5 Grandi Vantaggi del Software di Gestione dei Contratti
La maggior parte delle aziende si affida ai contratti, dagli accordi di servizio con i clienti ai contratti di lavoro con i dipendenti. Questi contratti aziendali richiedono molto tempo ed energie per essere redatti, negoziati, firmati e mantenuti in sicurezza; uno strumento software può supportare il tuo team durante l’intero ciclo di vita contrattuale. Capire i vantaggi del software per la gestione dei contratti ti aiuta a individuare che tipo di strumento stai cercando e come il tuo team può trarne il massimo beneficio.
Che tu gestisca una piccola startup o una multinazionale, i tuoi contratti devono essere gestiti con cura e in conformità con le leggi e normative vigenti. Potresti non disporre di un team legale completo: utilizzare un software di Contract Lifecycle Management (CLM) può aiutare a garantire che ogni fase del processo rispetti i più alti standard. Anche se disponi di un ampio team preposto ai contratti, una soluzione software può ridurre il loro carico di lavoro manuale e rendere più efficiente il processo di gestione dei contratti.
Continua a leggere per una panoramica dei cinque principali vantaggi del software CLM e per capire perché ognuno di essi è importante e impattante per la tua organizzazione.
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5 principali vantaggi del software per la gestione dei contratti
Prima di addentrarci nei benefici, potresti chiederti anche: quanto costa un software per la gestione dei contratti? Capire i costi è fondamentale perché ti consente di bilanciare le aspettative sulle funzionalità con i vincoli di budget.
Ecco una panoramica dei principali vantaggi che il software per la gestione dei contratti può offrire alla tua azienda.
1. Creazione di contratti più rapida
Molte soluzioni software per la gestione dei contratti includono strumenti come modelli di contratto personalizzabili, librerie di clausole e campi auto-compilati. Queste funzionalità aiutano ad accelerare la redazione dei contratti e a riutilizzare documenti esistenti per creare nuove versioni o revisioni. La collaborazione in tempo reale e i flussi di approvazione automatici supportano anch’essi una redazione dei contratti più veloce.
Redigere rapidamente un nuovo contratto porta vantaggio non solo alla produttività del tuo team, ma anche alla controparte contrattuale. Più velocemente invii un contratto a un nuovo cliente o a un nuovo assunto, più rapidamente potranno valutarlo e firmare o proporti modifiche. L’emissione tempestiva di un contratto dimostra alla controparte l’importanza che il tuo team e la tua azienda attribuiscono a quella relazione.
2. Riduzione del carico di lavoro manuale
Le soluzioni di automazione contrattuale di norma offrono funzionalità di automazione che alleggeriscono i processi manuali del tuo team. Con il software per la gestione dei contratti, i membri del gruppo possono creare flussi di lavoro automatizzati che includono ordini di firma e notifiche sulle attività contrattuali. Queste funzioni rendono il ciclo di vita del contratto più fluido, con meno scambi e minore lavoro amministrativo.
L’automazione dell’inserimento dati durante la redazione dei contratti fa risparmiare moltissimo tempo. Questi programmi possono compilare automaticamente dati di contatto e informazioni aziendali, date di rinnovo e altri dati chiave nei contratti grazie alle integrazioni con CRM e altri database. Può sembrare un’attività secondaria ma si accumula velocemente: in un recente studio di Zapier su 1000 lavoratori della conoscenza, il 76% degli intervistati ha dichiarato di trascorrere 1-3 ore al giorno semplicemente spostando dati da una parte all’altra.
3. Rischio ridotto e conformità garantita
Non dimentichiamo che i contratti sono documenti legali e sono quindi soggetti a normative specifiche. Che si tratti di un NDA o di un contratto di fornitura, devi assicurarti che soddisfi i requisiti legali previsti per la tua area geografica. Il rispetto delle normative non è uno scherzo: la tua azienda può essere soggetta a sanzioni per mancata conformità se non raggiunge gli standard richiesti.
Assicurati che i tuoi accordi abbiano valore legale. Scopri cosa può invalidare un contratto.
Molti software CLM offrono funzionalità per la gestione della conformità, come permessi di accesso, tracciamento delle modifiche e crittografia end-to-end. Le capacità di firma elettronica di questi strumenti rispettano anch’esse gli standard legali, garantendo che ogni contratto gestito tramite software sia a norma. Questo riduce il rischio aziendale globale e può persino eliminare la necessità di un team legale interno.
4. Archiviazione organizzata dei documenti
Senza una soluzione basata su cloud, il tuo sistema di gestione documentale può iniziare ad assomigliare all'archivio dei dossier in una serie TV poliziesca. Ok, forse non sarà così drammatico — ma un archivio cartaceo non è solo fuori moda nell’aspetto, è spesso anche molto poco funzionale. Una corretta archiviazione farà risparmiare al tuo team molte seccature e tempo prezioso. Secondo lo stesso studio di Zapier, il 73% dei lavoratori ha dichiarato di trascorrere da 1 a 3 ore al giorno solo per cercare informazioni o un documento specifico.
Gran parte dei software CLM possiede un archivio contratti ricercabile che mantiene i documenti organizzati, centralizzati e sicuri. Gli utenti possono cercare e filtrare i contratti nell’archivio centrale in base ai loro contenuti e non solo ai nomi dei file. Alcuni strumenti di contract analytics includono persino convenzioni di denominazione integrate e storici delle versioni per ridurre i duplicati e facilitare il ritrovamento esatto del contratto desiderato.
5. Approfondimenti sul sistema di gestione contrattuale
Il tuo software CLM è solo una parte del più ampio sistema di gestione contrattuale della tua azienda. Questo sistema complessivo include i processi aziendali e altri fattori che incidono sulla gestione dei contratti, come la revisione contrattuale, i flussi di approvazione dei contratti, la fatturazione e le parti interessate principali. Come per tutte le aree della tua azienda, è importante monitorare i parametri di performance del tuo sistema di gestione contratti.
Queste soluzioni software dispongono di dashboard, report e funzionalità di analisi che ti aiutano a monitorare l’efficienza dei processi contrattuali e individuare opportunità di miglioramento. Potrai ottenere dati su fattori come tempi medi di approvazione, cicli di rinnovo dei contratti e colli di bottiglia nei flussi di lavoro. Tutte queste informazioni possono alimentare la tua strategia contrattuale, aiutarti a supportare il team e valorizzare il loro impegno.
6. Bonus: Maggiore felicità e fidelizzazione dei dipendenti
Ci sono molti vantaggi pratici nell’utilizzare un software di gestione contrattuale, ma che dire degli effetti meno tangibili? Implementare l’automazione non migliora solo l’efficienza e la produttività — può avere anche un impatto reale sulla soddisfazione e sul coinvolgimento dei dipendenti. In effetti, l’automazione può fare la differenza tra chi sceglie di restare nella tua azienda e chi cerca nuove opportunità altrove.
In un altro rapporto di Zapier, il 14% degli intervistati che utilizzano l’automazione sul lavoro ha dichiarato di aver considerato di lasciare il proprio lavoro, rispetto a ben il 42% di chi non utilizza l’automazione.
Il turnover dei dipendenti può essere estremamente costoso e, all’indomani del fenomeno delle "Grandi Dimissioni", i datori di lavoro devono fare tutto il possibile per mantenere il proprio team coinvolto e motivato. Affrontare ogni giorno processi aziendali disfunzionali può essere estenuante. E anche se i software possono avere una curva di apprendimento, il risultato è vantaggioso — sia per il bilancio della tua azienda che per il benessere delle persone.
Come trovare il miglior software di gestione contrattuale
Ora che hai chiaro come un software CLM possa portare vantaggi alla tua azienda, potresti chiederti come scegliere il miglior software di gestione contrattuale per la tua realtà. Fattori come il prezzo, le funzionalità e le integrazioni saranno determinanti. Se vuoi qualche consiglio in più su come scegliere lo strumento migliore, puoi leggere il mio articolo su cosa cercare in un software di gestione contrattuale.
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