Corporate Legal Operations Consortium rapporterar att 68 % av avtalsansvariga söker efter ett färdigställt avtal minst en gång i veckan. Även om det bara tar fem minuter att hitta dokumentet du behöver innebär det mer än fyra timmar per år som läggs på att söka igenom hårddisken och leta under pappershögar efter viktig information. Lyckligtvis effektiviserar hantering av avtalens livscykel de processer som krävs för att inte bara hitta, utan även skapa och verkställa avtal.
På The CRO Club brinner vi för att hjälpa företag att maximera sina intäktsmöjligheter, men det är svårt att öka intäkterna om du slösar tid på uppgifter som att leta efter avtal och följa upp för att säkerställa att alla parter uppfyller sina skyldigheter. Därför har vi sammanställt den här guiden för att hjälpa dig att införa en egen CLM-process och undvika några av de vanligaste flaskhalsarna inom avtalshantering.
Vad är hantering av avtalens livscykel (CLM)?
Hantering av avtalens livscykel, vanligtvis kallad CLM, innebär att följa ett avtal under hela dess livscykel, från offertstadiet till stadiet för avtalets utgång eller förnyelse. CLM är en av de viktigaste aspekterna av avtalshantering, eftersom det säkerställer att alla parter i ett avtal fullföljer sina åtaganden.
Hantering av avtalens livscykel minimerar också riskerna genom att göra det enklare att följa myndighetsföreskrifter och hålla koll på viktiga tidsfrister. Nästan alla företag kan dra nytta av CLM, särskilt företag med interna juridiska team eller inköpsteam.
Stadier i processen för hantering av avtalens livscykel
Livscykeln för avtalshantering börjar med att innehållet skapas, vilket även kallas utformning, och slutar med att avtalet förnyas. Alla berörda parter bör förstå vad som händer i varje steg, även om de inte är direkt involverade i alla delar av avtalsskapandet och verkställandet.
Skapande och utformning av avtal
Att utforma ett avtal är processen att få ner villkoren i en överenskommelse på papper – eller på skärmen om du planerar att använda elektroniska signaturer. Vad du tar med i avtalet beror på vad du har diskuterat med den andra parten. Ett bra avtal innehåller vanligtvis viktiga juridiska krav:
- Namnen på avtalets parter (personer eller företag)
- Prissättning (totalkostnad, pris per enhet, pris per timme osv.)
- Milstolpar
- Betalningsbelopp och förfallodatum (t.ex. fyra betalningar på $2,500 som förfaller den 1 maj, 1 juni, 1 juli och 31 juli)
- Förfallodatum
- Vad som händer om någon av parterna bryter mot avtalet (t.ex. förseningsavgifter eller att avtalet sägs upp)
Avtalsförhandling
När du har utarbetat ett avtal behöver du förhandla om villkoren för att säkerställa att alla är överens. Alla parter i ett avtal vill minimera sina risker och förhandla fram villkor som gynnar deras intressen, så du behöver vara på topp under detta skede av avtalshanteringens livscykel.
Du kanske till exempel vill betala en leverantör 25 % i förskott och vänta med att betala resterande 75 % tills du har kontrollerat kvaliteten på varorna. Leverantören kommer förmodligen att vilja ha en deposition på minst 50 %. Avtalsförhandling är när ni förhandlar om dessa villkor och försöker ta fram ett avtal som alla är nöjda med.
Under förhandlingsprocessen kan du behöva göra vissa eftergifter. Om du vill betala en deposition på 25 % och leverantören vill ha 50 %, kanske ni kan komma överens om 35 %. Det är också viktigt att ha en ”avståendepunkt” i åtanke. Detta är den punkt där du inte längre är villig att förhandla med den andra parten.
Godkännande av avtal
Nu när ni alla är överens om avtalets villkor är det dags att godkänna avtalet. Varje person som deltar i godkännandeprocessen bör noggrant granska avtalsuppgifterna och se till att de stämmer överens med det ni kom överens om under förhandlingsstadiet.
Granskningsprocessen för avtalet kan omfatta ändringsmarkeringar, vilket innebär att avtalet granskas och redigeras vid behov. Ändringsmarkeringar är vanligtvis en samarbetsprocess, så var beredd på att arbeta med andra berörda parter för att göra det nya avtalet redo för underskrift.
Have an account? Log In
Verkställande av avtal
Om du inte har en CLM-lösning på plats kan du behöva skriva ut flera kopior av avtalet och låta varje part underteckna. Ett alternativ är att skriva ut en papperskopia, skanna den och sedan mejla den till alla eller använda en tjänst som DocuSign för att samla in elektroniska signaturer.
Programvara för hantering av avtalslivscykeln gör den här processen mycket enklare. I stället för att skriva ut eller skanna flera kopior kan du enkelt skapa avtalet och skicka det till alla parter för deras elektroniska signaturer.
Avtalsövervakning
Under fasen för avtalsövervakning måste du se till att alla följer avtalsvillkoren. I många fall är detta den svåraste fasen i avtalsförvaltningscykeln – till och med svårare än förhandlingen!
Övervakningsprocessen varierar från företag till företag, men den innebär vanligtvis att motpartens prestation jämförs med villkoren som anges i avtalet. Om du till exempel ingår ett avtal med ett IT-företag innehåller avtalet sannolikt villkor som rör systemets tillförlitlighet och tillgänglighet. Om företaget inte presterar enligt dessa villkor kan det leda till ett ogiltigt avtal, vilket kan ge dig rätt till en kreditering eller någon annan åtgärd.
Övervakning är särskilt svårt om du inte har ett avtalshanteringssystem, eftersom du måste lägga tid på att leta efter avtalet och bläddra igenom det för att hitta den information du behöver. Med en robust programvarulösning kan du hitta avtalet på några sekunder och använda sökfunktionen för att hitta viktiga milstolpar och ändringar.
Förnyelse av avtal
När du närmar dig slutet av ett avtal kanske du vill fortsätta göra affärer med den andra parten. Du kan antingen fortsätta följa villkoren i det ursprungliga avtalet eller förhandla fram nya villkor. I vissa fall förnyas avtalet automatiskt.
Flaskhalsar i CLM att vara medveten om
Som du vet är flaskhalsar problem som bromsar eller stoppar ditt arbetsflöde. När du försöker maximera dina intäktsmöjligheter behöver du eliminera så många flaskhalsar som möjligt. Här är några av de vanligaste problemen som är förknippade med avtalsförvaltningscykeln.
Motparter som tar tid på sig att granska
Kom ihåg att vi sa att alla måste granska avtalet noggrant? Granskningsprocessen är viktig, men den kan också skapa en flaskhals i din process. Om du inte har ett CLM-system kan du behöva skicka kopior av avtalet med post eller mejla det till flera personer, vilket kan fördröja processen.
Förseningar från juridiska avdelningen
Även om avtal är viktiga har företagsjurister många ansvarsområden. De kan vara involverade i att skydda ett företags varumärke, förhandla om ett företagsförvärv eller hantera externa juridiska ombud. När de hanterar dessa frågor granskar de inte dina avtal. Därför är den juridiska avdelningen en vanlig flaskhals i avtalshanteringsprocessen.
Svårigheter med att lagra manuella avtal
Utan ett avtalshanteringsverktyg är det svårt att hitta viktiga dokument när du behöver dem. Om du har ett centralt arkiv för papperskopior måste någon gå dit och söka igenom lådor eller arkivskåp för att hitta rätt avtal. Även om du har ett digitalt avtalsarkiv kan det vara något oorganiserat, vilket tvingar teammedlemmar att söka igenom tusentals elektroniska filer.
Ineffektiva presentationsmetoder
Många företag gör misstaget att skapa långa avtal och mejla dem till alla för granskning. Detta skapar en flaskhals av flera orsaker. För det första kanske vissa mottagare inte ser sina e-postaviseringar direkt, vilket fördröjer deras granskning av dokumentet. För det andra kan det kännas något överväldigande att granska ett så långt avtal. En eller två mottagare kanske ser hur långt det är och beslutar att de inte har tid att granska det förrän om några dagar.
Bristande insyn i avtalsprocessen
Många personer är involverade i avtalsförvaltningscykeln, men alla är inte experter på avtal. Din ledande säljare kan till exempel vara mycket skicklig på att använda Salesforce och ta reda på hur olika affärsbehov ska tillgodoses, men kanske saknar formell utbildning i att granska avtal eller förhandla fram fördelaktiga villkor. Det är här kurser i avtalshantering kan bidra till att överbrygga kunskapsklyftan.
Även om alla som är involverade i processen har omfattande erfarenhet av avtal och innehar certifieringar inom avtalsadministration kanske de inte känner till statusen för varje avtal på grund av bristande insyn i processen. Om avtalet till exempel ligger på skrivbordet hos er interna jurist vet andra användare i företaget inte vad som händer med det förrän juristen slutligen har slutfört den juridiska granskningen.
Bästa praxis för avtalshantering genom hela livscykeln
Effektiv avtalshantering är avgörande för organisationer av alla storlekar. Du kan göra processen lite enklare genom att följa dessa bästa metoder.
Automatisera arbetsflöden
Som vi påpekade ovan tar manuella processer mycket tid som i stället skulle kunna ägnas åt intäktsgenererande aktiviteter. För att spara tid och öka effektiviteten är det viktigt att automatisera arbetsflöden i så stor utsträckning som möjligt. En robust lösning för avtalshantering genom hela livscykeln kan hjälpa dig att eliminera omständliga processer och se till att alla har samma information. Särskilt om du vet vad du ska leta efter i programvara för avtalsadministration för att uppfylla organisationens specifika behov
Ett sätt att automatisera arbetsflöden är att skapa ett klausulbibliotek med vanliga avtalsvillkor. I stället för att skriva samma villkor varje gång du skapar ett nytt avtal kan du ange standardvillkor från ditt anpassade bibliotek. Verktyg för automatisering av avtal är utmärkta för den här typen av arbetsflödesoptimering.
Standardisera mallar
Du behöver inte uppfinna hjulet på nytt varje gång du ingår ett nytt avtal. Använd bara avtalsmallar som är förifyllda med standardinformation, till exempel företagets kontaktuppgifter, namnen på viktig personal och standardiserade milstolpar.
Sömlöst samarbete
Manuella processer står också i vägen för ett effektivt samarbete, eftersom de saktar ner allt och gör det svårt för fler än en person att granska och övervaka ett avtal samtidigt. Förbättra samarbetet genom att implementera en molnbaserad CLM-lösning som teammedlemmarna kan komma åt var de än befinner sig, så länge de har en internetanslutning.
Transparens genom hela processen
Bristande transparens kan orsaka stora problem i organisationen, särskilt om det leder till ett avtalsbrott. För att förhindra detta bör du säkerställa transparens i varje steg. Ett CLM-system kan hjälpa dig att uppnå detta mål genom att göra det enkelt att fastställa vilken version av avtalet som är den senaste eller hitta den person som senast redigerade dokumentet.
Ordentlig uppföljning
Många tror att undertecknandet av ett avtal är det sista steget i livscykeln, men som du vet är det inte så. Du behöver följa upp regelbundet för att säkerställa att alla följer avtalets villkor. Det är också viktigt att kontrollera utgångs- och förnyelsedatum.
Rättssäkerhet och säkerhet
Myndigheter stiftar ständigt nya lagar eller ändrar befintliga, vilket gör det ännu svårare att följa juridiska krav och regelkrav. Tyvärr är det inte det bästa sättet att hantera arbetet med regelefterlevnad att ha undertecknade avtal nedstoppade i överfulla pärmar.
Ett sätt att säkerställa att företaget fortsätter att följa reglerna är att använda CLM-programvara för att uppnå rättssäkerhet. Med den här typen av programvara är det enkelt att hantera åtkomstbehörigheter och ta reda på vem som har gjort ändringar i ett avtal.
CLM-programvara kan hjälpa till
Programvara för avtalshantering genom hela livscykeln kan lösa många av de problem som tas upp i den här guiden, öka effektiviteten och göra det enklare att maximera intäktspotentialen. Den här typen av programvara gör det möjligt för företag av alla storlekar att skapa ett centraliserat arkiv för avtal och andra dokument, vilket eliminerar behovet av att skriva ut papperskopior och hitta någonstans att förvara dem.
Molnbaserad CLM-programvara möjliggör också samarbete genom att intressenter kan visa och underteckna avtal var som helst i världen. Vissa system har till och med mobilapplikationer, vilket gör det enkelt för teammedlemmar att granska avtal när de är på språng.
Vill du ha fler tips? Prenumerera på vårt nyhetsbrev för att få hjälp med att driva ett framgångsrikt företag.