Key Takeaways
Flessibilità del piano: Cerca un software per la gestione dei contratti che consenta di effettuare facilmente upgrade o downgrade al variare delle esigenze del team.
Accesso ai dati: Utilizza solide funzionalità di reportistica per analisi in tempo reale e assicurati che l'integrazione con i sistemi esistenti sia semplice.
Personalizzazione: Scegli un software che offra modelli e configurazioni per migliorare l'esperienza degli utenti e soddisfare requisiti specifici.
Vantaggi dell'automazione: Dai priorità alle soluzioni con funzionalità di automazione per migliorare l'efficienza e semplificare i processi di gestione dei contratti.
Supporto per l'avvio: Valuta la qualità dell'assistenza clienti e delle risorse formative durante la fase di avvio per favorire l'adozione da parte degli utenti.
Il software per la gestione dei contratti è uno strumento che aiuta le organizzazioni a creare, archiviare, monitorare e gestire i contratti durante tutto il loro ciclo di vita, semplificando ogni attività, dalle approvazioni ai rinnovi.
Per i CRO, è fondamentale perché riduce i colli di bottiglia nel processo di vendita, garantisce la conformità e offre visibilità in tempo reale sui termini e sugli obblighi degli accordi.
Scegliere la soluzione giusta significa dare priorità all'automazione, all'integrazione con gli strumenti CRM e CPQ e alla scalabilità, così il tuo team può concludere gli accordi più rapidamente, ridurre i rischi e migliorare la redditività.
Questa guida è pensata per i team che desiderano semplificare i processi contrattuali. Che tu stia iniziando da zero o effettuando un aggiornamento, ti aiuterà a fare una scelta consapevole.
9 aspetti da valutare nella scelta di un software per la gestione dei contratti
Valutare un software per la gestione dei contratti significa esaminare i fattori chiave in linea con le esigenze e gli obiettivi del tuo team.
Ecco cosa considerare:
1. Flessibilità dei piani
La flessibilità dei piani ti consente di passare a un piano superiore o inferiore al variare delle tue esigenze. Cerca una soluzione per la gestione dei contratti con piani tariffari flessibili. Chiedi ai fornitori informazioni sui loro modelli e su come gestiscono team in fase di crescita.
2. Accesso ai dati e reportistica
Avrai bisogno di pannelli di controllo, rapporti personalizzati e analisi in tempo reale per monitorare i dati dei contratti. Verifica la presenza di tracce di audit ed esportazioni verso Google Drive, Microsoft Excel o il tuo CRM.
3. Integrazione con il tuo insieme di tecnologie
Integrazioni solide sono fondamentali: Salesforce, ERP, DocuSign, Adobe Sign e altri ancora. Un valido sistema di gestione dei contratti elimina i silos e supporta flussi di lavoro automatizzati.
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4. Avvio e supporto
Cerca un'assistenza clienti reattiva, formazione e notifiche chiare durante il processo di avvio. Verifica i canali e le risorse di supporto.
5. Autorizzazioni basate sui ruoli
Le autorizzazioni granulari e i ruoli utente contribuiscono a proteggere i dati sensibili e a garantire la conformità al GDPR. Questo è particolarmente importante per i team legali.
6. Conformità specifica del settore
Se operi nel settore sanitario, nei servizi finanziari o nella gestione della catena di approvvigionamento, verifica le certificazioni e gli aggiornamenti normativi, nonché i registri di controllo necessari per la conformità. Molti strumenti possono occuparsene automaticamente (questo è anche un vantaggio del software CRM per il settore sanitario e di altri strumenti CRM specifici per settore).
7. Opzioni di personalizzazione
Adatta la piattaforma con modelli, campi personalizzati e configurazioni intuitive. Concentrati sul miglioramento dell’esperienza utente e della flessibilità.
8. Funzionalità di automazione
Cerca soluzioni di gestione dei contratti basate sull’AI che integrino OCR, intelligenza contrattuale e funzionalità automatizzate di revisione dei contratti. Assicurati che siano disponibili integrazioni con la firma elettronica.
9. Supporto per dispositivi mobili o più sedi
Assicurati che sia possibile accedere in modo sicuro ai dati dei contratti digitali, alle notifiche e ai registri di controllo dai dispositivi mobili: verifica che l’interfaccia utente sia fluida.
Come scegliere un software per la gestione dei contratti: un modello in 5 passaggi
Per trovare il software giusto e ottenere il massimo dai vantaggi del software per la gestione dei contratti, allinea lo strumento ai flussi di lavoro e ai processi del tuo team. Ecco una guida passo dopo passo:
Passaggio 1: identifica le tue esigenze
- Raccogli i contributi delle parti interessate: coinvolgi IT, finanza, vendite e ufficio legale per le esigenze relative alla creazione e alla redazione dei contratti.
- Elenca e assegna la priorità ai punti critici: individua i colli di bottiglia, le notifiche mancanti e l’accesso isolato agli archivi dei contratti.
- Allinea il sistema alle politiche interne: convalida le autorizzazioni e gli standard di sicurezza.
- Distingui le funzionalità indispensabili: ad esempio, cruscotti, firma elettronica e integrazioni con CRM/ERP.
Passaggio 2: ricerca i fornitori di software per la gestione dei contratti
- Utilizza siti di recensioni e report Gartner per creare una lista ristretta di fornitori come Ironclad, Conga e DocuSign CLM.
- Confronta le soluzioni SaaS con quelle installate localmente, le suite tutto-in-uno e i flussi di lavoro dall’inizio alla fine.
- Documenta i risultati: prezzi, funzionalità, archivio dei contratti e registri di controllo.
- Consulta l’elenco dei migliori software per la gestione dei contratti riportato di seguito.
Passaggio 3: crea una lista ristretta di software per la gestione dei contratti e contatta i fornitori
- Invia richieste di proposta incentrate sulle funzionalità di gestione del ciclo di vita dei contratti.
- Testa i flussi di lavoro dall’inizio alla fine, le revisioni con annotazioni, la firma elettronica e la creazione di nuovi contratti da Salesforce.
- Valuta la facilità d’uso della progettazione e la qualità dell’assistenza clienti.
Passaggio 4: costruisci il caso aziendale
- Collega i colli di bottiglia del ciclo di elaborazione e il rischio di perdita di fatturato alla mancata esecuzione dei contratti.
- Presenta i piani tariffari e le proiezioni del ROI.
- Evidenzia i vantaggi dell'intelligenza contrattuale e dell'automazione.
Passaggio 5: implementa il tuo software di gestione dei contratti e forma i tuoi utenti
- Comunica le tempistiche dell'implementazione alle squadre commerciali, agli uffici acquisti e alle squadre legali.
- Assegna i responsabili per i modelli, le autorizzazioni e la configurazione dell'area di lavoro.
- Monitora l'adozione tramite metriche in tempo reale sui pannelli di controllo.
I migliori software di gestione dei contratti da prendere in considerazione
Ecco un elenco iniziale delle migliori piattaforme software di gestione dei contratti da esplorare:
Quali sono i prossimi passi
Se stai cercando un software di gestione dei contratti, contatta gratuitamente un consulente SoftwareSelect per ricevere consigli personalizzati. Otterrai:
- Una rosa selezionata di software CLM.
- Supporto durante il processo di acquisto, comprese le negoziazioni sui prezzi.
- Indicazioni per mappare le integrazioni con le piattaforme CRM, ERP e di firma elettronica.