O que é a gestão de contratos? Guia completo dos fundamentos

Para as empresas que vivem e morrem pelos seus contratos, é importante garantir que estes estão corretos. A gestão de contratos é uma parte frequentemente negligenciada de uma boa gestão empresarial, embora seja, sem dúvida, uma das áreas mais importantes em que a sua empresa deve ser competente. Há uma razão para muitas grandes empresas contratarem alguns dos advogados mais bem pagos da América para supervisionarem os seus contratos. É algo realmente muito importante.

Então, o que é a gestão de contratos? É um conjunto de práticas que adota para garantir que todos os seus contratos são claros, específicos, aplicáveis e suscetíveis de serem confirmados pelo tribunal caso surja alguma disputa. Um sistema de gestão do ciclo de vida dos contratos pode garantir que isto funciona, com todos os tipos de detalhes que precisa de dominar e várias ferramentas para o ajudar a fazê-lo corretamente.

O que é a gestão de contratos?

A gestão de contratos, por vezes conhecida como administração de contratos, consiste no trabalho que a sua equipa de gestão realiza para redigir contratos sólidos, desenvolvê-los durante a fase anterior à assinatura, de modo a que fiquem em boas condições, e depois monitorizar o cumprimento após a sua assinatura. Não deve ser confundida com a negociação de contratos, na qual você e a outra parte negoceiam os termos e as entregas, nem com a gestão da conformidade, na qual os seus funcionários acompanham o cumprimento, por parte da empresa, de um contrato ou requisito legal.

Para perceber melhor, imagine que é uma empresa de canalização que acabou de conseguir um trabalho com um empreiteiro geral para construir algumas casas. O empreiteiro geral quer que utilize apenas tubos PEX em vez de PVC ou cobre. A decisão sobre se isso é aceitável ou não cabe ao negociador e às equipas de aprovisionamento, não ao gestor de contratos.

A função do gestor é intervir depois de se chegar a um acordo sobre os tubos, para garantir que essa parte do acordo está claramente especificada e é aplicável. Depois disso, um bom profissional de gestão de contratos transfere o acompanhamento do cumprimento do contrato para outra pessoa, frequentemente o responsável pela conformidade, o fiscal do cumprimento dos códigos ou quem quer que desempenhe essa função na sua empresa, para garantir que os termos estão a ser respeitados.

O gestor de contratos não é apenas um revisor. Esta pessoa é geralmente responsável pela gestão do ciclo de vida dos contratos, desde o início até ao encerramento. Pode, por exemplo, ser a pessoa que propôs inicialmente o acordo com o empreiteiro geral e pode ser responsável pela renovação do acordo quando este expirar. É até possível, especialmente em empresas pequenas, que o seu gestor de contratos seja também o seu negociador e responsável pela conformidade, embora, falando estritamente, se trate de funções diferentes.   

Porque é importante a gestão de contratos?

Porque é necessário todo esse processo para iniciar, assinar e fazer cumprir um contrato? Conhece a expressão «o diabo está nos pormenores»? Isto nunca é tão verdade como nos contratos empresariais, especialmente numa situação em que uma equipa jurídica inteligente pode poupar ou obter milhões de dólares devido a uma falha técnica num parágrafo de um contrato jurídico de 14 páginas.

Empresas inteiras dependem de uma gestão de contratos bem-sucedida para continuarem a existir, e vale a pena pagar a alguém competente para garantir que os seus contratos não lhe causam problemas nem o surpreendem um dia.

Imaginemos que esse empreiteiro geral o contrata para realizar as instalações de canalização. Tudo corre bem inicialmente, mas, após cerca de 3 meses, surge um problema na cadeia de abastecimento e os seus tubos PEX não são entregues. Agora tem de tomar uma decisão difícil.

Pode atrasar o trabalho, o que poderá implicar uma penalização financeira ao abrigo dos termos do contrato, ou pode substituir os tubos PEX pelos tubos de PVC ou cobre que tem em stock para manter tudo dentro do prazo, o que também constituiria uma violação do contrato. De qualquer forma, está em apuros porque um camião não chegou a tempo ao seu armazém. O que deve fazer?

É aqui que uma gestão eficaz de contratos o pode salvar. Durante a fase de negociação, o seu gestor de contratos deveria ter perguntado o que aconteceria se surgisse precisamente este problema. Idealmente, deveria existir algum tipo de opção alternativa para o caso de violações imprevistas do acordo ou, pelo menos, uma opção de resolução de conflitos. É função do seu gestor de contratos incluir algo desse tipo aquando da criação do contrato, para garantir que todos têm expectativas claras antecipadamente.

Em suma: proteja a sua empresa! Compreenda os fatores que podem invalidar um contrato.

Quem é responsável pela gestão de contratos?

Todo o processo de gestão de contratos é complicado e precisa realmente de um especialista que se dedique a isto e a pouco mais. O seu gestor de contratos pode ser advogado, mas não tem necessariamente de o ser. Poderia simplesmente contar com o gestor mais experiente da empresa para tratar do assunto, partindo do princípio de que essa pessoa tem experiência anterior com contratos juridicamente aplicáveis. Num sentido mais amplo, contudo, pode dizer-se que todos fazem parte da equipa de gestão de contratos.

Os detalhes do processo de gestão de contratos variam de empresa para empresa e até de um acordo para outro, mas não se prenda a formalidades. Qualquer pessoa que possa contribuir de forma útil deve sentir-se à vontade para participar, de modo a garantir que dispõe de bons contratos.

Voltemos à empresa de canalização. Num cenário extremo, pode ter funcionários diferentes a estabelecer contactos para conseguir o trabalho e a iniciar as relações comerciais (vendas), a negociar os termos do acordo (negociador de contratos), a rever a documentação antes da assinatura (administração de contratos) e a fazer cumprir as suas disposições, tanto internamente (conformidade) como externamente (departamento jurídico). 

É claro que tudo isto pode ser apenas uma pessoa. Pode ser uma empresa de canalização unipessoal, caso em que tudo isto fica a seu cargo. A sua empresa pode ter meia dúzia de canalizadores licenciados, os respetivos ajudantes e uma rececionista, o que significa que ou partilha o processo de gestão de contratos ou recorre a uma empresa profissional. No entanto, quando começa a trabalhar com contratos muito complexos, pode valer a pena ter uma equipa completa de gestão do ciclo de vida dos contratos internamente. 

Compreender o processo de gestão de contratos

Independentemente da forma como gere a aprovação de contratos, deve garantir que determinados fluxos de trabalho fazem parte do processo. O processo de gestão do ciclo de vida dos contratos básico funciona em seis fases, convenientemente divididas entre três fases anteriores à assinatura e três fases posteriores à assinatura. Em todas as fases, deve procurar envolver todas as partes interessadas relevantes, nem que seja apenas para ouvirem e se manterem a par, de modo a que o seu próprio trabalho seja melhor fundamentado numa fase posterior. 

Fases anteriores à assinatura

Criação do contrato

A redação do contrato é onde tudo começa. Pode tratar-se de um processo formal, como quando concorre a um contrato público ou se candidata a fornecedor de uma grande empresa. Também pode ser algo muito informal, como quando um amigo precisa que faça trabalhos de desenvolvimento no seu sítio Web. Para a maioria das empresas, a elaboração de contratos situa-se algures entre estes dois extremos, com uma equipa de vendas a desenvolver contactos e a obter um acordo preliminar para os negócios, passando depois o ficheiro para o ‌sistema de gestão de contratos para as etapas seguintes.

No exemplo de contratação que temos vindo a utilizar, provavelmente conheceria o empreiteiro geral numa convenção ou noutro evento de networking e iniciaria uma conversa (informal). Poderia telefonar-lhe sem qualquer contacto prévio e perguntar se teria algum trabalho que pudesse fazer (semiformal). Também poderia candidatar-se a trabalhos de instalação de canalizações em escolas públicas, caso em que provavelmente teria de concluir um processo de concurso antes de se poder iniciar a fase do contrato (formal). 

Negociação do contrato

Independentemente da forma como o contacto é gerado, acabará por entrar em negociações. Mais uma vez, existe muita variedade nesta área. Tecnicamente, está a cumprir um contrato quando compra pão numa mercearia, porque você (o cliente) está a fazer uma oferta para comprar pão ao preço indicado, seguida da aceitação dessa oferta pela loja e do seu pagamento. Os contratos comerciais tendem a ser mais formais do que isto e, para qualquer coisa que demore mais de um ano ou custe mais de $1,000, deve definitivamente tê-la por escrito, com requisitos essenciais do contrato.

Alguns negócios vêm acompanhados de contratos padrão. Se conduz uma ambulância, o Medicaid paga o que paga por milha, e isso não é negociável. Outros negócios oferecem alguma margem de manobra, mas não muita. Fornecer entregáveis de silício à Intel para os seus microchips não é aquilo a que se chamaria um trabalho flexível, pelo que provavelmente as únicas negociações dizem respeito ao volume, aos preços e às condições de execução. 

As empresas mais pequenas podem permitir-se contratos mais abertos. Pode assinar um acordo para fornecer serviços de canalização ao empreiteiro geral, mas você ou este pode ficar responsável pela compra dos materiais, pelo pagamento do seguro, pela interação com os clientes, entre outras coisas. Normalmente, é livre de negociar tudo o que conseguir relativamente aos preços, aos detalhes do pagamento, à arbitragem em vez da mediação, e assim por diante. É aqui que a sua equipa de negociação de contratos pode realmente brilhar.

É obrigatório fazer aqui uma menção honrosa a uma espécie de meia-fase no ciclo de vida da gestão de contratos: a edição. Nenhum documento é perfeito à primeira tentativa e um formulário juridicamente vinculativo que pode custar uma fortuna a alguém precisa realmente de estar perfeito antes de ser assinado. O bom software de gestão de contratos pode ser uma grande ajuda, com modelos padrão que não exigem muitas revisões para ficarem perfeitos, mas certifique-se de que alguém edita os parágrafos e revê o contrato completo. Um dia, isso poderá ser realmente importante. 

Aprovação do contrato

Com o contrato iniciado, negociado e editado, chegou o momento da aprovação. O seu gestor de contratos e as outras partes interessadas precisam de tempo para analisar o contrato completo antes de um novo contrato poder ser assinado. A aprovação pode partir de um repositório central, como o departamento jurídico, ou ser amplamente distribuída pelas várias partes interessadas. Se houver apenas um gestor, certifique-se de que este dedica o tempo necessário e fala com as pessoas relevantes da sua empresa antes de conceder a aprovação para a assinatura.

Na empresa de canalização, o negociador pode encaminhar o contrato de serviços para a administração para a aprovação final, seguido de um período de análise de uma semana. Este é um bom momento para falar com o gestor de aprovisionamento e descobrir se os tubos PEX pretendidos pelo empreiteiro são acessíveis aos preços propostos, ou para esclarecer os detalhes relacionados com atrasos e problemas da cadeia de abastecimento. Obtenha respostas antes da aprovação, porque depois é normalmente considerado demasiado tarde. 

Fases posteriores à assinatura

Monitorização

O seu trabalho de CLM continua mesmo depois de os contratos serem assinados, quer presencialmente, quer através de assinatura eletrónica. Todos os contratos têm termos, alguns simples e outros nem tanto, e alguém tem de ficar responsável por garantir que tudo é cumprido. Mais uma vez, essa pessoa pode ser o seu gestor de contratos ou, se for uma empresa maior, pode recorrer às suas equipas jurídica e de conformidade para tratarem disso por si.

Digamos que o seu amigo, empreiteiro geral, concordou em pagar um determinado valor por casa e uma vez por mês, antecipadamente em relação à realização dos trabalhos. Se chegar agosto e não houver pagamento, a sua equipa de monitorização tem de agir rapidamente. Um telefonema para o escritório do empreiteiro geral revela que este tem um problema bancário e que o pagamento não foi processado como deveria.

O seu contrato pode conter uma cláusula que aplica uma multa ao empreiteiro ou que lhe permite pagar às suas equipas utilizando o crédito do empreiteiro até que a situação seja resolvida. Uma violação deste tipo pode até permitir-lhe rescindir o contrato sem penalizações para si.  

Renovação do contrato

A maioria dos contratos chega ao fim mais cedo ou mais tarde. Pode estar de acordo com isso ou querer manter uma relação que está a funcionar bem. Em alguns aspetos, a renovação é mais fácil do que a criação inicial do contrato, porque já trabalham em conjunto e sabem o que esperar. Noutros aspetos, pode ser ainda mais complicada, por exemplo, quando pretende negociar um preço diferente ou inserir uma cláusula que não estava presente no original.

Encerramento

O objetivo de todo o processo de CLM é chegar ao encerramento. Idealmente, este não deve ser o fim do processo, mas apenas uma etapa do ciclo completo de iniciação, negociação, implementação, monitorização e renovação. Cabe-lhe decidir como encerrar o negócio, incluindo quem pode vincular a sua empresa a obrigações contratuais, mas é boa ideia pedir à pessoa que geriu o processo que o valide. Se estiver a utilizar modelos online, estes podem normalmente aplicar uma assinatura eletrónica à distância, caso esteja a recorrer a um serviço de CLM que não se encontre nas suas instalações.

As soluções de gestão de contratos podem ajudar

Independentemente da dimensão dos seus contratos ou do tipo de contrato com que lida, pode simplificar o processo moroso através da automatização com software avançado de gestão de contratos. Na verdade, são muitos os benefícios do software de gestão de contratos. Pense em modelos online inteligentes que podem ajudar a otimizar os termos que procura, editar revisões em minutos em vez de dias, adicionar alterações personalizadas e eliminar estrangulamentos que ameaçam fazer descarrilar todo o ciclo do contrato. Estes modelos apresentam elementos contratuais padrão num formato de fácil leitura, compreensível à primeira vista, e ajudam na monitorização diária do cumprimento do contrato através de relatórios simples e inteligíveis.

Qualquer bom contrato inclui um elemento de proposta e um elemento de aceitação. Este parágrafo, por exemplo, oferece-lhe informações internas e perspetivas avançadas sobre o mundo dos formulários empresariais online inteligentes. Tudo o que tem de fazer para o aceitar é subscrever a nossa newsletter. É divertido, informativo e gratuito!