Comment choisir un logiciel de gestion de contrats
Flexibilité des offres: Recherchez un logiciel de gestion de contrats permettant de facilement faire évoluer votre abonnement selon les besoins de votre équipe.
Accès aux données: Exploitez des fonctionnalités de reporting avancées pour obtenir des analyses en temps réel et assurez-vous d’une intégration aisée avec vos systèmes existants.
Personnalisation: Choisissez un logiciel proposant des modèles et des options de configuration pour améliorer l’expérience utilisateur et répondre à vos besoins spécifiques.
Bénéfices de l’automatisation: Privilégiez des solutions intégrant des fonctionnalités d’automatisation pour améliorer l’efficacité et simplifier la gestion des contrats.
Accompagnement à l’onboarding: Évaluez la qualité de l’assistance client et des ressources de formation lors de la phase d’intégration pour faciliter l’adoption du logiciel par les utilisateurs.
Un logiciel de gestion des contrats est un outil qui aide les organisations à créer, stocker, suivre et gérer les contrats tout au long de leur cycle de vie — en rationalisant tout, de l’approbation au renouvellement.
Pour les responsables des revenus (CRO), c’est essentiel car il réduit les points de blocage dans le processus de vente, garantit la conformité et offre une visibilité en temps réel sur les conditions et obligations des accords.
Choisir la bonne solution signifie donner la priorité à l’automatisation, à l’intégration avec les outils CRM et CPQ, ainsi qu’à l’évolutivité, pour que votre équipe puisse conclure les contrats plus rapidement, réduire les risques et améliorer la rentabilité.
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Ce guide s’adresse aux équipes qui souhaitent simplifier leurs processus contractuels. Que vous débutiez ou que vous mettiez à niveau, il vous aidera à faire un choix éclairé.
9 éléments à vérifier lors du choix d’un logiciel de gestion de contrats
Évaluer un logiciel de gestion de contrats signifie examiner les facteurs clés qui correspondent aux besoins et aux objectifs de votre équipe.
Voici ce qu’il faut prendre en compte :
1. Flexibilité des forfaits
La flexibilité des forfaits vous permet de passer à la version supérieure ou inférieure selon l’évolution de vos besoins. Optez pour une solution de gestion de contrats avec des plans tarifaires flexibles. Demandez aux éditeurs quels sont leurs modèles et comment ils accompagnent la montée en charge des équipes.
2. Accès aux données et rapports
Vous aurez besoin de tableaux de bord, de rapports personnalisés et d’analyses en temps réel pour suivre les données contractuelles. Vérifiez la présence de pistes d’audit et la possibilité d’exporter vers Google Drive, Microsoft Excel ou votre CRM.
3. Intégration à votre écosystème numérique
L’intégration est cruciale : Salesforce, ERP, DocuSign, Adobe Sign, et bien d’autres. Un solide système de gestion des contrats supprime les silos et prend en charge les workflows automatisés.
4. Onboarding et accompagnement
Privilégiez une assistance client réactive, des formations et des notifications claires durant l’intégration. Testez les canaux et ressources de support.
5. Permissions par rôle
Des permissions granulaires et des rôles utilisateurs sécurisent les données sensibles et assurent la conformité RGPD. Ceci est tout particulièrement important pour les équipes juridiques.
6. Conformité Spécifique au Secteur
Si vous travaillez dans la santé, les services financiers ou la gestion de la chaîne d'approvisionnement, vérifiez les certifications et mises à jour réglementaires ainsi que la traçabilité des audits pour la conformité. De nombreux outils peuvent s’en charger automatiquement (c’est aussi un avantage clé des CRM santé et d’autres outils CRM sectoriels).
7. Options de Personnalisation
Personnalisez la plateforme grâce à des modèles, des champs personnalisés et des configurations faciles à utiliser. Concentrez-vous sur l’optimisation de l’expérience utilisateur et la flexibilité.
8. Fonctionnalités d’Automatisation
Recherchez des solutions de gestion de contrats alimentées par l’IA qui intègrent l’OCR, l’intelligence contractuelle et la relecture automatisée des contrats. Assurez-vous de la compatibilité avec les signatures électroniques.
9. Prise en Charge du Mobile ou de Multi-Implantations
Assurez un accès sécurisé aux données contractuelles numériques, notifications et journaux d’audit sur mobile—testez l’interface pour une expérience fluide.
Comment Choisir un Logiciel de Gestion de Contrats : un cadre en 5 étapes
Pour trouver le bon logiciel et profiter pleinement des avantages des solutions de gestion contractuelle, alignez votre outil sur les processus et flux de travail de votre équipe. Voici un guide étape par étape :
Étape 1 : Identifiez vos besoins
- Collectez les besoins des parties prenantes : Consultez l’informatique, la finance, les ventes, et le service juridique pour évaluer la création et la rédaction des contrats.
- Listez et priorisez les points de douleur : Identifiez les goulots d’étranglement, notifications manquantes et accès cloisonnés aux référentiels de contrats.
- Alignez-vous sur les politiques internes : Validez les droits d’accès et les normes de sécurité.
- Distinguez les fonctionnalités essentielles : Exemples : tableaux de bord, signature électronique et intégration CRM/ERP.
Étape 2 : Recherchez des fournisseurs de gestion de contrats
- Utilisez des sites d’avis et des rapports Gartner pour présélectionner des fournisseurs comme Ironclad, Conga et DocuSign CLM.
- Comparez SaaS vs sur site, suites tout-en-un et processus de bout en bout.
- Documentez vos recherches : tarification, fonctionnalités, référentiel de contrats, pistes d’audit.
- Consultez notre sélection des meilleurs logiciels de gestion contractuelle ci-dessous.
Étape 3 : Faites une présélection et contactez les éditeurs
- Envoyez des appels d’offres centrés sur les fonctionnalités du cycle de vie contractuel.
- Testez les workflows complets, le suivi des versions, les signatures électroniques et la création de contrats depuis Salesforce.
- Évaluez la convivialité de l’interface et la qualité du support client.
Étape 4 : Construisez le business case
- Reliez les goulots d’étranglement dans les cycles et les risques sur le chiffre d’affaires à l’exécution manquée des contrats.
- Présentez des plans tarifaires et des projections de retour sur investissement.
- Mettez en avant l’intelligence contractuelle et les bénéfices d’automatisation.
Étape 5 : Déployez votre logiciel de gestion contractuelle et accompagnez vos utilisateurs
- Communiquez les calendriers de déploiement aux équipes commerciales, d'approvisionnement et juridiques.
- Attribuez des responsables pour les modèles, les autorisations et la configuration des espaces de travail.
- Suivez l'adoption grâce à des indicateurs en temps réel sur les tableaux de bord.
Principaux logiciels de gestion des contrats à considérer
Voici une liste de départ des meilleures plateformes de gestion des contrats à explorer :
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Et ensuite ?
Si vous êtes en train de rechercher un logiciel de gestion de contrats, prenez contact avec un conseiller SoftwareSelect pour des recommandations gratuites. Vous bénéficierez :
- Une liste restreinte et sélectionnée de logiciels CLM.
- Un accompagnement tout au long du processus d'achat, y compris lors des négociations tarifaires.
- Des conseils sur la cartographie des intégrations avec les plateformes CRM, ERP et eSignature.