La maggior parte delle aziende si affida ai contratti, dagli accordi di servizio con i clienti ai contratti di lavoro con i dipendenti. Questi contratti commerciali richiedono molto tempo e impegno per essere redatti, negoziati, firmati e conservati in modo sicuro, e uno strumento software può supportare il tuo team durante il processo di gestione del ciclo di vita dei contratti. Comprendere i vantaggi del software di gestione dei contratti ti aiuta a capire che tipo di strumento stai cercando e come il tuo team può sfruttarlo al meglio.
Che tu gestisca una piccola startup o una multinazionale, i tuoi contratti devono essere gestiti con attenzione e nel rispetto delle leggi e dei regolamenti pertinenti. Potresti non avere un team legale completo, quindi l'utilizzo di un software di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM) può contribuire a garantire che ogni fase del processo soddisfi i più elevati standard. Anche se disponi di un team numeroso che si occupa dei contratti, una soluzione software può ridurne il carico di lavoro manuale e semplificare il processo di gestione dei contratti.
Continua a leggere per una panoramica dei cinque principali vantaggi del software CLM e del motivo per cui ciascuno di essi è importante e produce un impatto significativo sulla tua organizzazione.
5 vantaggi principali del software di gestione dei contratti
Prima di approfondire i vantaggi, potresti anche chiederti: quanto costa il software di gestione dei contratti? Comprendere i prezzi è fondamentale perché ti aiuta a bilanciare le aspettative sulle funzionalità con i vincoli di budget.
Ecco una panoramica dei principali vantaggi che il software di gestione dei contratti può offrire alla tua azienda.
Have an account? Log In
1. Creazione più rapida dei contratti
Molte soluzioni software per la gestione dei contratti offrono strumenti come modelli di contratto personalizzabili, librerie di clausole e campi compilati automaticamente. Queste funzionalità contribuiscono ad accelerare il processo di redazione e a riutilizzare i documenti esistenti per creare versioni nuove e revisionate. Anche la collaborazione in tempo reale e i flussi di approvazione automatizzati favoriscono una redazione più rapida dei contratti.
Redigere rapidamente un nuovo contratto favorisce non solo la produttività del tuo team, ma anche quella della controparte contrattuale. Più rapidamente invii un contratto a un nuovo cliente o a un nuovo dipendente, più rapidamente questi potrà esaminarlo e firmarlo oppure contattarti per richiedere modifiche. Produrre tempestivamente un contratto dimostra all'altra parte che rappresenta una priorità per il tuo team e la tua azienda.
2. Riduzione del lavoro manuale
Le soluzioni di automazione dei contratti offrono generalmente funzionalità di automazione che contribuiscono ad alleviare i processi manuali del tuo team. Con il software di gestione dei contratti, i membri del tuo team possono creare flussi di lavoro automatizzati che includono l'ordine di firma e le notifiche sulle attività contrattuali. Queste funzionalità rendono più fluido il processo di gestione del ciclo di vita dei contratti, con meno scambi e meno attività amministrative.
L'automazione dell'inserimento dei dati durante lo sviluppo dei contratti consente di risparmiare molto tempo. Queste soluzioni software possono compilare automaticamente nei contratti le informazioni sui contatti e sulle aziende, le date di rinnovo e altri dati fondamentali tramite integrazioni con il tuo CRM e altri database. Potrebbe sembrare un'attività di poco conto, ma si accumula rapidamente: in un recente studio di Zapier su 1000 lavoratori della conoscenza, il 76% degli intervistati ha dichiarato di trascorrere da 1 a 3 ore al giorno semplicemente spostando dati da un luogo all'altro.
3. Riduzione dei rischi e conformità garantita
Non dimentichiamo che i contratti sono documenti legali e, pertanto, sono soggetti agli standard di conformità normativa. Che si tratti di un NDA o di un contratto di approvvigionamento, devi assicurarti che soddisfi i requisiti legali della tua regione. La conformità contrattuale non è uno scherzo e la tua azienda può essere soggetta a sanzioni per non conformità se non rispetta gli standard necessari.
Assicurati che i tuoi accordi abbiano validità. Scopri cosa può rendere nullo un contratto.
Molti software CLM offrono funzionalità di gestione della conformità come autorizzazioni di accesso, registri di controllo e crittografia end-to-end. Anche le funzionalità di firma elettronica di questi strumenti soddisfano gli standard legali, garantendo che ogni contratto prodotto e gestito tramite il software sia conforme alle normative. Questo contribuisce a ridurre il rischio complessivo per la tua azienda e può persino eliminare la necessità di un team legale interno.
4. Archiviazione organizzata dei documenti
Senza una soluzione basata sul cloud, il sistema di gestione dei documenti può iniziare ad assomigliare alla stanza dei fascicoli di un telefilm poliziesco. D'accordo, potrebbe non essere così grave — ma un archivio non è solo antiquato nell'aspetto, di solito è anche piuttosto disfunzionale. Un'archiviazione adeguata farà risparmiare al tuo team molti grattacapi e tempo. Secondo lo stesso studio di Zapier, il 73% dei lavoratori ha dichiarato di trascorrere da 1 a 3 ore al giorno solo cercando di trovare informazioni o un documento specifico.
La maggior parte dei software CLM dispone di un archivio di contratti consultabile che mantiene i documenti organizzati, centralizzati e sicuri. Gli utenti possono cercare e filtrare i contratti nell'archivio centrale in base al loro contenuto, anziché limitarsi ai nomi dei file. Alcuni strumenti software di analisi dei contratti dispongono persino di convenzioni di denominazione e cronologie delle versioni integrate per ridurre i file duplicati e rendere più semplice trovare il contratto esatto che si sta cercando.
5. Informazioni sul sistema di gestione dei contratti
Il software CLM è solo un elemento del più ampio sistema di gestione dei contratti della tua azienda. Questo sistema più articolato comprende i processi aziendali e gli altri fattori coinvolti nella gestione dei contratti, come il processo di revisione dei contratti, i flussi di approvazione dei contratti, la fatturazione e le principali parti interessate. Proprio come in altre aree della tua attività, è importante monitorare le metriche delle prestazioni del sistema di gestione dei contratti.
Queste soluzioni software dispongono di pannelli di controllo e funzionalità di reportistica e analisi che ti aiutano a monitorare l'efficienza del processo contrattuale e a individuare opportunità di miglioramento. Puoi ottenere informazioni su fattori come il tempo medio di approvazione, i cicli di rinnovo dei contratti e i colli di bottiglia del flusso di lavoro. Tutti questi dati possono alimentare la tua strategia contrattuale e aiutarti a sostenere i membri del tuo team e a riconoscere il loro duro lavoro.
More Articles
6. Bonus: maggiore soddisfazione e fidelizzazione dei dipendenti
L'utilizzo di un software di gestione dei contratti offre numerosi vantaggi pratici, ma cosa dire degli effetti meno tangibili? L'implementazione dell'automazione non migliora solo l'efficienza e la produttività — può anche avere un impatto reale sulla soddisfazione e sul coinvolgimento dei dipendenti. Di fatto, l'automazione può persino fare la differenza nel decidere se le persone scelgono di rimanere nella tua azienda o di cercare opportunità migliori.
In un altro rapporto di Zapier, il 14% degli intervistati che utilizza l'automazione sul lavoro ha dichiarato di aver preso in considerazione l'idea di lasciare il proprio impiego, rispetto a un notevole 42% di coloro che non utilizzano l'automazione.
Il ricambio dei dipendenti può essere incredibilmente costoso e, sulla scia delle Grandi Dimissioni, i datori di lavoro devono fare tutto il possibile per mantenere i membri del proprio team coinvolti e motivati sul lavoro. Affrontare processi aziendali disfunzionali giorno dopo giorno può diventare estremamente estenuante. E sebbene il software possa comportare una propria curva di apprendimento, il risultato vale la pena — sia per i tuoi profitti sia per le tue persone.
Trovare il miglior software di gestione dei contratti
Avendo compreso chiaramente in che modo il software CLM può essere vantaggioso per la tua azienda, potresti chiederti come scegliere il miglior software di gestione dei contratti per la tua impresa. Fattori come prezzi, funzionalità e integrazioni avranno tutti un ruolo. Per ulteriori suggerimenti sulla scelta dello strumento migliore, puoi leggere il mio articolo su cosa cercare in un software di gestione dei contratti.
Se desideri rimanere aggiornato sui contenuti di The CRO Club, valuta la possibilità di iscriverti alla nostra lista di distribuzione della newsletter.
