Come Creare Un Foglio Di Calcolo Per Il Monitoraggio Dei Potenziali Clienti
Che tu sia un esperto leader delle vendite, che tu abbia appena iniziato un nuovo ruolo, o che ti occupi personalmente delle vendite come fondatore, un foglio di calcolo per il monitoraggio dei prospect è uno strumento che puoi creare rapidamente per migliorare da subito i risultati delle tue attività di vendita.
Sono nel settore vendite da oltre 10 anni. Ho visto in prima persona come un venditore fenomenale senza metodo di monitoraggio venga superato da un rappresentante medio che utilizza un processo di tracciamento dei prospect.
Questa guida ti accompagnerà passo dopo passo nella creazione di un foglio di tracciamento, nello sviluppo di un piccolo processo a supporto e su come utilizzare efficacemente questo strumento per far crescere la tua attività.
Cos'è un Foglio di Calcolo per il Monitoraggio dei Prospect?
Un foglio di calcolo per il monitoraggio dei prospect è uno strumento utilizzato soprattutto da persone e team delle vendite, del marketing e dello sviluppo commerciale per monitorare e gestire i potenziali clienti. Pensalo come una versione ridotta di un software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM).
Vuoi di più da The CRO Club?
Crea un account gratuito per continuare a leggere e unisciti ai moderni leader delle entrate che utilizzano strategie collaudate, intuizioni dei colleghi e approcci guidati dall'intelligenza artificiale per costruire pipeline prevedibili e crescita scalabile.
Have an account? Log In
Per le aziende che stanno iniziando, per chi vende servizi in autonomia o persino per chi si occupa di vendite di alto livello con pochi potenziali clienti, un foglio di calcolo di monitoraggio può essere un ottimo strumento, essenzialmente gratuito e senza le difficoltà di apprendimento dei CRM più avanzati.
Chi dovrebbe utilizzare un Foglio di Calcolo di Monitoraggio?
È particolarmente utile per le piccole imprese che vogliono iniziare a raccogliere dati sulle vendite ma non desiderano il costo o la complicazione di implementare un CRM complesso o un sistema di gestione dei lead.
Normalmente questo foglio di calcolo viene realizzato su Excel o Google Sheets. Anche software cloud per la gestione dei progetti come ClickUp e Monday.com sono valide alternative per creare fogli di calcolo per la prospezione.
Anche quando un team dispone di un CRM completo, i fogli di monitoraggio rimangono utili per i setter di appuntamenti, che così possono monitorare le proprie metriche di vendita e raggiungere gli obiettivi. I responsabili delle vendite possono assicurarsi che lo staff front-line compia abbastanza attività significative al giorno o alla settimana senza dover perdere tempo in microgestione o nel controllo dei calendari.
Qui sopra trovi un esempio di foglio di calcolo per il monitoraggio delle chiamate altamente efficace, utilizzato in una campagna di outreach semi-automatizzata per i miei setter di appuntamenti. In questo modo tracciano quotidianamente i nuovi punti di contatto e quelli in corso: messaggi diretti, SMS, email e chiamate.
Questo strumento permette al setter di rimanere organizzato e, cosa ancora più importante, consente al mio responsabile vendite di valutare l’andamento dell’intero team di setter in circa 20 minuti ogni mattina.
Quali Dati Raccogliere
Colonne e Informazioni Chiave
Le colonne possono includere elementi come ID lead, Nome Azienda, Nome Contatto, Email Contatto, Telefono Contatto, Settore, Fonte del lead, Data Primo Contatto, Data Ultimo Contatto, Stato, Priorità e Note. Ma, almeno, raccogli:
- Informazioni di contatto
- Nome
- Cognome
- Nome azienda
- Dettagli aziendali
- Numero di telefono
- Indirizzo
- Profilo LinkedIn
- Altri profili social
- Storico delle interazioni
- Livello di interesse
- Stato della conversazione/prospect
- Fase dell'affare
- Prossimi passi
- Interessato
- Chiamata
- Proposta
- DND
Migliorare la Qualità dei Dati di Monitoraggio
La Coerenza è Fondamentale
Durante l’inserimento dei dati per ogni lead nel foglio di calcolo assicurati della precisione e della completezza per mantenere utile il sistema di monitoraggio. Se sei un responsabile vendite, verifica che il tuo team commerciale sia formato su standard omogenei di inserimento dati, così che tutte le informazioni siano facilmente aggregabili per revisioni future.
Usa le funzioni a tuo vantaggio
Sfrutta le funzioni di convalida dei dati nel tuo software di fogli di calcolo per mantenere l’integrità dei dati (ad esempio, menu a discesa per Stato e Priorità).
Google Sheets ora dispone di funzioni rapide con modelli che utilizzano ‘@dropdown’ per creare velocemente formattazioni condizionali all’interno del foglio di calcolo.
Utilizzare queste funzionalità (il più possibile) rispetto al semplice testo è un’ottima idea. Le voci inserite come testo semplice spesso includono molti errori di ortografia e sintassi, che possono complicare l’aggregazione dei dati.
Esempio:
- Per Stato, crea un elenco a discesa con opzioni come Nuovo, Contattato, Interessato, Non Interessato, Convertito.
- Per Priorità, le opzioni potrebbero essere Alta, Media, Bassa.
Come creare un foglio di calcolo per il monitoraggio dei prospect
1. Definisci i tuoi obiettivi e KPI
Inizia chiarendo cosa vuoi ottenere con questo foglio di calcolo. Vuoi monitorare la generazione di lead, i tassi di conversione delle vendite o i follow-up ai clienti? I tuoi obiettivi determineranno quali dati dovrai includere.
2. Configura la struttura del foglio di calcolo
Utilizzando la sezione sopra come guida, crea la tua tabella con colonne che ti aiuteranno a monitorare tutte le informazioni necessarie su ciascun prospect. Segui i principi fondamentali della gestione dei lead per costruire le basi di cui avrai bisogno per avere successo.
3. Compila il foglio di calcolo
Inizia a inserire i dati relativi ai prospect attuali. Questa operazione può essere svolta manualmente oppure importando i dati da altri sistemi se stai passando da un altro metodo di monitoraggio.
4. Imposta la formattazione condizionale
Utilizza la formattazione condizionale per rendere più semplice la valutazione visiva dello stato e della priorità dei lead. Ad esempio, imposta i lead ad alta priorità con sfondo rosso e quelli a bassa priorità con sfondo verde, oppure ordina per "Data ultimo contatto" per visualizzare prima le voci più vecchie.
Una nota sulla colonna “Ultimo contatto”—impara dai miei errori.
Potrebbe sembrare un dettaglio banale, ma se hai deciso di non utilizzare ancora un CRM ti prometto che proprio questo piccolo dettaglio ti farà risparmiare ORE di frustrazione. La colonna "ultimo contatto" è un modo automatico per vedere con chi il tuo team vendite è entrato recentemente in contatto. Ecco il punto: ti garantisco che il tuo team vendite non la compilerà dopo ogni telefonata o messaggio, semplicemente non lo farà, quindi non provarci nemmeno.
Invece, ho incluso uno script utile per Google Sheets che aggiorna automaticamente la colonna "ultimo aggiornamento" ogni volta che viene modificata una delle altre colonne della stessa riga. Ho trovato questo piccolo pezzo di codice estremamente utile perché elimina la necessità che i rappresentanti si ricordino di inserire manualmente l'ultimo aggiornamento.
Guida passo passo per installare lo script in Google Sheets
Apri il tuo Google Sheet.
- Vai su Estensioni → Apps Script.
- Elimina qualsiasi codice presente nell'editor di script e sostituiscilo con lo script seguente:
- Modifica l'array watchColumns includendo gli indici (basati su 1) delle colonne che desideri monitorare per le modifiche.
- Imposta dateColumn sul numero della colonna in cui vuoi che appaia la data quando vengono apportate delle modifiche.
- Salva lo script con l'icona di salvataggio o tramite File → Salva, dai un nome al tuo progetto.
- Chiudi la scheda Apps Script e torna al foglio di lavoro.
Usa questo blocco di codice nella scheda Apps Script per assicurarti che funzioni. Dovrai solo aggiornare le colonne e cancellare le note annotative che iniziano con //.
function onEdit(e) {
// Imposta le colonne che vuoi monitorare per modifiche
const watchColumns = [2, 3]; // Esempio: Monitorare la colonna B e C (che sono 2 e 3 come indice basato su 1)
const dateColumn = 4; // La colonna in cui inserire la data (in questo caso D, che è la 4)
const range = e.range;
const sheet = range.getSheet();
if (watchColumns.includes(range.getColumn())) {
// Imposta la data nella "dateColumn" designata quando una colonna monitorata viene modificata
const row = range.getRow();
const dateCell = sheet.getRange(row, dateColumn);
dateCell.setValue(new Date());
}
}
5. Crea filtri e opzioni di ordinamento
Abilita i filtri per ogni colonna per aiutare gli utenti a ordinare facilmente i dati, ad esempio visualizzando tutti i potenziali clienti che si trovano in una specifica fase del processo di vendita o quelli assegnati a un determinato venditore.
Che cos’è uno slicer?
Uno slicer è una barra degli strumenti interattiva che ti permette di ordinare il foglio di calcolo in base a valori e dati specifici. Puoi usarli per cambiare le informazioni visibili nel foglio tramite un widget facilmente accessibile.
Mi piacciono molto gli slicer, permettono di manipolare i dati direttamente sulla pagina.
6. Crea un modulo di formazione per il tuo team
Formare un nuovo team di vendita sull’uso efficace di un foglio di calcolo per il monitoraggio dei prospect può essere strutturato in una serie di moduli educativi. Ecco alcuni titoli suggeriti e una breve panoramica di ciascun modulo per orientare il processo di formazione:
Introduzione al monitoraggio dei prospect
- Comprendere il Foglio di Monitoraggio dei Prospect
- Best practice per l'Inserimento Dati
- Gestione e Aggiornamento dei Lead
- Utilizzo di filtri e ordinamento per l'analisi
- Reportistica e analisi
- Applicazione nel mondo reale e simulazione
- Sessione di Domande & Risposte e Feedback
7. Rivedere & Analizzare
Uno dei grandi vantaggi nell'utilizzare Google Sheets è la facile sincronizzazione con Google Lookerstudio. Questo strumento consente a un responsabile delle vendite di avere discussioni più chiare sulle performance commerciali e di utilizzare la visualizzazione dati per tracciare tendenze in modo più semplice ed efficace.
Chi è Coinvolto?
Adesso che hai costruito il tuo foglio di lavoro su Excel o Sheets, hai bisogno delle persone giuste per gestire il processo di vendita. Di seguito trovi le persone, i ruoli e le funzioni tipiche in relazione al foglio di lavoro.
Addetto alle Vendite
In ogni processo commerciale che coinvolge le vendite, l'addetto alle vendite agisce da collegamento tra le offerte dell'azienda e le necessità del cliente. Gioca un ruolo fondamentale non solo nell'esecuzione delle strategie di vendita, ma anche nel loro perfezionamento, basandosi sui feedback diretti dal mercato. Il loro coinvolgimento garantisce motivazione e proattività, caratteristiche essenziali per raggiungere i migliori risultati di vendita.
Gli addetti alle vendite sono responsabili di compilare la propria parte del foglio di lavoro quotidianamente. Meno e più semplici sono i KPI, meglio è.
Per un tipico processo di vendita vorrei che il mio team monitorasse:
- Chiamate al giorno
- Chiamate con lead qualificati al giorno
- Pipeline qualificata totale
- Ricavi totali
- Rapporto da Qualificato a Vendita Chiusa
Questi KPI dovrebbero essere integrati in un cruscotto principale nel foglio di lavoro, completamente aperto affinché tutti gli addetti possano vedere come stanno performando i colleghi.
Responsabile delle Vendite
Una cosa che non ripeterò mai abbastanza su un responsabile delle vendite è che non dovrebbe quasi mai essere il miglior venditore. Pensa a Michael Scott in The Office. Ottimo venditore; pessimo capo.
Gestire un team di vendita significa essere responsabile che tutto il gruppo raggiunga i propri KPI. Questo implica monitorizzare costantemente gli indicatori anticipati, fare coaching ai venditori in difficoltà e sviluppare nuove strategie per aumentare le vendite concluse.
Un’aderenza rigorosa al foglio di monitoraggio è molto importante affinché il responsabile delle vendite possa mantenere il team focalizzato sul raggiungimento degli obiettivi. Garantendo un inserimento dati corretto e tempestivo, si può eliminare il rischio di micro-management, o come lo chiamo io “La Morte del Morale”.
Quando i dati di vendita mostrano che un venditore sta superando i KPI, il responsabile delle vendite dovrebbe semplicemente lasciarlo lavorare. Solo quando quei KPI iniziano a calare deve intervenire e lavorare direttamente con l'addetto per migliorare le sue cifre.
Responsabile Commerciale
È molto probabile che tu sia il titolare di una piccola azienda: se è così sei probabilmente anche il responsabile commerciale della tua realtà. Nel caso di team di vendita guidati dal fondatore, è essenziale seguire alcuni passaggi:
- Dai il giusto tono e costanza al team con una riunione separata, solo per le vendite, almeno una volta a settimana. Non inserire le riunioni vendite tra le riunioni generali.
- Mantieni le riunioni di vendita concise e focalizzate. Marcus Chan ha scritto un buon libro intitolato 6-figure Sales Secrets dove puoi trovare suggerimenti davvero utili su come condurre una riunione di vendita efficace.
- Delega le vittorie facili. Se sei il fondatore il tuo ruolo è gestire i clienti chiave e sviluppare quelle relazioni nel tempo. Il tuo lavoro NON è essere il miglior venditore. Passa i migliori lead e clienti al tuo team di vendita per incrementare la motivazione e la coesione di gruppo.
Se sei un titolare, dai un'occhiata al nostro articolo “Come Tenere Organizzati i Lead (E Impostare il Successo del Tuo Team di Vendita) in 3 Passi” dove puoi trovare suggerimenti utili per aiutare il team a partire con l'organizzazione dei lead.
Consigli ed errori da evitare nel monitoraggio dei prospect
Consigli
1. Integra il prima possibile con il sistema di Email Marketing (EMS)
L'email è uno degli strumenti di vendita più potenti. Uno strumento come ActiveCampaign o MailChimp dovrebbe essere utilizzato immediatamente. Attraverso l’automazione offerta da Zapier puoi facilmente trasferire le informazioni di contatto rilevanti all’EMS senza doverle inserire due volte.
2. Automatizza dove possibile
Sfrutta formule e funzioni per automatizzare i calcoli, come il numero di giorni dall’ultimo contatto, per risparmiare tempo e ridurre gli errori manuali.
3. Effettua backup costanti
I fogli di calcolo basati su cloud come Google Sheets sono sempre sottoposti a backup, motivo per cui preferisco Sheets a Excel per i miei modelli di tracker.
Errori da evitare
1. Sovracomplicazione
Mantieni il foglio di calcolo semplice e facile da usare. Evita troppi campi, formule complesse e layout disordinati.
2. Inserimento dati incoerente
Standardizza l’inserimento dei dati con linee guida chiare e utilizza i menu a discesa per ridurre al minimo gli errori. Assicurati che tutti i membri del team siano formati su come usare correttamente il foglio di calcolo.
3. Trascurare aggiornamenti e manutenzione
Aggiorna e mantieni regolarmente il foglio di calcolo per mantenerlo rilevante e utile. Implementa una strategia di backup per prevenire la perdita di dati.
Quando ho bisogno di un software di gestione lead?
Segnali che la tua azienda ha superato il modello del foglio di calcolo
- Aumento del volume di lead: Gestire un elevato numero di lead tramite fogli di calcolo può diventare macchinoso e soggetto a errori. Se trovi difficoltà a tracciare interazioni o aggiornamenti in modo efficiente, è il momento di cambiare. Uno dei vantaggi di un software di tracciamento delle vendite è che può aiutare anche nella gestione di volumi maggiori di lead.
- Necessità di accesso ai dati in tempo reale: Se più membri del team devono accedere e gestire le informazioni sui lead contemporaneamente, i fogli di calcolo possono diventare limitanti e potrebbero non supportare aggiornamenti in tempo reale in modo efficace.
- Processi di vendita complessi: Quando i processi di vendita diventano più complessi, con vari punti di contatto e follow-up personalizzati, i fogli di calcolo potrebbero non riuscire a gestirli efficacemente.
- Limiti di report e analisi: Quando sono necessarie analisi avanzate e report per prendere decisioni informate e i fogli di calcolo risultano troppo basilari per fornire questi insight, può essere indispensabile un sistema CRM.
Come passare da un foglio di calcolo a un CRM o sistema di gestione lead
- Valuta le tue esigenze: Comprendi cosa ti serve in un CRM individuando le criticità nel sistema attuale di fogli di calcolo e specificando le funzionalità che possono risolverle.
- Scegli il CRM giusto: Seleziona un CRM che risponda al tuo budget, cresca insieme alla tua azienda, si integri con gli strumenti già esistenti ed è facile da usare.
- Pianifica la migrazione dei dati: Prepara i dati per la migrazione pulendo i dati esistenti (eliminando duplicati, correggendo errori) e decidendo quali dati trasferire.
- Forma il tuo team: Assicurati che tutti coloro che useranno il CRM siano adeguatamente formati. Potrebbe essere necessario prevedere più sessioni di formazione o un supporto continuo.
Passare da un semplice foglio di calcolo a un CRM dedicato o a un sistema di gestione lead rappresenta un passo avanti importante nella gestione delle relazioni con i clienti e nell’aumentare l’efficacia delle vendite, specialmente quando l’azienda cresce e i processi diventano più complessi.
Tracciamento dei prospect — La base per una crescita sostenibile
Un foglio di calcolo per il monitoraggio dei prospect non serve solo a tenere traccia di chi hai contattato; è la base per una crescita sostenibile. Con funzionalità come promemoria automatici per i follow-up, aggiornamenti di stato e la possibilità di dare priorità ai lead più caldi, questo foglio diventa un mini-CRM su misura per le esigenze uniche delle startup.
Man mano che inserisci i dettagli di ogni lead, vedrai aumentare la tua intelligence commerciale. Questo ti permette di perfezionare le strategie di vendita in tempo reale, concentrandoti su ciò che funziona davvero. Inoltre, è un ottimo modo per mantenere tutto il team allineato sugli obiettivi di vendita, comprendere lo stato attuale e puntare insieme verso i risultati.
Passare in seguito da un foglio di calcolo a un CRM completo sarà molto più semplice se hai già in atto questi processi. È molto più di un semplice strumento: è il tuo primo navigatore nel vasto oceano dell'imprenditoria, che ti guida verso successi di vendita più sistematici e basati sui dati. Parti da questo semplice passo e preparati a operazioni di vendita avanzate che faranno crescere la tua impresa. Che il viaggio verso la crescita e l'efficienza abbia inizio!
Iscriviti per ricevere altri consigli su RevOps
Vuoi portare le tue competenze RevOps al livello successivo? Iscriviti alla newsletter di The CRO Club per ricevere consigli di esperti, recensioni di software e altre risorse che ti aiuteranno a raggiungere una crescita prevedibile e scalabile.
