Für Unternehmen, die von ihren Verträgen leben und sterben, ist es wichtig, diese richtig zu gestalten. Vertragsmanagement wird häufig als Teil einer guten Unternehmensführung übersehen, obwohl es wohl zu den wichtigsten Bereichen gehört, die ein Unternehmen beherrschen muss. Es hat einen Grund, warum viele große Unternehmen einige der höchstbezahlten Anwälte Amerikas mit der Überwachung ihrer Verträge beauftragen. Es handelt sich um eine äußerst wichtige Angelegenheit.
Was ist also Vertragsmanagement? Es handelt sich um eine Reihe von Maßnahmen, die Sie ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre Verträge klar, eindeutig, durchsetzbar und im Falle eines Rechtsstreits voraussichtlich gerichtlich anerkannt sind. Ein System zur Verwaltung des Vertragslebenszyklus kann dies gewährleisten. Dabei müssen Sie zahlreiche Einzelheiten beherrschen, und es stehen Ihnen viele Hilfsmittel zur Verfügung, die Sie dabei unterstützen, alles richtig umzusetzen.
Was ist Vertragsmanagement?
Vertragsmanagement, manchmal auch Vertragsverwaltung genannt, umfasst die Arbeit, die Ihr Managementteam leistet, um solide Verträge zu entwerfen, sie in der Phase vor der Unterzeichnung weiterzuentwickeln und in eine gute Form zu bringen sowie anschließend die Einhaltung der Verträge zu überwachen. Es darf nicht mit Vertragsverhandlungen verwechselt werden, bei denen Sie und die andere Partei über die Bedingungen und zu erbringenden Leistungen verhandeln, oder mit Compliance-Management, bei dem Ihre Mitarbeiter darauf achten, dass Ihr Unternehmen einen Vertrag oder eine gesetzliche Vorschrift einhält.
Um dies anschaulicher zu machen, stellen Sie sich vor, Sie sind ein Sanitärunternehmen, das gerade von einem Generalunternehmer den Auftrag erhalten hat, einige Häuser zu bauen. Der Generalunternehmer möchte, dass Sie ausschließlich PEX-Rohre anstelle von PVC- oder Kupferrohren verwenden. Ob das akzeptabel ist oder nicht, entscheiden die Verhandlungs- und Beschaffungsteams, nicht der Vertragsmanager.
Die Aufgabe des Managers besteht darin, nach der Einigung über die Rohre dafür zu sorgen, dass dieser Teil der Vereinbarung eindeutig formuliert und durchsetzbar ist. Danach übergibt ein guter Vertragsmanagementexperte die Überwachung der Vertragseinhaltung an eine andere Person, häufig den Compliance-Manager, den Vollzugsbeamten für Bauvorschriften oder eine entsprechend bezeichnete Person in Ihrem Unternehmen, damit sichergestellt wird, dass die Vertragsbedingungen eingehalten werden.
Der Vertragsmanager ist nicht einfach nur ein Korrekturleser. Diese Person ist im Allgemeinen für die Verwaltung des Vertragslebenszyklus von der Initiierung bis zum Abschluss verantwortlich. Sie könnte beispielsweise diejenige sein, die das Geschäft mit dem Generalunternehmer ursprünglich vorgeschlagen hat, und für die Verlängerung des Vertrags bei dessen Ablauf zuständig sein. Besonders in kleinen Unternehmen ist es sogar möglich, dass Ihr Vertragsmanager zugleich Ihr Verhandlungsführer und Compliance-Beauftragter ist, obwohl es sich streng genommen um unterschiedliche Rollen handelt.
Warum ist Vertragsmanagement wichtig?
Warum muss es so aufwendig sein, einen Vertrag zu initiieren, zu unterzeichnen und durchzusetzen? Sie kennen doch das Sprichwort: „Der Teufel steckt im Detail.“ Das trifft auf Geschäftsverträge nie mehr zu als in einer Situation, in der ein cleveres Rechtsteam aufgrund eines Formfehlers in einem Absatz eines 14-seitigen Rechtsvertrags Millionenbeträge einsparen oder erwirken kann.
Die Fortexistenz ganzer Unternehmen hängt von einem erfolgreichen Vertragsmanagement ab, und es lohnt sich, jemanden zu bezahlen, der gut darin ist, damit Ihre Verträge nicht eines Tages unerwartete Probleme verursachen.
Nehmen wir an, der Generalunternehmer beauftragt Sie mit der Durchführung der Sanitärinstallationen. Zunächst läuft alles hervorragend, doch nach etwa 3 Monaten gibt es ein Problem in der Lieferkette und Ihre PEX-Rohre werden nicht geliefert. Nun müssen Sie eine schwierige Entscheidung treffen.
Sie können die Arbeiten verzögern, was gemäß den Vertragsbedingungen eine Geldstrafe nach sich ziehen könnte, oder Sie könnten die vorrätigen PVC- oder Kupferrohre verwenden, um den Zeitplan einzuhalten, was ebenfalls einen Vertragsverstoß darstellen würde. So oder so sind Sie in Schwierigkeiten, weil ein Lkw nicht rechtzeitig in Ihrem Lager eingetroffen ist. Was sollten Sie tun?
Hier bewahrt Sie ein effektives Vertragsmanagement vor dem Schlimmsten. Während der Verhandlungsphase hätte Ihr Vertragsmanager fragen müssen, was geschehen würde, wenn genau dieses Problem auftritt. Idealerweise sollte es eine Art Ausweichmöglichkeit für den Fall unkontrollierbarer Verstöße gegen die Vereinbarung oder zumindest eine Option zur Konfliktlösung geben. Es ist die Aufgabe Ihres Vertragsmanagers, bei der Erstellung des Vertrags eine solche Regelung aufzunehmen, damit alle Beteiligten von Anfang an klare Erwartungen haben.
Das Wichtigste: Schützen Sie Ihr Unternehmen! Informieren Sie sich über die Faktoren, die einen Vertrag ungültig machen können.
Wer ist für das Vertragsmanagement verantwortlich?
Der gesamte Vertragsmanagementprozess ist kompliziert, und Sie benötigen wirklich einen Spezialisten, der diese Aufgabe und kaum etwas anderes übernimmt. Ihr Vertragsmanager kann ein Anwalt sein, muss es aber nicht. Sie könnten einfach den erfahrensten Manager des Unternehmens mit dieser Aufgabe betrauen, vorausgesetzt, diese Person verfügt über Erfahrung mit rechtlich durchsetzbaren Verträgen. In einem weiteren Sinne könnte man jedoch sagen, dass jeder Teil des Vertragsmanagementteams ist.
Die Einzelheiten des Vertragsmanagementprozesses unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen und sogar von einem Geschäft zum nächsten, aber Sie sollten sich nicht an Formalitäten aufhalten. Jeder, der sinnvoll beitragen kann, sollte sich willkommen fühlen und sich einbringen, um sicherzustellen, dass Sie gute Verträge haben.
Kehren wir zu dem Sanitärunternehmen zurück. Im Extremfall könnten verschiedene Mitarbeiter Kontakte für den Auftrag knüpfen und die Geschäftsbeziehungen anbahnen (Vertrieb), die Bedingungen des Geschäfts besprechen (Vertragsverhandler), die Unterlagen vor der Unterzeichnung prüfen (Vertragsverwaltung) und die Bestimmungen sowohl intern (Compliance) als auch extern (Rechtsabteilung) durchsetzen.
Natürlich könnte all dies auch nur eine Person sein. Vielleicht sind Sie ein Ein-Personen-Klempnerbetrieb, in welchem Fall all dies in Ihrer Verantwortung liegt. Ihr Unternehmen könnte ein halbes Dutzend zugelassener Klempner, deren Helfer und eine Empfangskraft beschäftigen, was bedeutet, dass Sie den Vertragsverwaltungsprozess entweder untereinander aufteilen oder an eine professionelle Firma auslagern. Wenn Sie jedoch anfangen, mit sehr komplexen Verträgen zu arbeiten, könnte es sich lohnen, ein komplettes Team für das Vertragslebenszyklusmanagement im eigenen Unternehmen zu haben.
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Den Vertragsverwaltungsprozess verstehen
Unabhängig davon, wie Sie die Vertragsgenehmigung verwalten, sollten Sie sicherstellen, dass bestimmte Arbeitsabläufe Bestandteil des Prozesses sind. Der grundlegende Prozess des Vertragslebenszyklusmanagements umfasst sechs Phasen, die praktischerweise in drei Phasen vor der Unterzeichnung und drei Phasen nach der Unterzeichnung aufgeteilt sind. In jeder Phase sollten Sie versuchen, alle relevanten Beteiligten einzubeziehen, selbst wenn es nur darum geht, zuzuhören und auf dem Laufenden zu bleiben, damit ihre eigene Arbeit zu einem späteren Zeitpunkt besser informiert ist.
Phasen vor der Unterzeichnung
Vertragserstellung
Die Vertragsgestaltung bildet den Anfang. Dies kann ein formeller Prozess sein, etwa wenn Sie sich um einen Regierungsauftrag bewerben oder als Lieferant für ein großes Unternehmen zugelassen werden möchten. Es könnte auch völlig unkompliziert ablaufen, etwa wenn Ihr Freund Entwicklungsarbeiten an seiner Website benötigt. Für die meisten Unternehmen liegt die Vertragserstellung irgendwo dazwischen: Ein Vertriebsteam entwickelt Kontakte und erzielt eine vorläufige Einigung über Geschäfte und übergibt die Datei anschließend an das Vertragsverwaltungssystem für die nächsten Schritte.
In dem Vertragsbeispiel, das wir verwendet haben, würden Sie den Generalunternehmer wahrscheinlich auf einer Tagung oder einer anderen Netzwerkveranstaltung treffen und ein Gespräch beginnen (informell). Sie könnten ihn telefonisch kontaktieren und fragen, ob es Arbeiten gibt, die Sie übernehmen können (halbformell). Sie könnten sich auch um Arbeiten zur Installation von Rohrleitungen in öffentlichen Schulen bewerben; in diesem Fall müssten Sie wahrscheinlich zunächst ein Ausschreibungsverfahren durchlaufen, bevor die Vertragsphase beginnen kann (formell).
Vertragsverhandlung
Unabhängig davon, wie der Kontakt zustande gekommen ist, werden Sie sich schließlich in Verhandlungen begeben. Auch hier gibt es große Unterschiede. Technisch gesehen erfüllen Sie einen Vertrag, wenn Sie im Lebensmittelgeschäft Brot kaufen, denn Sie (der Kunde) machen ein Angebot, Brot zum angegebenen Preis zu kaufen, worauf die Annahme dieses Angebots durch das Geschäft und Ihre Zahlung folgen. Geschäftsverträge sind in der Regel formeller, und bei allem, was länger als ein Jahr dauert oder mehr als 1.000 $ kostet, sollten Sie es unbedingt schriftlich mit den wesentlichen Vertragsanforderungen festhalten.
Manche Geschäfte werden mit Standardverträgen abgeschlossen. Wenn Sie einen Krankenwagen fahren, zahlt Medicaid den festgelegten Betrag pro Meile, und darüber lässt sich nicht verhandeln. Bei anderen Geschäften gibt es einen gewissen, aber nicht großen Spielraum. Die Lieferung von Siliziumprodukten an Intel für dessen Mikrochips ist keine Arbeit, die man als flexibel bezeichnen würde; wahrscheinlich wird daher nur über Menge, Preise und Bedingungen für die Durchsetzung verhandelt.
Kleinere Unternehmen können sich offenere Verträge leisten. Sie könnten mit dem Generalunternehmer einen Vertrag über Klempnerarbeiten unterzeichnen, wobei entweder Sie oder der Generalunternehmer für den Einkauf der Materialien, die Zahlung der Versicherung, den Kontakt mit Kunden und so weiter verantwortlich sein könnten. In der Regel steht es Ihnen frei, über alles zu verhandeln, was Sie in Bezug auf Preise, Zahlungsbedingungen, Schiedsverfahren statt Mediation und Ähnliches erreichen können. Hier kann Ihr Vertragsverhandlungsteam wirklich glänzen.
Eine ehrenvolle Erwähnung verdient hier eine Art Zwischenphase im Vertragsverwaltungslebenszyklus: die Bearbeitung. Kein Dokument ist beim ersten Durchgang perfekt, und ein rechtsverbindliches Formular, das jemanden ein Vermögen kosten kann, muss vor der Unterzeichnung wirklich fehlerfrei sein. Gute Vertragsverwaltungssoftware kann dabei sehr hilfreich sein, mit Standardvorlagen, die nicht viele Überarbeitungen benötigen, um perfekt zu werden. Stellen Sie jedoch sicher, dass jemand die Absätze bearbeitet und den gesamten Vertrag überprüft. Das könnte eines Tages wirklich wichtig sein.
Vertragsgenehmigung
Nachdem der Vertrag eingeleitet, verhandelt und bearbeitet wurde, ist es Zeit für die Genehmigung. Ihr Vertragsmanager und andere Beteiligte benötigen Zeit, um den gesamten Vertrag durchzugehen, bevor ein neuer Vertrag unterzeichnet werden kann. Die Genehmigung kann aus einer zentralen Stelle kommen, etwa der Rechtsabteilung, oder unter den verschiedenen Beteiligten breit verteilt sein. Wenn nur ein Manager beteiligt ist, sollten Sie sicherstellen, dass er sich ausreichend Zeit nimmt und mit den relevanten Personen in Ihrem Unternehmen spricht, bevor er die Genehmigung zur Unterzeichnung erteilt.
Im Klempnerbetrieb könnte der Verhandlungsführer den Dienstleistungsvertrag zur abschließenden Genehmigung an die Geschäftsleitung weiterleiten, gefolgt von einer einwöchigen Prüfungsfrist. Dies ist ein guter Zeitpunkt, mit dem Einkaufsleiter zu sprechen und herauszufinden, ob die vom Auftragnehmer gewünschten PEX-Rohre zu den vorgeschlagenen Preisen erschwinglich sind, oder um Einzelheiten zu Verzögerungen und Problemen in der Lieferkette zu klären. Holen Sie die Antworten vor der Genehmigung ein, denn danach gilt es normalerweise als zu spät.
Phasen nach der Unterzeichnung
Überwachung
Ihre CLM-Arbeit setzt sich auch nach der Unterzeichnung der Verträge fort, unabhängig davon, ob dies persönlich oder durch eine elektronische Signatur geschieht. Jeder Vertrag enthält Bestimmungen, einige einfach und andere weniger einfach, und jemand muss dafür verantwortlich sein, sicherzustellen, dass alles umgesetzt wird. Auch hier kann dies Ihr Vertragsmanager sein, oder wenn Sie ein größeres Unternehmen führen, können Sie Ihre Rechts- und Compliance-Mitarbeiter damit beauftragen.
Nehmen wir an, Ihr befreundeter Generalunternehmer hat sich bereit erklärt, einen bestimmten Betrag pro Haus monatlich im Voraus zu zahlen, bevor die Arbeiten ausgeführt werden. Wenn der August kommt und keine Zahlung eingegangen ist, muss Ihr Überwachungsteam schnell handeln. Ein Anruf im Büro des Generalunternehmers ergibt, dass es eine Störung bei seiner Bank gibt und die Zahlung nicht wie vorgesehen abgewickelt wurde.
Ihr Vertrag könnte eine Klausel enthalten, die den Auftragnehmer mit einer Geldstrafe belegt oder es Ihnen ermöglicht, Ihre Mitarbeiter bis zur Klärung aus dem Kredit des Auftragnehmers zu bezahlen. Ein solcher Verstoß könnte Ihnen sogar erlauben, den Vertrag zu kündigen, ohne dass Ihnen dadurch Vertragsstrafen entstehen.
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Vertragsverlängerung
Die meisten Verträge enden irgendwann. Das kann für Sie in Ordnung sein, oder Sie möchten eine gute Zusammenarbeit fortsetzen. In mancher Hinsicht ist eine Verlängerung einfacher als die Erstellung eines ersten Vertrags, weil Sie bereits zusammenarbeiten und wissen, was Sie erwartet. In anderer Hinsicht kann sie sogar komplizierter sein, etwa wenn Sie einen anderen Preis aushandeln oder eine Klausel einfügen möchten, die im ursprünglichen Vertrag nicht enthalten war.
Abschluss
Das Ziel des gesamten CLM-Prozesses ist der Abschluss. Idealerweise sollte dies nicht das Ende des Prozesses sein, sondern nur eine Phase im vollständigen Zyklus aus Initiierung, Verhandlung, Umsetzung, Überwachung und Verlängerung. Wie Sie das Geschäft abschließen, bleibt Ihnen überlassen, etwa wer Ihr Unternehmen vertraglich verpflichten darf. Es ist jedoch eine gute Idee, die Person, die den Prozess geleitet hat, den Vertrag abzeichnen zu lassen. Wenn Sie Online-Vorlagen verwenden, können diese in der Regel aus der Ferne mit einer elektronischen Signatur versehen werden, falls Sie einen CLM-Anbieter beauftragen, der sich nicht in Ihrem Büro befindet.
Lösungen für das Vertragsmanagement können helfen
Unabhängig davon, wie groß oder klein Ihre Verträge sind oder mit welcher Art von Vertrag Sie arbeiten, können Sie den zeitaufwändigen Prozess durch Automatisierung mit moderner Vertragsmanagementsoftware vereinfachen. Tatsächlich sind die Vorteile von Vertragsmanagementsoftware zahlreich. Denken Sie an intelligente Online-Vorlagen, die Ihnen helfen können, die von Ihnen angestrebten Vertragsbedingungen zu optimieren, Überarbeitungen in wenigen Minuten statt in Tagen zu bearbeiten, individuelle Nachträge hinzuzufügen und Engpässe zu beseitigen, die den gesamten Vertragszyklus gefährden. Diese Vorlagen stellen standardmäßige Vertragsbestandteile in einem leicht lesbaren Format dar, das auf einen Blick verständlich ist, und unterstützen die tägliche Überwachung der Vertragserfüllung durch einfache, verständliche Berichte.
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