Qu’est-ce que la gestion des contrats ? Guide complet des fondamentaux
Pour les entreprises dont la réussite repose sur leurs contrats, il est crucial de bien les gérer. La gestion des contrats est une partie souvent négligée d'une bonne gestion d'entreprise, alors que c'est sans doute l'une des compétences les plus essentielles à maîtriser. Il y a une raison pour laquelle bon nombre de grandes entreprises engagent certains des avocats les mieux payés d’Amérique pour superviser leurs contrats. C'est un enjeu considérable.
Alors, qu’est-ce que la gestion des contrats ? Il s’agit d’un ensemble de pratiques visant à s’assurer que tous vos contrats sont clairs, précis, exécutoires et qu’ils pourront être validés par un tribunal en cas de litige. Un système de gestion du cycle de vie des contrats peut garantir ce bon fonctionnement, avec tous les détails à maîtriser et de nombreux outils pour vous aider à bien faire les choses.
Qu’est-ce que la gestion des contrats ?
La gestion des contrats, parfois appelée administration des contrats, désigne le travail réalisé par votre équipe de gestion pour rédiger des contrats solides, les développer pendant la phase préalable à la signature afin de les optimiser, puis surveiller leur conformité après la signature. À ne pas confondre avec les négociations contractuelles, durant lesquelles vous et l’autre partie débattez des termes et livrables, ni avec la gestion de la conformité, où votre personnel veille à ce que l’entreprise respecte un contrat ou une obligation légale.
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Pour mieux comprendre, imaginez que vous êtes une entreprise de plomberie qui vient de décrocher un chantier avec un maître d’œuvre pour bâtir des maisons. Le maître d’œuvre exige que vous n’utilisiez que des tuyaux PEX, au lieu de PVC ou de cuivre. Le fait d’accepter ou non cette clause relève du négociateur et des équipes d'approvisionnement, non du gestionnaire de contrats.
Le rôle du gestionnaire consiste à intervenir une fois que l’accord sur les tuyaux a été conclu afin de s'assurer que ce point de l'accord est clairement formulé et exécutoire. Ensuite, un bon professionnel de la gestion des contrats confie le contrôle de la conformité contractuelle à une autre personne, souvent le responsable conformité ou le contrôleur, ou quel que soit son titre dans votre entreprise, afin de s’assurer que les termes sont bien respectés.
Le gestionnaire de contrats n’est pas qu’un simple relecteur. C’est généralement la personne responsable du cycle de vie du contrat, de l'initiation à la clôture. Il peut, par exemple, être celui qui a proposé la collaboration avec le maître d’œuvre au départ, et il pourra être chargé de renouveler le contrat lorsqu’il arrivera à échéance. Il arrive même, surtout dans les petites structures, que le gestionnaire de contrats soit aussi le négociateur et le responsable conformité, même si dans l’idéal, ce sont des postes distincts.
Pourquoi la gestion des contrats est-elle importante ?
Pourquoi faut-il que la préparation, la signature, puis l'exécution d’un contrat soient une démarche aussi rigoureuse ? Vous connaissez sans doute l’expression « Le diable se cache dans les détails » ? Elle prend tout son sens quand il s’agit de contrats commerciaux, notamment lorsqu’une équipe juridique avisée peut faire gagner ou perdre des millions de dollars à cause d’une faille technique cachée dans un paragraphe d’un contrat légal de 14 pages.
La survie même de nombreuses entreprises dépend d’une gestion efficace des contrats, et il est judicieux de rémunérer quelqu’un de compétent pour éviter de mauvaises surprises à l’avenir.
Supposons que ce maître d’œuvre vous engage pour réaliser l'installation de la plomberie. Tout se passe bien au début, mais après environ trois mois, un problème dans la chaîne d'approvisionnement fait que vos tuyaux PEX ne sont pas livrés. Vous êtes alors confronté à un dilemme.
Vous pouvez retarder le chantier, ce qui peut entraîner une pénalité financière selon les termes du contrat, ou utiliser les tuyaux en PVC ou en cuivre qui sont en stock pour respecter le calendrier, ce qui constituerait aussi une violation du contrat. Dans les deux cas, vous avez des ennuis simplement parce qu’un camion n’est pas arrivé à temps à votre entrepôt. Que faire ?
C’est là qu’une gestion efficace des contrats vous sauve la mise. Lors de la phase de négociation, votre gestionnaire de contrats aurait dû demander ce qui arriverait si ce problème survenait. Idéalement, le contrat devrait prévoir une solution de secours en cas de violation indépendante de la volonté de chacun, ou du moins une option de résolution des conflits. Il revient au gestionnaire de contrats d’intégrer une telle clause dès la rédaction pour garantir que toutes les parties aient des attentes claires à l'avance.
En résumé : protégez votre entreprise ! Comprenez bien les facteurs qui peuvent annuler un contrat.
Qui est responsable de la gestion des contrats ?
L’ensemble du processus de gestion des contrats est complexe, et il est vivement recommandé d’avoir un spécialiste chargé presque exclusivement de cette mission. Votre gestionnaire de contrats peut être un avocat, mais ce n’est pas obligatoire. Vous pourriez aussi confier cette tâche au cadre le plus aguerri de l'entreprise, pourvu qu’il ait déjà géré des contrats juridiquement contraignants. Plus globalement, cependant, on peut dire que tout le monde fait partie de l’équipe de gestion des contrats.
Les modalités de gestion des contrats varient d’une entreprise à l’autre, et même d’un contrat à l’autre, mais ne vous formalisez pas trop. Toute personne pouvant apporter une contribution utile devrait se sentir impliquée dans la bonne marche de la gestion contractuelle.
Pour revenir à l’exemple de l’entreprise de plomberie, il se peut que différents membres du personnel s’occupent respectivement de la prospection et des premiers contacts (commercial), de la négociation des conditions (négociateur), de la relecture des documents avant signature (administration des contrats) et de l’application des clauses, tant en interne (conformité) qu’en externe (service juridique).
Bien sûr, tout cela pourrait très bien être géré par une seule personne. Vous êtes peut-être une entreprise de plomberie composée d’une seule personne, et donc tout cela repose sur vous. Votre société compte peut-être une demi-douzaine de plombiers agréés, leurs assistants et un(e) réceptionniste, ce qui veut dire que vous partagez le processus de gestion des contrats ou vous le confiez à un cabinet spécialisé. Lorsque vous traitez des contrats très complexes, cependant, il peut être judicieux de constituer toute une équipe de gestion du cycle de vie des contrats en interne.
Comprendre le processus de gestion des contrats
Quelle que soit la manière dont vous gérez l’approbation des contrats, vous devez vous assurer que certains flux de travail font partie du processus. Le processus de gestion du cycle de vie d’un contrat s’organise en six étapes, commodément divisées entre trois étapes avant signature et trois étapes après signature. À chaque étape, vous devriez essayer d'impliquer toutes les parties prenantes concernées, même si ce n’est que pour écouter et rester informé afin que leur propre travail soit mieux orienté par la suite.
Étapes avant la signature
Création du contrat
La rédaction du contrat est le point de départ. Cela peut être un processus formel, comme lorsque vous répondez à un appel d’offres public ou que vous postulez pour devenir fournisseur d’une grande entreprise. Cela peut être très informel, par exemple si votre ami a besoin de travaux de développement sur son site web. Pour la plupart des sociétés, la rédaction des contrats se situe entre les deux : l’équipe commerciale développe des pistes et obtient des accords préliminaires, puis transmet le dossier au système de gestion des contrats pour les étapes suivantes.
Dans notre exemple de sous-traitance, il se peut que vous rencontriez l'entrepreneur général lors d’un salon professionnel ou d’un autre événement de réseautage et que vous engagiez la conversation (informel). Vous pouvez aussi l’appeler à froid pour savoir s’il a des missions à vous confier (semi-formel). Ou bien, vous pouvez déposer une offre pour intervenir dans des écoles publiques, et dans ce cas, il faudra probablement passer par tout un processus d’appel d’offres avant de pouvoir entrer en phase contractuelle (formel).
Négociation du contrat
Quel que soit le moyen utilisé pour obtenir un contact, vous allez un jour ou l’autre entrer en négociation. Ici encore, il existe de nombreuses variations. Techniquement, vous concluez un contrat en achetant du pain à l’épicerie, car vous (le client) faites une offre pour acheter le pain au prix affiché, l’acceptation du magasin valide cette offre et vous effectuez le paiement. Les contrats en entreprise sont généralement plus formels. Pour tout accord dépassant un an ou un montant de 1 000 $, il est vivement conseillé de formaliser l’ensemble par écrit en respectant les exigences essentielles d’un contrat.
Certaines prestations sont soumises à des contrats standards. Si vous conduisez une ambulance, Medicaid paiera le même tarif au kilomètre, sans négociation possible. D’autres marchés laissent un peu de marge, mais guère plus. Fournir du silicium à Intel pour la fabrication de ses puces n’est pas ce qu’on appellerait souple comme activité ; en général, les négociations portent juste sur les volumes, les tarifs et les modalités d’application.
Les petites entreprises peuvent davantage se permettre des contrats plus ouverts. Vous pouvez signer un accord pour fournir la plomberie avec l’entrepreneur général, mais l’achat du matériel, la gestion des assurances, les contacts clients, etc., peuvent incomber à vous ou à l’autre partie. Vous avez en général la liberté de négocier librement les tarifs, les conditions de règlement, la gestion des litiges, arbitrage ou médiation, et d’autres détails. C’est à cette étape que votre équipe de négociation de contrats pourra faire toute la différence.
Petite mention spéciale ici pour une sorte de demi-étape dans la vie du contrat : l’édition. Aucun document n’est parfait du premier coup, et un acte à portée juridiquement contraignante, susceptible de coûter très cher, doit être irréprochable avant signature. Un bon logiciel de gestion contractuelle peut considérablement aider, avec des modèles standards qui ne nécessitent pas beaucoup de reprises, mais assurez-vous qu’une personne relise et révise chaque paragraphe du contrat. Cela pourrait s’avérer crucial un jour.
Approbation du contrat
Une fois le contrat initié, négocié et révisé, il est temps pour l’approbation. Le responsable des contrats ainsi que les autres parties prenantes doivent pouvoir examiner en détail l’intégralité du contrat avant toute signature. L’approbation peut provenir d’un référentiel central, comme le service juridique, ou être largement distribuée auprès des différents acteurs concernés. Si un seul manager doit s’en occuper, assurez-vous qu’il prenne son temps et qu’il consulte les personnes concernées dans l’entreprise avant d’autoriser la signature.
Dans votre entreprise de plomberie, le négociateur peut transmettre le contrat de prestation à la direction pour validation finale, suivie d’une période de révision d’une semaine. C'est le moment idéal pour consulter le responsable des achats et savoir si le prix demandé pour le PEX voulu par l’entrepreneur est raisonnable ou pour régler les questions de retards et de logistique d’approvisionnement. Obtenez toutes les réponses avant d’approuver, car après, il est généralement trop tard.
Étapes après la signature
Suivi
Votre gestion du cycle de vie des contrats continue même une fois les documents signés, que ce soit en personne ou par signature électronique. Chaque contrat comprend des conditions, parfois simples, parfois complexes, et quelqu’un doit s'assurer que tout est bel et bien respecté. Là encore, cela peut être votre responsable des contrats, ou, dans une structure plus importante, votre service juridique et conformité qui s’en charge.
Disons que votre ami entrepreneur général a accepté de payer un certain montant par maison, et ce, une fois par mois à l'avance, avant le début des travaux. Si août arrive et qu'aucun paiement n'est effectué, votre équipe de surveillance doit réagir rapidement. Un appel au bureau de l'entrepreneur général révèle qu'il y a eu un problème bancaire et que le paiement n'a pas été traité comme prévu.
Votre contrat peut comporter une clause sanctionnant l'entrepreneur ou vous permettant de payer vos employés à partir du crédit de l'entrepreneur jusqu'à la résolution du problème. Une telle violation pourrait même vous permettre de résilier le contrat sans pénalité pour vous.
Renouvellement du contrat
La plupart des contrats prennent finalement fin. Cela pourrait vous convenir, ou bien vous souhaiteriez prolonger une bonne collaboration. D'une certaine manière, le renouvellement est plus facile que la création initiale d'un contrat car vous travaillez déjà ensemble et savez à quoi vous attendre. Mais cela peut parfois être encore plus complexe, par exemple lorsque vous souhaitez négocier un tarif différent ou insérer une clause absente du contrat d'origine.
Clôture
Le but de tout le processus de gestion du cycle de vie contractuel (CLM) est d’arriver à la clôture. Idéalement, cela ne devrait pas marquer la fin du processus, mais seulement une étape du cycle complet d’initiation, de négociation, de mise en œuvre, de suivi et de renouvellement. À vous de décider comment conclure l’accord, notamment qui est habilité à engager votre entreprise par contrat. Mais il est judicieux que la personne ayant géré le processus paraphe le document. Si vous utilisez des modèles en ligne, ils peuvent généralement appliquer une signature électronique à distance, notamment si vous sous-traitez à un gestionnaire CLM qui n’est pas présent dans vos bureaux.
Les solutions de gestion de contrats peuvent vous aider
Peu importe la taille ou le type de vos contrats, vous pouvez rationaliser un processus chronophage grâce à l'automatisation par un logiciel avancé de gestion de contrats. En fait, les avantages des logiciels de gestion de contrats sont nombreux. Pensez à des modèles en ligne intelligents qui vous aident à optimiser les conditions souhaitées, à modifier des versions en quelques minutes au lieu de plusieurs jours, à ajouter des avenants personnalisés et à lever les blocages qui risquent de faire dérailler tout le cycle contractuel. Ces modèles présentent les éléments standards d’un contrat de façon claire et lisible au premier coup d'œil et facilitent le suivi quotidien de la performance grâce à des rapports simples et compréhensibles.
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