Comment le COO de Keen Decision Systems a cessé de traiter les commissions comme un projet trimestriel
Un cas d'utilisation avec Mike Althoff, COO chez Keen Decision Systems
Pour la plupart des entreprises en croissance, les commissions sont le dernier processus à sortir des feuilles de calcul.
Les données des ventes, du marketing, des finances et des clients migrent toutes vers des systèmes de référence… mais la rémunération variable reste un festival de feuilles de calcul trimestriel, où quelqu’un (généralement un COO ou un responsable RevOps) fait office de « maître du tableur »
Mike Althoff, COO chez Keen Decision Systems, a vécu les deux côtés de cette situation.
Keen, un système d'exploitation marketing qui relie chaque dollar dépensé en marketing aux résultats pour les grandes marques de produits de grande consommation, gère les commissions d'environ 15 commerciaux, répartis entre nouveaux clients et gestion de comptes, avec trois niveaux de rémunération : contributeurs individuels, chefs d'équipe et une consolidation au niveau du VP.
Voici comment Mike a transformé le processus de rémunération de Keen, passant d'un projet de réconciliation trimestriel à un véritable système de référence, tout en s'appuyant sur trois piliers.
L’objectif : Faire des Commissions une Infrastructure
L'objectif de Mike allait bien au-delà d’un simple calcul accéléré des commissions.
Son but :
- Arrêter de gérer la rémunération variable comme un projet trimestriel récurrent détenu par quelques personnes - Faire en sorte que chaque dollar de commission soit traçable, défendable et visible pour le commercial, le manager, le VP et la finance
- Avoir un seul système qui résiste aux changements de plans, de rôles et à l’évolution d'une année sur l’autre
Pour reprendre les mots de Mike : « Nous avons tous un système de référence pour ce qui est versé. »
Cette seule phrase fait toute la différence entre une rémunération traitée comme un projet et une rémunération intégrée à l’infrastructure.
Avant : Un dossier, un tableur, une chaîne d’approbation par e-mail
Avant QuotaPath, Keen gérait les commissions comme la plupart des entreprises jusqu’à ce que ce ne soit plus possible.
- Un dossier par trimestre
- Un tableur dans chaque dossier, exporté d’HubSpot et concilié manuellement - Des échanges de mails avec le responsable des ventes et le directeur des revenus pour validation, afin d'avoir une forme de piste d’audit
Ça fonctionnait. Mais tout le processus reposait sur la personne qui détenait le tableur ce trimestre-là.
« Pourrais-je jamais revenir à ce processus ? Absolument pas », a déclaré Mike.
Rester dans ce modèle coûtait des heures et empêchait de défendre les calculs.
Chaque question d’un commercial donnait lieu à une discussion du type « laisse-moi te montrer mon tableur », et chaque modification du plan risquait de rompre la continuité avec le trimestre précédent.
Pilier 1 : Consolidations Multi-Niveaux Qui se Calculent Toutes Seules
La structure de rémunération de Keen comporte trois niveaux, et la plupart des affaires impliquent ces trois niveaux :
- Contributeurs individuels perçoivent sur leurs propres affaires
- Chefs d’équipe perçoivent sur leurs propres affaires et sur la production de leur équipe
- Le VP perçoit sur tout ce que fait l’équipe
Avant, chaque consolidation était réalisée manuellement. Désormais, lorsqu’un contributeur individuel conclut une affaire, les crédits pour le chef d’équipe et le VP sont calculés automatiquement et visibles pour tous, avec la transparence des calculs.
« Pouvoir avoir ce type de clarté sur qui touche quoi pour chaque affaire, et pourquoi, a vraiment été inestimable », confie Mike.
Cela prend encore plus d’importance à mesure que les organisations rajoutent des niveaux. La plupart des outils de rémunération gèrent bien les contributeurs individuels. Le point de difficulté survient généralement au niveau des managers et directeurs, lorsque les crédits se brouillent et que la direction finit par auditer les auditeurs.
Pilier 2 : HubSpot en amont, Rippling en aval et un Moteur Central
Le second pilier concerne les intégrations et la centralité de QuotaPath. Deux intégrations assurent l’essentiel du travail chez Keen.
HubSpot → QuotaPath. En tant que CRM de référence, HubSpot gère chaque affaire génératrice de commissions. L’intégration est plus importante qu’il n’y paraît, car la rémunération dépend des données "closées remportées", et la rémunération devient un moteur d’exigence pour la qualité du CRM.
« Le nombre d’affaires marquées comme closes-won qui ne sont pas exactement correctes dans leur montant tant que je ne les ai pas vérifiées via les commissions n’est pas négligeable », dit Mike.
La précision du CRM s’améliore. La confiance quotidienne dans les données d’affaires s’accroît. Les personnes qui ne se considéraient pas responsables de la qualité des données s’en rendent soudain compte.
QuotaPath → Rippling. Côté paie, l’intégration QuotaPath et Rippling integration est invisible… et c’est justement l’objectif. Mike pousse les commissions vers la paie en une seule action ; sa responsable de la paie les valide dans Rippling et passe à autre chose.
est invisible… et c’est justement l’objectif. Mike pousse les commissions vers la paie en une seule action ; sa responsable de la paie les valide dans Rippling et passe à autre chose.
« C’est littéralement aussi simple que ça : j’envoie les commissions, et elle me dit 'Super, merci'. C’est beaucoup plus simple que 'Ai-je saisi chaque chiffre correctement ? Ai-je bien mappé l’import ?' à chaque cycle de paie, » explique Mike.
Pilier 3 : Des plans qui évoluent, pas des plans à réécrire
Le dernier pilier met en avant le besoin de plans ajustables.
Les plans de rémunération ne sont pas figés, mais ils ne devraient pas non plus être remis à zéro chaque janvier. Pour 2026, Keen a rééquilibré ses incitations vers l’expansion et le renouvellement. Les paramétrages dans QuotaPath étaient simples :
- Dupliquer les plans 2025
- Ajuster la répartition du taux entre expansion et renouvellement
- Appliquer la nouvelle logique à toute affaire conclue en 2026
Résultat : les commerciaux voient comment ils ont gagné en 2025 et comment ils gagnent en 2026, côte à côte. Pas de réinvention. Pas de « Faites-moi confiance, c’est comme ça que ça marche maintenant. »
« C’est une évolution fluide à mesure que notre équipe a grandi et que nos stratégies de rémunération se sont développées. Vous partez du système de l’année dernière et vous le faites évoluer dans les plans de cette année, » explique Mike.
Cette continuité est fondamentale pour les commerciaux. Les changements qui rompent avec le passé créent des frictions ; ceux qui construisent sur le passé créent de l’alignement.
Là où le ROI se manifeste réellement
Demandez à Mike où QuotaPath fait vraiment la différence : ce n’est pas le temps économisé — bien que ce soit aussi le cas. C’est :
- Transparence. Chaque paiement a un système de référence officiel, et non un simple fichier privé.
- Justifiabilité. Les chiffres ne mentent pas. Les désaccords se règlent dans le système, pas par e-mail.
- Continuité. Les évolutions de plans découlent des précédents, au lieu de les remplacer.
- Visibilité prospective. Les commerciaux voient ce qu’ils ont gagné et ce qu’ils pourraient gagner en réalisant leurs prévisions — la rémunération devient alors un outil de planification, et non de simple versement.
Ce que Mike conseillerait à un autre COO
La recommandation de Mike aux autres COO et responsables des revenus qui évaluent commission tools :
Si vous êtes en train de dépasser l’utilisation des tableurs et que vous souhaitez plus de confiance, de cohérence et un contrôle opérationnel renforcé, QuotaPath est vraiment un bon endroit pour trouver tout cela. Avec la connexion au CRM, cela crée un véritable moteur unifié de bout en bout – une méthode claire pour traiter un sujet qui compte vraiment pour motiver vos équipes, et l’assurance d’avoir versé les commissions correctement et clarifié ce qu’elles ont gagné ainsi que ce qu’elles pourraient gagner selon leurs prévisions pour le reste de l’année.
Pour les COO d’une organisation en phase de démarrage, gérer la rémunération sur un tableur fonctionne.
Pour les COO d’un organisme en pleine croissance, la question n’est pas de savoir s’il faut évoluer… mais à quel point vous serez en retard quand vous le ferez enfin.