Wenn Sie bereits mit Geschäftsanalytik vertraut sind, wissen Sie, dass sie fortschrittliche Datenanalysen nutzt, um zu verstehen, was in Ihrem Unternehmen und bei seiner Leistung vor sich geht. Der Aufbau einer guten Geschäftsanalytik-Strategie ist vergleichbar mit der Durchführung einer kleinen Aufklärungsoperation im eigenen Unternehmen, bei der Sie eine Menge Daten verwenden, auf die Sie wahrscheinlich bereits Zugriff haben. Ziel ist es, die an verschiedenen Orten verstreuten Informationen aus Massendaten zu verstehen und sie in Analysen umzuwandeln, die Sie nachvollziehen und nutzen können.
Bevor Sie natürlich eine BI-Strategie einsetzen, um kluge Entscheidungen zu treffen, Geld und Aufwand zu sparen, Ihre Risiken zu reduzieren und sich einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz zu verschaffen, sollten Sie zunächst die Grundlagen schaffen. Genau hier setzt dieser Artikel an: Ihr Fahrplan zum Aufbau einer erfolgreichen BI-Strategie.
Was ist eine Strategie für Geschäftsanalytik?
Eine Strategie für Geschäftsanalytik ist Ihr Plan dafür, wie Sie die für Ihr Unternehmen verfügbaren Datensätze verstehen werden. Ihr Unternehmen erhält wahrscheinlich viele Informationen, und eine gute BI-Strategie ist eine systematische Methode, um diese zu organisieren, zu durchsuchen, daraus nützliche Erkenntnisse zu entwickeln und anschließend darauf basierende datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Beispiele für unstrukturierte Daten, die in Ihrem Unternehmen wahrscheinlich anfallen, sind:
- Verkaufszahlen
- Rückmeldungen aus sozialen Medien
- Kundenreaktionen auf Serviceanrufe und den technischen Support
- Interne Finanzdaten
- Gehaltsabrechnungen der Mitarbeitenden, Arbeitszeitnachweise und alle anderen Daten aus der Personalabteilung, etwa Krankheitsurlaub und bezahlte Freistellung
- Bestandszahlen
- Ähnliche Informationen, die Sie über Wettbewerber gesammelt haben, etwa deren öffentlich zugängliche Verkaufszahlen oder Werbeausgaben
Wenn Sie über einen Datensatz verfügen, der Ihrer Ansicht nach nützliche Informationen enthält, ist Ihre BI-Strategie die formale Methode, mit der Sie ihn analysieren und zu einer sinnvollen Datenvisualisierung gelangen, durch die wichtige Erkenntnisse deutlich hervortreten. Dazu gehört in der Regel, eine BI-Gruppe aus wichtigen Interessengruppen zusammenzustellen – vom CFO oder CIO über Anbieter, Personalverantwortliche und Datenanalyse-Experten bis hin zu den Endbenutzern –, die strukturierte Besprechungen abhält, in denen die Informationen sinnvoll ausgewertet werden.
Ziel ist es, ein prädiktives Modell zu entwickeln, das erklärt, was in Ihrer Organisation vor sich geht, und hoffentlich eine bessere Prognose ermöglicht als der Ansatz des zufälligen Ratens.
Warum sollte ich eine Strategie für Geschäftsanalytik haben?
Der Einsatz strukturierter Datenanalysetools, um wichtige Leistungsindikatoren sichtbar zu machen, ist den damit verbundenen Aufwand wert. Sobald Ihre Teams einsatzbereit sind, treten viele wirklich überraschende Erkenntnisse zutage, die zu deutlich besseren Geschäftsentscheidungen beitragen können. Wenn Sie sich an diese Vorgehensweise gewöhnt haben, werden Sie mehrere Vorteile von BI feststellen. Ihr Fahrplan für die Geschäftsanalytik kann Sie auf folgende Weise unterstützen.
Fundierte Entscheidungen treffen
Entscheidungen zu treffen, ist die wichtigste Aufgabe der Führungskraft. Wenn Sie dabei im Blindflug handeln, fühlt es sich an, als würden Sie einfach Pfeile auf eine Tafel werfen, an der JA und NEIN befestigt sind. Fortschrittliche Geschäftsanalysen unterstützen Ihre Entscheidungsfindung und halten Sie auf eine Weise mit den Fakten verbunden, die in wachsenden Organisationen sonst nicht möglich ist. An einem einzigen Tag müssen Sie möglicherweise Entscheidungen über Personalrichtlinien, Botschaften in sozialen Medien, Compliance-Maßnahmen, Berichte an staatliche Aufsichtsbehörden und darüber treffen, ob es im Pausenraum normale Milch oder Sojamilch geben soll.
Nehmen wir beispielsweise an, Sie müssen entscheiden, ob Sie zu einem 4/10-Schichtplan wechseln, anstatt an Ihrem aktuellen 5/8-Modell festzuhalten. Ohne eine BI-Strategie, die Arbeitszeitnachweise und wichtige Leistungsindikatoren auswertet, raten Sie im Grunde auf Grundlage dessen, was sich richtig anfühlt. Was aber, wenn Sie Ihre Daten durch die von Ihnen eingerichteten Automatisierungsphasen der Geschäftsanalytik laufen lassen und dabei herauskommt, dass Mitarbeitende im Kundenservice gegen Ende ihrer Schicht deutlich bessere Leistungen erbringen als zu Beginn, sich aber häufiger krankmelden als die Mitarbeitenden im Vertrieb?
In diesem Fall könnten Sie einen Arbeitsplan mit 12 Stunden Dienst und 24 Stunden frei in Betracht ziehen, da er sowohl die produktive Zeit Ihrer CS-Mitarbeitenden als auch deren Freizeit maximiert. Dadurch stellen Sie bessere Bearbeitungszeiten bei Anrufen und einen Rückgang der Fehlzeiten fest. Das ist eine gute Geschäftsentscheidung, auf die Sie niemals gekommen wären, wenn die BI-Gruppe nicht tief in die Daten eingestiegen wäre.
Zeit und Geld sparen
Auf Grundlage des obigen Beispiels haben Sie beschlossen, für den Kundenservice zu einem 12/24-Modell zu wechseln. Nun müssen Sie Ihre Entscheidung umsetzen. Natürlich gibt es gute und schlechte Wege, dies zu tun, aber gibt es auch einen einzigen besten Weg?
Unternehmen, die eine solch umfassende Veränderung umsetzen möchten, beauftragen manchmal externe Berater mit der Planung und Verwaltung ihrer Strategie für die digitale Transformation. Es versteht sich von selbst, dass dies enorm teuer ist und monatelang Ihre Aufmerksamkeit beanspruchen wird. Andererseits könnte es genauso lange dauern, jemanden aus den eigenen Reihen damit zu beauftragen, und diese Führungskraft kann während der Umplanung anderer Zeitpläne ihre übrige Arbeit nicht erledigen.
Dann kommt Ihr BI-Team zur Rettung, indem es die Daten untersucht und den Lebenslauf (mithilfe durchsuchbarer Schlüsselwörter) einer Ihrer Finanzanalystinnen findet, die früher als Projektmanagerin tätig war. Sie ist gerade aus dem Mutterschaftsurlaub zurückgekehrt (Informationen dazu stammen aus der Personalabteilung) und hat noch nicht mit den diesjährigen Steuererklärungen begonnen. Die Erfassung eingehender Anrufe zeigt, dass der März ein ruhiger Monat für Kundenserviceanfragen ist und dass Sie nachts die wenigsten Anrufe erhalten.
Mit diesen Erkenntnissen ausgestattet, bitten Sie Ihre ehemalige Projektmanagerin, die Umstellung des Dienstplans zu übernehmen, bevor die Steuersaison richtig beginnt. Planen Sie die erste neue Schicht für Anfang März und beginnen Sie die Umstellung mit den Nachtteams, damit deren Auslastung gering bleibt, bis sich alle daran gewöhnt haben. Anschließend verwenden Sie Ihre Finanz-Dashboards, um die Kosten mit dem Betrag zu vergleichen, den Sie für die Durchführung durch Unternehmensberater hätten zahlen müssen.
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Risiken mindern
Eine intelligente Risikominderung ist ein weiterer Vorteil einer Strategie für Geschäftsanalyse. Wenn Sie Geschäftsziele für die nahe Zukunft festlegen, werden Sie unweigerlich gewisse Risiken eingehen. Zukünftige Vorhaben werden schließlich deutlich besser vorhersehbar, wenn Sie die Zukunft sehen können. Eine Strategie für Geschäftsanalyse kann das zwar nicht ganz leisten, aber sie kann Ihre Planung unterstützen.
Angenommen, Sie haben beschlossen, den neuen Dienstplan einzuführen, und befinden sich mitten in der Umstellung. Trotz Ihrer sorgfältigen Planung läuft es nicht gut, und mehr Kundenservicekräfte als erwartet kündigen oder beschweren sich über die Veränderung. Ihre wichtigsten Beteiligten behalten die Kennzahlen im Blick und erstellen eine Reihe leicht darstellbarer Meilensteine, die Ihnen bei der Überwachung des Projekts helfen. Wenn die Fluktuation bestimmte Werte erreicht, ist das ein Signal, die Umstellung zu verlangsamen oder frühzeitig die Verluste zu begrenzen. Bleiben die Zahlen nahe an einem tolerierbaren Niveau, können Sie zuversichtlich weitermachen, da die Datenquellen eine Rückkehr zur Normalität nach der Umstellung prognostizieren. In beiden Fällen gehen Sie klar definierte Risiken mit offenen Augen ein und behalten während des gesamten Prozesses die Kontrolle.
Einen Wettbewerbsvorteil erlangen
In einem überfüllten und wettbewerbsintensiven Umfeld kann selbst ein kleiner Vorsprung Ihnen einen geringfügigen Vorteil verschaffen, durch den Sie sich allmählich absetzen. Wenn Ihre Konkurrenz keine fortschrittlichen BI-Werkzeuge zur Steuerung ihrer Entscheidungsprozesse einsetzt, werden Sie wahrscheinlich weniger und weniger schwerwiegende Fehler machen und möglicherweise sogar neue Chancen entdecken, die andere übersehen.
Schritte zum Aufbau einer erfolgreichen Strategie für Geschäftsanalyse
Die Vorteile erfolgreicher BI klingen vielversprechend, aber wie setzen Sie das in der Praxis um? Hier sind 10 Schritte, die praktisch jedes Unternehmen befolgen kann, um erfolgreiche BI-Systeme aufzubauen und sie zu einem festen Bestandteil des Geschäftsalltags zu machen.
Schritt 1. Bewerten Sie Ihre aktuelle Situation
Sie können nichts unternehmen, bevor Sie nicht wissen, womit Sie es zu tun haben. Nutzen Sie Ihr internes Wissen über den Zustand Ihres Unternehmens und Ihre zukünftigen Geschäftsziele, um zu beurteilen, wo Sie stehen und welche Informationen Sie benötigen, um Ihren weiteren Weg zu lenken. Dies wird viele Entscheidungen beeinflussen, die Sie bei der Strukturierung Ihrer Teams und der Planung Ihrer neuen Arbeitsabläufe treffen. Machen Sie einen Rundgang durch Ihre Einrichtungen, sehen Sie sich Ihre Excel-Tabellen an und sprechen Sie mit Ihren Abteilungsleitern, um lohnende Ziele zu identifizieren und Bereiche zu finden, in denen Informationen fehlen.
Schritt 2. Wählen Sie einen Projektpaten und Beteiligte aus
Die Personen, aus denen Sie Ihre BI-Teams zusammenstellen, müssen intelligent, engagiert und diszipliniert genug sein, um bei der Datenanalyse systematisch vorzugehen. Wählen Sie jemanden aus, dem Sie die Leitung des Teams anvertrauen. Dabei handelt es sich meist um eine Führungskraft auf C-Ebene mit viel Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Gruppen und der Leitung von Teams. Geben Sie diesem Projektpaten bei der Zusammenstellung des restlichen Teams viel Entscheidungsfreiheit, stellen Sie jedoch sicher, dass die Gruppe Vertreter aus jedem vom Projekt betroffenen Team umfasst. Diese Beteiligten werden eng zusammenarbeiten.
Schritt 3. Stellen Sie Ihr BI-Team zusammen
Holen Sie alle zusammen, bestellen Sie Pizza und beginnen Sie mit den Vorstellungen. Wenn Sie Dienstpläne ändern, wie in unserem fortlaufenden Beispiel, sollten zu den wichtigsten Beteiligten Ihr Projektpate gehören – wir nehmen an, dass es sich um Ihren Leiter des operativen Geschäfts handelt –, der direkt an Sie berichtet. Zu den Beteiligten im Team gehören der Leiter des Kundenservice, jemand aus der Personalabteilung, ein Mitarbeiter der Einsatzplanung aus dem operativen Bereich, jemand von der Gewerkschaft, falls Sie eine haben, und möglicherweise jemand aus der Rechtsabteilung mit spezieller Erfahrung im Arbeitsrecht und in der Einhaltung der Vorschriften für nicht befreite Beschäftigte.
Hinweis: Je nachdem, für welche Plattform Sie sich entscheiden (nächster Schritt), möchten Sie möglicherweise auch in Schulungen investieren, etwa in einen Power-BI-Kurs oder einen Tableau-Kurs für Ihr Team.
Schritt 4. Wählen Sie Ihre BI-Plattform
Wir leben im aktuellen Jahr, und alles ist digital. Ganz gleich, was Ihr Team tut – selbst wenn Ihre Ziele für die Unternehmensleistung lediglich darin bestehen, an der Kaffeestation auf Sojamilch umzusteigen – benötigen Sie Software für Geschäftsdatenanalysen, die Vorlagen zur Selbstbedienung und eine hervorragende Benutzerfreundlichkeit für Nicht-Experten bietet. Wenn Sie einige geprüfte Empfehlungen benötigen, haben wir unsere Empfehlungen für die besten Umsatzintelligenz-Plattformen zusammengestellt.
Schritt 5. Berücksichtigen Sie Sicherheit, Datenschutz und Regelkonformität
Gerade jetzt versucht irgendwo auf der Welt eine unerschrockene Gruppe von Hackern, an Ihre Daten zu gelangen. Die Zukunftspläne Ihres Unternehmens möchten Sie nicht öffentlich machen, daher benötigen Sie Verschlüsselung und eine gute IT-Sicherheit. Wenn Sie mit Finanzdaten von Kunden arbeiten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie ausschließlich Software verwenden, die nach SSAE 18 zertifiziert ist, da dies eine gesetzliche Voraussetzung sein kann.
Schritt 6. Erfassen, bereinigen und analysieren Sie Ihre Daten
Was man hineinsteckt, kommt auch wieder heraus. Das haben Sie sicher schon einmal gehört, aber hier ist es wichtiger denn je. Bereinigen Sie Ihre Daten, bevor sie den BI-Verarbeitungsprozess durchlaufen, sonst ergeben Ihre Ergebnisse keinen Sinn. Sie müssen beispielsweise nicht die private Telefonnummer jedes Mitarbeiters kennen, um eine Änderung der Einsatzplanung vorzunehmen. Entfernen Sie diese und alle anderen überflüssigen Informationen. Das grundlegende Vertrauen in die Datenqualität gehört zu den Nachteilen von BI.
Schritt 7. Verwenden Sie Datenvisualisierungen
Ein Teil des BI-Plans besteht darin festzulegen, wie die Erkenntnisse ausgegeben werden, die das Team entwickelt. Erstellen Sie mithilfe von Vorlagen für Datenvisualisierungen eine Übersicht für Geschäftsdatenanalysen, da diese einfach und intuitiv sind und Ihnen ermöglichen, große Datenmengen auf einen Blick zu überblicken. Dadurch wird es auch für alle Beteiligten und jeden in Ihrem BI-Team deutlich einfacher, genau zu verstehen, was sie betrachten.
Schritt 8. Identifizieren Sie Ihre KPIs
Wählen Sie Ihre wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) und Meilensteine frühzeitig aus und halten Sie sich daran. Wann sollten Sie wissen, wie sich die Änderung des Zeitplans auf die Stimmung auswirkt? Wann sollten Sie wissen, welche Kosten dadurch entstehen? Wie hoch ist der ROI des gesamten Vorhabens? Bleiben Sie hier am Ball, denn diese Rückmeldungen benötigen Sie, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind.
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Schritt 9. Rechnen Sie mit Hindernissen und finden Sie Lösungen
Wie ein berühmter Boxer einmal sagte: "Jeder hat einen Plan, bis er einen Schlag auf den Kopf bekommt." Wir wissen, dass Geschäftsdatenanalyse und Daten weit vom Boxsport entfernt sind, aber das Zitat trifft tatsächlich auf jeden Plan zu, den Sie in Angriff nehmen. Planen Sie Hindernisse, Fehltritte und bekannte Nachteile von BI im Voraus ein und legen Sie fest, wie Sie die unvermeidlichen Computerabstürze, Datenverluste und Schulungsdefizite bewältigen.
Schritt 10. Führen Sie jährliche Überprüfungen durch
Wenn Sie Rückmeldungen und Bewertung nicht in Ihre BI-Struktur integrieren, werden Sie nie wissen, ob sie funktioniert. Überprüfen Sie die Daten, das Team und sogar den Prozess selbst jährlich (oder häufiger, etwa vierteljährlich), um sicherzustellen, dass Sie auf Kurs bleiben. Betrachten Sie erneut den erzielten ROI und setzen Sie den Verbesserungsprozess fort, damit Sie immer besser darin werden, datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
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