebbe valere la pena avere internamente un intero team per la gestione del ciclo di vita dei contratti. 

Comprendere il processo di gestione dei contratti

Indipendentemente da come gestisci l'approvazione dei contratti, dovresti assicurarti che determinati flussi di lavoro facciano parte del processo. Il processo di gestione del ciclo di vita dei contratti di base si articola in sei fasi, comodamente suddivise tra tre fasi precedenti alla firma e tre fasi successive alla firma. In ogni fase, dovresti cercare di coinvolgere tutte le parti interessate rilevanti, anche solo per ascoltare e rimanere aggiornate, così che il loro lavoro sia meglio informato in una fase successiva. 

Fasi precedenti alla firma

Creazione del contratto

La redazione del contratto è il punto di partenza. Può trattarsi di un processo formale, ad esempio quando partecipi a una gara per un contratto governativo o presenti una candidatura per diventare fornitore di una grande azienda. Oppure può essere estremamente informale, come quando un tuo amico ha bisogno di lavori di sviluppo sul suo sito web. Per la maggior parte delle aziende, la redazione dei contratti si colloca in una posizione intermedia: un team commerciale sviluppa i contatti e raggiunge un accordo preliminare sugli affari, per poi passare il file al ‌sistema di gestione dei contratti per i passaggi successivi.

Nell'esempio del contratto che abbiamo utilizzato, probabilmente incontreresti l'appaltatore generale a una convention o a un altro evento di networking e inizieresti una conversazione (informale). Potresti chiamarlo a freddo e chiedergli se ha del lavoro che puoi svolgere (semiformale). Potresti anche candidarti per lavori di installazione di tubature nelle scuole pubbliche, nel qual caso probabilmente dovresti completare una procedura di gara prima che possa iniziare la fase contrattuale (formale). 

Negoziazione del contratto

Indipendentemente da come viene generato il contatto, alla fine entrerai in fase di negoziazione. Anche in questo caso, le possibilità sono molteplici. Tecnicamente, concludi un contratto quando acquisti del pane al supermercato, perché tu (il cliente) stai facendo un'offerta per acquistare il pane al prezzo indicato, seguita dall'accettazione di tale offerta da parte del negozio e dal tuo pagamento. I contratti commerciali tendono a essere più formali di così e, per qualsiasi cosa che duri più di un anno o costi più di $1,000, è assolutamente consigliabile metterla per iscritto includendo i requisiti essenziali del contratto.

Alcuni accordi prevedono contratti standard. Se guidi un'ambulanza, Medicaid paga una determinata somma per miglio e non c'è nulla da negoziare. Altri accordi lasciano un certo margine di manovra, ma non molto. Fornire componenti in silicio a Intel per i suoi microchip non è il tipo di lavoro che definiresti flessibile, quindi probabilmente le uniche negoziazioni riguardano i volumi, i prezzi e i termini di applicazione. 

Le aziende più piccole possono permettersi contratti più aperti. Potresti firmare un accordo per fornire servizi idraulici con l'appaltatore generale, ma tu o l'altra parte potreste essere responsabili dell'acquisto dei materiali, del pagamento dell'assicurazione, dei rapporti con i clienti e così via. Di solito sei libero di negoziare tutto ciò che riesci in merito ai prezzi, ai dettagli dei pagamenti, all'arbitrato rispetto alla mediazione e ad altri aspetti simili. È qui che il tuo team addetto alla negoziazione dei contratti può davvero distinguersi.

Qui merita una menzione d'onore una sorta di fase intermedia nel ciclo di vita della gestione dei contratti: la modifica. Nessun documento è perfetto al primo tentativo e un documento giuridicamente vincolante che potrebbe costare una fortuna a qualcuno deve essere davvero perfetto prima di essere firmato. Un buon software per la gestione dei contratti può essere di grande aiuto, grazie a modelli standard che non richiedono molte revisioni per essere perfezionati, ma assicurati di avere qualcuno che modifichi i paragrafi e riveda l'intero contratto. Un giorno potrebbe essere davvero importante. 

Approvazione del contratto

Una volta avviato, negoziato e modificato il contratto, è il momento dell'approvazione. Il responsabile dei contratti e le altre parti interessate hanno bisogno di tempo per esaminare l'intero contratto prima che possa essere firmato. L'approvazione può provenire da un'unità centrale, come l'ufficio legale, oppure può essere ampiamente distribuita tra le varie parti interessate. Se c'è un solo responsabile, assicurati che si prenda il tempo necessario e parli con le persone pertinenti della tua azienda prima di concedere l'approvazione alla firma.

Nell'azienda idraulica, il negoziatore potrebbe passare il contratto per i servizi alla direzione per l'approvazione finale, seguito da un periodo di revisione di una settimana. Questo è un buon momento per parlare con il responsabile degli approvvigionamenti e verificare se i tubi in PEX desiderati dall'appaltatore sono accessibili ai prezzi proposti, oppure per definire i dettagli relativi ai ritardi e alla catena di approvvigionamento. Ottieni le risposte prima dell'approvazione, perché dopo è solitamente considerato troppo tardi. 

Fasi successive alla firma

Monitoraggio

Il tuo lavoro di CLM continua anche dopo la firma dei contratti, sia di persona sia tramite firma elettronica. Ogni contratto contiene delle condizioni, alcune semplici e altre non altrettanto semplici, e qualcuno deve essere incaricato di assicurarsi che tutto venga rispettato. Anche in questo caso, potrebbe trattarsi del tuo responsabile dei contratti oppure, se hai un'azienda più grande, puoi affidare questo compito al personale legale e addetto alla conformità.

Supponiamo che il tuo amico appaltatore generale abbia accettato di pagare una determinata somma per ogni casa e in anticipo una volta al mese, prima dell'inizio dei lavori. Se arriva agosto e non è stato effettuato alcun pagamento, il tuo team di monitoraggio deve intervenire rapidamente. Una telefonata all'ufficio dell'appaltatore generale rivela che ha un problema bancario e che il pagamento non è andato a buon fine come previsto.

Il tuo contratto potrebbe contenere una clausola che prevede una sanzione per l'appaltatore oppure che ti consenta di pagare i tuoi dipendenti utilizzando il credito dell'appaltatore fino alla risoluzione del problema. Una violazione di questo tipo potrebbe persino consentirti di rescindere il contratto senza incorrere in penali.  

Rinnovo del contratto

La maggior parte dei contratti prima o poi giunge al termine. Potresti essere d'accordo oppure potresti voler continuare qualcosa che funziona bene. Per certi aspetti, il rinnovo è più semplice della creazione iniziale del contratto, perché collaborate già e sapete cosa aspettarvi. Per altri aspetti, può essere ancora più complicato, ad esempio quando vuoi negoziare un prezzo diverso o inserire una clausola che non era presente nell'originale.

Chiusura

L'obiettivo dell'intero processo di CLM è arrivare alla chiusura. Idealmente, questa non dovrebbe rappresentare la fine del processo, ma solo una fase del ciclo completo di avvio, negoziazione, attuazione, monitoraggio e rinnovo. Spetta a te decidere come concludere l'accordo, ad esempio stabilendo chi può vincolare la tua azienda a obblighi contrattuali, ma è una buona idea far approvare l'accordo dalla persona che ha gestito il processo. Se utilizzi modelli online, di solito questi consentono di applicare una firma elettronica da remoto, nel caso in cui tu stia affidando il lavoro a un servizio di CLM che non si trova nel tuo ufficio.

Le soluzioni per la gestione dei contratti possono aiutare

Indipendentemente dalle dimensioni dei tuoi contratti o dal tipo di contratto che gestisci, puoi semplificare il processo dispendioso in termini di tempo grazie all'automazione offerta da un software avanzato per la gestione dei contratti. In effetti, i vantaggi del software per la gestione dei contratti sono numerosi. Pensa a modelli online intelligenti che possono aiutarti a ottimizzare le condizioni che desideri, modificare le revisioni in pochi minuti anziché in giorni, aggiungere emendamenti personalizzati ed eliminare i colli di bottiglia che minacciano di far deragliare l'intero ciclo contrattuale. Questi modelli presentano gli elementi standard di un contratto in un formato facilmente leggibile e comprensibile a colpo d'occhio, oltre ad assistere nel monitoraggio quotidiano dell'andamento del contratto tramite report semplici e chiari.

Ogni buon contratto contiene un elemento di offerta e uno di accettazione. Questo paragrafo, ad esempio, ti offre informazioni riservate e approfondimenti avanzati sul mondo dei moduli aziendali online intelligenti. Per accettarlo, devi solo iscriverti alla nostra newsletter. È divertente, informativa e gratuita!