Het Corporate Legal Operations Consortium meldt dat 68% van de contractprofessionals minstens één keer per week naar een afgerond contract zoekt. Zelfs als het u maar vijf minuten kost om het document te vinden dat u nodig hebt, komt dat neer op meer dan vier uur per jaar die u besteedt aan het doorzoeken van uw harde schijf en het kijken onder stapels papier om kritieke informatie te vinden. Gelukkig stroomlijnt contractlevenscyclusbeheer de processen die niet alleen betrokken zijn bij het vinden, maar ook bij het opstellen en uitvoeren van contracten.
Bij The CRO Club helpen we bedrijven graag hun omzetpotentieel te maximaliseren, maar het is lastig om uw omzet te verhogen als u tijd verspilt aan taken zoals het zoeken naar contracten en opvolgen om ervoor te zorgen dat alle partijen hun verplichtingen nakomen. Daarom hebben we deze handleiding samengesteld om u te helpen uw eigen CLM-proces te implementeren en enkele van de meest voorkomende knelpunten in contractbeheer te vermijden.
Wat is contractlevenscyclusbeheer (CLM)?
Contractlevenscyclusbeheer, meestal CLM genoemd, houdt in dat een contract gedurende de volledige levenscyclus wordt gevolgd, vanaf de voorstel- tot en met de afloop- of verlengingsfase. CLM is een van de belangrijkste aspecten van contractadministratie, omdat het ervoor zorgt dat elke partij bij een contract haar verplichtingen nakomt.
Contractlevenscyclusbeheer beperkt ook risico's doordat het eenvoudiger wordt om aan overheidsvoorschriften te voldoen en belangrijke deadlines in de gaten te houden. Vrijwel elk bedrijf kan profiteren van CLM, vooral organisaties met interne juridische of inkoopteams.
Fasen van het proces voor contractlevenscyclusbeheer
De levenscyclus van contractbeheer begint met het creëren van de inhoud, ook wel opstellen genoemd, en eindigt met contractverlenging. Alle belanghebbenden moeten begrijpen wat er in elke fase gebeurt, zelfs als ze niet rechtstreeks betrokken zijn bij elk aspect van het opstellen en uitvoeren van contracten.
Contractcreatie en opstellen
Het opstellen van een contract is het proces waarbij de voorwaarden van een overeenkomst op papier worden gezet — of op uw scherm als u van plan bent elektronische handtekeningen te gebruiken. Wat u in het contract opneemt, hangt af van wat u met de andere partij hebt besproken. Een sterk contract bevat doorgaans essentiële wettelijke vereisten:
- Namen van de partijen bij het contract (personen of bedrijven)
- Prijsstelling (totale kosten, prijs per eenheid, prijs per uur, enz.)
- Mijlpalen
- Betalingsbedragen en vervaldatums (bijv. vier betalingen van $2,500 die verschuldigd zijn op 1 mei, 1 juni, 1 juli en 31 juli)
- Vervaldatum
- Wat er gebeurt als een van de partijen het contract schendt (bijv. boetes voor te late betaling, beëindiging van het contract)
Contractonderhandeling
Nadat u een contract hebt opgesteld, moet u over de voorwaarden onderhandelen om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. Elke partij bij een contract wil haar risico beperken en onderhandelen over voorwaarden die gunstig zijn voor haar belangen. Daarom moet u tijdens deze fase van de levenscyclus van contractbeheer op de toppen van uw kunnen zijn.
U wilt bijvoorbeeld een leverancier mogelijk 25% vooraf betalen en wachten met het betalen van de resterende 75% totdat u de kwaliteit van de goederen hebt gecontroleerd. De leverancier zal waarschijnlijk een aanbetaling van minstens 50% willen. Bij contractonderhandelingen onderhandelt u over deze voorwaarden en probeert u een contract op te stellen waar iedereen tevreden mee is.
Tijdens het onderhandelingsproces moet u mogelijk enkele concessies doen. Als u een aanbetaling van 25% wilt betalen en de leverancier 50% wil, kunt u misschien akkoord gaan met 35%. Het is ook belangrijk om een breekpunt in gedachten te hebben. Dit is het punt waarop u niet langer bereid bent om met de andere partij te onderhandelen.
Contractgoedkeuring
Nu u het allemaal eens bent over de voorwaarden van het contract, is het tijd voor contractgoedkeuring. Iedereen die bij het goedkeuringsproces betrokken is, moet de contractgegevens zorgvuldig controleren en ervoor zorgen dat deze overeenkomen met wat u tijdens de onderhandelingsfase allemaal hebt afgesproken.
Het contractbeoordelingsproces kan redigeren omvatten. Dit is het beoordelen van een contract en het aanbrengen van wijzigingen waar nodig. Redigeren is doorgaans een gezamenlijk proces, dus bereid u erop voor om samen met andere belanghebbenden het nieuwe contract klaar te maken voor ondertekening.
Have an account? Log In
Contractuitvoering
Als u geen CLM-oplossing hebt geïmplementeerd, moet u mogelijk meerdere exemplaren van het contract afdrukken en elke partij laten ondertekenen. Een alternatief is om een papieren exemplaar af te drukken, dit te scannen en het vervolgens naar iedereen te e-mailen, of een dienst zoals DocuSign te gebruiken om elektronische handtekeningen te verzamelen.
Software voor contractlevenscyclusbeheer maakt dit proces veel eenvoudiger. In plaats van meerdere exemplaren af te drukken of te scannen, kunt u het contract eenvoudig opstellen en naar alle partijen sturen voor hun elektronische handtekeningen.
Contractbewaking
Tijdens de fase van contractbewaking moet u ervoor zorgen dat iedereen de voorwaarden van de overeenkomst naleeft. In veel gevallen is dit de lastigste fase van de contractbeheerlevenscyclus—zelfs lastiger dan het onderhandelen!
Het bewakingsproces verschilt per bedrijf, maar houdt meestal in dat de prestaties van de andere partij worden vergeleken met de voorwaarden die in het contract zijn vastgelegd. Als u bijvoorbeeld een contract sluit met een IT-bedrijf, bevat de overeenkomst waarschijnlijk voorwaarden met betrekking tot de betrouwbaarheid en beschikbaarheid van het systeem. Als het bedrijf niet volgens deze voorwaarden presteert, kan dit leiden tot een nietig en ongeldig contract, waardoor u in aanmerking komt voor een krediet of een andere vorm van herstel.
Bewaking is bijzonder moeilijk als u geen contractbeheersysteem hebt, omdat u tijd moet besteden aan het zoeken naar het contract en het doorbladeren ervan om de benodigde informatie te vinden. Met een robuuste softwareoplossing vindt u het contract binnen enkele seconden en kunt u de zoekfunctie gebruiken om belangrijke mijlpalen en wijzigingen te vinden.
Contractverlenging
Wanneer u het einde van een contract bereikt, wilt u mogelijk zaken blijven doen met de andere partij. U kunt de voorwaarden van het oorspronkelijke contract blijven volgen of nieuwe voorwaarden onderhandelen. In sommige gevallen wordt het contract automatisch verlengd.
Knelpunten binnen CLM waarvan u op de hoogte moet zijn
Zoals u weet, zijn knelpunten problemen die uw workflow vertragen of tot stilstand brengen. Wanneer u uw omzetpotentieel wilt maximaliseren, moet u zoveel mogelijk knelpunten elimineren. Hier volgen enkele van de meest voorkomende problemen die samenhangen met de contractbeheerlevenscyclus.
Wederpartijen die tijd nodig hebben voor beoordeling
Weet u nog dat we zeiden dat iedereen het contract zorgvuldig moet beoordelen? Het beoordelingsproces is belangrijk, maar het kan ook een knelpunt in uw proces veroorzaken. Als u geen CLM-systeem hebt, moet u mogelijk exemplaren van het contract per post versturen of het naar meerdere personen e-mailen. Beide opties kunnen voor vertraging zorgen.
Vertragingen vanuit de juridische afdeling
Hoewel contracten belangrijk zijn, hebben bedrijfsjuristen veel verantwoordelijkheden. Ze kunnen betrokken zijn bij het beschermen van het handelsmerk van een bedrijf, het onderhandelen over een overname of het beheren van externe juridische adviseurs. Wanneer ze deze zaken behandelen, beoordelen ze uw contracten niet. Als gevolg daarvan vormt de juridische afdeling vaak een knelpunt in het contractbeheerproces.
Moeite met het opslaan van handmatige contracten
Zonder een contractbeheertool is het moeilijk om belangrijke documenten te vinden wanneer u ze nodig hebt. Als u een centrale opslagplaats voor papieren exemplaren hebt, moet iemand daarheen gaan en dozen of archiefkasten doorzoeken om het juiste contract te vinden. Zelfs als u een digitale contractopslagplaats hebt, kan deze enigszins ongeordend zijn, waardoor teamleden duizenden elektronische bestanden moeten doorzoeken.
Ineffectieve presentatiemethoden
Veel bedrijven maken de fout om lange contracten op te stellen en deze voor beoordeling naar iedereen te e-mailen. Dit veroorzaakt om verschillende redenen een knelpunt. Ten eerste zien sommige ontvangers hun e-mailmeldingen mogelijk niet meteen, waardoor hun beoordeling van het document vertraging oploopt. Ten tweede kan het enigszins ontmoedigend zijn om zo'n lang contract te beoordelen. Een of twee ontvangers zien mogelijk hoe lang het is en besluiten dat ze pas over een paar dagen tijd hebben om het te beoordelen.
Gebrek aan inzicht in het contractproces
Veel mensen zijn betrokken bij de contractbeheerlevenscyclus, maar niet iedereen is een contractexpert. Zo is uw hoofdverkoper misschien zeer bedreven in het gebruik van Salesforce en het bepalen hoe aan uiteenlopende zakelijke behoeften kan worden voldaan, maar beschikt diegene mogelijk niet over formele training in het beoordelen van contracten of het onderhandelen over gunstige voorwaarden. Hier kunnen cursussen contractbeheer helpen de kenniskloof te overbruggen.
Zelfs als iedereen die bij het proces betrokken is uitgebreide ervaring heeft met contracten en beschikt over certificeringen op het gebied van contractbeheer, weten zij mogelijk niet wat de status van elk contract is vanwege een gebrek aan inzicht in het proces. Als het contract bijvoorbeeld op het bureau van uw bedrijfsjurist ligt, weten andere zakelijke gebruikers niet wat ermee gebeurt totdat de jurist de juridische beoordeling uiteindelijk heeft afgerond.
Beste praktijken voor contractlevenscyclusbeheer
Effectief contractbeheer is cruciaal voor organisaties van elke omvang. U kunt het proces iets eenvoudiger maken door deze beste praktijken te volgen.
Werkstromen automatiseren
Zoals we hierboven al aangaven, nemen handmatige processen veel tijd in beslag die beter kan worden besteed aan activiteiten die omzet genereren. Om tijd te besparen en de efficiëntie te verhogen, is het belangrijk om werkstromen zo veel mogelijk te automatiseren. Een robuuste oplossing voor contractlevenscyclusbeheer kan u helpen omslachtige processen te elimineren en ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. Vooral als u weet waar u op moet letten bij software voor contractbeheer om aan de specifieke behoeften van uw organisatie te voldoen
Een manier om werkstromen te automatiseren is door een clausulebibliotheek met veelgebruikte contractvoorwaarden te maken. In plaats van telkens dezelfde voorwaarden op te stellen wanneer u een nieuw contract maakt, kunt u standaardvoorwaarden uit uw aangepaste bibliotheek invoeren. Tools voor contractautomatisering zijn bij uitstek geschikt voor dit type optimalisatie van werkstromen.
Sjablonen standaardiseren
U hoeft niet telkens het wiel opnieuw uit te vinden wanneer u een nieuw contract aangaat. Gebruik gewoon contractsjablonen die vooraf zijn ingevuld met standaardinformatie, zoals de contactgegevens van uw bedrijf, de namen van belangrijke medewerkers en standaardmijlpalen.
Naadloze samenwerking
Handmatige processen staan ook effectieve samenwerking in de weg, omdat ze alles vertragen en het moeilijk maken voor meer dan één persoon om een contract tegelijkertijd te beoordelen en te controleren. Verbeter de samenwerking door een cloudgebaseerde CLM-oplossing te implementeren die teamleden overal met een internetverbinding kunnen gebruiken.
Transparantie in elke fase
Een gebrek aan transparantie kan grote problemen veroorzaken binnen uw organisatie, vooral als dit leidt tot een contractbreuk. Om dit te voorkomen, moet u zich in elke fase inzetten voor transparantie. Een CLM-systeem kan u helpen dit doel te bereiken door eenvoudig inzichtelijk te maken welke versie van het contract de meest recente is of wie het document als laatste heeft bewerkt.
Goede nazorg
Veel mensen denken dat het ondertekenen van een contract de laatste stap in de levenscyclus is, maar zoals u weet is dat niet zo. U moet regelmatig opvolgen om ervoor te zorgen dat iedereen de voorwaarden van het contract naleeft. Het is ook belangrijk om de verval- en verlengingsdata te controleren.
Juridische zekerheid en beveiliging
Overheden voeren voortdurend nieuwe wetten in of wijzigen bestaande wetten, waardoor het nog moeilijker wordt om aan wettelijke en reglementaire vereisten te voldoen. Helaas is het bewaren van ondertekende contracten in overvolle archiefmappen niet de beste manier om uw inspanningen op het gebied van compliance te beheren.
Een manier om ervoor te zorgen dat uw bedrijf compliant blijft, is CLM-software gebruiken voor juridische zekerheid. Met dit type software is het eenvoudig om toegangsrechten te beheren en te achterhalen wie wijzigingen in een contract heeft aangebracht.
CLM-software kan helpen
Software voor contractlevenscyclusbeheer kan veel van de problemen oplossen die in deze handleiding worden besproken, de efficiëntie verhogen en het eenvoudiger maken om uw omzetpotentieel maximaal te benutten. Met dit type software kunnen bedrijven van elke omvang een centrale opslagplaats voor contracten en andere documenten creëren, waardoor het niet meer nodig is om papieren exemplaren af te drukken en een plek te vinden om deze op te slaan.
Cloudgebaseerde CLM-software maakt samenwerking ook mogelijk doordat belanghebbenden overal ter wereld contracten kunnen bekijken en ondertekenen. Sommige systemen beschikken zelfs over mobiele toepassingen, waardoor teamleden onderweg eenvoudig contracten kunnen beoordelen.
Wilt u meer tips? Schrijf u in voor onze nieuwsbrief om u te helpen een succesvol bedrijf te runnen.