8 najlepszych praktyk prognozowania sprzedaży, które poprawią prognozy

W obliczu dzisiejszych dynamicznych zmian samo sporządzanie prognoz sprzedaży na podstawie przeczuć i intuicji nie wystarcza do podejmowania pewnych decyzji biznesowych. Według badań firmy dysponujące dokładnymi prognozami sprzedaży mają o 7% większe szanse na osiągnięcie celów sprzedażowych i przychodowych rok do roku. Dzięki wykorzystaniu przyszłościowych strategii opartych na dokładnych prognozach sprzedaży kadra kierownicza sprzedaży i zespoły mogą skuteczniej wdrażać klientów, osiągać realistyczne cele sprzedażowe oraz identyfikować szanse i problemy na poszczególnych etapach cyklu życia klienta.

W tym artykule omówimy prognozowanie sprzedaży, jego wpływ na długoterminowe wyniki firmy oraz najlepsze praktyki pozwalające zwiększyć dokładność prognoz.

Czym jest prognozowanie sprzedaży?

Prognozowanie sprzedaży to praktyka polegająca na wykorzystywaniu danych i analiz do przewidywania przychodów firmy w określonym przedziale czasowym. Na podstawie takich czynników jak trendy gospodarcze i branżowe, dane historyczne oraz bieżący lejek sprzedażowy prognozowanie sprzedaży może określać przychody całej organizacji, poszczególnych zespołów lub pojedynczych handlowców w okresach od tygodnia do roku.

Skuteczne prognozowanie sprzedaży to coś więcej niż tylko wyznaczenie punktu odniesienia dla przychodów. Dokładność prognoz sprzedaży wymaga wiarygodnych danych i prawidłowej analizy, aby określić, jakich przychodów można oczekiwać, kiedy można ich oczekiwać, a tym samym co firma może z nimi zrobić.

Innymi słowy, podobnie jak dokładna prognoza pogody może wskazać, kiedy można spodziewać się deszczu i przygotować parasol, tak dokładna prognoza sprzedaży może wskazać, kiedy należy oczekiwać wahań przychodów, aby można było odpowiednio się przygotować.

Dlaczego dokładność jest ważna?

Dokładność prognoz sprzedaży jest kluczowym elementem planowania przyszłości firmy, obejmującym takie czynniki jak budżety, cele i strategie sprzedażowe oraz cykle produkcyjne. Im bliższe są prognozy sprzedaży rzeczywistej przyszłej sprzedaży, tym większe prawdopodobieństwo, że firma będzie mogła działać wydajnie i elastycznie w odpowiedzi na dynamiczne rynki. 

Wsparcie w osiąganiu celów

Wskaźnik osiągnięcia celu śledzi liczbę transakcji w odniesieniu do przypisanych celów i pokazuje, jak konsekwentnie zespoły sprzedażowe finalizują transakcje. Skuteczne prognozowanie sprzedaży pozwala wyznaczać realistyczne cele sprzedażowe, do których firma może się lepiej przygotować i które rzeczywiście może osiągnąć. 

Wyższe tempo wzrostu

Jeśli dokładnie wiesz, kiedy i dokąd powinna zmierzać sprzedaż, łatwiej jest rozpoznać moment, w którym zaczyna odbiegać od założeń. Dokładne prognozowanie sprzedaży pozwala Tobie i kadrze kierowniczej sprzedaży szukać sygnałów ostrzegawczych oraz możliwości wprowadzenia korekt, takich jak niski poziom generowania leadów, utrzymanie przychodów na docelowym poziomie i zwiększenie potencjału wzrostu.

Wzmocniona analiza sprzedaży

Dokładne prognozy sprzedaży pomagają zespołom analizować strategie sprzedażowe, aby jak najlepiej obsługiwać klientów. Identyfikując prognozowany cel, można stworzyć odgórną strategię analizującą takie elementy jak liczba potrzebnych handlowców, wpływ poszczególnych produktów lub usług na wynik finansowy firmy i wiele innych.

Szybsze planowanie strategiczne

Nie trzeba rezygnować z kwartalnego ani rocznego planowania, ponieważ prognozowanie sprzedaży umożliwia planowanie strategiczne w czasie rzeczywistym. Szybkie i elastyczne planowanie strategiczne oznacza, że Ty i menedżerowie sprzedaży w firmie możecie reagować na szybkie tempo dzisiejszego rynku oraz łatwiej wprowadzać zmiany, takie jak ponowny podział zasobów, zmiany zasad i decyzje dotyczące zatrudnienia.

Rodzaje raportów prognostycznych

Istnieje kilka rodzajów raportów, których można używać do prognozowania sprzedaży firmy. Niezależnie od wybranego rodzaju ważne jest przyjęcie metodyki opartej na danych w celu optymalizacji dokładności prognoz, zamiast polegania na anegdotycznych doświadczeniach i intuicji.

Główne metody sporządzania raportów prognoz sprzedaży obejmują:

• Raporty ustne: Na początkowych etapach działalności małej firmy raporty ustne mogą obejmować cotygodniowe rozmowy i indywidualne śledzenie transakcji.
• Arkusze kalkulacyjne: Korzystaj z wszechstronnych funkcji prognozowania, aby tworzyć uproszczone, niestandardowe i elastyczne widoki danych. Korzystając z narzędzi takich jak Excel lub Arkusze Google, twórz atrakcyjne wizualnie wykresy i diagramy, dostosowuj je do określonych wymagań oraz korzystaj z narzędzi takich jak średnie kroczące i wygładzanie wykładnicze.
• Raporty zarządzania relacjami z klientami: Korzystaj z systemów CRM, aby śledzić kluczowe wskaźniki, identyfikować trendy zachowań klientów i analizować inne dane pomagające podejmować decyzje strategiczne. Uzyskuj dostęp do raportów CRM i aktualizuj informacje z poziomu pulpitów nawigacyjnych CRM.
• CRM + BI + arkusze kalkulacyjne: Korzystaj z intuicyjnych narzędzi do tworzenia i filtrowania raportów, aby wykorzystywać duże zbiory danych i złożone analizy.

8 najlepszych praktyk dokładnego prognozowania sprzedaży

Niedokładne prognozowanie sprzedaży może prowadzić do zawyżonych lub zaniżonych prognoz, co z kolei przekłada się na utracone możliwości rozwoju firmy i zwiększania przychodów. Dlatego opracowywanie dokładnych celów na podstawie realistycznych szacunków ma kluczowe znaczenie dla podejmowania pewnych i świadomych decyzji biznesowych. Poniżej znajdziesz niektóre z najlepszych praktyk:

Ustal jasny proces sprzedaży

Bez ustandaryzowanych i jasno określonych procesów sprzedaży członkowie zespołu sprzedażowego mogą nie wiedzieć, kiedy przenieść klientów lub potencjalnych klientów do kolejnego etapu cyklu sprzedaży. Przedstawiciele handlowi mogą kierować się intuicją lub osobistymi uprzedzeniami i zakładać, że klienci są dalej na swojej drodze zakupowej, niż ma to miejsce w rzeczywistości. Wprowadza to subiektywizm do procesu sprzedaży, utrudniając tworzenie dokładnych prognoz.

Aby ograniczyć niejasności, ustal ustandaryzowany proces sprzedaży z jasno określonymi parametrami opisującymi każdy etap cyklu życia klienta. Tworząc spójne ramy procesu sprzedaży, które ujednolicają definicje szans sprzedaży, potencjalnych klientów, perspektyw sprzedażowych i transakcji zamkniętych, możesz pomóc liderom i zespołom sprzedaży dokładniej raportować sprzedaż oraz interakcje z klientami.

Skup się na dokładnych danych

Dokładne prognozowanie sprzedaży nie jest możliwe bez dokładnych i wymiernych danych sprzedażowych. Aby zwiększyć dokładność danych, motywuj zespół za pomocą takich metod jak konkursy, publiczne tablice wyników i nagrody przyznawane za realizację kwartalnych celów.

Uwzględniaj dane historyczne

Chociaż dane historyczne nie zawsze pozwalają z całkowitą dokładnością przewidzieć przyszłe wyniki sprzedaży firmy, mogą stanowić solidną podstawę do uwzględnienia innych dynamicznych czynników, takich jak nowe produkty, sezony lub rynki. Dane historyczne powiązane z różnymi współczynnikami konwersji i innymi celami mogą przyczyniać się do rozwoju analityki predykcyjnej, która może również dostarczać wskazówek dotyczących strategii stosowanych w przeszłości, wyróżniać skuteczne taktyki i identyfikować strategie wymagające dalszego udoskonalenia. 

Uwzględniaj klasyfikację przedstawicieli handlowych

Klasyfikacja przedstawicieli handlowych to subiektywna metoda prognozowania, która wymaga od przedstawicieli określenia etapu i perspektyw dotyczących konkretnych transakcji. Dodaj w swoim systemie CRM pole, w którym przedstawiciele handlowi będą mogli wyrażać intuicyjne lub oparte na doświadczeniu opinie na temat tego, jak dana szansa sprzedaży może rozwijać się w określonym przedziale czasowym. 

Typowe klasyfikacje przedstawicieli handlowych obejmują: 

• Najlepszy możliwy scenariusz
• Zobowiązanie
• Lejek sprzedażowy
• Zamknięta/wygrana
• Etapy prognozy

Wdrożenie systemu klasyfikacji pozwala ograniczyć zachowania przedstawicieli handlowych, które mogą obniżać dokładność prognoz, takie jak unikanie oznaczania szans sprzedaży jako utraconych lub przecenianie prawdopodobieństwa sukcesu innych. Aby zlikwidować luki w przestrzeganiu systemu klasyfikacji, upewnij się, że przedstawiciele mają ustandaryzowane definicje każdej klasyfikacji. 

Korzystaj z analizy szeregów czasowych

Analiza szeregów czasowych to metoda analizowania punktów danych i trendów w określonym przedziale czasowym. Korzystając z uporządkowanych chronologicznie zestawów surowych danych dotyczących takich czynników jak pogoda, satysfakcja klientów lub warunki gospodarcze, możesz oszacować przyszłe wyniki firmy, a także powtarzające się wzrosty lub spadki. 

Korzystając z tego rodzaju analizy, możesz znaleźć:

• Wskaźniki wzrostu i trendy dla różnych zestawów danych
• Sezonowe zmiany danych
• Cykliczne wzorce przychodów w określonych tygodniach, miesiącach lub latach

Ta metoda analizy jest najdokładniejsza, gdy dysponujesz historycznymi danymi o przychodach z produktu lub usługi obejmującymi co najmniej kilka lat. Pamiętaj, że nieprzewidywalne czynniki, takie jak kryzysy gospodarcze lub zjawiska środowiskowe, mogą zmniejszyć dokładność analizy szeregów czasowych. Zamiast czynić z tej analizy podstawę prognozy sprzedaży, wykorzystaj ją do ustalania punktów odniesienia i mierzenia stałości zachowań kupujących.

Uwzględniaj dane jakościowe

Skupianie się wyłącznie na określonych sposobach prezentowania zestawów danych może sprawić, że przeoczysz inne możliwości w swojej firmie. Patrząc na firmę z różnych lub nieoczekiwanych perspektyw, możesz odkryć nowe spostrzeżenia i możliwości.

Jeśli na przykład próbujesz zwiększyć średnią wartość koszyka w swoim sklepie internetowym, możesz śledzić małe produkty, które uzupełniają najlepiej sprzedające się produkty. Zrozumienie zachowań klientów związanych z tymi produktami może pomóc w opracowaniu świadomych strategii i celów biznesowych. W takim przypadku możesz stworzyć specjalne promocje łączące określone produkty w zestawy lub oferujące bezpłatną wysyłkę dla koszyków o wartości przekraczającej określoną kwotę.

Korzystaj z metryk sprzedaży

Korzystanie z podstawowych wskaźników sprzedaży może pomóc ocenić wyniki organizacji i zespołu sprzedażowego w kontekście celów dotyczących przychodów i limitów. Śledząc te wskaźniki, możesz identyfikować słabe punkty procesu sprzedaży, wspierać przedstawicieli handlowych, którzy potrzebują dodatkowej pomocy w realizacji swoich celów, oraz nagradzać tych, którzy osiągają dobre wyniki.

Do podstawowych wskaźników sprzedaży, które warto śledzić na potrzeby prognozowania sprzedaży, należą:

• Limit: Przypisywane zespołom sprzedażowym do realizacji w określonych przedziałach czasowych limity sprzedażowe przyczyniają się do osiągnięcia ogólnego celu dotyczącego przychodów. W zależności od konkretnych produktów, doświadczenia przedstawicieli handlowych i innych czynników limity pomagają mierzyć indywidualne wyniki oraz pełnią funkcję narzędzia motywacyjnego.
• Pokrycie lejka sprzedażowego: Mierzy stosunek wartości pieniężnej lejka sprzedażowego do celu sprzedażowego, aby określić dostępny margines bezpieczeństwa. Analizując pokrycie lejka sprzedażowego potrzebne do osiągnięcia wcześniejszych celów, możesz opracowywać przyszłe cele i strategie.
• Dane dotyczące aktywności sprzedażowej: Śledzą wszelką aktywność między zespołami sprzedaży, marketingu lub obsługi klienta a potencjalnymi klientami lub klientami. Obejmując wszystko — od rozmów telefonicznych po ekspozycję na kampanie marketingowe — dane te dostarczają informacji o tym, które działania spotkały się z zainteresowaniem klientów i pomogły im przejść przez ścieżkę zakupową.
• Realizacja celu: Regularnie porównuje liczbę zamkniętych transakcji z przypisanym limitem, aby monitorować krótkoterminowe wyniki zespołu sprzedażowego. Oprócz pomagania przedstawicielom handlowym w utrzymaniu właściwego kierunku wskaźnik ten może dostarczać informacji o zadeklarowanych transakcjach, których nie udało się zamknąć. Możesz również mierzyć współczynnik wygranych, czyli stosunek wygranych transakcji do łącznej liczby zamkniętych szans sprzedażowych.

Wykorzystaj narzędzia do prognozowania

Narzędzia, techniki i inne wyspecjalizowane metody prognozowania sprzedaży mogą pomóc zwiększyć ogólną efektywność. Oprócz omówionych wcześniej arkuszy kalkulacyjnych narzędzia te mogą obejmować:

• CRM: Kompleksowe narzędzie CRM może pomóc w przechowywaniu, rejestrowaniu i usprawnianiu informacji o sprzedaży. Korzystając z tych informacji, CRM może śledzić potencjalnych klientów, monitorować interakcje z klientami i działania sprzedażowe oraz wyświetlać analizy lejka, aby generować raporty prognoz sprzedaży i pomagać przewidywać, kiedy oraz w jaki sposób należy kierować ofertę do klientów.
• Oprogramowanie księgowe: Oprogramowanie księgowe może integrować się z innymi narzędziami, aby dostarczać złożonych informacji i zestawów danych niezbędnych do tworzenia dokładnych prognoz.
• Narzędzie do oceny potencjalnych klientów: Kwalifikuje potencjalnych klientów na podstawie interakcji z Twoją witryną, wiadomościami marketingowymi lub sprzedażowymi albo dowolnego innego wyzwalacza. 

Dokładne prognozowanie sprzedaży na potrzeby rozwoju firmy

Chcesz wykorzystać dokładne prognozowanie sprzedaży i rozwijać swoją firmę? Mamy niezawodny wzór prognozowania sprzedaży, którego szukasz, a także więcej zestawień polecanych przez nas narzędzi i oprogramowania. Aby dowiedzieć się więcej o modelach prognozowania, technikach prognozowania i wdrażaniu strategii opartych na danych, zasubskrybuj nasz newsletter.