Qu’est-ce que la gestion des contrats ? Guide complet des fondamentaux

Pour les entreprises qui vivent et meurent au rythme de leurs contrats, il est important de les rédiger correctement. La gestion des contrats est une partie souvent négligée de la bonne gestion d'une entreprise, même si elle constitue probablement l'une des compétences les plus importantes que votre entreprise doit maîtriser. Ce n'est pas sans raison que de nombreuses grandes entreprises recrutent certains des avocats les mieux payés des États-Unis pour superviser leurs contrats. C'est une question très importante.

Alors, qu'est-ce que la gestion des contrats ? Il s'agit d'un ensemble de pratiques que vous mettez en œuvre pour vous assurer que tous vos contrats sont clairs, précis, exécutoires et susceptibles d'être confirmés par un tribunal en cas de litige. Un système de gestion du cycle de vie des contrats peut garantir cela, avec toutes sortes de détails que vous devez maîtriser et de nombreux outils pour vous aider à procéder correctement.

Qu'est-ce que la gestion des contrats ?

La gestion des contrats, parfois appelée administration des contrats, correspond au travail effectué par votre équipe de direction pour rédiger des contrats solides, les élaborer pendant la phase précédant la signature afin de les mettre en bonne forme, puis surveiller leur conformité après leur signature. Il ne faut pas la confondre avec les négociations contractuelles, au cours desquelles vous et l'autre partie discutez âprement des conditions et des livrables, ni avec la gestion de la conformité, dans le cadre de laquelle votre personnel veille à ce que votre entreprise respecte un contrat ou une obligation légale.

Pour mieux comprendre, imaginez que vous êtes une entreprise de plomberie qui vient de décrocher un contrat avec un entrepreneur général pour construire des maisons. L'entrepreneur général veut uniquement que vous utilisiez des tuyaux en PEX au lieu de tuyaux en PVC ou en cuivre. La question de savoir si cela est acceptable ou non relève du négociateur et des équipes chargées des achats, et non du gestionnaire des contrats.

Le rôle du gestionnaire consiste à intervenir après la conclusion de l'accord concernant les tuyaux pour s'assurer que cette partie du marché est clairement énoncée et exécutoire. Ensuite, un bon professionnel de la gestion des contrats confie le suivi de la conformité du contrat à quelqu'un d'autre, souvent au responsable de la conformité, à l'agent chargé de faire respecter les normes ou à la personne qui occupe cette fonction dans votre entreprise, afin de s'assurer que les conditions sont respectées.

Le gestionnaire des contrats n'est pas qu'un simple correcteur. Cette personne est généralement responsable de la gestion du cycle de vie des contrats, de leur initiation à leur clôture. Elle peut, par exemple, être celle qui a initialement proposé l'accord avec l'entrepreneur général et être chargée de le renouveler à son expiration. Il est même possible, surtout dans les petites entreprises, que votre gestionnaire des contrats soit également votre négociateur et votre responsable de la conformité, même si, à proprement parler, il s'agit de fonctions différentes.   

Pourquoi la gestion des contrats est-elle importante ?

Pourquoi faut-il déployer autant d'efforts pour initier, signer et faire respecter un contrat ? Vous connaissez l'expression « Le diable se cache dans les détails » ? Elle n'est jamais plus vraie que dans les contrats commerciaux, notamment lorsqu'une équipe juridique habile peut économiser ou récupérer des millions de dollars grâce à un vice de forme dans un paragraphe d'un contrat juridique de 14 pages.

Des entreprises entières dépendent d'une gestion réussie des contrats pour assurer leur pérennité, et il vaut la peine de rémunérer correctement une personne compétente pour s'assurer que vos contrats ne se retournent pas contre vous et ne vous prennent pas au dépourvu un jour.

Supposons que cet entrepreneur général vous fasse appel pour réaliser les installations de plomberie pour son compte. Tout se passe bien au début, mais au bout d'environ 3 mois, un problème survient dans la chaîne d'approvisionnement et votre PEX n'est pas livré. Vous devez alors faire un choix difficile.

Vous pouvez prendre du retard, ce qui peut entraîner une pénalité financière en vertu des conditions du contrat, ou remplacer les tuyaux en PEX par les tuyaux en PVC ou en cuivre que vous avez en stock afin de respecter le calendrier, ce qui constituerait également une violation du contrat. Dans les deux cas, vous êtes en difficulté parce qu'un camion n'est pas arrivé à temps dans votre entrepôt. Que devez-vous faire ?

C'est là qu'une gestion efficace des contrats vous tire d'affaire. Pendant la phase de négociation, votre gestionnaire des contrats aurait dû demander ce qui se passerait si ce problème précis survenait. Dans l'idéal, une solution de repli devrait être prévue en cas de manquement incontrôlable aux obligations de l'accord, ou au moins une procédure de résolution des conflits. Il incombe à votre gestionnaire des contrats d'inclure une disposition de ce type lors de la création du contrat afin de garantir que chacun ait des attentes claires à l'avance.

En résumé : protégez votre entreprise ! Comprenez les facteurs susceptibles d'annuler un contrat.

Qui est responsable de la gestion des contrats ?

L'ensemble du processus de gestion des contrats est complexe et vous avez réellement besoin d'un spécialiste qui s'en occupe, ou presque exclusivement. Votre gestionnaire des contrats peut être avocat, mais ce n'est pas obligatoire. Vous pouvez simplement vous appuyer sur le responsable le plus expérimenté de l'entreprise pour s'en charger, à condition que cette personne ait une expérience préalable des contrats juridiquement exécutoires. Dans un sens plus large, toutefois, on peut dire que tout le monde fait partie de l'équipe chargée de la gestion des contrats.

Les détails du processus de gestion des contrats varient d'une entreprise à l'autre et même d'un accord à l'autre, mais ne vous attardez pas sur les formalités. Toute personne pouvant apporter une contribution utile doit être invitée à participer afin de s'assurer que vous disposez de bons contrats.

Revenons à cette entreprise de plomberie. Dans le cas le plus extrême, différents employés peuvent prospecter pour obtenir le contrat et initier les relations commerciales (ventes), discuter des conditions de l'accord (négociateur de contrats), examiner les documents avant la signature (administration des contrats) et faire appliquer ses dispositions en interne (conformité) comme en externe (service juridique). 

Bien sûr, tout cela pourrait simplement être une seule personne. Vous êtes peut-être une entreprise de plomberie composée d'une seule personne, auquel cas tout repose sur vous. Votre entreprise compte peut-être une demi-douzaine de plombiers agréés, leurs assistants et une réceptionniste, ce qui signifie que vous partagez le processus de gestion des contrats ou que vous le confiez à un cabinet professionnel. Toutefois, lorsque vous commencez à travailler avec des contrats très complexes, il peut être intéressant de disposer en interne d'une équipe complète de gestion du cycle de vie des contrats. 

Comprendre le processus de gestion des contrats

Quelle que soit la manière dont vous gérez l'approbation des contrats, vous devez vous assurer que certains flux de travail font partie du processus. Le processus de gestion du cycle de vie des contrats de base se déroule en six étapes, commodément réparties entre trois étapes précédant la signature et trois étapes suivant la signature. À chaque étape, vous devez essayer d'impliquer toutes les parties prenantes concernées, même si c'est simplement pour les écouter et les tenir informées afin que leur propre travail soit mieux éclairé par la suite. 

Étapes précédant la signature

Création du contrat

La rédaction du contrat est le point de départ. Il peut s'agir d'un processus officiel, par exemple lorsque vous répondez à un appel d'offres pour un marché public ou que vous faites une demande pour devenir fournisseur d'une grande entreprise. Il peut aussi être très informel, comme lorsque votre ami a besoin de travaux de développement sur son site web. Pour la plupart des entreprises, la rédaction des contrats se situe entre les deux, avec une équipe commerciale qui développe des prospects et obtient un accord préliminaire sur les affaires, puis transmet le dossier au système de gestion des contrats pour les étapes suivantes.

Dans l'exemple de contrat que nous utilisons, vous rencontreriez probablement l'entrepreneur général lors d'une convention ou d'un autre événement de réseautage et engageriez la conversation (de manière informelle). Vous pourriez l'appeler à froid et lui demander s'il a des travaux que vous pourriez réaliser (de manière semi-formelle). Vous pourriez également postuler pour installer des canalisations dans des écoles publiques, auquel cas vous devriez probablement suivre une procédure d'appel d'offres avant de pouvoir commencer l'étape du contrat (de manière formelle). 

Négociation du contrat

Quelle que soit la manière dont le prospect est généré, vous finirez par entamer des négociations. Là encore, les possibilités sont très variées. Techniquement, vous exécutez un contrat lorsque vous achetez du pain à l'épicerie, car vous (le client) faites une offre d'achat du pain au prix affiché, suivie de l'acceptation de ladite offre par le magasin et de votre paiement. Les contrats commerciaux tendent à être plus formels que cela et, pour tout ce qui dure plus d'un an ou coûte plus de 1 000 $, vous voulez absolument un document écrit comportant les exigences essentielles d'un contrat.

Certains accords sont assortis de contrats types. Si vous conduisez une ambulance, Medicaid paie ce qu'il paie par kilomètre, et cela ne se négocie pas. D'autres accords laissent une certaine marge de manœuvre, mais pas beaucoup. Fournir des livrables en silicium à Intel pour ses puces électroniques n'est pas ce que l'on pourrait appeler un travail flexible ; les seules négociations portent donc probablement sur le volume, les tarifs et les conditions d'exécution. 

Les petites entreprises peuvent se permettre des contrats plus ouverts. Vous pourriez signer un accord de prestation de services de plomberie avec l'entrepreneur général, mais vous ou lui pourriez être responsable de l'achat des fournitures, du paiement de l'assurance, des échanges avec les clients, et ainsi de suite. Vous êtes généralement libre de négocier tout ce que vous pouvez concernant les tarifs, les modalités de paiement, l'arbitrage par rapport à la médiation, etc. C'est ici que votre équipe de négociation des contrats peut vraiment faire la différence.

Il faut également mentionner une sorte de demi-phase dans le cycle de vie de la gestion des contrats : la révision. Aucun document n'est parfait du premier coup, et un formulaire juridiquement contraignant qui peut coûter une fortune à quelqu'un doit vraiment être parfait avant d'être signé. Un bon logiciel de gestion des contrats peut être très utile, grâce à des modèles standard qui ne nécessitent pas beaucoup de révisions pour être finalisés, mais assurez-vous que quelqu'un modifie les paragraphes et relise l'intégralité du contrat. Cela pourrait s'avérer très important un jour. 

Approbation du contrat

Une fois le contrat établi, négocié et révisé, il est temps de l'approuver. Votre gestionnaire des contrats et les autres parties prenantes doivent avoir le temps d'examiner l'intégralité du contrat avant qu'un nouveau contrat puisse être signé. L'approbation peut provenir d'un service central, tel que le service juridique, ou être largement répartie entre les différentes parties prenantes. S'il ne s'agit que d'un seul responsable, assurez-vous qu'il prenne le temps nécessaire et qu'il échange avec les personnes concernées de votre entreprise avant d'autoriser la signature.

Dans l'entreprise de plomberie, le négociateur peut transmettre le contrat de services à la direction pour obtenir son accord final, suivi d'une période d'examen d'une semaine. C'est le bon moment pour parler au responsable des achats et vérifier si les tuyaux en PEX souhaités par l'entrepreneur sont abordables aux prix proposés, ou pour régler les détails concernant les retards et les problèmes liés à la chaîne d'approvisionnement. Obtenez les réponses avant l'approbation, car après, il est généralement trop tard. 

Étapes suivant la signature

Suivi

Votre travail de GCG se poursuit même après la signature des contrats, que celle-ci ait lieu en personne ou par signature électronique. Chaque contrat comporte des conditions, certaines simples et d’autres moins simples, et quelqu’un doit être chargé de veiller à ce que tout soit respecté. Là encore, il peut s’agir de votre gestionnaire de contrats ou, si vous êtes un employeur de plus grande taille, vous pouvez demander à vos équipes juridiques et de conformité de s’en charger pour vous.

Imaginons que votre ami entrepreneur général ait accepté de payer un certain montant par maison, une fois par mois et à l’avance des travaux. Si le mois d’août arrive sans paiement, votre équipe de suivi doit réagir rapidement. Un appel au bureau de l’entrepreneur général révèle qu’il rencontre un problème bancaire et que le paiement n’a pas été traité comme prévu.

Votre contrat peut contenir une clause qui inflige une amende à l’entrepreneur ou vous autorise à payer vos employés sur le crédit de l’entrepreneur jusqu’à la résolution du problème. Un manquement de ce type pourrait même vous permettre de résilier le contrat sans pénalités pour vous.  

Renouvellement du contrat

La plupart des contrats prennent finalement fin. Cela peut vous convenir, ou vous pouvez souhaiter poursuivre une relation qui fonctionne bien. À certains égards, le renouvellement est plus facile que la création initiale du contrat, car vous travaillez déjà ensemble et savez à quoi vous attendre. À d’autres égards, il peut être encore plus complexe, par exemple lorsque vous souhaitez négocier un prix différent ou insérer une clause qui ne figurait pas dans le contrat initial.

Conclusion

L’objectif de l’ensemble du processus de GCG est de parvenir à la conclusion. Idéalement, cela ne devrait pas marquer la fin du processus, mais simplement une étape du cycle complet comprenant l’initiation, la négociation, la mise en œuvre, le suivi et le renouvellement. C’est à vous de décider comment conclure l’accord, notamment qui peut engager votre entreprise par des obligations contractuelles, mais il est recommandé de faire approuver l’accord par la personne qui a géré le processus. Si vous utilisez des modèles en ligne, ils peuvent généralement permettre l’application d’une signature électronique à distance, notamment si vous externalisez la gestion auprès d’un prestataire de GCG qui ne travaille pas dans vos locaux.

Les solutions de gestion des contrats peuvent vous aider

Quelle que soit la taille de vos contrats ou le type de contrat que vous gérez, vous pouvez simplifier ce processus chronophage grâce à l’automatisation et à un logiciel avancé de gestion des contrats. En fait, les avantages d’un logiciel de gestion des contrats sont nombreux. Pensez à des modèles en ligne intelligents qui peuvent vous aider à optimiser les conditions que vous recherchez, à modifier des révisions en quelques minutes plutôt qu’en quelques jours, à ajouter des avenants personnalisés et à éliminer les goulots d’étranglement qui menacent de faire dérailler l’ensemble du cycle contractuel. Ces modèles présentent les éléments contractuels standard dans un format facile à lire, compréhensible au premier coup d’œil, et facilitent le suivi quotidien de l’exécution des contrats grâce à des rapports simples et intelligibles.

Tout bon contrat comporte un élément d’offre et un élément d’acceptation. Ce paragraphe, par exemple, vous offre des informations exclusives et des perspectives avancées sur l’univers des formulaires commerciaux intelligents en ligne. Tout ce que vous avez à faire pour l’accepter, c’est de vous abonner à notre newsletter. C’est amusant, instructif et gratuit !