Die besten CRM-Systeme optimieren Ihre Prozesse, liefern datengestützte Erkenntnisse und helfen Ihren Teams, mehr Umsatz zu generieren. Mindestens sollte ein CRM eine gemeinsame Lösung für alle Teams für die Markteinführung (GTM-Teams) sein und Kundendaten aus Vertrieb, Marketing und Kundenerfolg miteinander verbinden.
Die folgenden 16 CRM-Funktionen umfassen grundlegende und erweiterte Funktionen sowie Integrationen von Drittanbietern, damit Sie Teams aufeinander abstimmen und Ihr Unternehmen ausbauen können.
Grundlegende CRM-Funktionen
Ein CRM ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, Interaktionen mit ihren potenziellen und bestehenden Kunden während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten und zu pflegen. Die Zentralisierung dieser Daten in einem CRM kann große Vorteile bieten, etwa optimierte Workflows und höhere Konversionsraten.
Unabhängig davon, für welche Software Sie sich entscheiden: Diese grundlegenden Funktionen sind das absolute Minimum, um einen ROI mit Ihrem CRM zu erzielen.
Kontaktverwaltung
Die Grundlage jedes CRM ist die Möglichkeit, Kundeninformationen zu speichern und zu verwalten. Dazu gehören Kontaktdaten, Kaufhistorie, Kommunikationspräferenzen und alle anderen relevanten Daten.
Ein leistungsfähiges Kontaktverwaltungssystem ermöglicht es Ihnen, detaillierte Kundenprofile zu erstellen, Ihre Zielgruppe zu segmentieren und Ihre Interaktionen mit jedem Kunden zu personalisieren.
Vorteile: Verbesserte Kundeninteraktionen, personalisierter Service, mehr Verkaufschancen.
Pipeline-Management
Für Vertriebsteams ist ein CRM ein unverzichtbares Werkzeug zur Verwaltung der Vertriebspipeline. Zu den Unterkategorien des Pipeline-Managements können Lead-Erfassung, Deal-Tracking, Vertriebsprognosen und Opportunity-Management gehören. Diese Funktionen helfen Vertriebsmitarbeitern, Leads zu priorisieren, Beziehungen zu pflegen und Geschäfte schneller abzuschließen.
Vorteile: Höhere Vertriebseffizienz, höhere Konversionsraten, verbesserte Vertriebsprognosen.
CRM-Erfolgsgeschichte: Grammarly implementierte eine neue Salesforce-Instanz, um schleppende Vertriebszyklen und komplizierte Prozesse zu optimieren. Das neue CRM half dem Unternehmen, die MQL-Konversion um 30 % zu verbessern und den Vertriebszyklus von 60–90 Tagen auf 30 Tage zu verkürzen.
Psst! Wir können Ihnen helfen, Vertriebsprognosen besser zu verstehen und ihre Auswirkungen auf das Wachstum einzuschätzen.
Kundenservice und Support
Ein CRM-System stattet Ihr Kundenservice-Team mit den Werkzeugen aus, die es benötigt, um Anfragen zu bearbeiten und hervorragenden Support zu leisten. Es kann Funktionen wie Ticketsysteme, Wissensdatenbankverwaltung und Live-Chat-Funktionen abdecken.
Vorteile: Höhere Kundenzufriedenheit, schnellere Bearbeitungszeiten, stärkere Kundenbindung.
Psst! Sehen Sie sich an, wie Unternehmen, die ein CRM implementiert haben, effizienter gewachsen sind.
Erweiterte CRM-Funktionen
Im B2B-SaaS-Bereich werden selbst diese „erweiterten“ Funktionen zunehmend zum Standard. Es reicht nicht aus, lediglich einen Speicher für Kundeninformationen zu haben – diese Informationen müssen umsetzbar sein und effiziente umsatzgenerierende Aktivitäten vorantreiben.
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Marketing-Automatisierung (nativ)
Marketing-Automatisierung hilft Ihnen, Marketingmaßnahmen durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben zu optimieren, etwa E-Mail-Kampagnen, Veröffentlichungen in sozialen Medien und Lead-Pflege.
So kann sich Ihr Marketingteam auf strategische Initiativen konzentrieren und die Effektivität von Kampagnen verbessern. Viele CRMs bieten native Funktionen zur Marketing-Automatisierung, etwa den Marketing Hub in HubSpot.
Vorteile: Optimierte Marketing-Workflows, präzisere Zielgruppenansprache, höherer Kampagnen-ROI.
Analysen und Berichte
Moderne CRM-Systeme bieten leistungsstarke Tools für Analysen und Berichte, die Kundendaten in umsetzbare Erkenntnisse verwandeln. Sie können CRM-Berichte erstellen, etwa zur Vertriebsleistung, zum Kundenverhalten, zum ROI von Marketingkampagnen und zu vielen weiteren Themen. Diese Daten können anschließend genutzt werden, um Trends zu erkennen, Ihre Prozesse zu optimieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Vorteile: Datengestützte Entscheidungsfindung, verbesserte Leistungskontrolle, Identifizierung von Wachstumschancen.
Workflow-Automatisierung
CRM-Systeme können wiederkehrende Aufgaben automatisieren, etwa das Senden von Follow-up-E-Mails, das Zuweisen von Leads und das Aktualisieren von Kundendatensätzen. Dadurch gewinnt Ihr Team Zeit, um sich auf wichtigere Aktivitäten zu konzentrieren, und die Gesamteffizienz wird verbessert.
Vorteile: Höhere Teamproduktivität, weniger manuelle Fehler, verbesserte Prozesskonsistenz.
Integrationsmöglichkeiten
Integrationen sind ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl eines CRM-Systems. Die Software muss mit Ihrem bestehenden Technologie-Stack zusammenarbeiten und mit zukünftigen Technologien synchronisiert werden können. Viele CRM-Anbieter verfügen über einen vollständigen Marktplatz für CRM-Integrationen, Plug-ins und Drittanbieter-Apps.
Marketingautomatisierung (Drittanbieter)
Wenn Sie ein CRM wählen, das keine native Marketingautomatisierung bietet, oder wenn Sie fortschrittlichere Marketingtechnologie benötigen, ist es entscheidend, dass sich das CRM nahtlos in die von Ihnen gewählte Plattform integrieren lässt. Wenn Sie den Unterschied zwischen CRM und Marketingautomatisierung kennen, können Sie eine fundierte Entscheidung treffen.
Vorteile: Kampagnenverfolgung, Verfolgung der Lead-Quelle, verbesserter Marketingprozess
E-Mail-Integration
Die Integration Ihres CRM-Systems in Ihr E-Mail-System gewährleistet eine nahtlose Kommunikation und Datenverfolgung. E-Mails können automatisch im CRM protokolliert werden, sodass Sie Gespräche nachverfolgen und wertvolle Erkenntnisse über Kunden gewinnen können.
Vorteile: Verbesserte E-Mail-Verwaltung, bessere Kommunikationsverfolgung, zentralisierte Kundeninformationen.
Integration sozialer Medien
Wenn Sie Ihr CRM mit Social-Media-Plattformen verbinden, können Sie Erwähnungen Ihrer Marke überwachen, mit Kunden in sozialen Medien interagieren und Social-Media-Kampagnen direkt über das CRM verwalten.
Vorteile: Höhere Markenbekanntheit, verbesserte Möglichkeiten zur Beobachtung sozialer Medien, intensivere Kundeninteraktion.
Drittanbieter-Anwendungen
Ein leistungsfähiges CRM sollte sich nahtlos in andere Geschäftstools wie ERP (Unternehmensressourcenplanung), E-Commerce-Plattformen und Buchhaltungssoftware integrieren lassen. Dadurch entsteht ein einheitliches Geschäftsökosystem, in dem Daten frei zwischen Anwendungen fließen können, wodurch die Datengenauigkeit verbessert und Prozesse optimiert werden.
Vorteile: Einheitliche Geschäftsprozesse, verbesserte Datengenauigkeit, bessere Zusammenarbeit zwischen Abteilungen.
Zugänglichkeitsfunktionen von CRM-Systemen
Sie benötigen ein CRM, das genauso funktioniert wie Ihr Team. Wenn Ihre Belegschaft verteilt arbeitet, sind der Fernzugriff und der mobile Zugriff unverzichtbar, damit das Team die CRM-Software wie vorgesehen nutzen kann.
Mobiler Zugriff
Ein CRM-System mit mobilem Zugriff ermöglicht Ihrem Team, unterwegs auf Kundendaten zuzugreifen, Leads zu verwalten und Datensätze zu aktualisieren. Zu den Vorteilen eines mobilen CRM-Systems gehören mehr Flexibilität und Produktivität für Teams an jedem Ort und zu jeder Zeit, insbesondere für Außendienst- oder Vertriebsteams.
Cloudbasiertes CRM
Cloudbasierte CRM-Systeme werden auf Remote-Servern gehostet, sodass Softwareinstallationen vor Ort nicht erforderlich sind. Diese Konfiguration lässt sich leicht skalieren, ist kostengünstiger und ermöglicht den Fernzugriff.
Cloudbasierte CRM-Systeme sind heute bei SaaS-Unternehmen mit Abstand am weitesten verbreitet. In individuellen CRM-Konfigurationen oder in Branchen mit strengen Anforderungen an die Datensicherheit können Sie jedoch auf serverbasierte Systeme vor Ort stoßen.
Vorteile: Skalierbarkeit zur Unterstützung des Unternehmenswachstums, geringere IT-Kosten, Zugriff von jedem Gerät mit Internetverbindung.
Anpassung und Skalierbarkeit
Auch wenn Sie kein vollständig individuelles CRM benötigen, hat Ihr Unternehmen wahrscheinlich spezielle Anforderungen, die in Standardlösungen nicht enthalten sind. Die Wahl eines CRM-Systems mit individuellen Anpassungsmöglichkeiten oder Erweiterungen hilft ihm, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen, und spart Ihnen langfristig Geld.
Einige meiner bevorzugten skalierbaren und anpassbaren CRMs sind:
Anpassbare CRM-Optionen
Ein gutes CRM sollte an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden können. Sie sollten in der Lage sein, Arbeitsabläufe zu konfigurieren, benutzerdefinierte Felder zu erstellen und Dashboards zu personalisieren, damit diese Ihren individuellen Vertriebsprozess und Ihre Kundendaten widerspiegeln.
Vorteile: Verbesserte Benutzerfreundlichkeit für Ihr Team, bessere Abstimmung mit Geschäftsprozessen, höhere Benutzerakzeptanz.
Skalierbarkeit
Wenn Ihr Unternehmen wächst, muss Ihr CRM-System mit Ihnen wachsen. Achten Sie auf Skalierbarkeitsfunktionen, mit denen Sie Benutzer hinzufügen, die Speicherkapazität erhöhen und neue Anwendungen integrieren können, wenn sich Ihre Anforderungen weiterentwickeln. So bleibt Ihr CRM während der gesamten Entwicklung Ihres Unternehmens ein wertvolles Hilfsmittel.
Vorteile: Langfristiger Wert und Investitionsschutz, Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Geschäftsanforderungen, zukunftssichere CRM-Lösung.
Sicherheitsfunktionen von CRM-Systemen
Datensicherheit
Kundendaten sind ein wertvolles Gut, und jedes CRM-System, für das Sie sich entscheiden, muss der Datensicherheit höchste Priorität einräumen. Achten Sie auf Funktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates, um sicherzustellen, dass Ihre Kundendaten vor unbefugtem Zugriff und Datenschutzverletzungen geschützt sind.
Vorteile: Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, Schutz vor Datenschutzverletzungen, Stärkung des Vertrauens und der Zuversicht Ihrer Kunden.
Benutzerberechtigungen
Ein leistungsfähiges CRM-System ermöglicht es Ihnen, Benutzerberechtigungen und Zugriffsebenen festzulegen. Dadurch wird sichergestellt, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Daten und Funktionen zugreifen können. Dies verbessert die Sicherheit und Verantwortlichkeit innerhalb Ihres Unternehmens.
Vorteile: Verbesserte Datensicherheit, höhere Verantwortlichkeit, geringeres Risiko eines unbefugten Datenzugriffs.
Stärken Sie Ihre GTM-Teams mit den richtigen CRM-Funktionen
Nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihr aktuelles CRM-System zu bewerten und zu prüfen, ob es diese Funktionen bietet. Falls nicht, sollten Sie Angebote von CRM-Anbietern anfordern, die besser zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passen.
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