Slik lager du et regneark for prospektoppfølging

Enten du er en erfaren salgsleder, nettopp har begynt i en ny rolle eller til og med tar hånd om grunnleggerledet salg, er et regneark for sporing av salgsemner et verktøy du raskt kan lage for å forbedre resultatene av salgsinnsatsen din umiddelbart.

Jeg har jobbet med salg i over 10 år. Jeg har selv sett hvordan en superselger uten noen sporingsmetode blir slått av en gjennomsnittlig selger som bruker en prosess for sporing av salgsemner.

Denne veiledningen viser deg hvordan du kommer i gang med et sporingsregneark, bygger en liten prosess rundt arket og bruker det effektivt til å utvikle virksomheten din.

Hva er et regneark for sporing av salgsemner?

Et regneark for sporing av salgsemner er et verktøy som hovedsakelig brukes av personer og team innen salg, markedsføring og forretningsutvikling til å overvåke og administrere potensielle kunder. Tenk på det som et lite verktøy for håndtering av kunderelasjoner (CRM).

For selskaper som nettopp har startet opp, personer som selger tjenestene sine eller selgere av dyre produkter og tjenester som ikke har mange salgsemner, kan et sporingsregneark være et godt verktøy som i praksis er gratis og ikke har den bratte læringskurven som de fleste CRM-systemer har.

Hvem bør bruke et sporingsregneark?

Det er mest nyttig for små bedrifter som ønsker å begynne å samle inn salgsdata, men som ikke ønsker kostnadene eller bryderiet med å sette opp kompleks programvare for salgssporing, et CRM-system eller et system for håndtering av potensielle kunder.

Vanligvis bygges dette regnearket enten i Excel eller Google Sheets. Skybasert programvare for prosjektstyring, som ClickUp og Monday.com, er også gode alternativer for å lage regneark for salgsemner.

Selv om et team har et fullverdig CRM-system, er sporingsark fortsatt nyttige for møtebookere som vil følge med på salgstallene sine og nå målene sine. Salgsledere kan forsikre seg om at de ansatte i førstelinjesalget gjennomfører nok meningsfulle aktiviteter per dag eller uke uten å måtte bruke tid på detaljstyring eller gjennomgang av kalendere.

Jeg bruker dette regnearket til å spore daglige salgskontakter, inkludert samtaler, tekstmeldinger, e-poster og direktemeldinger.

Ovenfor ser du et eksempel på et svært effektivt regneark for samtalesporing, brukt i en delvis automatisert oppsøkende kampanje for møtebookerne mine. Her sporer de nye og pågående salgskontaktene sine daglig. Dette kan være direktemeldinger, tekstmeldinger, e-poster og samtaler.

Dette verktøyet gjør det mulig for møtebookeren å holde orden, og enda viktigere gjør det det mulig for salgssjefen min å gjennomgå fremdriften til hele møtebookingsteamet på rundt 20 minutter hver morgen.

Hvilke data bør samles inn?

Viktige kolonner og opplysninger

Kolonnene kan inneholde ting som ID for potensiell kunde, selskapsnavn, kontaktnavn, kontaktens e-postadresse, kontaktens telefonnummer, bransje, kilde til potensiell kunde, dato for første kontakt, dato for siste kontakt, status, prioritet og notater. Men som et minimum bør du samle inn:

Kontaktopplysninger
1. Fornavn
2. Etternavn
3. Selskapsnavn
Selskapsopplysninger
1. Telefonnummer
2. E-post
3. Adresse
4. LinkedIn-profil
5. Andre profiler på sosiale medier
Interaksjonshistorikk
Interessenivå
Status for samtalen/salgsemnet
Salgsstadium
Neste trinn
1. Interessert
2. Ring
3. Tilbud
4. DND

Forbedring av kvaliteten på sporingsdataene

Konsistens er avgjørende

Når du legger inn data i regnearket for hvert kundeemne, må du sørge for nøyaktighet og fullstendighet for å opprettholde nytteverdien til sporingssystemet. Hvis du er salgsleder, må du sørge for at salgsteamet ditt får opplæring i konsekvente datastandarder, slik at alle data enkelt kan samles for fremtidig gjennomgang.

Bruk funksjonene til din fordel

Bruk funksjoner for datavalidering i regnearkprogramvaren for å opprettholde dataintegriteten (for eksempel rullegardinmenyer for Status og Prioritet).

Google Regneark har nå raske malbaserte funksjoner som bruker «@dropdown» for raskt å opprette betinget formatering i regnearket ditt.

Det er lurt å bruke disse funksjonene (så mye som mulig) i stedet for ren tekst. Tekstoppføringer vil vanligvis inneholde mange stave- og syntaksfeil som kan gjøre det vanskeligere å samle data.

Eksempel:

For Status oppretter du en rullegardinliste med alternativer som Ny, Kontaktet, Interessert, Ikke interessert, Konvertert.
For Prioritet kan alternativene være Høy, Middels, Lav.

Regneark for sporing av kundeemner

Trenger du å sette opp sporing av kundeemner raskt? Last ned denne regnearkmalen for å raskt skalere salgsprosessen din – og organisere dataene dine før du er klar til å oppgradere til en programvareløsning.

Have an account? Log In

Slik oppretter du et regneark for sporing av kundeemner

1. Definer målene og KPI-ene dine

Begynn med å klargjøre hva du ønsker å oppnå med dette regnearket. Sporer du generering av kundeemner, konverteringsfrekvenser for salg eller oppfølging av kunder? Målene dine avgjør hvilke data du må ta med.

2. Sett opp strukturen i regnearket

Bruk delen ovenfor som veiledning, og opprett tabellen med kolonner som hjelper deg med å spore nødvendig informasjon om hvert kundeemne. Følg de grunnleggende prinsippene for håndtering av kundeemner for å bygge fundamentet du trenger for å lykkes.

3. Fyll ut regnearket

Begynn å fylle ut regnearket med data om dine nåværende kundeemner. Dette kan gjøres manuelt eller ved å importere data fra andre systemer hvis du går over fra en annen sporingsmetode.

4. Sett opp betinget formatering

Bruk betinget formatering for å gjøre det enklere å vurdere statusen og prioriteten til kundeemner visuelt. Du kan for eksempel angi rød bakgrunn for kundeemner med høy prioritet og grønn bakgrunn for kundeemner med lav prioritet, eller sortere etter «Dato for siste kontakt» for å se de eldste oppføringene først.

En merknad om «Sist kontaktet»-kolonnen – lær av mine feil.

Dette kan virke som en liten detalj, men hvis du har bestemt deg for å ikke bruke et CRM ennå, lover jeg at denne lille detaljen vil spare deg for MANGE frustrasjoner. Kolonnen for siste kontakt er en automatisert måte å se hvem salgsteamet ditt nylig har kontaktet på. Slik er det: Jeg garanterer at salgsteamet ditt ikke kommer til å fylle den ut etter hver samtale eller melding. Det kommer de bare ikke til å gjøre, så ikke prøv.

I stedet har jeg inkludert et nyttig skript for Google Regneark som automatisk oppdaterer «sist oppdatert»-kolonnen hvis noen av de andre kolonnene i samme rad endres. Jeg har funnet denne lille kodebiten svært nyttig, ettersom den fjerner behovet for at salgsrepresentanter må huske å fylle ut cellen for tidspunktet for siste oppdatering.

Trinnvis veiledning for installasjon av skriptet i Google Regneark

Åpne Google Regneark.

Gå til Utvidelser → Apps Script.
Slett all kode i skriptredigeringsprogrammet og erstatt den med følgende skript:
Endre watchColumns-matrisen slik at den inkluderer de 1-baserte indeksnumrene til kolonnene du vil overvåke for endringer.
Endre dateColumn til kolonnenummeret der du vil at datoen skal vises når det gjøres endringer.
Lagre skriptet med lagreikonet eller via Fil → Lagre, og gi prosjektet et navn.
Lukk Apps Script-fanen og gå tilbake til arket.

Bruk denne kodeblokken i Apps Script-fanen for å kontrollere at den fungerer. Du må bare oppdatere kolonnene og slette de kommenterte merknadene etter //.

function onEdit(e) {

// Angi kolonnene du vil overvåke for endringer

const watchColumns = [2, 3]; // Eksempel: Overvåk kolonne B og C (som er 2 og 3 i en 1-basert indeks)

const dateColumn = 4; // Kolonnen datoen skal settes inn i (D i dette tilfellet, som er 4)

const range = e.range;

const sheet = range.getSheet();

if (watchColumns.includes(range.getColumn())) {

// Sett datoen i den angitte «dateColumn» når en overvåket kolonne redigeres

const row = range.getRow();

const dateCell = sheet.getRange(row, dateColumn);

dateCell.setValue(new Date());

}

5. Opprett filtrerings- og sorteringsalternativer

Aktiver filtre for hver kolonne for å hjelpe brukerne med å sortere dataene enkelt, for eksempel ved å vise alle potensielle kunder som befinner seg på et bestemt stadium i salgsprosessen, eller de som er tildelt en bestemt salgsrepresentant.

Godt tips:

Opprett et dashbord fra disse filtrene ved hjelp av enten pivottabeller eller utsnitt.

Hva er et utsnitt?

Et utsnitt er en interaktiv verktøylinje som lar deg sortere regnearket basert på bestemte verdier og data. Du kan bruke dem til å endre hvilken informasjon som vises i regnearket, ved hjelp av en lett tilgjengelig widget.

Jeg liker utsnitt veldig godt. De gjør det mulig å manipulere data direkte på siden.

6. Lag en opplæringsmodul for teamet ditt

Opplæring av et nytt salgsteam i effektiv bruk av et regneark for sporing av potensielle kunder kan struktureres i en serie opplæringsmoduler. Her er forslag til titler og en kort oversikt over hver modul som kan veilede opplæringsprosessen:

Introduksjon til prospektsporing

Forstå regnearket for prospektsporing
Beste praksis for datainføring
Administrere og oppdatere potensielle kunder
Bruke filtre og sortering til analyse
Rapportering og innsikt
Praktisk anvendelse og rollespill
Spørsmål og svar samt tilbakemeldingsøkt

7. Gjennomgå og analyser

En av de store fordelene ved å bruke Google Sheets er den enkle synkroniseringen med Google Lookerstudio. Dette verktøyet gjør det mulig for en salgsleder å ha tydeligere diskusjoner om salgsprestasjoner og bruke visualisering for enklere og mer effektiv sporing av trender.

Hvem er involvert?

Nå som du har opprettet regnearket ditt i enten Excel eller Sheets, trenger du personer til å gjennomføre salgsprosessen. Nedenfor finner du de typiske personene, rollene og funksjonene slik de knytter seg til regnearket.

Selger

I enhver forretningsprosess som involverer salg fungerer selgeren som bindeleddet mellom selskapets tilbud og kundens behov. Selgeren spiller en viktig rolle, ikke bare ved å gjennomføre salgsstrategier, men også ved å utforme dem basert på direkte tilbakemeldinger fra markedet. Når selgeren slutter opp om strategiene, sikrer det motivasjon og initiativ, noe som er avgjørende for å oppnå best mulige salgsresultater.

Selgerne har ansvaret for å fylle ut sin del av regnearket daglig. Jo færre og enklere KPI-er, desto bedre.

For en typisk salgsprosess vil jeg at teamet mitt skal følge med på:

Samtaler per dag
Samtaler med kvalifiserte potensielle kunder per dag
Totalt kvalifisert salgsutsiktsvolum
Totale inntekter
Forholdet mellom kvalifiserte og avsluttede salg

Disse KPI-ene bør bygges inn i et hoveddashbord i regnearket, helt åpent slik at alle selgerne kan se hvordan de andre presterer.

Salgsleder

Én ting jeg ikke kan understreke nok når det gjelder en salgsleder, er at vedkommende nesten aldri bør være den beste selgeren. Tenk på Michael Scott i The Office. Flink selger, forferdelig sjef.

Å lede et salgsteam innebærer å være ansvarlig for at hele teamet når KPI-ene sine. Det betyr kontinuerlig oppfølging av ledende indikatorer, veiledning av selgere som sliter, og utvikling av nye strategier for å forbedre antallet avsluttede salg.

Det er svært viktig for salgslederen å følge regnearket nøye for å holde teamet på rett spor mot salgsmålene. Ved å sikre at dataene registreres korrekt og i tide kan de eliminere enhver risiko for detaljstyring – eller, som jeg kaller det, «moralen tar kvelden».

Når salgsdataene viser at en selger gjør jobben sin bedre enn KPI-en tilsier, bør salgslederen bare la vedkommende være i fred. Først når disse KPI-ene begynner å falle, bør salgslederen gripe inn og samarbeide direkte med selgeren for å forbedre tallene.

Salgsansvarlig

Du er sannsynligvis eier av en liten bedrift, og i så fall er du antakelig også salgsansvarlig i selskapet. Når salgsteamet ledes av grunnleggeren, er det viktig å følge et par trinn:

Sett tonen og sørg for kontinuitet i teamet med et separat møte som kun handler om salg, minst én gang i uken. Ikke gjør salgsmøter til en del av de generelle møtene.
Hold salgsmøtene korte og fokuserte. Marcus Chan har skrevet en god bok som heter Hemmelighetene bak sekssifret salg, der du kan lære noen svært anvendelige tips om hvordan du gjennomfører et effektivt salgsmøte.
Deleger de enkle gevinstene. Hvis du er grunnleggeren, er jobben din å håndtere nøkkelkunder og utvikle disse relasjonene over tid. Jobben din er IKKE å være den beste selgeren. Overlat de beste potensielle kundene og kundene til salgsteamet ditt for å bygge moral og samhold.

Hvis du er eier, kan du lese artikkelen vår «Slik holder du oversikt over potensielle kunder (og legger til rette for at salgsteamet lykkes) på tre trinn» for nyttige tips om hvordan du kommer i gang med å organisere potensielle kunder sammen med teamet ditt.

Tips og feil du bør unngå ved sporing av potensielle kunder

Tips

1. Integrer med et e-postmarkedsføringssystem (EMS) så snart som mulig

E-post er et av de mest effektive salgsverktøyene. Et verktøy som ActiveCampaign eller MailChimp bør tas i bruk umiddelbart. Ved å bruke automatisering gjennom Zapier kan du enkelt hente relevant kontaktinformasjon til EMS uten å måtte registrere dataene to ganger.

2. Automatiser der det er mulig

Bruk formler og funksjoner til å automatisere beregninger, for eksempel antall dager siden siste kontakt, for å spare tid og redusere manuelle feil.

3. Sikkerhetskopier jevnlig

Skybaserte regneark som Google Sheets sikkerhetskopieres alltid, og derfor foretrekker jeg Sheets fremfor Excel for malene mine for sporing.

Feil du bør unngå

1. Overkomplisering

Hold regnearket enkelt og brukervennlig. Unngå for mange felt, komplekse formler og rotete oppsett.

2. Uensartet datainntasting

Standardiser datainntastingen med tydelige retningslinjer, og bruk rullegardinlister for å minimere feil. Sørg for at alle teammedlemmer får opplæring i hvordan regnearket skal brukes på riktig måte.

3. Forsømmelse av oppdateringer og vedlikehold

Oppdater og vedlikehold regnearket regelmessig for å holde det relevant og nyttig. Iverksett en sikkerhetskopieringsstrategi for å forhindre datatap.

Når trenger jeg programvare for håndtering av potensielle kunder?

Tegn på at virksomheten din har vokst ut av regnearkmodellen

Økt antall potensielle kunder: Det kan bli tungvint og føre til feil å håndtere et stort antall potensielle kunder via regneark. Hvis du synes det er vanskelig å spore interaksjoner eller oppdateringer på en effektiv måte, er det et tegn på at du bør bytte. En av fordelene med programvare for salgssporing er at den også kan bidra til å håndtere større mengder potensielle kunder.
Behov for tilgang til sanntidsdata: Hvis flere teammedlemmer må få tilgang til og håndtere informasjon om potensielle kunder samtidig, kan regneark bli begrensende og kanskje ikke støtte sanntidsoppdateringer på en effektiv måte.
Komplekse salgsprosesser: Når salgsprosessene blir mer komplekse og omfatter flere kontaktpunkter og tilpassede oppfølginger, kan regneark kanskje ikke håndtere dette på en effektiv måte.
Begrensninger innen rapportering og analyse: Når det kreves avansert analyse og rapportering for å ta informerte beslutninger, og regnearkene er for grunnleggende til å gi denne innsikten, kan et CRM-system være nødvendig.

Slik går du over fra et regneark til et CRM- eller system for håndtering av potensielle kunder

Vurder behovene dine: Finn ut hva du trenger i et CRM-system ved å identifisere utfordringene med det nåværende regnearksystemet og spesifisere funksjoner som vil løse disse.
Velg riktig CRM-system: Velg et CRM-system som passer budsjettet ditt, kan skaleres i takt med veksten din, integreres med de eksisterende verktøyene dine og er brukervennlig.
Planlegg datamigreringen: Gjør dataene klare for migrering ved å rydde opp i eksisterende data (fjerne duplikater og korrigere feil) og avgjøre hvilke data som må overføres.
Opplæring av teamet: Sørg for at alle som skal bruke CRM-systemet, får opplæring i hvordan det brukes effektivt. Dette kan innebære flere opplæringsøkter eller løpende støtte.

Å gå fra et grunnleggende regneark til et dedikert CRM- eller system for håndtering av potensielle kunder er et betydelig steg fremover når det gjelder å håndtere kunderelasjoner og forbedre salgseffektiviteten, spesielt når virksomheten vokser og prosessene blir mer komplekse.

Sporing av potensielle kunder – grunnlaget for bærekraftig vekst

Et regneark for sporing av potensielle kunder handler ikke bare om å holde oversikt over hvem du har snakket med; det handler om å skape et grunnlag for bærekraftig vekst. Med funksjoner som automatiske påminnelser om oppfølging, statusoppdateringer og prioritering av varme potensielle kunder blir dette regnearket et mini-CRM som er skreddersydd for de unike behovene til nystartede virksomheter.

Etter hvert som du legger inn opplysningene om hver potensielle kunde, kan du se forretningsinnsikten vokse. Dette gjør det mulig å finjustere salgstaktikken underveis og fokusere på det som faktisk fungerer. I tillegg er det en utmerket måte for hele teamet å holde seg samkjørt om salgsmålene, forstå den nåværende situasjonen og jobbe samlet mot målene.

Overgangen fra et regneark til et komplett CRM-system blir betydelig enklere senere når du først har etablert disse prosessene. Det er mer enn bare et verktøy – det er din tidlige navigatør på entreprenørskapets vide hav, som styrer deg mot mer systematiske, datadrevne salgssuksesser. Begynn med dette enkle steget, og legg grunnlaget for avanserte salgsoperasjoner som vil drive virksomheten din fremover. La reisen mot vekst og effektivitet begynne!

Vil du ta RevOps-arbeidet ditt til neste nivå? Abonner på nyhetsbrevet til The CRO Club for ekspertråd, programvareanmeldelser og andre ressurser som hjelper deg med å levere forutsigbar vekst i stor skala.