Hva er kontraktsstyring? Komplett grunnleggende veiledning

For selskaper som lever og dør på kontraktene sine, er det viktig å få dem riktig. Håndtering av kontrakter er en del av god virksomhetsstyring som ofte overses, selv om det uten tvil er noe av det viktigste selskapet ditt må være god på. Det er en grunn til at mange store selskaper ansetter noen av USAs best betalte advokater til å føre tilsyn med kontraktene sine. Det er virkelig viktig.

Så hva er kontraktshåndtering? Det er et sett med rutiner du følger for å sikre at alle kontraktene dine er tydelige, spesifikke, rettskraftige og sannsynligvis vil bli opprettholdt av retten dersom det noen gang oppstår en tvist. Et system for håndtering av kontrakters livssyklus kan sørge for at dette fungerer, med alle slags detaljer du må ha kontroll på, samt mange verktøy som hjelper deg med å gjøre det riktig.

Hva er kontraktshåndtering?

Kontraktshåndtering, som noen ganger kalles kontraktsadministrasjon, er arbeidet ledelsen din gjør for å utarbeide solide kontrakter, utvikle dem gjennom fasen før signering slik at de er i god stand, og deretter overvåke etterlevelsen etter at de er signert. Det må ikke forveksles med kontraktsforhandlinger, der du og den andre parten forhandler om vilkårene og leveransene, eller med etterlevelsesstyring, der medarbeiderne dine følger med for å sikre at selskapet overholder en kontrakt eller et lovkrav.

For å se det tydeligere, kan du tenke deg at du driver et rørleggerfirma som nettopp har fått et oppdrag fra en hovedentreprenør om å bygge noen hus. Hovedentreprenøren vil bare at du skal bruke PEX-rør i stedet for PVC eller kobber. Om det er akseptabelt eller ikke, er opp til forhandleren og innkjøpsteamene, ikke kontraktsansvarlig.

Kontraktsansvarligs jobb er å komme inn etter at avtalen om rørene er inngått, for å sikre at denne delen av avtalen er tydelig formulert og kan håndheves. Deretter overlater en god fagperson innen kontraktshåndtering ansvaret for kontraktsetterlevelsen til noen andre, ofte den etterlevelsesansvarlige eller en kontrollør for byggeforskrifter, eller hva stillingen nå kalles i selskapet ditt, for å sikre at vilkårene blir fulgt.

Kontraktsansvarlig er ikke bare en korrekturleser. Denne personen har vanligvis ansvar for håndtering av kontraktens livssyklus fra oppstart til avslutning. Vedkommende kan for eksempel ha vært den som først foreslo avtalen med hovedentreprenøren, og kan være ansvarlig for å fornye avtalen når den utløper. Det er til og med mulig, særlig i små selskaper, at kontraktsansvarlig også er forhandleren og etterlevelsesansvarlig, selv om dette strengt tatt er ulike roller.   

Hvorfor er kontraktshåndtering viktig?

Hvorfor må det være så omfattende å opprette, signere og håndheve en kontrakt? Du kjenner uttrykket «Djevelen ligger i detaljene»? Det har aldri vært mer treffende enn i forretningskontrakter, særlig i en situasjon der et dyktig juridisk team kan spare eller hente ut millioner av dollar på grunn av en teknisk feil i ett avsnitt i en juridisk kontrakt på 14 sider.

Hele virksomheter er avhengige av vellykket kontraktshåndtering for å kunne fortsette å eksistere, og det lønner seg å betale noen som er dyktige, for å sikre at kontraktene dine ikke slår tilbake på deg og overrasker deg en dag.

La oss si at hovedentreprenøren tar deg inn for å utføre rørinstallasjonene for ham. Det går bra i begynnelsen, men etter omtrent tre måneder oppstår det et problem i forsyningskjeden, og PEX-rørene dine blir ikke levert. Nå står du overfor et vanskelig valg.

Du kan utsette arbeidet, noe som kan medføre en økonomisk straff i henhold til kontraktsvilkårene, eller du kan erstatte dem med PVC- eller kobberrørene du har på lager, slik at alt holder tidsplanen, men det vil også være et brudd på kontrakten. Uansett er du i trøbbel fordi en lastebil ikke kom frem til lageret ditt i tide. Hva bør du gjøre?

Det er her effektiv kontraktshåndtering redder deg. I forhandlingsfasen burde kontraktsansvarlig ha spurt hva som ville skje dersom nettopp dette problemet oppsto. Ideelt sett bør det finnes et alternativ i tilfelle ukontrollerbare brudd på avtalen, eller i det minste en mulighet for konfliktløsning. Det er kontraktsansvarligs jobb å ta med noe slikt da kontrakten ble opprettet, for å sikre at alle har tydelige forventninger på forhånd.

Poenget er: Beskytt virksomheten din! Forstå faktorene som kan gjøre en kontrakt ugyldig.

Hvem har ansvaret for kontraktshåndtering?

Hele prosessen for kontraktshåndtering er komplisert, og du trenger virkelig en spesialist som gjør dette og nesten ingenting annet. Kontraktsansvarlig kan være advokat, men det er ikke et krav. Du kan ganske enkelt støtte deg på den mest erfarne lederen i selskapet til å håndtere dette, forutsatt at vedkommende har tidligere erfaring med rettskraftige kontrakter. I bredere forstand kan du imidlertid si at alle er en del av kontraktshåndteringsteamet.

Detaljene i prosessen for kontraktshåndtering varierer fra selskap til selskap og til og med fra én avtale til den neste, men ikke heng deg opp i formaliteter. Alle som kan bidra på en nyttig måte, bør føle seg velkommen til å komme med innspill for å sikre at du har gode kontrakter.

Gå tilbake til rørleggerfirmaet. I ytterste konsekvens kan du ha ulike medarbeidere som skaper nettverk for å få oppdraget og innleder forretningsforholdene (salg), diskuterer vilkårene i avtalen (kontraktsforhandler), gjennomgår papirene før signering (kontraktsadministrasjon) og håndhever bestemmelsene både internt (etterlevelse) og eksternt (juridisk avdeling). 

Selvfølgelig kan alt dette bare være én person. Du kan være en enmannsbedrift innen rørleggerfaget, og da er alt dette ditt ansvar. Firmaet ditt kan ha et halvt dusin autoriserte rørleggere, hjelperne deres og én resepsjonist, noe som betyr at dere enten deler på kontraktsstyringsprosessen eller setter den ut til et profesjonelt firma. Når du begynner å arbeide med svært komplekse kontrakter, kan det imidlertid være verdt å ha et komplett team for styring av kontrakters livssyklus internt. 

Forstå kontraktsstyringsprosessen

Uansett hvordan du håndterer kontraktsgodkjenning, bør du sørge for at visse arbeidsflyter er en del av prosessen. Den grunnleggende prosessen for styring av kontrakters livssyklus består av seks trinn, som praktisk nok er delt inn i tre trinn før signering og tre trinn etter signering. I hvert trinn bør du forsøke å involvere alle relevante interessenter, selv om det bare er for å lytte og holde seg oppdatert, slik at deres eget arbeid blir bedre informert på et senere tidspunkt. 

Trinn før signering

Utarbeidelse av kontrakten

Utarbeidelsen av kontrakten er der alt begynner. Dette kan være en formell prosess, for eksempel når du byr på en offentlig kontrakt eller søker om å bli leverandør for et stort selskap. Det kan også være svært uformelt, som når en kompis trenger utviklingsarbeid utført på nettstedet sitt. For de fleste selskaper ligger kontraktsutarbeidelsen et sted imellom, der et salgsteam utvikler potensielle kunder og kommer frem til en foreløpig avtale om avtaler, før filen sendes videre til ‌kontraktsstyringssystemet for de neste trinnene.

I kontraktseksempelet vi har brukt, ville du sannsynligvis møte hovedentreprenøren på en konferanse eller et annet nettverksarrangement og komme i samtale (uformelt). Du kan ringe ham uoppfordret og spørre om han har arbeid du kan utføre (halvformelt). Du kan også søke om arbeid med installasjon av rør i offentlige skoler, og da må du sannsynligvis gjennomføre en anbudsprosess før kontraktsfasen kan begynne (formelt). 

Kontraktsforhandling

Uansett hvordan den potensielle kunden er kommet i stand, vil du til slutt gå inn i forhandlinger. Også her er det stor variasjon. Teknisk sett oppfyller du en kontrakt når du kjøper brød i dagligvarebutikken, fordi du (kunden) gir et tilbud om å kjøpe brød til den oppførte prisen, butikken aksepterer tilbudet, og du betaler. Forretningskontrakter pleier å være mer formelle enn dette, og for alt som varer lenger enn ett år eller koster mer enn $1,000, bør du definitivt ha det skriftlig med viktige kontraktskrav.

Noen avtaler kommer med standardkontrakter. Hvis du kjører ambulanse, betaler Medicaid det de betaler per kilometer, og det er ikke noe å forhandle om. Andre avtaler har litt spillerom, men ikke mye. Å levere silisiumprodukter til Intel for mikrobrikkene deres er ikke det man vil kalle fleksibelt arbeid, så de eneste forhandlingene gjelder sannsynligvis volum, priser og vilkår for håndheving. 

Mindre selskaper kan klare seg med mer åpne kontrakter. Du kan inngå en avtale om å levere rørleggertjenester til hovedentreprenøren, men enten du eller de kan være ansvarlige for å kjøpe inn materiell, betale for forsikring, ha kontakt med kundene og så videre. Vanligvis står du fritt til å forhandle om det du kan når det gjelder priser, betalingsdetaljer, voldgift kontra mekling og lignende. Det er her forhandlingsteamet ditt virkelig kan utmerke seg.

En hederlig omtale her må gå til en slags mellomfase i kontraktsstyringens livssyklus: redigering. Ingen dokumenter er perfekte ved første gjennomgang, og et juridisk bindende skjema som kan koste noen en formue, må virkelig være perfekt før det signeres. God programvare for kontraktsstyring kan være til stor hjelp, med standardmaler som ikke krever mange endringer for å bli perfekte, men sørg for at noen redigerer avsnittene og gjennomgår hele kontrakten. Det kan bli svært viktig en dag. 

Kontraktsgodkjenning

Når kontrakten er satt i gang, forhandlet og redigert, er det tid for godkjenning. Kontraktsansvarlig og andre interessenter trenger tid til å gå gjennom hele kontrakten før en ny kontrakt kan signeres. Godkjenningen kan komme fra et sentralt organ, for eksempel juridisk avdeling, eller den kan være bredt fordelt blant de ulike interessentene. Hvis det bare er én leder, må du sørge for at vedkommende tar seg god tid og snakker med de relevante personene i selskapet før godkjenning av signering gis.

I rørleggerfirmaet kan forhandleren sende tjenestekontrakten til ledelsen for endelig godkjenning, etterfulgt av en ukes gjennomgangsperiode. Dette er et godt tidspunkt for å snakke med innkjøpsansvarlig og finne ut om PEX-rørene entreprenøren ønsker, er overkommelige til de foreslåtte prisene, eller for å avklare detaljene rundt forsinkelser og problemer med forsyningskjeden. Få svarene før godkjenningen, for etterpå regnes det vanligvis som for sent. 

Trinn etter signering

Overvåking

CLM-arbeidet ditt fortsetter også etter at kontraktene er signert, enten personlig eller gjennom elektronisk signatur. Alle kontrakter har vilkår, noen enkle og noen ikke fullt så enkle, og noen må ha ansvaret for å sørge for at alt blir levert. Igjen kan dette være kontraktsansvarlig, eller hvis du er en større arbeidsgiver, kan du bruke juridisk avdeling og samsvarsteamet ditt til å gjøre det for deg.

La oss si at vennen din, som er hovedentreprenør, har avtalt å betale et bestemt beløp per hus og på forskudd én gang i måneden før arbeidet utføres. Hvis august kommer og det ikke har kommet noen betaling, må overvåkingsteamet ditt reagere raskt. En telefonsamtale med hovedentreprenørens kontor avdekker at han har et problem med banken, og at betalingen ikke gikk gjennom slik den skulle.

Kontrakten din kan ha en klausul som bøtelegger entreprenøren eller lar deg betale folkene dine med entreprenørens kreditt frem til saken er løst. Et slikt kontraktsbrudd kan til og med gi deg rett til å si opp kontrakten uten at det medfører noen sanksjoner for deg.  

Fornyelse av kontrakten

De fleste kontrakter tar slutt før eller siden. Det kan være greit for deg, eller du kan ønske å fortsette med noe som fungerer godt. På noen måter er fornyelse enklere enn å opprette den første kontrakten, fordi dere allerede samarbeider og vet hva dere kan forvente. På andre måter kan det være enda mer komplisert, for eksempel når du ønsker å forhandle om en annen pris eller sette inn en klausul som ikke var med i den opprinnelige kontrakten.

Avslutning

Poenget med hele CLM-prosessen er å komme frem til avslutningen. Ideelt sett bør dette ikke være slutten på prosessen, men bare et trinn i den fullstendige syklusen med oppstart, forhandling, implementering, overvåking og fornyelse. Det er opp til deg hvordan du avslutter avtalen, for eksempel hvem som kan binde selskapet ditt til kontraktsforpliktelser, men det er lurt å la personen som ledet prosessen, godkjenne den. Hvis du bruker nettbaserte maler, kan de vanligvis legge til en elektronisk signatur eksternt, i tilfelle du setter ut arbeidet til en CLM-leverandør som ikke er på kontoret ditt.

Løsninger for kontraktsadministrasjon kan hjelpe

Uansett hvor store eller små kontraktene dine er, eller hvilken type kontrakt du arbeider med, kan du effektivisere den tidkrevende prosessen med automatisering gjennom avansert programvare for kontraktsadministrasjon. Faktisk er fordelene med programvare for kontraktsadministrasjon mange. Tenk på smarte nettbaserte maler som kan hjelpe deg med å optimalisere vilkårene du ønsker, redigere endringer på minutter i stedet for dager, legge til tilpassede tillegg og fjerne flaskehalser som truer med å spore av hele kontraktssyklusen. Disse malene presenterer standardelementer i kontrakter i et lett leselig format som er enkelt å forstå ved første øyekast, og hjelper med den daglige overvåkingen av kontraktsoppfyllelsen gjennom enkle og forståelige rapporter.

Alle gode kontrakter har et tilbuds- og et akseptselement. Dette avsnittet tilbyr deg for eksempel innsideinformasjon og avansert innsikt i verdenen av smarte nettbaserte forretningsskjemaer. Alt du trenger å gjøre for å godta det, er å abonnere på nyhetsbrevet vårt. Det er morsomt, informativt og gratis!