El Consorcio de Operaciones Jurídicas Corporativas informa de que el 68 % de los profesionales de contratos busca un contrato completado al menos una vez por semana. Aunque solo tardes cinco minutos en encontrar el documento que necesitas, eso supone más de cuatro horas al año dedicadas a buscar en tu disco duro y entre montones de documentos en papel para encontrar información fundamental. Afortunadamente, la gestión del ciclo de vida de los contratos agiliza los procesos necesarios no solo para encontrar contratos, sino también para crearlos y ejecutarlos.
En The CRO Club, nos apasiona ayudar a las empresas a maximizar su potencial de ingresos, pero es difícil aumentar los ingresos si pierdes tiempo en tareas como buscar contratos y hacer seguimientos para asegurarte de que todas las partes cumplen sus obligaciones. Por eso, hemos elaborado esta guía para ayudarte a implementar tu propio proceso de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) y evitar algunos de los cuellos de botella más habituales en la gestión de contratos.
¿Qué es la gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM)?
La gestión del ciclo de vida de los contratos, conocida habitualmente como CLM, consiste en realizar el seguimiento de un contrato durante todo su ciclo de vida, desde la fase de propuesta hasta la fase de vencimiento o renovación. La CLM es uno de los aspectos más importantes de la administración de contratos, ya que garantiza que todas las partes de un contrato cumplan sus compromisos.
La gestión del ciclo de vida de los contratos también minimiza los riesgos al facilitar el cumplimiento de las normativas gubernamentales y el control de los plazos importantes. Casi cualquier empresa puede beneficiarse de la CLM, especialmente las organizaciones con equipos jurídicos internos o equipos de compras.
Etapas del proceso de gestión del ciclo de vida de los contratos
El ciclo de vida de la gestión de contratos comienza con la creación del contenido, también conocida como redacción, y termina con la renovación del contrato. Todas las partes interesadas deben comprender qué ocurre en cada etapa, aunque no participen directamente en todos los aspectos de la creación y ejecución del contrato.
Creación y redacción del contrato
La redacción de contratos es el proceso de plasmar por escrito los términos y condiciones de un acuerdo, o en tu pantalla si tienes previsto utilizar firmas electrónicas. Lo que incluyas en el contrato depende de lo que hayas acordado con la otra parte. Un contrato sólido suele incluir requisitos legales esenciales:
- Nombres de las partes del contrato (personas o empresas)
- Precios (coste total, precio por unidad, precio por hora, etc.)
- Hitos
- Importes y fechas de vencimiento de los pagos (p. ej., cuatro pagos de $2,500 con vencimiento el 1 de mayo, el 1 de junio, el 1 de julio y el 31 de julio)
- Fecha de vencimiento
- Qué ocurre si alguna de las partes incumple el contrato (p. ej., recargos por demora, rescisión del contrato)
Negociación del contrato
Después de redactar un contrato, debes negociar los términos para asegurarte de que todos están de acuerdo. Todas las partes de un contrato quieren minimizar sus riesgos y negociar condiciones favorables para sus intereses, por lo que debes dar lo mejor de ti durante esta etapa del ciclo de vida de la gestión de contratos.
Por ejemplo, quizá quieras pagar a un proveedor el 25 % por adelantado y esperar a inspeccionar la calidad de sus productos antes de pagar el 75 % restante. Probablemente, el proveedor querrá un depósito de al menos el 50 %. La negociación del contrato es el momento en el que se negocian estos términos y se intenta llegar a un contrato que satisfaga a todos.
Durante el proceso de negociación, es posible que tengas que hacer algunas concesiones. Si quieres pagar un depósito del 25 % y el proveedor quiere un 50 %, quizá podáis acordar un 35 %. También es importante tener presente un punto de "retirada”. Este es el punto a partir del cual ya no estás dispuesto a seguir negociando con la otra parte.
Aprobación del contrato
Ahora que todos estáis de acuerdo con los términos y condiciones del contrato, es el momento de aprobarlo. Cada persona involucrada en el proceso de aprobación debe revisar detenidamente los datos del contrato y asegurarse de que coinciden con lo acordado durante la etapa de negociación.
El proceso de revisión del contrato puede incluir la revisión con control de cambios, que consiste en revisar un contrato y realizar las modificaciones necesarias. La revisión con control de cambios suele ser un proceso colaborativo, así que debes estar preparado para trabajar con otras partes interesadas con el fin de preparar el nuevo contrato para su firma.
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Ejecución del contrato
Si no tienes implementada una solución de CLM, es posible que tengas que imprimir varias copias del contrato y hacer que cada parte lo firme. Una alternativa es imprimir una copia física, escanearla y después enviarla por correo electrónico a todos, o utilizar un servicio como DocuSign para recopilar firmas electrónicas.
El software de gestión del ciclo de vida de los contratos facilita mucho este proceso. En lugar de imprimir o escanear varias copias, puedes crear fácilmente el contrato y enviarlo a todas las partes para que lo firmen electrónicamente.
Supervisión de contratos
Durante la fase de supervisión del contrato, debes asegurarte de que todos cumplen las condiciones del acuerdo. En muchos casos, esta es la etapa más difícil del ciclo de vida de la gestión de contratos, ¡incluso más difícil que la negociación!
El proceso de supervisión varía de una empresa a otra, pero normalmente implica comparar el desempeño de la otra parte con las condiciones establecidas en el contrato. Por ejemplo, si celebras un contrato con una empresa de TI, es probable que el acuerdo incluya condiciones relacionadas con la fiabilidad y disponibilidad del sistema. Si la empresa no cumple estas condiciones, podría dar lugar a un contrato nulo y sin efecto, lo que te permitiría obtener un crédito o algún otro recurso.
La supervisión resulta especialmente difícil si no tienes un sistema de gestión de contratos, ya que tendrás que dedicar tiempo a buscar el contrato y revisarlo para encontrar la información que necesitas. Con una solución de software sólida, puedes encontrar el contrato en cuestión de segundos y utilizar la función de búsqueda para localizar hitos y modificaciones importantes.
Renovación de contratos
Cuando llegas al final de un contrato, es posible que quieras seguir haciendo negocios con la otra parte. Puedes continuar siguiendo las condiciones del contrato original o negociar nuevas condiciones. En algunos casos, el contrato se renueva automáticamente.
Cuellos de botella de CLM que debes conocer
Como sabes, los cuellos de botella son problemas que ralentizan o detienen tu flujo de trabajo. Cuando intentas maximizar tu potencial de ingresos, debes eliminar tantos cuellos de botella como sea posible. Estos son algunos de los problemas más habituales asociados al ciclo de vida de la gestión de contratos.
Las contrapartes tardan en revisar
¿Recuerdas que dijimos que todos deben revisar el contrato detenidamente? El proceso de revisión es importante, pero también puede crear un cuello de botella en tu proceso. Si no tienes un sistema de CLM, es posible que tengas que enviar copias del contrato por correo postal o enviarlo por correo electrónico a varias personas, y ambas opciones pueden ralentizar el proceso.
Retrasos del departamento jurídico
Aunque los contratos son importantes, los abogados corporativos tienen muchas responsabilidades. Pueden participar en la protección de la marca registrada de una empresa, en la negociación de una adquisición o en la gestión de asesores jurídicos externos. Cuando se ocupan de estos asuntos, no están revisando tus contratos. Como resultado, el departamento jurídico suele ser un cuello de botella habitual en el proceso de gestión de contratos.
Dificultad para almacenar contratos manualmente
Sin una herramienta de gestión de contratos, es difícil encontrar documentos importantes cuando los necesitas. Si tienes un repositorio central para las copias físicas, alguien debe desplazarse hasta allí y buscar entre cajas o archivadores para encontrar el contrato correcto. Incluso si tienes un repositorio digital de contratos, puede estar algo desorganizado, lo que obliga a los miembros del equipo a buscar entre miles de archivos electrónicos.
Métodos de presentación ineficaces
Muchas empresas cometen el error de crear contratos extensos y enviarlos por correo electrónico a todos para que los revisen. Esto crea un cuello de botella por varios motivos. En primer lugar, es posible que algunos destinatarios no vean inmediatamente las notificaciones de correo electrónico, lo que retrasa su revisión del documento. En segundo lugar, revisar un contrato tan largo puede resultar un poco abrumador. Uno o dos destinatarios pueden ver su extensión y decidir que no tienen tiempo para revisarlo hasta dentro de unos días.
Falta de visión sobre el proceso contractual
Muchas personas participan en el ciclo de vida de la gestión de contratos, pero no todas son expertas en contratos. Por ejemplo, tu principal vendedor puede ser muy hábil utilizando Salesforce y descubriendo cómo satisfacer diversas necesidades empresariales, pero quizá no tenga formación específica en la revisión de contratos o en la negociación de condiciones favorables. Aquí es donde los cursos de gestión de contratos pueden ayudar a reducir la brecha de conocimientos.
Aunque todas las personas implicadas en el proceso tengan una amplia experiencia con los contratos y posean certificaciones de gestión de contratos, es posible que no conozcan el estado de cada contrato debido a la falta de visibilidad del proceso. Por ejemplo, si el contrato está sobre la mesa del abogado interno de la empresa, los demás usuarios empresariales no sabrán qué está ocurriendo hasta que el abogado termine finalmente la revisión jurídica.
Buenas prácticas para la gestión del ciclo de vida de los contratos
Una gestión eficaz de los contratos es fundamental para las organizaciones de todos los tamaños. Puedes facilitar un poco el proceso siguiendo estas buenas prácticas.
Automatiza los flujos de trabajo
Como hemos señalado anteriormente, los procesos manuales consumen mucho tiempo que podría dedicarse mejor a actividades generadoras de ingresos. Para ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia, es importante automatizar los flujos de trabajo tanto como sea posible. Una solución sólida de gestión del ciclo de vida de los contratos puede ayudarte a eliminar procesos engorrosos y garantizar que todo el mundo esté al tanto. Especialmente si sabes qué buscar en un software de gestión de contratos para satisfacer las necesidades específicas de tu organización.
Una forma de automatizar los flujos de trabajo consiste en crear una biblioteca de cláusulas con términos contractuales habituales. En lugar de redactar los mismos términos cada vez que creas un contrato nuevo, puedes introducir términos estándar desde tu biblioteca personalizada. Las herramientas de automatización de contratos destacan en este tipo de optimización de flujos de trabajo.
Estandariza las plantillas
No necesitas reinventar la rueda cada vez que formalizas un contrato nuevo. Solo tienes que utilizar plantillas de contratos que ya incluyan información estándar, como los datos de contacto de tu empresa, los nombres del personal clave y los hitos habituales.
Colaboración fluida
Los procesos manuales también dificultan una colaboración eficaz, ya que ralentizan todo y hacen que resulte complicado que más de una persona revise y supervise un contrato al mismo tiempo. Mejora la colaboración implementando una solución de CLM basada en la nube a la que los miembros del equipo puedan acceder desde cualquier lugar con conexión a Internet.
Transparencia en todas las etapas
La falta de transparencia puede causar estragos en tu organización, especialmente si provoca un incumplimiento contractual. Para evitar que esto ocurra, comprométete con la transparencia en cada etapa. Un sistema de CLM puede ayudarte a lograr este objetivo, ya que facilita determinar qué versión del contrato es la más reciente o encontrar a la última persona que editó el documento.
Seguimiento adecuado
Muchas personas creen que firmar un contrato es el último paso del ciclo de vida, pero, como sabes, no es así. Debes realizar un seguimiento periódico para asegurarte de que todo el mundo cumple los términos del contrato. También es importante comprobar las fechas de vencimiento y renovación.
Seguridad y certeza jurídica
Los gobiernos aprueban constantemente nuevas leyes o modifican las existentes, lo que dificulta aún más el cumplimiento de los requisitos legales y normativos. Por desgracia, tener contratos firmados guardados en carpetas de archivo desbordadas no es la mejor forma de gestionar tus esfuerzos de cumplimiento.
Una forma de garantizar que tu empresa siga cumpliendo la normativa consiste en utilizar un software de CLM para obtener certeza jurídica. Con este tipo de software, resulta fácil gestionar las autorizaciones de acceso y averiguar quién realizó cambios en un contrato.
El software de CLM puede ayudarte
El software de gestión del ciclo de vida de los contratos puede resolver muchos de los problemas abordados en esta guía, aumentar la eficiencia y facilitar la maximización de tu potencial de ingresos. Este tipo de software permite a las empresas de todos los tamaños crear un repositorio centralizado para contratos y otros documentos, eliminando la necesidad de imprimir copias físicas y buscar un lugar donde almacenarlas.
El software de CLM basado en la nube también permite la colaboración, ya que permite a las partes interesadas consultar y firmar contratos desde cualquier lugar del mundo. Algunos sistemas incluso cuentan con aplicaciones móviles, lo que facilita que los miembros del equipo revisen los contratos sobre la marcha.
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