Wat is contractbeheer? Complete gids met de basisbeginselen

Om dit beter te begrijpen, stelt u zich voor dat u een loodgietersbedrijf bent dat zojuist een opdracht van een hoofdaannemer heeft gekregen om enkele huizen te bouwen. De hoofdaannemer wil alleen dat u PEX-buizen gebruikt in plaats van PVC of koper. Of dat aanvaardbaar is of niet, is aan de onderhandelaar en de inkoopteams, niet aan de contractbeheerder.

De taak van de beheerder is om in beeld te komen nadat er overeenstemming is bereikt over de buizen, om ervoor te zorgen dat dit onderdeel van de overeenkomst duidelijk is vastgelegd en afdwingbaar is. Daarna draagt een goede professional op het gebied van contractbeheer de naleving van het contract over aan iemand anders, vaak de nalevingsmanager, de handhavingsfunctionaris of degene die daar in uw bedrijf voor verantwoordelijk is, om ervoor te zorgen dat de voorwaarden worden nageleefd.

De contractbeheerder is niet slechts een proeflezer. Deze persoon is doorgaans verantwoordelijk voor het beheer van de contractlevenscyclus, van initiatie tot afsluiting. Hij of zij kan bijvoorbeeld degene zijn die de overeenkomst met de hoofdaannemer oorspronkelijk heeft voorgesteld en kan verantwoordelijk zijn voor het verlengen van de overeenkomst wanneer deze afloopt. Het is zelfs mogelijk, vooral bij kleine bedrijven, dat uw contractbeheerder ook uw onderhandelaar en nalevingsfunctionaris is, hoewel dit strikt genomen verschillende functies zijn.   

Waarom is contractbeheer belangrijk?

Waarom moet het zoveel voeten in de aarde hebben om een contract op te stellen, te ondertekenen en af te dwingen? U kent het gezegde: "De duivel zit in de details." Dat geldt nergens meer voor dan bij zakelijke contracten, vooral in een situatie waarin een slim juridisch team miljoenen dollars kan besparen of binnenhalen vanwege een technische fout in één alinea van een juridisch contract van 14 pagina's.

Hele bedrijven zijn voor hun voortbestaan afhankelijk van succesvol contractbeheer, en het is de moeite waard om iemand die goed is hiervoor te betalen, zodat uw contracten u op een dag niet plotseling voor verrassingen stellen.

Stel dat die hoofdaannemer u inschakelt om de loodgietersinstallaties voor hem uit te voeren. In het begin gaat alles goed, maar na ongeveer drie maanden is er een probleem in de toeleveringsketen en worden uw PEX-buizen niet geleverd. Nu staat u voor een moeilijke keuze.

U kunt vertraging oplopen, wat op grond van de contractvoorwaarden een financiële boete kan opleveren, of u kunt de PVC- of koperen buizen die u op voorraad hebt gebruiken om alles volgens schema te laten verlopen, wat eveneens een schending van het contract zou zijn. Hoe dan ook zit u in de problemen omdat een vrachtwagen niet op tijd bij uw magazijn is aangekomen. Wat moet u doen?

Hier bewijst effectief contractbeheer zijn waarde. Tijdens de onderhandelingsfase had uw contractbeheerder moeten vragen wat er zou gebeuren als juist dit probleem zich voordeed. Idealiter zou er een soort terugvaloptie moeten zijn voor het geval van oncontroleerbare schendingen van de overeenkomst, of op zijn minst een optie voor geschillenbeslechting. Het is de taak van uw contractbeheerder om bij het opstellen van het contract iets dergelijks op te nemen, zodat iedereen vooraf duidelijke verwachtingen heeft.

Kortom: bescherm uw bedrijf! Begrijp de factoren die een contract ongeldig kunnen maken.

Wie is verantwoordelijk voor contractbeheer?

Het volledige proces van contractbeheer is ingewikkeld en u hebt echt een specialist nodig die dit doet en bijna niets anders. Uw contractbeheerder kan een advocaat zijn, maar dat hoeft niet. U kunt ook gewoon de meest ervaren manager binnen het bedrijf inschakelen om dit te regelen, ervan uitgaande dat die persoon eerdere ervaring heeft met juridisch afdwingbare contracten. In bredere zin zou u echter kunnen zeggen dat iedereen deel uitmaakt van het contractbeheerteam.

De details van het contractbeheerproces verschillen per bedrijf en zelfs van de ene overeenkomst tot de andere, maar blijf niet hangen in formaliteiten. Iedereen die een nuttige bijdrage kan leveren, moet zich welkom voelen om mee te helpen ervoor te zorgen dat u goede contracten hebt.

Ga terug naar dat loodgietersbedrijf. In het uiterste geval kunnen verschillende medewerkers verantwoordelijk zijn voor het leggen van contacten voor de opdracht en het aangaan van zakelijke relaties (verkoop), het bespreken van de voorwaarden van de overeenkomst (contractonderhandelaar), het controleren van het papierwerk vóór ondertekening (contractadministratie) en het intern (naleving) en extern (juridische afdeling) handhaven van de bepalingen ervan. 

Natuurlijk zou dit allemaal door één persoon kunnen worden gedaan. Misschien bent u een loodgietersbedrijf met één persoon, in welk geval dit allemaal op uw schouders rust. Uw bedrijf heeft misschien een half dozijn gediplomeerde loodgieters, hun assistenten en één receptionist, wat betekent dat u het contractbeheerproces deelt of uitbesteedt aan een professioneel bedrijf. Wanneer u echter met zeer complexe contracten gaat werken, kan het de moeite waard zijn om een volledig team voor contractlevenscyclusbeheer in eigen huis te hebben. 

Het contractbeheerproces begrijpen

Hoe u contractgoedkeuring ook beheert, u moet ervoor zorgen dat bepaalde werkprocessen deel uitmaken van het proces. Het basisproces voor contractlevenscyclusbeheer bestaat uit zes fasen, die gemakkelijk kunnen worden opgesplitst in drie fasen vóór ondertekening en drie fasen na ondertekening. In elke fase moet u proberen alle relevante belanghebbenden erbij te betrekken, al is het maar om mee te luisteren en op de hoogte te blijven, zodat hun eigen werk in een later stadium beter geïnformeerd is. 

Fasen vóór ondertekening

Contract opstellen

Het opstellen van het contract is waar alles begint. Dit kan een formeel proces zijn, bijvoorbeeld wanneer u meedingt naar een overheidscontract of zich aanmeldt als leverancier voor een groot bedrijf. Het kan ook heel informeel zijn, bijvoorbeeld wanneer uw vriend ontwikkelingswerk aan zijn website nodig heeft. Voor de meeste bedrijven bevindt het opstellen van contracten zich ergens daartussenin: een verkoopteam ontwikkelt potentiële klanten en bereikt voorlopige overeenstemming over deals, waarna het dossier wordt doorgegeven aan het contractbeheersysteem voor de volgende stappen.

In het contractvoorbeeld dat we hebben gebruikt, zou u de hoofdaannemer waarschijnlijk ontmoeten op een congres of een ander netwerkevenement en een gesprek aanknopen (informeel). Misschien belt u hem ongevraagd op en vraagt u of hij werk heeft dat u kunt doen (semi-formeel). U kunt ook solliciteren naar werk voor het aanleggen van leidingen in openbare scholen, in welk geval u waarschijnlijk een aanbestedingsprocedure moet doorlopen voordat de contractfase kan beginnen (formeel). 

Contractonderhandeling

Hoe de potentiële klant ook is binnengehaald, uiteindelijk gaat u onderhandelen. Ook hier is er veel variatie. Technisch gezien sluit u een contract wanneer u brood koopt in de supermarkt, omdat u (de klant) een aanbod doet om brood tegen de vermelde prijs te kopen, waarna de winkel dat aanbod aanvaardt en u betaalt. Zakelijke contracten zijn doorgaans formeler dan dit, en voor alles wat langer dan een jaar duurt of meer dan $1,000 kost, wilt u het absoluut schriftelijk vastleggen met essentiële contractvereisten.

Sommige deals gaan gepaard met standaardcontracten. Als u een ambulance bestuurt, betaalt Medicaid wat het per mijl betaalt, en daar valt niet over te onderhandelen. Bij andere deals is er enige speelruimte, maar niet veel. Het leveren van siliciumproducten aan Intel voor zijn microchips is niet bepaald flexibel werk, dus waarschijnlijk wordt er alleen onderhandeld over volume, prijs en handhavingsvoorwaarden. 

Kleinere bedrijven kunnen zich ruimere contracten veroorloven. U kunt met de hoofdaannemer een overeenkomst sluiten om loodgieterswerk te leveren, maar u of de hoofdaannemer kan verantwoordelijk zijn voor het kopen van de benodigdheden, het betalen van de verzekering, het contact met klanten en dergelijke. Meestal staat het u vrij om te onderhandelen over alles wat u kunt bereiken op het gebied van prijs, betalingsdetails, arbitrage versus mediation en dergelijke. Hier kan uw contractonderhandelingsteam echt uitblinken.

Een eervolle vermelding gaat hier naar een soort tussenfase in de levenscyclus van contractbeheer: redigeren. Geen enkel document is bij de eerste versie perfect, en een juridisch bindend formulier dat iemand een fortuin kan kosten, moet echt perfect zijn voordat het wordt ondertekend. Goede contractbeheersoftware kan daarbij een heel eind helpen, met standaardsjablonen die niet veel revisies nodig hebben om perfect te worden, maar zorg ervoor dat iemand de alinea's redigeert en het volledige contract controleert. Dat kan ooit echt belangrijk zijn. 

Contractgoedkeuring

Nu het contract is gestart, uitonderhandeld en geredigeerd, is het tijd voor goedkeuring. Uw contractmanager en andere belanghebbenden hebben tijd nodig om het volledige contract door te nemen voordat een nieuw contract kan worden ondertekend. Goedkeuring kan afkomstig zijn van een centrale afdeling, zoals de juridische afdeling, of breed worden verdeeld over de verschillende belanghebbenden. Als het slechts om één manager gaat, zorg er dan voor dat die de tijd neemt en met de relevante mensen binnen uw bedrijf praat voordat hij of zij toestemming geeft om te ondertekenen.

Bij het loodgietersbedrijf kan de onderhandelaar het dienstencontract doorgeven aan het management voor de definitieve goedkeuring, gevolgd door een beoordelingsperiode van een week. Dit is een goed moment om met de inkoopmanager te bespreken of de PEX-buizen die de aannemer wil, betaalbaar zijn tegen de voorgestelde prijzen, of om details over vertragingen en problemen met de toeleveringsketen uit te werken. Zorg dat u vóór de goedkeuring antwoorden krijgt, want daarna wordt het meestal als te laat beschouwd. 

Fasen na ondertekening

Toezicht

Uw CLM-werk gaat door, zelfs nadat de contracten zijn ondertekend, of dat nu persoonlijk of via een elektronische handtekening gebeurt. Elk contract bevat voorwaarden, sommige eenvoudig en andere minder eenvoudig, en iemand moet ervoor verantwoordelijk zijn dat alles wordt geleverd. Ook dit kan uw contractmanager zijn, of als u een grotere werkgever bent, kunt u uw juridische en compliance-medewerkers dit voor u laten doen.

Stel dat je vriend, die hoofdaannemer is, ermee heeft ingestemd om een bepaald bedrag per huis en eenmaal per maand voorafgaand aan de uitvoering van het werk te betalen. Als augustus aanbreekt en er geen betaling is, moet je monitoringteam daar snel bovenop zitten. Een telefoontje naar het kantoor van de hoofdaannemer brengt aan het licht dat hij een bankprobleem heeft en dat de betaling niet is verwerkt zoals dat had gemoeten.

In je contract kan een clausule staan die de aannemer een boete oplegt of waarmee je je mensen kunt betalen uit het krediet van de aannemer totdat het probleem is opgelost. Een dergelijke schending kan je zelfs het recht geven om het contract zonder boetes voor jezelf te beëindigen.  

Contractverlenging

De meeste contracten eindigen uiteindelijk. Misschien vind je dat prima, of misschien wil je iets goeds voortzetten. In sommige opzichten is verlenging gemakkelijker dan het opstellen van een eerste contract, omdat je al samenwerkt en weet wat je kunt verwachten. In andere opzichten kan het juist ingewikkelder zijn, bijvoorbeeld wanneer je een andere prijs wilt onderhandelen of een clausule wilt invoegen die niet in het oorspronkelijke contract stond.

Sluiten

Het doel van het volledige CLM-proces is om tot de afsluiting te komen. Idealiter is dit niet het einde van het proces, maar slechts een fase in de volledige cyclus van initiatie, onderhandeling, implementatie, monitoring en verlenging. Het is aan jou hoe je de overeenkomst sluit, bijvoorbeeld wie je bedrijf aan contractuele verplichtingen mag binden, maar het is een goed idee om de persoon die het proces heeft beheerd het contract te laten goedkeuren. Als je online sjablonen gebruikt, kunnen deze doorgaans op afstand een elektronische handtekening toepassen, voor het geval je uitbesteedt aan een CLM die niet op jouw kantoor werkt.

Oplossingen voor contractbeheer kunnen helpen

Ongeacht hoe groot of klein je contracten zijn of met welk type contract je te maken hebt, kun je het tijdrovende proces stroomlijnen met automatisering via geavanceerde software voor contractbeheer. De voordelen van software voor contractbeheer zijn namelijk talrijk. Denk aan slimme online sjablonen waarmee je de voorwaarden die je nastreeft kunt optimaliseren, revisies in minuten in plaats van dagen kunt bewerken, aangepaste wijzigingen kunt toevoegen en knelpunten kunt wegnemen die de hele contractcyclus dreigen te laten ontsporen. Deze sjablonen zetten standaardonderdelen van contracten uiteen in een gemakkelijk leesbaar formaat dat in één oogopslag duidelijk is, en ondersteunen de dagelijkse monitoring van de contractprestaties met eenvoudige, begrijpelijke rapporten.

Elk goed contract bevat een aanbod- en een aanvaardingselement. Deze alinea biedt je bijvoorbeeld interne informatie en geavanceerde inzichten in de wereld van slimme online bedrijfsformulieren. Om deze te aanvaarden, hoef je je alleen maar op onze nieuwsbrief te abonneren. Het is leuk, informatief en gratis!