Muutos on väistämätön osa elämää, eikä tämä päde missään yhtä hyvin kuin dynaamisessa liiketoimintaympäristössä. Kun tarkastellaan teknologiaan ja RevOpsiin keskittyvää erikoisaluetta vielä syvemmältä, tällainen muutoksen turbulenssi ei ole heikkohermoisille tarkoitettu.
Jotta näissä haastavissa vesissä voidaan navigoida tehokkaasti, organisaatioiden on omaksuttava suunnittelussa ja toteutuksessa rakenteellinen ja kurinalainen lähestymistapa. Digitaalisen muutoksen hankkeisiin, kuten ohjelmisto palveluna (SaaS) -ratkaisujen käyttöönottoon, ryhtyvien yritysten on ehdottomasti pidettävä henkilöstönsä keskiössä.
Tässä artikkelissa aion perehtyä syvällisesti organisaatiomuutoksen hallinnan maailmaan ja jakaa viisi tärkeää periaatetta, jotka liikevaihto-operaatioiden ammattilaisten tulisi muistaa seuraavaa SaaS-käyttöönottoa varten.
Mitä muutosjohtaminen on?
Muutosjohtaminen on tieteenalana kehittynyt ja kypsynyt huomattavasti viime vuosikymmenten aikana. Eri muutosjohtamishankkeita koskevat tutkimukset osoittavat, että muutoksen onnistumiseksi työntekijöitä on valmisteltava ja tuettava kattavasti koko prosessin ajan.
”70 % muutoshankkeista epäonnistuu. Organisaatiomuutoksen läpiviennissä vaikeuksissa olevat yritykset näkevät sen kielteiset vaikutukset liiketoimintansa kokonaissuoriutumiseen. Ne näkevät myös työntekijöiden sitoutumisen, hyvinvoinnin ja tuottavuuden heikkenemistä”. [WTW:n tutkimus]
Siinä missä muut tieteenalat, kuten projektinhallinta, keskittyvät lopputuloksen saavuttamiseen tarvittaviin työkaluihin ja järjestelmiin, muutosjohtaminen on mahdollistava viitekehys muutoksen ihmisiin liittyvän puolen hallintaan.
Ohjelmiston käyttöönoton budjetin tai aikataulun saavuttaminen ei riitä. Jos ihmiset eivät ole valmiita ja halukkaita ottamaan uusia järjestelmiä käyttöön, saatat joutua kärsimään haitallisista seurauksista niiden myönteisten tulosten sijaan, joita alun perin tavoittelit.
Nämä viisi muutosjohtamisen keskeistä periaatetta muodostavat ohjaavan viitekehyksen, jota liikevaihto-operaatioiden ammattilaiset voivat hyödyntää haluttujen tulosten saavuttamiseksi. Vaikka voit seurata erilaisia muutosjohtamisen malleja, nämä viisi vaihetta toimivat kokemukseni mukaan aina.
Muutosjohtamisen prosessi
Have an account? Log In
1. Ymmärrä muutos
Laajamittaisten ohjelmistokäyttöönottojen tulisi aina alkaa selkeällä ymmärryksellä siitä, millainen muutos on tulossa. Useimmat organisaatiot tekevät tämän väärin keskittymällä siihen, mitä käyttöönotto tarkoittaa organisaatiotasolla, eivätkä ymmärrä, mitä se tarkoittaa eniten vaikutuksille alttiille työntekijöille.
Muutoksen ymmärtäminen tarkoittaa niiden kitkan ja vastarinnan alueiden tunnistamista ja syvällistä ymmärtämistä, joita saatat kohdata käyttöönotossa ja hyödyntämisessä.
Tähän muutoksen ymmärtämisen ensimmäiseen periaatteeseen kuuluu myös olemassa olevien riskien ennakoiva ymmärtäminen. Nämä riskit ovat tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa kielteisesti haluttujen tulosten saavuttamiseen.
Proscin kaltaiset organisaatiot ovat luoneet erinomaisia arviointimalleja, joita voidaan käyttää seuraavan käyttöönoton mahdollisten riskien arvioinnissa.
Osana käyttöönoton riskien ymmärtämistä saatat myös haluta tehdä muutosvalmiusarviointeja selvittääksesi, kuinka valmiita kaikki ryhmät ja yksilöt ovat valmistelemaasi muutokseen.
Organisaation ja sen henkilöstön nykytilan arvioiminen on olennainen osa jokaista ohjelmiston käyttöönottoprojektia. Tämän valmiustarkistuksen yhteydessä huomioitavia asioita voivat olla:
- Yrityskulttuurin muutosvalmius
- Nykyinen muutoskapasiteetti
- Aiemman muutoksen jäljelle jääneet vaikutukset
- Keskijohdon nykyinen suhtautuminen tämänkaltaiseen muutokseen
On kriittinen ensimmäinen askel ymmärtää, missä organisaatiosi ihmiset ovat tällä hetkellä riskien ja valmiuden suhteen. Näiden arviointien avulla keräämääsi tietoa käytetään muutoshankkeen suunnitelman tehokkaaseen laatimiseen.
2. Suunnittele muutos
Kun ymmärrät selkeästi organisaatiosi nykyisen tilanteen dynamiikan, on aika laatia kattava suunnitelma. Menestyksekkäät muutosjohtamisen ammattilaiset tukeutuvat vahvasti hyväksi havaittuihin ja testattuihin viitekehyksiin, joita voidaan käyttää ohjenuorana tilanteiden muuttuessa monimutkaisiksi tai haastaviksi.
Tarkastellaan esimerkiksi muutokseen tarkoitettua ADKAR-menetelmää, joka on laajasti käytetty muutosjohtamisen suunnittelua tukeva viitekehys. Muiden muutosjohtamisstrategioiden tavoin ADKAR sisältää tapahtumien etenemissuunnitelman laatimisen, jossa keskitytään onnistuneen muutoksen edellyttämiin toimiin, viestintään ja resursseihin.
Osana suunnittelua sinun on määriteltävä selkeä visio halutusta tulevaisuuden tilasta ja asetettava sille täsmälliset tavoitteet. Tämä visio ohjaa organisaatiota muutosprosessin alusta loppuun.
Selkeän vision ja mitattavien tavoitteiden lisäksi organisaatiosi kannattaa keskittyä myös seuraaviin osa-alueisiin suunnitteluperiaatteen mukaisesti:
Laajuus ja aikataulu – Määrittele muutoksen laajuus selkeästi ja laadi toteutukselle realistinen aikataulu. Tämä auttaa varmasti asettamaan realistisia odotuksia ja hallitsemaan sidosryhmiä muutosprosessin aikana.
Resurssien kohdentaminen – Varmista, että tunnistat muutossuunnitelmasi tehokkaaseen toteuttamiseen tarvittavat resurssit. Sinun kannattaa tarkastella käytettävissä olevaa budjettia, henkilöstöresursseja ja teknologiaa.
Roolit ja vastuut – Jokaisen ryhmän roolien ja vastuiden määrittely on osa tehokasta muutosjohtamissuunnitelmaa. Määriteltäviin rooleihin voivat kuulua esimerkiksi johdon tuki, muutosjohtajat, muutosagentit, projektipäälliköt ja asiakasrajapinnassa työskentelevät henkilöt.
Hyvin jäsennelty muutossuunnitelma toimii etenemissuunnitelmana seuraavalle ohjelmistototeutuksellesi. Tämä suunnitelma antaa suunnan ja auttaa säilyttämään keskittymisen ja yhdenmukaisuuden tehokkaan muutoksen aikaansaamisessa. Lisäksi se varmistaa, että kaikki ovat samalla linjalla, mikä vähentää kitkaa ja lisää sitoutumista.
3. Viesti muutoksesta
Tehokas viestintä on onnistuneiden ohjelmistototeutusten elinehto. Viestinnän tulee olla tavoitteellista, selkeää ja johdonmukaista organisaation kaikilla tasoilla.
Tehokas viestintästrategia auttaa vähentämään työntekijöiden kokemaa ahdistusta ja epävarmuutta sekä edistää osallisuuden ja omistajuuden tunnetta erityisesti keskeisten sidosryhmien keskuudessa.
Ohjelmistototeutusten parissa saamani kokemuksen perusteella olen noudattanut tätä nelivaiheista jäsenneltyä lähestymistapaa viestintästrategian rakentamiseen.
Vaihe 1 – Laadi tapahtumien aikajana
Kun laadit tapahtumien aikajanaa, toimit tietoisesti ja ennakoivasti sen suhteen, minkä viestin haluat jakaa ja milloin jaat sen. Kuukaudessa, viikossa ja päivässä on tiettyjä ajankohtia, jolloin viestit saatetaan ottaa paremmin vastaan. Keskity rakentamaan viestintätapahtumien sarja, joka auttaa edistämään muutospyrkimyksiäsi.
Vaihe 2 – Segmentoi yleisösi – täsmennä viestisi
Viestitellessäsi yleisöllesi varmista, että täsmennät viestin vastaanottajalle sopivaksi. Näin toimiessasi jaat organisaatiosi eri tasoille hyvin erilaisia viestejä.
Vaihe 3 – Hanki viestin välittäjien tuki
Kuten olemme aiemmin kuulleet, väline voi joskus olla viesti. Siksi on erittäin tärkeää saada muutosjohtamisryhmäsi tuki viestintään tiimisi jäsenten kanssa. Laadi liiketoimintajohtajillesi viestit lähetettäviksi tai valmistele johdolle tiivistelmä esitettäväksi heidän omille tiimeilleen keskeisistä muutoksista.
Muiden kohdeyleisösi silmissä uskottavien henkilöiden tuen hankkiminen voi todella vaikuttaa siihen, miten viesti otetaan vastaan, ja vähentää muutosvastarintaa.
Vaihe 4 – Viesti eri kanavien ja välineiden kautta
Kun laadit viestintäsuunnitelmaasi, varmista, että käytät erilaisia kanavia ja välineitä. Näen liian usein kollegoiden tukeutuvan aivan liikaa sähköposteihin suurimmassa osassa viestintää.
Mieti välitettävää viestiä ja harkitse esimerkiksi uutiskirjeiden, julisteiden, sosiaalisten tapahtumien tai fyysisten asiakirjojen käyttöä.
4. Toteuta muutos
Kun sinulla on selkeä käsitys muutoksesta, hyvin jäsennelty suunnitelma ja tehokas viestintäsuunnitelma, on aika toteuttaa muutos. Tässä teoriasta tulee käytäntöä.
Keskeinen osa muutoksen toteuttamista on koulutussuunnitelman käyttöönotto. Tarjoa tarvittava koulutus ja resurssit, jotta työntekijöillä on ratkaisusi käyttämiseen tarvittavat taidot ja tiedot. Koulutusprosessin aikana jatkuvaa oppimista tulee korostaa.
Osana suunnittelua olet myös määritellyt seurattavat virstanpylväät ja mittarit. Selkeä käsitys keskeisistä suorituskykyindikaattoreista (KPIt) on ratkaisevan tärkeä sekä lyhyen että pitkän aikavälin edistymisen seuraamiseksi. Pyri säännöllisesti arvioimaan ja viestimään muutoksen etenemisestä.
More Articles
5. Vahvista muutosta
Ohjaavana periaatteena on, että muutos ei pääty toteutukseen, vaan kyseessä on jatkuvasti ylläpidettävä prosessi. Jotta muutoksesta tulee pysyvä osa koko organisaation prosesseja ja kulttuuria, on ratkaisevan tärkeää ylläpitää vahvistamisohjelmia.
Tehokasta vahvistamista toteutettaessa on tärkeää katsoa jatkuvaa koulutusta pidemmälle ja keskittyä palautteeseen ja arviointiin.
Pyri jatkuvasti keräämään palautetta sekä loppukäyttäjiltä että muutostiimiltäsi arvioidaksesi muutoksen tehokkuutta. Luo kannustimia tähän osallistumiseen, jotta palautteen kerääminen pääsee vauhtiin. Löydät pian alueita, joihin kannattaa keskittyä ja joita on syytä tarkastella tarkemmin.
Palautteen keräämisen lisäksi muista huomioida ja tunnustaa henkilöt, jotka omaksuvat muutoksen ja osoittavat toivottua käyttäytymistä. Pienten voittojen juhlistaminen on hyvä askel oikean organisaatiokulttuurin edistämiseksi.
Luota lopuksi muutosjohtamisen tiimiisi, joka jatkaa tuen ja sitoutumisen osoittamista muutokseen. Heidän toimintansa toimii työntekijöille esimerkkinä, jota seurata vielä pitkään ratkaisusi käyttöönoton jälkeen.
Yhteenveto
Perimmiltään nämä muutosjohtamisen periaatteet ovat organisaatioille välttämättömiä ymmärtää perusteellisesti tämän päivän nopeasti muuttuvassa maailmassa, olipa kyseessä SaaS-ohjelmistosovelluksen käyttöönotto tai olemassa olevan prosessin muuttaminen.
Hallitakseen muutosta menestyksekkäästi organisaatioiden on omaksuttava suunnitelmallinen rakenne ja kurinalaisuus, jotta ne voivat maksimoida muutoshankkeisiin tekemänsä investoinnin hyödyt.
Jos pidit tästä artikkelista, jätä kommentti alle tai tilaa The CRO Clubin uutiskirje, niin saat lisää kaikkea markkinointiin, myyntiin, asiakasmenestykseen ja muuhun liittyvää suoraan sähköpostiisi.
