5 principer för förändringsledning vid implementering av SaaS
Förändring är en oundviklig del av livet, och ingenstans är detta mer sant än i den dynamiska affärsvärlden. Om vi går ännu djupare in i teknikens och RevOps-nischen blir sådana förändringsturbulenser inget för den svaghjärtade.
För att effektivt kunna navigera på dessa stormiga vatten måste organisationer omfamna struktur och noggrannhet när det gäller planering och genomförande. För företag som påbörjar initiativ för digital transformation, såsom implementeringar av programvara som tjänst (SaaS), är det avgörande att dessa organisationer håller sina medarbetare i fokus.
I den här artikeln planerar jag att gå på djupet inom organisatorisk förändringsledning och dela med mig av fem viktiga principer som yrkesverksamma inom intäktsverksamhet bör komma ihåg inför sin nästa SaaS-implementering.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är förändringsledning?
Som disciplin har förändringsledning utvecklats och mognat avsevärt under de senaste decennierna. Forskning om olika förändringsledningsinitiativ tyder på att medarbetare måste förberedas och få ett heltäckande stöd under hela processen för att förändringen ska lyckas.
”70 % av förändringsinitiativen misslyckas. Företag som har svårt att leda genom organisatorisk förändring ser de negativa effekterna på sin övergripande verksamhet. De ser också nedgångar i medarbetarnas engagemang, välbefinnande och produktivitet”. [WTW-studie]
Medan andra discipliner, såsom projektledning, fokuserar på verktygen och systemen för att leverera ett resultat, är förändringsledning ett möjliggörande ramverk för att hantera förändringens mänskliga sida.
Det räcker inte att hålla budgeten eller tidsplanen för din programvaruimplementation. Om dina medarbetare inte är redo och villiga att ta till sig de nya systemen kan du drabbas av skada i stället för de positiva resultat du ursprungligen strävade efter att uppnå.
Dessa fem centrala principer för förändringsledning utgör ett vägledande ramverk som yrkesverksamma inom intäktsverksamhet kan använda för att uppnå våra önskade resultat. Även om det finns olika modeller för förändringsledning som du kan följa, tycker jag att dessa fem steg alltid fungerar för mig.
Förändringsledningsprocessen
1. Förstå förändringen
Resan mot storskaliga programvaruimplementationer bör alltid börja med en tydlig förståelse av vilken förändring som kommer att ske. De flesta organisationer gör fel genom att fokusera på vad implementeringen innebär på organisationsnivå och misslyckas med att förstå vad den innebär för de medarbetare som påverkas mest.
Denna förståelse av förändringen innebär att erkänna och på djupet förstå de områden med friktion och motstånd som du kan stöta på vid införande och användning.
En del av denna första princip, att förstå förändringen, innebär att proaktivt förstå vilka risker som finns. Dessa risker är faktorer som kan påverka möjligheten att uppnå dina önskade resultat negativt.
Organisationer som Prosci har skapat utmärkta bedömningsmallar som kan användas när du försöker bedöma potentiella risker inför din nästa implementering.
Som en del av arbetet med att förstå riskerna med din implementering kan du också vilja genomföra bedömningar av förändringsberedskapen för att avgöra hur redo alla grupper och individer är för den förändring du förbereder.
Det är viktigt att bedöma organisationens och dess medarbetares nuläge som en del av varje initiativ för programvaruimplementation. Sådant du kan vilja ta hänsyn till som en del av denna beredskapskontroll kan inkludera:
- Företagskulturens beredskap för förändring
- Nuvarande förändringskapacitet
- Kvarvarande effekter av tidigare förändringar
- Mellanchefernas nuvarande inställning till denna typ av förändring
Att förstå var medarbetarna i din organisation befinner sig idag när det gäller risk och beredskap är ett avgörande första steg. De data du samlar in genom att genomföra dessa bedömningar kommer att användas för att effektivt skapa en förändringsplan.
2. Planera förändringen
När du har en tydlig förståelse för den aktuella dynamiken inom din organisation är det dags att skapa en heltäckande plan. Framgångsrika yrkesverksamma inom förändringsledning förlitar sig i hög grad på beprövade och testade ramverk som kan användas som en vägledande fyr när saker blir komplicerade eller komplexa.
Ta ADKAR-metoden för förändring som exempel. Det är ett brett använt ramverk som stödjer planering av förändringsledning. Precis som andra förändringsledningsstrategier innebär ADKAR att utveckla en färdplan över händelser som fokuserar på de aktiviteter, den kommunikation och de resurser som krävs för en framgångsrik förändring.
Som en del av planeringen behöver du definiera en tydlig vision av det önskade framtida läget med specifika mål. Denna vision kommer att vägleda organisationen genom förändringsprocessen från början till slut.
Förutom att ha en tydlig vision och mätbara mål vill organisationen också fokusera på följande komponenter inom planeringsprincipen:
Omfattning och tidsplan - Definiera tydligt förändringens omfattning och fastställ en realistisk tidsplan för genomförandet. Detta kommer med största sannolikhet att bidra till att fastställa realistiska förväntningar och hantera intressentgrupper genom förändringsprocessen.
Resursfördelning - Se till att identifiera de resurser som krävs för att förändringsplanen ska vara effektiv. Du bör granska tillgänglig budget, personal och teknik.
Roller och ansvar - En del av varje effektiv förändringshanteringsplan är att definiera rollerna och ansvaret för varje grupp. Några av de roller du kan vilja definiera är ansvarig ledning, förändringsledare, förändringsagenter, projektledare och personal i första linjen.
En välstrukturerad förändringsplan fungerar som en färdplan för nästa programvaruimplementering. Denna plan ger en känsla av riktning och bidrar till att upprätthålla fokus och samsyn kring att skapa effektiv förändring. Dessutom säkerställer den att alla är samordnade, vilket minskar friktion och ökar acceptansen.
3. Kommunicera förändringen
Effektiv kommunikation är livsnerven i framgångsrika programvaruimplementeringar. Kommunikationen måste vara avsiktlig, tydlig och konsekvent på alla nivåer inom organisationen.
En effektiv kommunikationsstrategi bidrar till att minska oro och osäkerhet bland medarbetarna och samtidigt skapa en känsla av delaktighet och ägarskap, särskilt bland viktiga intressenter.
Under min erfarenhet av programvaruimplementeringar har jag följt denna strukturerade fyrstegsmetod för att bygga en kommunikationsstrategi.
Steg 1 - Skapa en tidsplan för händelser
När du skapar en tidsplan för händelser agerar du på ett avsiktligt och proaktivt sätt kring vilket budskap du vill förmedla och när du ska förmedla det. Det finns vissa tidpunkter under månaden, veckan och dagen då budskap kan tas emot bättre. Fokusera på att bygga en sekvens av kommunikationshändelser som bidrar till att driva förändringsarbetet framåt.
Steg 2 - Segmentera målgruppen - förfina budskapet
När du kommunicerar med målgruppen bör du se till att förfina budskapet för mottagaren. När du gör detta kan du behöva förmedla mycket olika budskap på alla nivåer inom organisationen.
Steg 3 - Ta hjälp av budskapsförmedlare
Som vi har hört tidigare kan mediet ibland vara budskapet. Därför är det oerhört viktigt att ta hjälp av förändringshanteringsteamet för att kommunicera med teammedlemmarna. Utforma budskap som dina företagsledare kan skicka eller förbered en kort presentation för den högsta ledningen att använda när de informerar sina direktrapporterande om viktiga förändringar.
Att ta hjälp av andra som har trovärdighet i den avsedda målgruppens ögon kan verkligen påverka hur budskapet tas emot och minska motståndet mot förändring.
Steg 4 - Kommunicera genom olika kanaler och medier
När du utformar kommunikationsplanen bör du se till att använda olika kanaler och medier. Alltför ofta ser jag kollegor förlita sig alldeles för mycket på e-post för merparten av sin kommunikation.
Tänk på budskapet du förmedlar och överväg att använda medier som nyhetsbrev, affischer, sociala evenemang eller fysiska dokument.
4. Genomför förändringen
Med en tydlig förståelse för förändringen, en välstrukturerad plan och en effektiv kommunikationsplan på plats är det dags att genomföra förändringen. Det är här teorin möter praktiken.
En central del av att genomföra förändringen är att rulla ut utbildningsplanen. Tillhandahåll nödvändig utbildning och resurser för att ge medarbetarna de färdigheter och kunskaper som krävs för att använda lösningen. Under hela utbildningsprocessen bör kontinuerligt lärande betonas.
Som en del av planeringen har du också definierat de milstolpar och mätvärden som du kommer att följa upp. Att ha ett tydligt mått på viktiga resultatindikatorer (KPIs) är avgörande för att följa både kortsiktiga och långsiktiga framsteg. Se regelbundet till att utvärdera och kommunicera framstegen i den genomgripande förändringen.
5. Förstärk förändringen
Som en vägledande princip slutar förändring inte vid implementeringen, utan är snarare en pågående process som måste upprätthållas. För att säkerställa att förändringen blir en permanent del av hela organisationens processer och kultur är det avgörande att upprätthålla förstärkningsprogram.
När du genomför effektiv förstärkning är det viktigt att se bortom löpande utbildning och fokusera på återkoppling och utvärdering.
Se till att kontinuerligt söka återkoppling från både slutanvändare och ditt förändringsteam för att bedöma förändringens effektivitet. Skapa incitament för detta deltagande för att få igång återkopplingen. Du kommer snart att upptäcka områden med utvecklingsmöjligheter att fokusera på och undersöka vidare.
Utöver att samla in återkoppling bör du se till att uppmärksamma och ge erkännande åt personer som välkomnar förändring och uppvisar de önskade beteendena. Att fira små framgångar är ett bra steg mot att driva fram rätt organisationskultur.
Slutligen bör du förlita dig på ditt förändringshanteringsteam för att fortsätta visa stöd för och engagemang i förändringen. Deras handlingar kommer att fungera som en förebild för medarbetarna att följa långt efter att lösningen har implementerats.
Slutsats
Sammanfattningsvis är dessa principer för förändringshantering avgörande för organisationer att förstå på djupet i dagens snabbt föränderliga värld, oavsett om ni implementerar en Saas-programvara eller genomför förändringar i en befintlig process.
För att framgångsrikt navigera genom förändring måste organisationer omfamna en medveten struktur och noggrannhet för att maximera sin investering i förändringsinitiativ.
Om du tyckte om den här artikeln kan du lämna en kommentar nedan eller anmäla dig till nyhetsbrevet från The CRO Club för att få mer av allt inom marknadsföring, försäljning, kundframgång och mycket mer direkt till din inkorg.
