Vad är CPQ? Komplett guide för team inom intäktsoperationer
Ingen berättar för dig när du bestämmer dig för att bli RevOps-konsult att en stor del av jobbet är att agera detektiv för klienternas räkning för att avgöra om app X eller plattform Y kommer att leverera den utlovade optimeringen. Eller, innan dess, om den integreras med det de redan använder. Så när mina klienter började fråga mig Vad är CPQ? och Bör vi köpa det? tog jag på mig min fedora och grep mitt förstoringsglas.
Vad är CPQ?
CPQ står för Konfigurera, Pris, Offert: i princip en kort benämning för all offertprogramvara som är mer avancerad än den som är inbyggd i ditt CRM. Det som skiljer den från de inbyggda offertalternativen är att ett CPQ-verktyg vanligtvis går långt utöver möjligheten att lägga till några radposter och ett pris i en mall som du sedan skickar via Outlook.
Låt oss bryta ner det genom att titta på var och en av CPQ:s delar separat.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
C står för Konfigurera
Att konfigurera en offert innebär att avgöra vilka tjänster och komponenter som krävs för att uppfylla klientens behov. Utifrån min erfarenhet är detta enkelt för en ensam konsult, där en offert kanske består av en enda rad med ett fast pris för en workshop eller utbildning. För något som en tillverkare av specialanpassade cyklar, som erbjuder mycket kundanpassade produkter, kan det däremot handla om en lista med hundratals individuella komponenter och alternativ, plus arbete, frakt och en mängd andra variabler som ingår i konfigurerbara produkter.
Utan en CPQ-lösning faller arbetet med produktkonfiguration på säljarna, vilket slukar deras tid och öppnar dörren för fel och de tillhörande kostnaderna. Troligtvis kommer du att få absorbera dessa kostnader, eftersom det inte finns något snabbare sätt att irritera en klient än att lägga till saker i en godkänd offert.
En bra CPQ-lösning ansluter till din produktkatalog och effektiviserar processen genom att paketera, rekommendera eller automatiskt lägga till produkter och tjänster för att skapa felfria offerter, samtidigt som säljarna får frihet att anpassa, utelämna eller lägga till sådant som systemet har lagt till. Den kan också innehålla logik för vägledd försäljning som uppmuntrar till merförsäljning och korsförsäljning.
P står för Pris
Flera valutor, säsongsrabatter, prioriterade partner. Det finns oändligt många anledningar till att du inte kan sälja en vara till ett fast pris. Tyvärr gör alla dessa olika prismodeller det svårt för enkla offertsystem – och, ärligt talat, ditt säljteam – att hålla jämna steg.
Prissättningskomponenten i en CPQ-lösning använder prisregler för att hantera denna komplexitet och säkerställa korrekta priser med funktioner som hantering av volymrabatter, möjlighet till fasta procentuella rabatter, prissättning för kanalpartner och mycket mer. Detta kan även omfatta godkännandeflöden, så att du har viss kontroll över den rabatt ditt säljteam erbjuder när kvartalet börjar närma sig sitt slut och medarbetarna försöker få upp sina siffror.
Q står för Offert
Den sista och enklaste delen av CPQ är att skapa offerter. Enkelt uttryckt kan systemet ta den komplicerade blandningen av priser, produkter och kvantiteter och skapa säljofferter som en säljare känner sig bekväm med att skicka till klienten.
Det kan vara en PDF eller en länk till en molnbaserad offert. Det kan göra det möjligt för klienten att acceptera och underteckna direkt i offerten, men det kanske det inte gör. Oavsett vilket är det detta din klient kommer att se, så det är en avgörande del av CPQ-ekvationen.
Behöver mitt företag CPQ?
Det är mycket möjligt att den frågan var det som fick dig att ge dig ner i detta kaninhål.
Tyvärr finns det inget godkänt/underkänt-test som talar om för dig om det är dags för CPQ. Det finns däremot några vanliga scenarier som jag stöter på och som får mig att tro att ett företag skulle kunna dra nytta av att lägga till en CPQ-app i sin teknikstack.
Scenario 1: De har provat färdiga offertlösningar, men de fungerade inte
De flesta CRM-system innehåller någon form av standardfunktion för offerter, även om dessa verktyg sällan uppfyller företagens behov, av två huvudsakliga anledningar:
- De eliminerar inte tillräckligt många manuella processer för att kompensera för det extra administrativa arbete som krävs för att använda dem.
- De kan inte hantera den komplexa orderprocess som ingår i mer komplicerade offerter.
Att funktionen ingår i din prenumeration gör den naturligtvis till den logiska utgångspunkten när offertprocessen ska effektiviseras. Därför ser jag så många CRM-system med flera öppna offerter från mars för två år sedan och sedan ingenting.
Om du har försökt utnyttja de inbyggda offertfunktionerna i din CRM-plattform, men bara mötts av hinder, frustration och misslyckanden, är det så nära en varningssignal du kommer att få om att det är dags för CPQ-programvara.
Scenario 2: Varje säljare har sin egen offertprocess
Det här är svårare att diagnostisera än scenario 1, men det är mycket vanligare. Det är försäljningschefers och RevOps-teamens förbannelse och kan yttra sig som olika offertmallar, för många kalkylblad, offerter från olika appar eller något av hundratals andra symtom.
Oavsett hur det ser ut påverkar det nästan säkert kundupplevelsen negativt, och det är nästan omöjligt att konsekvent uppfylla kundernas behov utan någon form av standardiserad säljprocess. Att implementera CPQ-programvara löser inte problemet på egen hand. Däremot tvingar det fram en viss enhetlighet i offertprocessen som det aldrig går att uppnå genom att skicka Excel-mallar och PDF-prislistor via e-post.
Scenario 3: Ditt offertsystem är ditt CRM
Verkligheten är att det är viktigare att få offerter till kunderna än att följa hur affärerna utvecklas på vägen mot att bli offerter. Du kan bedriva verksamhet utan en korrekt prognos för säljtratten, men du kan inte överleva om du aldrig presenterar en offert för kunden.
Det är därför jag, särskilt inom traditionella branscher som tillverkning eller jordbruk, ofta ser att CPQ blir det faktiska CRM-systemet. Där finns redan offerterna, det finns förmodligen en plats för viss kontakt- och företagsinformation, och teamet sköter resten från Outlook.
Om du har fastnat i att försöka bygga ihop ett CRM-system av en plattform som aldrig var avsedd att hantera hela sälj- och marknadsföringsresan, finns det en god chans att du behöver CPQ.
Är mitt företag redo för CPQ?
Något som inte diskuteras tillräckligt i samband med programvara är huruvida företaget är redo för produkten. Det är inte förvånande, eftersom det inte ligger i en programvarusäljares intresse att avvisa en kund, men det är också en anledning till att vissa uppskattningar placerar misslyckandefrekvensen för företagsprojekt på häpnadsväckande 70 %.
En välimplementerad CPQ-process har potential att förbättra vardagen för försäljning, service, marknadsföring och mycket mer, men den är också nära kopplad till ekonomi, lager och orderhantering. Det innebär mycket samarbete mellan avdelningar som historiskt inte har varit särskilt bra på att dela arbetsyta. Det kan också innebära att man investerar i CPQ-utbildning och kurser för personalen. Innan du sätter igång bör du därför ställa dig följande frågor.
Litar jag på min ERP-konfiguration?
För att lyckas behöver du känna dig trygg med ditt lagerhanteringssystem. Ett CPQ-system kommer sannolikt att hämta kvantiteter, SKU:er och en mängd annan viktig information direkt från ditt ERP-system. Om teamet inte upplever att informationen är korrekt i realtid eller lätt att arbeta med kommer de inte att ta till sig ett säljverktyg som är byggt för att förlita sig på den.
Kan mina system integreras?
Som jag nämnde ovan är integration avgörande för att CPQ-programvara ska lyckas. Därför är det mycket viktigt att du dubbelkollar kompatibiliteten hos alla plattformar i din systemuppsättning. Om du använder något som Salesforce eller HubSpot som CRM-programvara är det förmodligen inget problem, men det är ändå värt att bekräfta att det är möjligt (eller om det kommer att kosta extra).
Är jag redo för motstånd?
Det här är den viktigaste frågan, eftersom det fortfarande kommer att uppstå motstånd även om du har ordning på allt på den tekniska sidan. Du ber teamet att ändra sin process för något som de sannolikt ser som en av de viktigaste sakerna de gör. Det är aldrig enkelt, och du kan lyfta fram fördelarna med CPQ-verktyg hur mycket du vill, men du kommer att behöva hålla uppsikt över teamet åtminstone under en tid.
Vilka är fördelarna med CPQ?
1. Mer exakta offerter
Som jag nämnde tidigare är inget mer irriterande för en kund än att ändringar görs i en offert som redan har godkänts. Ofta är det därför företag helt enkelt får bära kostnaden för dessa fel. CPQ-programvara minimerar risken för sådana situationer genom att standardisera alla de delar (som prissättning, lager och beroenden) som orsakar dessa fel från första början.
2. Kortare svarstider
Att skapa offerter är tidskrävande. En del av det beror på viljan att undvika fel till varje pris, men främst beror det på att produkter och kundbehov är komplicerade. Samtidigt behöver vi få offerterna framför kunderna så snart som möjligt. CPQ-programvara gör komplexa konfigurationer och unika lösningar mycket enklare att hantera genom paketering och automatisering.
3. Enklare introduktion
Komplicerade, osammanhängande och inkonsekventa offertprocesser är självunderhållande problem. Ditt system är dåligt, och därför är det svårt att lära sig. Det är svårt att lära sig, så människor utvecklar sina egna sätt att göra saker på. Detta gör i sin tur systemet ännu svårare att lära sig för nästa person.
Eftersom CPQ-programvara kräver en konsekvent process minskar den mängden kringkunskap som en ny teammedlem behöver för att börja skapa offerter effektivt.
4. Förbättrad varumärkesprofilering
Mallar är utmärkta, men inte ens de bästa mallarna klarar av verkligheten i försäljningsarbetet. Oavsett om det handlar om föråldrade logotyper, färger som inte följer varumärket eller att offerten helt enkelt presenteras i Excel, finns det just nu en ful offert i inkorgen hos en potentiell kund om ditt team inte använder CPQ-programvara.
En offert är det ultimata dokumentet längst ned i säljtratten, så det är avgörande att presentera en välpolerad varumärkesprofil.
5. Snabb avkastning på investeringen
Rätt implementerad CPQ-programvara kan ge avkastning på investeringen snabbt. Det är fördelen med att göra processförbättringar så nära trattens slut. Förbättrade avslutsfrekvenser, större offertvolym, en snabbare säljcykel och färre fel: denna kombination av fördelar ger avkastning på investeringen snabbare än nästan någon annan programvara i din teknikstack.
Vilken är den bästa CPQ-plattformen?
Det finns hundratals CPQ-appar på marknaden, från välkända namn till nischade plattformar. Att utse en definitiv vinnare för ditt företag kräver en djupgående analys av dina behov och några spetsiga frågor till personen som försöker sälja plattformen till dig. Det finns dock några tydliga marknadsledare, så låt oss börja där.
1. Salesforce Revenue Cloud
Det är föga förvånande att Salesforce CPQ är en branschledare med ett utmärkt rykte och en stark användargemenskap. Om du redan använder Salesforce kommer det nästan säkert att vara en stark kandidat för ditt företag.
Recensioner lyfter regelbundet fram den kraft, flexibilitet och positiva inverkan som Salesforce CPQ har på säljarnas effektivitet. Den stora brasklappen är dock att det beror på om du redan satsar fullt ut på Salesforce. Om du använder ett annat CRM-system, eller helt enkelt inte är redo att ge dig i kast med det vidunder som Salesforce är, är detta troligen inte rätt alternativ för dig.
2. HubSpot Sales Hub
HubSpot är en annan betydande kandidat inom CPQ-området. Precis som Salesforce har plattformen hög igenkänning, en stark användargemenskap och stor trovärdighet. Den har också samma problem, nämligen att du knappast köper HubSpot enbart för CPQ-funktionerna. Å andra sidan kan många CPQ-funktioner ingå i samma licens som du redan betalar för om HubSpot redan utgör kärnan i dina affärsprocesser.
Användarvänlighet är den stora vinnaren i plattformsrecensionerna, och den inbyggda integrationen mellan Försäljning, Service och Marknadsföring är en annan stor fördel. Nackdelar som ofta nämns är bristen på anpassningsmöjligheter och en prismodell som verkar snål med funktioner på de lägre nivåerna.
3. DealHub.io
DealHub är ett betydligt mindre företag än HubSpot eller Salesforce, men trots en mindre användargemenskap får deras CPQ-produkter mycket beröm. Till skillnad från de två stora aktörerna är detta dessutom den första plattformen vi tittar på som inte låser in sig i ett ekosystem. DealHub integreras med HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamic och många andra.
Denna gemenskap nämner också konsekvent hur enkelt det var att konfigurera plattformen och hur DealHub-teamet är villigt att samarbeta med kunder för att uppfylla deras specifika krav.
4. PandaDoc
Till skillnad från andra plattformar på den här listan har PandaDoc sitt ursprung i dokumenthantering snarare än försäljningsautomation. Det är en plattform som utmärker sig inom offertdelen av CPQ och erbjuder en mängd integrationer – inklusive Canva – så den fungerar sannolikt väl med den CRM-plattform du än väljer att använda.
Fokuset på en del av CPQ-triangeln innebär att plattformen inte är lika funktionsrik som konkurrenterna när det gäller funktioner för paketering, automatisering och prissättning.
Hur kommer jag igång med CPQ?
Vid det här laget bör du ha en grundläggande förståelse för vad CPQ erbjuder, hur det fungerar, om det passar dig och vilka några av de vanligaste plattformarna på marknaden är. Det är mycket att ta in, och det är förståeligt om du är osäker på var du ska börja.
Enligt min erfarenhet bör du börja där om du redan använder en plattform som har offertfunktioner. Jag nämnde tidigare att dessa funktioner ofta inte uppfyller kundernas behov, men det betyder inte att de inte är värda att undersöka. Åtminstone får du en uppfattning om vilka behov den inte uppfyller, vilket hjälper dig när du utvärderar andra alternativ.
Om de inbyggda offertfunktionerna i ditt CRM tidigare har visat sig vara otillräckliga bör du börja med en obduktion av varför. Informationen kanske inte är den färskaste, men du bör lära dig så mycket som möjligt av dessa misslyckanden.
Om ditt system inte har inbyggda funktioner är det bästa sättet att prova sig fram genom ett pilotprojekt. Hitta en plattform som verkar lovande och rekrytera en entusiastisk säljare som börjar använda den för att skapa enkla offerter. Du får mycket mer information än från några få demonstrationer, och du får verklig feedback innan du eventuellt rullar ut den till andra teammedlemmar.
Om du däremot inte behöver CPQ:s fullständiga funktionalitet kan du kanske ha nytta av prisprogramvara eller offertprogramvara som implementeras separat.
