Che tu sia un responsabile vendite esperto, abbia appena iniziato un nuovo ruolo o ti stia occupando persino di vendite guidate dal fondatore, un foglio di calcolo per il monitoraggio dei potenziali clienti è uno strumento che puoi creare rapidamente per migliorare immediatamente i risultati delle tue attività di vendita.
Lavoro nel settore delle vendite da oltre 10 anni. Ho visto in prima persona come un rappresentante commerciale eccezionale privo di un metodo di monitoraggio venga superato da un venditore nella media che utilizza un processo di monitoraggio dei potenziali clienti.
Questa guida ti accompagnerà nei primi passi per creare un foglio di calcolo di monitoraggio, sviluppare un piccolo processo attorno a quel foglio e utilizzarlo efficacemente per far crescere la tua attività.
Che cos'è un foglio di calcolo per il monitoraggio dei potenziali clienti?
Un foglio di calcolo per il monitoraggio dei potenziali clienti è uno strumento utilizzato principalmente da persone e team che si occupano di vendite, marketing e sviluppo aziendale per monitorare e gestire i potenziali clienti. Pensalo come a un mini strumento di gestione delle relazioni con i clienti (CRM).
Per le aziende che hanno appena iniziato, per chi vende i propri servizi o persino per i venditori di prodotti o servizi di alto valore che non hanno molti potenziali clienti, un foglio di calcolo di monitoraggio può essere un ottimo strumento, essenzialmente gratuito e privo delle ripide curve di apprendimento della maggior parte dei CRM.
Chi dovrebbe utilizzare un foglio di calcolo di monitoraggio?
È particolarmente utile per le piccole imprese che desiderano iniziare a raccogliere dati sulle vendite, ma non vogliono sostenere i costi o affrontare la complessità della configurazione di un software di monitoraggio delle vendite, di un CRM o di un sistema di gestione dei lead.
In genere, questo foglio di calcolo viene creato utilizzando Excel o Google Sheets. Anche i software di gestione dei progetti basati sul cloud, come ClickUp e Monday.com, sono buone opzioni per creare fogli di calcolo per la ricerca di potenziali clienti.
Anche se un team dispone di un CRM completo, i fogli di monitoraggio sono comunque utili agli addetti alla fissazione degli appuntamenti per tenere sotto controllo le proprie metriche di vendita e raggiungere gli obiettivi. I responsabili delle vendite possono assicurarsi che il personale commerciale in prima linea completi ogni giorno o ogni settimana un numero sufficiente di attività significative, senza dover dedicare tempo alla microgestione o alla revisione dei calendari.
Sopra è riportato un esempio di foglio di calcolo altamente efficace per il monitoraggio delle chiamate, utilizzato in una campagna di contatto semi-automatizzata per i miei addetti alla fissazione degli appuntamenti. Qui monitorano quotidianamente i nuovi punti di contatto e quelli in fase di sviluppo con i potenziali clienti, che possono essere: messaggi diretti, messaggi, email e chiamate.
Questo strumento consente all'addetto di mantenere l'organizzazione e, cosa ancora più importante, permette al mio responsabile delle vendite di esaminare i progressi dell'intero team addetto alla fissazione degli appuntamenti in circa 20 minuti ogni mattina.
Quali dati raccogliere
Colonne e informazioni principali
Le colonne possono includere elementi come ID del lead, nome dell'azienda, nome del contatto, email del contatto, telefono del contatto, settore, fonte del lead, data del contatto iniziale, data dell'ultimo contatto, stato, priorità e note. Tuttavia, come minimo, raccogli:
- Informazioni di contatto
- Nome
- Cognome
- Nome dell'azienda
- Dettagli dell'azienda
- Numero di telefono
- Indirizzo
- Profilo LinkedIn
- Altri profili sui social media
- Storico delle interazioni
- Livello di interesse
- Stato della conversazione/del potenziale cliente
- Fase della trattativa
- Prossimi passi
- Interessato
- Chiamata
- Proposta
- DND
Migliorare la qualità dei dati di monitoraggio
La coerenza è fondamentale
Quando inserisci i dati nel foglio di calcolo per ogni potenziale cliente, assicurati che siano accurati e completi per mantenere l’utilità del sistema di monitoraggio. Se sei un responsabile delle vendite, assicurati che il tuo team commerciale sia formato secondo standard di dati coerenti, in modo che tutti i dati possano essere facilmente aggregati per future revisioni.
Usa le funzionalità a tuo vantaggio
Utilizza le funzionalità di convalida dei dati del tuo software per fogli di calcolo per mantenere l’integrità dei dati (ad esempio, menu a discesa per Stato e Priorità).
Google Sheets dispone ora di funzionalità basate su modelli rapidi che utilizzano ‘@dropdown’ per creare rapidamente la formattazione condizionale del tuo foglio di calcolo.
Utilizzare queste funzionalità (per quanto possibile) invece del testo semplice è una buona idea. Le immissioni di testo semplice presentano generalmente numerosi errori ortografici e sintattici che possono rendere più difficile l’aggregazione dei dati.
Esempio:
- Per Stato, crea un elenco a discesa con opzioni come Nuovo, Contattato, Interessato, Non interessato, Convertito.
- Per Priorità, le opzioni potrebbero essere Alta, Media, Bassa.
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Come creare un foglio di calcolo per il monitoraggio dei potenziali clienti
1. Definisci i tuoi obiettivi e KPI
Inizia chiarendo cosa vuoi ottenere con questo foglio di calcolo. Stai monitorando la generazione di potenziali clienti, i tassi di conversione delle vendite o i ricontatti con i clienti? I tuoi obiettivi determineranno i dati da includere.
2. Configura la struttura del foglio di calcolo
Utilizzando come guida la sezione precedente, crea la tua tabella con colonne che ti aiutino a monitorare le informazioni necessarie su ogni potenziale cliente. Segui i principi fondamentali della gestione dei potenziali clienti per costruire le basi necessarie al successo.
3. Compila il foglio di calcolo
Inizia a compilare il foglio di calcolo con i dati dei tuoi potenziali clienti attuali. Puoi farlo manualmente oppure importare i dati da altri sistemi se stai passando da un altro metodo di monitoraggio.
4. Configura la formattazione condizionale
Utilizza la formattazione condizionale per valutare più facilmente a colpo d’occhio lo stato e la priorità dei potenziali clienti. Ad esempio, imposta uno sfondo rosso per i potenziali clienti ad alta priorità e uno sfondo verde per quelli a bassa priorità, oppure ordina per "Data dell’ultimo contatto" per visualizzare prima le voci più datate.
5. Crea filtri e opzioni di ordinamento
Attiva i filtri per ogni colonna per aiutare gli utenti a ordinare facilmente i dati, ad esempio visualizzando tutti i potenziali clienti che si trovano in una determinata fase del processo di vendita o quelli assegnati a uno specifico rappresentante commerciale.
Consiglio utile:
Crea una dashboard a partire da questi filtri utilizzando tabelle pivot o filtri dei dati.
Che cos'è un filtro dei dati?
Un filtro dei dati è una barra degli strumenti interattiva che consente di ordinare il foglio di calcolo in base a valori e dati specifici. Puoi utilizzarlo per modificare le informazioni visibili nel foglio di calcolo tramite un widget facilmente accessibile.
Mi piacciono molto i filtri dei dati, perché consentono di manipolare i dati direttamente nella pagina.
6. Crea un modulo di formazione per il tuo team
La formazione di un nuovo team di vendita sull'utilizzo efficace di un foglio di calcolo per il monitoraggio dei potenziali clienti può essere strutturata in una serie di moduli didattici. Ecco alcuni titoli suggeriti e una breve panoramica di ciascun modulo per guidare il processo di formazione:
Introduzione al monitoraggio dei prospect
- Comprendere il foglio di calcolo per il monitoraggio dei prospect
- Buone pratiche per l'inserimento dei dati
- Gestione e aggiornamento dei lead
- Utilizzo di filtri e ordinamento per l'analisi
- Report e approfondimenti
- Applicazione pratica e simulazione dei ruoli
- Sessione di domande e risposte e feedback
7. Esamina e analizza
Uno dei grandi vantaggi dell'utilizzo di Google Sheets è la facile sincronizzazione con Google Lookerstudio. Questo strumento consentirà a un responsabile delle vendite di affrontare discussioni più chiare sulle prestazioni di vendita e di utilizzare la visualizzazione per monitorare le tendenze in modo più semplice ed efficace.
Chi è coinvolto?
Ora che hai creato il tuo foglio di calcolo in Excel o Sheets, avrai bisogno di persone che gestiscano il tuo processo di vendita. Di seguito sono riportate le persone, i ruoli e le funzioni tipici per quanto riguarda il foglio di calcolo.
Venditore
In qualsiasi processo aziendale che coinvolga le vendite, il venditore funge da collegamento tra l'offerta dell'azienda e le esigenze del cliente. Svolge un ruolo fondamentale non solo nell'attuazione delle strategie di vendita, ma anche nella loro definizione sulla base dei feedback diretti del mercato. Il suo coinvolgimento garantisce motivazione e proattività, caratteristiche essenziali per ottenere i migliori risultati di vendita.
I venditori sono responsabili della compilazione quotidiana della propria parte del foglio di calcolo. Meno numerosi e più semplici sono i KPI, meglio è.
Per un processo di vendita tipico, vorrei che il mio team monitorasse:
- Chiamate al giorno
- Chiamate con lead qualificati al giorno
- Pipeline qualificata complessiva
- Ricavi complessivi
- Rapporto tra qualificati e vendite concluse
Questi KPI dovrebbero essere integrati in una dashboard principale del foglio di calcolo, completamente aperta, in modo che tutti i venditori possano vedere le prestazioni degli altri.
Responsabile delle vendite
Una cosa che non si può sottolineare abbastanza riguardo a un responsabile delle vendite è che non dovrebbe quasi mai essere il miglior venditore. Pensa a Michael Scott di The Office. Ottimo venditore; pessimo capo.
Gestire un team di vendita significa essere responsabili del raggiungimento dei KPI da parte dell'intero team. Ciò significa monitorare costantemente gli indicatori anticipatori, fornire coaching ai venditori in difficoltà e sviluppare nuove strategie per migliorare le vendite concluse.
Una stretta osservanza del foglio di calcolo di monitoraggio è molto importante per consentire al responsabile delle vendite di mantenere il team sulla strada giusta per raggiungere gli obiettivi di vendita. Assicurandosi che l'inserimento dei dati sia corretto e puntuale, può eliminare qualsiasi rischio di microgestione; o, come la chiamo io, “La morte del morale”.
Quando i dati di vendita indicano che un venditore sta svolgendo il proprio lavoro al di sopra del KPI, il responsabile delle vendite dovrebbe semplicemente lasciarlo lavorare. Dovrebbe intervenire e lavorare direttamente con il venditore per migliorare i suoi numeri solo quando quei KPI iniziano a diminuire.
Responsabile commerciale
Molto probabilmente sei il titolare di una piccola impresa e, in tal caso, probabilmente sei anche il responsabile commerciale della tua azienda. Nel caso di team di vendita guidati dal fondatore, è essenziale seguire alcuni passaggi:
- Stabilisci il tono e la costanza del tuo team con una riunione separata dedicata esclusivamente alle vendite, almeno una volta alla settimana. Non rendere le riunioni di vendita parte delle riunioni generali.
- Mantieni le riunioni di vendita concise e focalizzate. Marcus Chan ha scritto un buon libro intitolato Segreti delle vendite a sei cifre, in cui puoi trovare consigli davvero applicabili su come condurre una riunione di vendita efficace.
- Delega le vittorie facili. Se sei il fondatore, il tuo compito riguarda i clienti chiave e lo sviluppo di tali rapporti nel tempo. Il tuo compito NON è essere il miglior venditore. Affida i lead e i clienti migliori al tuo team di vendita per rafforzarne il morale e la coesione.
Se sei un titolare, dai un'occhiata al nostro articolo, “Come mantenere organizzati i lead (e preparare il tuo team di vendita al successo) in 3 passaggi”, per alcuni consigli utili su come iniziare a organizzare i lead con il tuo team.
Suggerimenti ed errori da evitare nel monitoraggio dei potenziali clienti
Suggerimenti
1. Integrare al più presto il sistema di email marketing (EMS)
L'email è uno degli strumenti di vendita più potenti. Uno strumento come ActiveCampaign o MailChimp dovrebbe essere utilizzato immediatamente. Utilizzando l'automazione tramite Zapier, è possibile trasferire facilmente le informazioni di contatto pertinenti all'EMS senza doverle inserire due volte.
2. Automatizzare dove possibile
Utilizza formule e funzioni per automatizzare i calcoli, ad esempio il numero di giorni trascorsi dall'ultimo contatto, così da risparmiare tempo e ridurre gli errori manuali.
3. Eseguire costantemente il backup
I fogli di calcolo basati sul cloud, come Google Sheets, vengono sempre sottoposti a backup, motivo per cui preferisco i fogli di calcolo a Excel per i miei modelli di monitoraggio.
Errori da evitare
1. Eccessiva complessità
Mantieni il foglio di calcolo semplice e intuitivo. Evita un numero eccessivo di campi, formule complesse e layout disordinati.
2. Inserimento incoerente dei dati
Standardizza l'inserimento dei dati con linee guida chiare e utilizza menu a discesa per ridurre al minimo gli errori. Assicurati che tutti i membri del team siano formati sul corretto utilizzo del foglio di calcolo.
3. Trascurare gli aggiornamenti e la manutenzione
Aggiorna e mantieni regolarmente il foglio di calcolo per conservarne la rilevanza e l'utilità. Implementa una strategia di backup per prevenire la perdita di dati.
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Quando ho bisogno di un software per la gestione dei potenziali clienti?
Segnali che indicano che la tua azienda è cresciuta oltre il modello basato sui fogli di calcolo
- Aumento del volume di potenziali clienti: Gestire un numero elevato di potenziali clienti tramite fogli di calcolo può diventare complesso e soggetto a errori. Se riscontri difficoltà nel monitorare in modo efficiente le interazioni o gli aggiornamenti, è un segnale che dovresti cambiare sistema. Uno dei vantaggi del software per il monitoraggio delle vendite è che può anche aiutare a gestire volumi più elevati di potenziali clienti.
- Necessità di accedere ai dati in tempo reale: Se più membri del team devono accedere e gestire le informazioni sui potenziali clienti contemporaneamente, i fogli di calcolo possono diventare limitanti e potrebbero non supportare efficacemente gli aggiornamenti in tempo reale.
- Processi di vendita complessi: Man mano che i processi di vendita diventano più complessi, coinvolgendo molteplici punti di contatto e follow-up personalizzati, i fogli di calcolo potrebbero non riuscire a gestirli efficacemente.
- Limitazioni nella reportistica e nell'analisi: Quando sono necessarie analisi e report avanzati per prendere decisioni informate e i fogli di calcolo sono troppo basilari per fornire queste informazioni, potrebbe essere necessario un sistema CRM.
Come passare da un foglio di calcolo a un CRM o a un sistema di gestione dei potenziali clienti
- Valuta le tue esigenze: Comprendi che cosa ti serve in un CRM individuando i problemi del tuo attuale sistema basato su fogli di calcolo e specificando le funzionalità che li risolveranno.
- Scegli il CRM giusto: Seleziona un CRM che rientri nel tuo budget, possa crescere insieme alla tua azienda, si integri con gli strumenti esistenti e sia intuitivo.
- Pianifica la migrazione dei dati: Prepara i dati per la migrazione ripulendo quelli esistenti (rimuovendo i duplicati e correggendo gli errori) e decidendo quali dati devono essere trasferiti.
- Forma il tuo team: Assicurati che tutte le persone che utilizzeranno il CRM siano formate sul suo utilizzo efficace. Ciò potrebbe richiedere più sessioni di formazione o un supporto continuo.
Passare da un semplice foglio di calcolo a un CRM dedicato o a un sistema di gestione dei potenziali clienti rappresenta un passo avanti significativo nella gestione delle relazioni con i clienti e nel miglioramento dell'efficacia delle vendite, soprattutto quando un'azienda cresce e i suoi processi diventano più complessi.
Monitoraggio dei potenziali clienti: la base di una crescita sostenibile
Un foglio di calcolo per il monitoraggio dei potenziali clienti non serve solo a tenere traccia delle persone con cui hai parlato; serve a creare una base per una crescita sostenibile. Grazie a funzionalità come i promemoria automatici per le attività di ricontatto, gli aggiornamenti dello stato e la definizione delle priorità per i potenziali clienti più interessati, questo foglio di calcolo diventa un mini-CRM pensato appositamente per le esigenze specifiche delle startup.
Man mano che inserisci i dettagli di ogni potenziale cliente, osserva crescere la tua intelligenza aziendale. Questo ti consente di perfezionare al volo le tue tattiche di vendita, concentrandoti su ciò che funziona davvero. Inoltre, è un ottimo modo per permettere a tutto il team di mantenere l'allineamento sugli obiettivi di vendita, comprendere la situazione attuale e lavorare insieme per raggiungere i traguardi.
Il passaggio successivo da un foglio di calcolo a un CRM completo sarà molto più semplice una volta messi in atto questi processi. Non è solo uno strumento, ma il tuo primo navigatore nell'immenso oceano dell'imprenditoria, che ti guida verso risultati di vendita più sistematici e basati sui dati. Inizia con questo semplice passo e prepara il terreno per operazioni di vendita avanzate che faranno progredire la tua azienda. Che il viaggio verso la crescita e l'efficienza abbia inizio!
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