Slik velger du riktig CRM for virksomheten din

En CRM-evaluering er prosessen med å vurdere ulike CRM-løsninger opp mot virksomhetens behov, og den er viktig fordi den hjelper deg med å velge riktig system for å effektivisere arbeidsflyter, forbedre kunderelasjoner og maksimere avkastningen på investeringen.

Å velge riktig verktøy er strategisk viktig for teamet ditt. Gode CRM-systemer sparer tid, øker nøyaktigheten og sikrer samsvar med regelverk, noe som har direkte innvirkning på avkastningen på investeringen. Men velger du feil system, risikerer du å sløse med ressurser, ikke nå målene dine og frustrere teammedlemmene.

Denne veiledningen er for teamledere og beslutningstakere som ønsker å ta velinformerte valg. Enten du er ny på CRM-systemer eller vurderer å bytte, hjelper jeg deg med å navigere blant alternativene. La oss sørge for at du finner et CRM-system som samsvarer med målene dine og unngår unødvendige fallgruver.

9 ting du bør se etter når du evaluerer et CRM-system

Evaluer CRM-løsninger ved å fokusere på nøkkelfaktorer som kan effektivisere beslutningsprosessen. Her er hva du bør vurdere:

1. Fleksible abonnementer

Fleksible abonnementer gjør det mulig for teamet ditt å tilpasse seg når behovene endrer seg. Du begynner kanskje med en grunnleggende CRM-løsning, men etter hvert som virksomheten vokser, ønsker du muligheten til enkelt å oppgradere. Sjekk om leverandøren tillater sømløse endringer av abonnement uten gebyrer. Spør om det finnes skjulte kostnader ved opp- eller nedgradering, og test dette under en demonstrasjon ved å spørre om ulike scenarioer.

2. Datatilgang og rapportering

Du trenger enkel tilgang til kundedata og robuste rapporteringsfunksjoner for å kunne ta velinformerte beslutninger. Se etter CRM-programvare som tilbyr tilpassbare rapporter, slik at du kan fokusere på måleverdiene som betyr noe. Unngå verktøy som begrenser mulighetene for dataeksport. Test dashbordene og rapporteringsfunksjonaliteten i løpet av en prøveperiode for å se hvor raskt du kan generere det du trenger.

3. Integrasjon med teknologistakken din

CRM-plattformen din bør fungere godt sammen med de andre appene du bruker. Sjekk om den kan integreres med markedsføringsprogramvare, verktøy for kundeemnehåndtering eller API-er. Dårlig integrasjon forstyrrer arbeidsflytene, mens sømløse forbindelser kan forbedre kundeinteraksjonene og forkorte salgsprosessen.

4. Oppstart og brukerstøtte

God opplæring og kundestøtte kan være avgjørende for opplevelsen din. Du bør velge en CRM-leverandør som tilbyr omfattende opplæringsressurser og en brukerstøtte som svarer raskt. Spør om tjenestenivåavtaler for brukerstøtte og om ekstra hjelp medfører en kostnad på forhånd.

5. Rollebaserte tillatelser

Rollebaserte tillatelser lar deg kontrollere hvem som får tilgang til hva i CRM-systemet. Dette støtter regelverksetterlevelse og datasikkerhet. Sørg for at du raskt kan justere tillatelsene når interessenter eller roller endres.

6. Bransjespesifikke krav til regelverksetterlevelse

Hvis bransjen din har spesifikke krav til overholdelse av regelverk, for eksempel GDPR, må CRM-løsningen oppfylle dem. Spør leverandørene hvordan de beskytter kundeinformasjon, og om funksjoner som tofaktorautentisering er inkludert for å beskytte sensitive data.

7. Tilpasningsmuligheter

Tilpasning sikrer at CRM-systemet dekker bedriftens behov. Se etter systemer som lar deg justere dashbord, arbeidsflyter og felt. Rigide CRM-verktøy kan bremse innføringen, mens fleksible løsninger forbedrer brukeropplevelsen og støtter skalerbarhet på lang sikt.

8. Automatiseringsfunksjoner

Automatisering av arbeidsflyter er avgjørende. Automatisering av oppfølginger, prognoser eller sporing av potensielle kunder sparer tid og reduserer manuelle feil. Be leverandørene demonstrere hvordan automatiseringsfunksjonaliteten fungerer i virkelige bruksscenarier.

9. Støtte for mobil eller flere lokasjoner

Hvis selgerne eller de eksterne medarbeiderne dine trenger tilgang overalt, bør du kontrollere at CRM-systemet har en mobilapp med sanntidsdata. Test om mobilappen tilbyr den samme funksjonaliteten som skrivebordsversjonen.

Slik velger du et CRM: Et rammeverk i 5 trinn

Å velge riktig verktøy for evaluering av CRM innebærer å tilpasse det til bedriftens mål og daglige drift. Du bør fokusere på praktiske aspekter som har direkte innvirkning på arbeidsflyten og effektiviteten. Her er et rammeverk:

Trinn 1: Identifiser behovene dine

Start med å definere teamets behov som det første trinnet i valget av programvare for evaluering av CRM. Dette innebærer å innhente innspill, liste opp utfordringer, samordne krav og skille mellom funksjoner:

Innhent innspill fra interessenter

Snakk med viktige interessenter innen salg, markedsføring og IT for å forstå behovene og utfordringene deres. Hver avdeling kan ha unike krav som CRM-systemet må oppfylle. Hold møter eller send ut spørreundersøkelser for å samle innspillene deres. Dette sikrer at CRM-systemet støtter alle deler av virksomheten.

List opp og prioriter utfordringene

Dokumenter utfordringene med det nåværende CRM-systemet. Finnes det ineffektivitet i dataregistreringen eller svikt i kommunikasjonen? Lag en liste og ranger dem etter innvirkning og hyppighet. Dette hjelper deg med å finne et CRM-system som først løser de mest presserende problemene.

Samsvar med retningslinjer og protokoller

Sørg for samsvar med protokoller for overholdelse av regelverk og datasikkerhet. Kontroller om det finnes spesifikke standarder for overholdelse av regelverk som CRM-systemet må oppfylle, for eksempel GDPR. Dette samsvaret forebygger fremtidige konflikter og sikrer en smidig integrasjon med de eksisterende systemene dine.

Skill mellom nødvendige og nyttige funksjoner

Skill mellom viktige og nyttige CRM-funksjoner. Nødvendige funksjoner kan omfatte datarapportering, integrasjonsmuligheter eller brukertillatelser. Nyttige funksjoner kan være avansert analyse eller mobilstøtte. Dette skillet hjelper deg med å fokusere på de viktigste behovene først.

Still disse spørsmålene:

• Hvilke klager eller hindringer dukker oftest opp?
• Hvilke behov blir ikke dekket i dag?
• Hvilke funksjoner ville løse deres tre største utfordringer?
• Hvilken avkastning på investeringen forventer dere fra denne investeringen?
• Er det noen samsvarsstandarder vi må følge?

Trinn 2: Undersøk leverandører av CRM-evalueringsverktøy

Å undersøke leverandører av CRM-evalueringsverktøy er neste steg i arbeidet med å velge riktig programvare. Dette innebærer å kartlegge leverandører, sammenligne verktøy, identifisere forskjeller og dokumentere funn. Når du undersøker CRM-leverandører, bør du også vurdere om de tilbyr eller integreres med robuste løsninger for kontraktsadministrasjon, fordi valg av programvare for kontraktsadministrasjon som er tilpasset CRM-systemet, effektiviserer driften og gir CRO-er oversikt fra ende til ende (dette er to av de viktigste fordelene med programvare for kontraktsadministrasjon).

Gjennomfør overordnede leverandørundersøkelser

Gå gjennom vurderingssider for å identifisere CRM-leverandører med dokumentert god kundestøtte. Se etter informasjon om kundetilfredshet og suksesshistorier. Dette hjelper deg med å lage en kortliste over leverandører som konsekvent innfrir kundenes forventninger. Vær oppmerksom på eventuelle varselsignaler som nevnes i vurderingene.

Sammenlign basert på virksomhetens behov

Sammenlign CRM-plattformer basert på funksjonalitet, integrasjoner og pris. Noen CRM-systemer gir flest fordeler for små bedrifter, mens andre passer bedre for store virksomheter. Sørg for at CRM-systemet støtter teknologistakken din og kan vokse sammen med virksomheten.

Identifiser viktige forskjeller

Se etter forskjeller som støtte ved implementering, brukeropplevelse og fleksibilitet for nisjebruk. Tilbyr leverandøren praktisk hjelp med oppsett eller et enkelt brukergrensesnitt? Sjekk om CRM-systemet kan tilpasses de spesifikke behovene i bransjen din. Disse faktorene kan ha stor innvirkning på teamets bruk og innføring av systemet.

Dokumenter funnene dine

Lag en evalueringssjekkliste for å holde oversikt over funksjoner, kostnader og leverandørenes styrker. Dette gjør det enklere å sammenligne alternativene side ved side når du skal ta den endelige beslutningen.

Still disse spørsmålene:

• Hva er hvert verktøy best på?
• Passer det til teamstørrelsen, budsjettet og teknologistakken din?
• Hvilken støtte og dokumentasjon er tilgjengelig?
• Hvor fleksibelt er verktøyet for nisjebruk?
• Hvilke muligheter tilbyr leverandøren for implementering?

Trinn 3: Lag en kortliste over CRM-evalueringsverktøy og ta kontakt

Det tredje steget i arbeidet med å velge CRM-evalueringsprogramvare er å begrense leverandøralternativene og begynne samtaler med potensielle partnere. Slik går du frem:

Lag en kortliste med 2–4 leverandører

Begrens utvalget til 2–4 potensielle CRM-systemer basert på undersøkelsene dine. Ta hensyn til faktorer som virksomhetens størrelse, funksjonssett og budsjett. Kortlisten bør inneholde leverandører som best oppfyller de prioriterte behovene dine. Fokuser på dem som gir mest verdi for de spesifikke kravene dine.

Send en RFI eller RFP

Send en forespørsel om informasjon (RFI) eller en RFP for CRM-evaluering for å få klarhet i de totale eierkostnadene, kundestøtten og innføringen. Dette hjelper deg med å forstå tilbudene deres mer helhetlig. Bruk dette trinnet til å avklare eventuelle usikkerheter og vurdere hvor godt de samsvarer med behovene dine. Vær tydelig på forventningene og tidsrammene dine.

Bestill demoer og still spørsmål

Bruk demoer til å vurdere dashbord, funksjonalitet og brukervennlighet. Legg merke til hvordan CRM-systemet håndterer utfordringene dine. Be leverandørene vise spesifikke funksjoner i praksis, og test brukeropplevelsen. Denne praktiske tilnærmingen hjelper deg med å se for deg hvordan CRM-systemet vil fungere for teamet ditt.

Bruk konsekvente evalueringskriterier

Bruk de samme evalueringskriteriene for alle leverandører for å sikre en rettferdig sammenligning. Dette omfatter vurdering av brukervennlighet, funksjonssett og kundestøttealternativer. Konsekvens i evalueringen hjelper deg med å ta en informert beslutning uten skjevheter. Dokumenter funnene dine for å kunne sammenligne leverandørene side ved side.

Still disse spørsmålene:

• Kan dere gå gjennom et kundetilfelle som ligner på vårt?
• Hvilke ressurser for kundestøtte eller innføring tilbyr dere?
• Hvilke funksjoner krever en oppgradering?
• Hvordan håndterer dere datamigrering?
• Finnes det skjulte gebyrer eller kostnader?

Trinn 4: Utarbeid forretningsgrunnlaget

Å omforme leverandørundersøkelsen til et overbevisende forretningsgrunnlag er det fjerde trinnet i valget av programvare for CRM-evaluering. Slik kan du bygge saken:

Oppsummer utfordringer og resultater

Presenter utfordringer, forventet avkastning på investeringen (ROI) og nøkkeltall. Fremhev hvordan CRM-systemet vil løse spesifikke problemer og forbedre arbeidsflytene. Vær tydelig på fordelene, for eksempel økt effektivitet eller bedre datahåndtering. Dette hjelper ledelsen med å se den direkte verdien av investeringen.

Presenter kostnadsestimater og tidsrammer

Finn grunnleggende kostnadsestimater på leverandørenes nettsteder eller gjennom direkte henvendelser. Se priser for CRM-evaluering for et utgangspunkt. Fremhev hvordan det nye CRM-systemet vil forbedre kundeinteraksjoner, effektivisere manuelle oppgaver og fremme kundelojalitet. Sørg for at estimatene dine er realistiske for å unngå overraskelser senere.

Beskriv avkastning på investeringen og risikoer

Forklar avkastningen på investeringen ved å beskrive effektivitetsgevinster og mulige inntektsøkninger. Drøft de økonomiske og driftsmessige risikoene ved å ikke gjøre noe, for eksempel tapte muligheter eller vedvarende ineffektivitet. Bruk data til å underbygge påstandene dine, slik at det blir enklere for ledelsen å forstå hva som står på spill.

Still disse spørsmålene:

• Hvilket forretningsproblem vil dette løse?
• Hva er risikoene ved å ikke gjøre noe?
• Hvilke økonomiske og driftsmessige fordeler finnes?
• Hvordan samsvarer dette med de strategiske målene våre?
• Hvor lang tid forventes det å ta før vi ser resultater?

Trinn 5: Implementer CRM-systemet og lær opp brukerne

Planlegg en smidig innføringsprosess når du har valgt en CRM-leverandør. Slik gjennomfører du den på en effektiv måte:

Kommuniser utrullingsplanen

Kommuniser utrullingsplanene tydelig til alle teammedlemmer. Bruk e-poster, møter eller interne plattformer for å holde alle informert. Dette sikrer at alle vet hva som skjer og når. Fremhev fordelene ved det nye CRM-systemet for å få teamet med på laget.

Utnevn interne ansvarlige

Utnevn interne ansvarlige som kan lede utvelgelsesprosessen. Disse personene vil koordinere med leverandøren og håndtere interne spørsmål. Dedikerte kontaktpersoner bidrar til å effektivisere kommunikasjonen og løse problemer raskt. Velg personer som kjenner CRM-systemet og det tiltenkte bruksområdet.

Sørg for konsekvent opplæring og bruk

Sørg for konsekvent opplæring, og benytt leverandørens kunnskapsbaser. Bruk quizer eller praktiske øvelser for å forsterke læringen og sikre forståelsen. Konsekvent bruk av CRM-systemet er avgjørende for å realisere alle fordelene, så følg med på bruken og håndter eventuell motvilje.

Opprett tilbakemeldingssløyfer

Følg med på KPI-er tidlig for å bekrefte avkastningen på investeringen og gjøre justeringer. Bruk undersøkelser eller regelmessige oppfølgingssamtaler for å samle innspill. Dette hjelper med å identifisere forbedringsområder og sikrer at verktøyet dekker brukernes behov.

Still disse spørsmålene:

• Hva er planen for endringshåndtering?
• Hvem er ansvarlig for utrullingen?
• Hvordan vil dere følge med på tidlige resultater?
• Hvilke ressurser trenger brukerne?
• Hvordan vil tilbakemeldinger bli samlet inn og fulgt opp?

Hva skjer videre

Hvis du vurderer CRM-løsninger, kan du kontakte en SoftwareSelect-rådgiver for gratis anbefalinger.

De hjelper deg med å lage en sjekkliste for vurdering av CRM, sammenligne CRM-løsninger og støtter deg også gjennom prisforhandlinger og valg av leverandør.