7 melhores práticas para a gestão de dados de CRM

Obter mais por menos — essa é a tarefa de quase todos os projetos, KPIs, campanhas de marketing e ações no atual mercado de SaaS.

A boa notícia é que você e os membros da sua equipa podem obter mais por menos através de uma implementação de alta qualidade e da gestão contínua dos dados do seu software de CRM.

O que é a gestão de dados de CRM?

A gestão de dados de CRM é o processo contínuo de compilar e manter dados precisos de clientes e potenciais clientes na sua plataforma de CRM.

Estes dados são introduzidos na sua base de dados de CRM a partir de vários locais, como formulários no seu sítio Web, redes sociais, marketing por e-mail e informações demográficas recolhidas manualmente pelos membros da equipa que contactam diretamente com os clientes.

Porque preciso de gestão de dados de CRM?

O seu processo de CRM deve incluir uma gestão meticulosa dos dados dos clientes para manter as informações precisas para as atividades de vendas e marketing, melhorar as interações com os clientes e impulsionar estratégias avançadas, como análises de CRM e relatórios de CRM.

Author's Tip

Não pode avançar para estratégias de RevOps mais avançadas, como análises de CRM, sem dados de CRM limpos.

Os dados de CRM limpos apoiam a retenção, eliminam a necessidade da maioria das folhas de cálculo, simplificam o processo de vendas e, em última análise, melhoram a eficiência no fecho de negócios.

À medida que a sua empresa cresce, a ferramenta de CRM certa, aliada a uma gestão de dados excecional, faz toda a diferença.

Consequências de uma gestão deficiente dos dados de CRM

As repercussões de uma qualidade deficiente dos dados de CRM vão muito além de um mero inconveniente, conduzindo, em última análise, a perturbações ineficientes, demoradas e dispendiosas nas suas iniciativas empresariais, incluindo:

• Erros na automatização de marketing
• Desperdício do orçamento de marketing
• Abrandamento da equipa de vendas
• Relatórios e previsões imprecisos
• Falhas nas integrações

Erros na automatização de marketing

Os erros nos dados pessoais e os problemas de normalização podem conduzir a erros embaraçosos na automatização de marketing ou em campanhas de nutrição de potenciais clientes, afetando negativamente a reputação da marca e dificultando a obtenção de receitas.

Pequenas inconsistências, como nomes escritos incorretamente ou espaços em falta, quebram a ilusão de personalização e anulam o impacto positivo da sua equipa de marketing.

Desperdício do orçamento de marketing

Negligenciar a gestão de dados de CRM pode resultar no envio de campanhas para endereços de e-mail incorretos, no envio de materiais para o mesmo cliente várias vezes devido a registos duplicados e, em última análise, no desperdício do orçamento de marketing devido a acompanhamentos mal executados junto de potenciais clientes.

Abrandamento da equipa de vendas

Quando as equipas de vendas não confiam nos dados, passam tempo adicional a verificar erros ou a lidar com registos duplicados no CRM. Esta complexidade adicional limita a sua capacidade de interagir eficazmente com potenciais clientes e clientes e pode até prejudicar a satisfação dos clientes.

Relatórios e previsões imprecisos

A má qualidade dos dados dos clientes impossibilita a confiança na precisão dos relatórios e das previsões de vendas. Dados de clientes limpos e normalizados são cruciais para tomar decisões informadas e fundamentadas em dados.

Falhas nas integrações

Os problemas de dados podem provocar falhas nas integrações entre diferentes tipos de CRM, como o HubSpot e o Salesforce, ou outro software.

Isto não só abranda as equipas, como também exige tarefas adicionais de dados antes de a sincronização estar pronta.

7 melhores práticas de gestão de dados de CRM

1. Criar uma estratégia de CRM

Desenvolver uma estratégia de CRM clara e abrangente para o seu sistema é o primeiro passo para maximizar o retorno do investimento no software CRM.

Uma boa estratégia implica definir processos, funções e responsabilidades para garantir que cada membro da sua organização compreende o seu papel e valoriza a sua contribuição para dados fiáveis.

2. Auditar e limpar os dados regularmente

As auditorias periódicas não são apenas uma boa prática; são cruciais para identificar e corrigir erros comuns, inconsistências e problemas de normalização.

A limpeza dos dados existentes garante que estes permanecem precisos, relevantes e alinhados com os objetivos em evolução da empresa, revelando simultaneamente quaisquer lacunas no controlo de qualidade.

3. Criar um dicionário de dados para toda a empresa

Um dicionário de dados é um passo fundamental para garantir a consistência. Todas as empresas podem beneficiar da clareza proporcionada por um dicionário exaustivo de termos específicos da empresa, mas este é especialmente importante para uma empresa SaaS, onde a equipa de produto precisa de conhecer e apoiar as funções de GTM.

4. Normalizar e definir parâmetros para os campos

A normalização dos campos para a introdução de dados contribui significativamente para manter a consistência e a precisão.

Esta prática reduz a probabilidade de erros, garantindo que a informação está correta. A definição de parâmetros também evita a ausência de dados essenciais, como caracteres em falta ou adicionais num campo de código postal.

5. Criar fluxos de trabalho

Os fluxos de trabalho simplificam os processos, permitem uma comunicação personalizada e reduzem a introdução manual de dados—especialmente se configurar a automatização de CRM. Os acionadores precisos são essenciais para iniciar os fluxos de trabalho e, com o design correto, constituem poderosos auxiliares de produtividade para si e para as suas equipas.

6. Tirar partido dos modelos

Os modelos permitem comunicar sem ter de começar sempre do zero. Pode automatizar bastante a prospeção, continuando a proporcionar o toque personalizado que os clientes procuram.

Quer se trate de marketing, vendas ou sucesso do cliente, a sua equipa de GTM beneficiará de ter vários modelos à sua disposição para as suas necessidades de comunicação mais frequentes.

7. Dar formação em gestão de dados CRM

Explique à sua equipa a importância do seu CRM e os benefícios que este proporciona à organização no seu conjunto e a cada membro individualmente.

A formação deve ser um esforço contínuo que garanta que os membros da equipa não são apenas utilizadores, mas também responsáveis pelos seus dados. Isto promove uma cultura em que todas as pessoas compreendem a importância dos dados CRM de elevada qualidade e apoiam a sua disponibilização.

Dados CRM limpos preparam-no para o sucesso

Dominar a gestão de dados CRM não se resume a cumprir um requisito; trata-se de estabelecer uma base estratégica para uma tomada de decisões informada, operações eficientes, gestão de contactos de qualidade, recolha exaustiva de dados e um envolvimento bem-sucedido dos clientes. 

Dar prioridade à gestão de dados CRM facilitará o crescimento rápido sem sacrificar a qualidade pessoal dos seus primeiros tempos.

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