Jos tunnet jo liiketoimintatiedon hallinnan, tiedät, että siinä hyödynnetään edistynyttä data-analytiikkaa, jotta voidaan ymmärtää, mitä yrityksessäsi ja sen suorituskyvyssä tapahtuu. Hyvän liiketoimintatiedon hallinnan strategian rakentaminen muistuttaa paljon pienen tiedusteluoperaation toteuttamista omatoimisesti käyttäen suurta määrää dataa, johon sinulla todennäköisesti on jo pääsy. Tavoitteena on ymmärtää eri paikkoihin kertynyttä big data -tietoa ja muuttaa se analyyseiksi, joita voit tulkita ja hyödyntää.
Ennen kuin aloitat BI-strategian käytön tehdäksesi älykkäitä päätöksiä, säästääksesi rahaa ja vaivaa, vähentääksesi riskejäsi ja saavuttaaksesi kilpailuetua, on tietenkin hyödyllistä luoda ensin vankka perusta. Tämä artikkeli toimii oppaanasi onnistuneen BI-strategian rakentamiseen.
Mikä on liiketoimintatiedon hallinnan strategia?
Liiketoimintatiedon hallinnan strategia on suunnitelmasi siitä, miten aiot ymmärtää yrityksesi käytettävissä olevia tietojoukkoja. Yrityksesi kerää todennäköisesti paljon tietoa, ja hyvä BI-strategia on järjestelmällinen menetelmä sen järjestämiseen, läpikäymiseen, hyödyllisten oivallusten kehittämiseen ja tietoon perustuvien päätösten tekemiseen. Esimerkkejä hajanaisesta datasta, jota yrityksellesi todennäköisesti kertyy, ovat:
- Myyntiluvut
- Sosiaalisen median palaute
- Asiakkaiden vastaukset palvelupuheluihin ja tekniseen tukeen
- Sisäinen taloustieto
- Työntekijöiden palkkatiedot, työaikakirjanpidot ja kaikki muu henkilöstöhallinnon tieto, kuten sairauslomat ja palkalliset vapaat
- Varastoluvut
- Vastaavat kilpailijoista keräämäsi tiedot, kuten heidän julkisesti saatavilla olevat myyntilukunsa tai mainoskulunsa
Kun sinulla on tietojoukko, jonka uskot sisältävän hyödyllistä tietoa, BI-strategiasi on muodollinen menetelmä, jonka avulla analysoit sitä ja laadit järkevän datan visualisoinnin, joka nostaa keskeiset oivallukset esiin. Tähän kuuluu yleensä BI-tiimin kokoaminen tärkeimmistä sidosryhmistä, kuten talousjohtajasta tai tietohallintojohtajasta, toimittajista, henkilöstöpäälliköistä, data-analytiikan asiantuntijoista ja jopa loppukäyttäjistä. Tiimi pitää jäsenneltyjä kokouksia, joissa tietoa tarkastellaan mielekkäällä tavalla.
Tavoitteena on kehittää ennustava malli, joka selittää, mitä organisaatiosi tekee, ja toivottavasti saavuttaa parempia ennusteita kuin sattumanvarainen arvaaminen.
Miksi minulla pitäisi olla liiketoimintatiedon hallinnan strategia?
Jäsenneltyjen data-analyysityökalujen käyttäminen keskeisten suorituskykymittareiden esiin tuomiseen on vaivan arvoista. Kun tiimisi ovat päässeet vauhtiin, esiin alkaa tulla paljon todella yllättäviä oivalluksia, jotka voivat auttaa tekemään huomattavasti parempia liiketoimintapäätöksiä. Kun totut toimimaan tällä tavalla, huomaat useita BI:n hyötyjä. Liiketoimintatiedon hallinnan tiekarttasi voi auttaa sinua seuraavilla tavoilla.
Tee tietoon perustuvia päätöksiä
Päätösten tekeminen on johtajan tärkein tehtävä, ja jos toimit sokkona, tuntuu kuin heittelisit tikkoja tauluun, johon on kiinnitetty vaihtoehdot KYLLÄ ja EI. Edistynyt liiketoiminta-analytiikka tukee päätöksentekoasi ja pitää sinut yhteydessä tosiasioihin tavalla, joka ei muuten olisi mahdollista kasvavissa organisaatioissa. Yhden päivän aikana saatat joutua tekemään päätöksiä henkilöstöhallinnon käytännöistä, sosiaalisen median viestinnästä, vaatimustenmukaisuustoimista, viranomaisraportoinnista ja siitä, pitäisikö taukohuoneessa olla tavallista maitoa vai soijamaitoa.
Oletetaan esimerkiksi, että sinun on päätettävä, siirrytäänkö työvuoromalliin, jossa tehdään 4 päivää 10-tuntisia työvuoroja, vai jatketaanko nykyisellä 5 päivää 8-tuntisia työvuoroja sisältävällä mallilla. Ilman BI-strategiaa, jonka avulla työaikakirjanpidon tiedot ja keskeiset suorituskykymittarit voidaan analysoida, arvaat käytännössä sen perusteella, mikä tuntuu oikealta. Mutta entä jos käsittelet datasi käyttöön ottamiesi liiketoimintatiedon hallinnan automatisoinnin vaiheiden avulla ja se osoittaa, että asiakaspalvelun työntekijät suoriutuvat paljon paremmin työvuoronsa lopussa kuin alussa, mutta ilmoittavat olevansa sairaana useammin kuin myyntihenkilöstö?
Tässä tapauksessa voisit harkita 12 tuntia töitä ja 24 tuntia vapaata sisältävää työvuoromallia, sillä se maksimoi sekä asiakaspalvelutyöntekijöidesi tuottavan työajan että heidän vapaa-aikansa. Tämän seurauksena puheluiden käsittelyajat lyhenevät ja poissaolot vähenevät. Se on hyvä liiketoimintapäätös, jota et olisi koskaan osannut arvata ilman BI-tiimiä, joka tarkastelee dataa perusteellisesti.
Säästä aikaa ja rahaa
Edellä olevan esimerkin perusteella olet päättänyt siirtyä asiakaspalvelussa 12/24-työvuoromalliin. Nyt sinun on pantava päätöksesi täytäntöön. Tähän on tietenkin hyviä ja huonoja tapoja, mutta onko olemassa yksi ainoa paras tapa?
Tällaisen suuren muutoksen haluavat yritykset palkkaavat joskus ulkopuolisia konsultteja suunnittelemaan ja hallinnoimaan digitaalisen transformaation strategiaansa. On sanomattakin selvää, että tämä on erittäin kallista ja vie huomiosi kuukausiksi. Toisaalta jonkun palkkaaminen yrityksen sisältä voi kestää yhtä kauan, eikä kyseinen johtaja voi hoitaa muita tehtäviään samalla, kun hän järjestelee aikatauluja.
Tällöin BI-tiimisi tulee apuun tarkastelemalla tietoja ja etsimällä ansioluettelon (haettavien avainsanojen avulla) yhdeltä talousanalyytikoistasi, joka on aiemmin työskennellyt projektipäällikkönä. Hän on juuri palannut äitiyslomalta (HR-osaston toimittama tieto), eikä ole vielä aloittanut tämän vuoden verojen parissa työskentelyä. Saapuvien puheluiden seuranta osoittaa, että maaliskuu on asiakaspalvelukyselyiden osalta hiljainen kuukausi ja että puheluita tulee vähiten yöaikaan.
Näiden tietojen perusteella pyydät entistä projektipäällikköäsi ottamaan aikataulumuutoksen hoitaakseen ennen varsinaisen verokauden alkamista. Ajoita ensimmäinen uusi työvuoro maaliskuun alkuun ja aloita siirtymä yövuoroista, jotta heidän työkuormansa pysyy pienenä, kunnes kaikki ehtivät sopeutua. Sen jälkeen käytät taloushallinnon koontinäyttöjäsi vertaillaksesi kustannuksia siihen, mitä olisit maksanut yrityskonsulteille saman työn tekemisestä.
Have an account? Log In
Hallitse riskejä
Älykäs riskienhallinta on toinen liiketoimintatiedon hallinnan strategian etu. Kun asetat liiketoiminnan tavoitteita lähitulevaisuudelle, otat väistämättä joitakin riskejä. Tulevista hankkeista tulee loppujen lopuksi paljon ennakoitavampia, jos pystyt näkemään tulevaisuuteen. Liiketoimintatiedon hallinnan strategia ei pysty hallitsemaan tätä täysin, mutta se voi auttaa suunnittelussasi.
Oletetaan, että olet päättänyt ottaa uuden aikataulun käyttöön ja olet siirtymän puolivälissä. Parhaista suunnitelmistasi huolimatta kaikki ei suju hyvin, ja odotettua suurempi määrä asiakaspalvelutyöntekijöitäsi lähtee tai valittaa muutoksesta. Keskeiset sidosryhmäsi seuraavat mittareita tarkasti, ja ne tuottavat joukon helposti kaavioiksi muunnettavia virstanpylväitä, joiden avulla voit seurata projektia. Jos henkilöstön vaihtuvuus nousee tietylle tasolle, se on merkki siitä, että muutosta on hidastettava tai tappiot on minimoitava ajoissa. Jos luvut pysyvät lähellä hyväksyttävää tasoa, voit jatkaa luottavaisin mielin, sillä tietolähteet ennustavat paluuta normaaliin siirtymän jälkeen. Kummassakin tapauksessa otat tarkoin määriteltyjä riskejä tietoisena tilanteesta ja hallitset prosessia koko sen ajan.
Hanki kilpailuetu
Ruuhkaisella ja kilpailullisella alalla jopa pieni etumatka voi antaa sinulle vähäisen edun, jonka ansiosta pääset vähitellen muiden edelle. Jos kilpailijasi eivät käytä edistyneitä BI-työkaluja päätöksentekoprosessinsa hallintaan, teet todennäköisesti vähemmän ja vähemmän vakavia virheitä ja saatat jopa löytää uusia mahdollisuuksia, jotka muut jättävät huomaamatta.
Vaiheet onnistuneen liiketoimintatiedon hallinnan strategian rakentamiseen
Onnistuneen BI:n edut kuulostavat hyviltä, mutta miten saat sen toimimaan käytännössä? Tässä on 10 vaihetta, joita lähes mikä tahansa yritys voi noudattaa rakentaakseen toimivat BI-järjestelmät ja tehdäkseen niistä säännöllisen osan liiketoimintaansa.
Vaihe 1. Arvioi nykyinen tilanteesi
Et voi tehdä mitään, ennen kuin tiedät, mitä vastaan olet. Hyödynnä sisäpiirin tietämystäsi liiketoimintasi nykytilasta ja tulevista liiketoimintatavoitteistasi arvioidaksesi, missä olet ja millaista tietoa tarvitset ohjaamaan toimintaasi jatkossa. Tämä vaikuttaa moniin päätöksiin, joita teet tiimiesi rakenteita suunnitellessasi ja uusia työnkulkuja laatiessasi. Tutustu toimitiloihisi, käy Excel-taulukkosi läpi ja keskustele osastopäälliköidesi kanssa tunnistaaksesi arvokkaita tavoitteita ja löytääksesi alueet, joilta tietoa puuttuu.
Vaihe 2. Valitse hankkeen tukija ja sidosryhmät
BI-tiimiesi jäseniksi valitsemiesi ihmisten on oltava älykkäitä, motivoituneita ja riittävän kurinalaisia, jotta he pystyvät lähestymään data-analyysiä järjestelmällisesti. Valitse joku, johon luotat tiimin johtajana. Tämä on yleensä ylimmän johdon tasolla toimiva johtaja, jolla on paljon kokemusta ryhmätyöskentelystä ja tiimien johtamisesta. Anna tälle hankkeen tukijalle runsaasti vapautta muun tiimin kokoamiseen, mutta varmista, että ryhmään kuuluu edustajia jokaisesta projektin vaikutuspiiriin joutuvasta tiimistä. Nämä sidosryhmät työskentelevät tiiviisti yhdessä.
Vaihe 3. Kokoa BI-tiimisi
Kokoa kaikki yhteen, tilaa pizzaa ja aloita esittelykierros. Jos olet muuttamassa aikatauluja, kuten jatkuvassa esimerkissämme, mukaan kannattaa ottaa keskeiset henkilöt, kuten hankkeen tukija — jonka oletamme olevan operatiivinen johtajasi — joka raportoi suoraan sinulle. Tiimiin kuuluvia sidosryhmiä ovat asiakaspalvelupäällikkö, joku HR-osastolta, operatiivisen toiminnan aikatauluvastaava, joku ammattiliitosta, jos yritykselläsi on sellainen, sekä mahdollisesti lakiasioista vastaava henkilö, jolla on erityisesti kokemusta työlaista ja vapauttamattomien työntekijöiden vaatimustenmukaisuudesta.
Huomautus: Valitsemastasi alustasta riippuen (seuraava vaihe) saatat haluta investoida myös koulutukseen, kuten tiimillesi tarkoitettuun Power BI -kurssiin tai Tableau-kurssiin.
Vaihe 4. Valitse BI-alustasi
On kuluva vuosi, ja kaikki on digitaalista. Riippumatta siitä, mitä tiimisi tekee – vaikka liiketoimintasi suorituskykytavoitteena olisi vain siirtyä kahvipaikalla soijamaitoon – tarvitset liiketoimintatiedon hallintaohjelmiston, joka tarjoaa itsepalvelumalleja ja erinomaisen käytettävyyden myös muille kuin asiantuntijoille. Jos tarvitset hyväksi havaittuja ehdotuksia, olemme koonneet suosituksemme parhaista tulotiedon hallinta-alustoista.
Vaihe 5. Huomioi tietoturva, yksityisyys ja vaatimustenmukaisuus
Tälläkin hetkellä jossain päin maailmaa joukko neuvokkaita hakkereita yrittää päästä käsiksi tietoihisi. Yrityksesi tulevaisuudensuunnitelmat eivät ole asioita, joita haluat jakaa, joten tarvitset salauksen ja hyvän IT-tietoturvan. Jos käsittelet asiakkaiden taloustietoja, varmista, että käytät ainoastaan SSAE 18 -sertifioitua ohjelmistoa, sillä se voi olla lakisääteinen vaatimus.
Vaihe 6. Kerää, puhdista ja analysoi tietosi
Roskaa sisään, roskaa ulos. Olet varmasti kuullut tuon ennenkin, mutta tässä yhteydessä se on tärkeämpää kuin koskaan. Puhdista tietosi ennen kuin ne kulkevat liiketoimintatiedon käsittelykoneiston läpi, tai tuloksissa ei ole mitään järkeä. Et esimerkiksi tarvitse jokaisen työntekijän kotipuhelinnumeroa työvuorosuunnittelun muuttamiseen, joten poista se ja kaikki muut tarpeettomat tiedot. Luontainen riippuvuus tietojen laadusta on yksi liiketoimintatiedon hallinnan haitoista.
Vaihe 7. Käytä tietojen visualisointeja
Osa liiketoimintatiedon hallinnan suunnitelmaa on se, miten tiimin kehittämät oivallukset esitetään. Luo liiketoimintatiedon hallinnan koontinäyttö tietojen visualisointimallien avulla, sillä ne ovat yksinkertaisia ja intuitiivisia ja niiden avulla voit tarkastella valtavia tietomääriä yhdellä silmäyksellä. Niiden ansiosta myös kaikkien sidosryhmien ja liiketoimintatiedon hallinnan tiimisi jäsenten on paljon helpompi ymmärtää tarkalleen, mitä he tarkastelevat.
Vaihe 8. Tunnista keskeiset suorituskykymittarisi
Valitse keskeiset suorituskykymittarisi (KPIs) ja välitavoitteesi heti alussa ja pidä niistä kiinni. Milloin sinun pitäisi tietää, miten aikataulun muuttaminen vaikuttaa työmotivaatioon? Milloin sinun pitäisi tietää, mitä se maksaa? Mikä on koko hankkeen sijoitetun pääoman tuotto (ROI)? Seuraa näitä asioita, sillä tarvitsemasi palaute auttaa varmistamaan, että olet oikealla tiellä.
More Articles
Vaihe 9. Ennakoi esteet ja etsi ratkaisuja
Kuten eräs kuuluisa nyrkkeilijä kerran sanoi: ”Jokaisella on suunnitelma, kunnes häntä lyödään päähän.” Tiedämme, että liiketoimintatiedon hallinta ja tiedot ovat melko kaukana urheilusta, mutta lainaus pätee oikeastaan kaikkiin suunnitelmiin, joita toteutat. Varaudu etukäteen esteisiin, virheisiin ja liiketoimintatiedon hallinnan tunnettuihin haittoihin ja laadi suunnitelma väistämättömien tietokonekaatumisten, tietojen menetysten ja koulutuksen puutteiden varalle.
Vaihe 10. Tee vuosittaiset katselmukset
Jos et sisällytä palautetta ja arviointia liiketoimintatiedon hallinnan rakenteeseesi, et koskaan tiedä, toimiiko se. Arvioi vuosittain (tai useammin, esimerkiksi neljännesvuosittain) tietoja, tiimiä ja jopa itse prosessia varmistaaksesi, että pysyt oikealla tiellä. Tarkastele jälleen saavuttamaasi sijoitetun pääoman tuottoa ja jatka prosessin kehittämistä, jotta tulet jatkuvasti paremmaksi tietoon perustuvien päätösten tekemisessä.
Haluatko tietää lisää?
Tiesitkö, että liiketoimintatiedon hallinnan strategiassa on enemmän sisältöä kuin yhteen artikkeliin mahtuu? Tilaa uutiskirjeemme, niin opit jatkuvasti lisää tästä aiheesta sekä kaikista tulojen hallintaan liittyvistä vinkeistä, tekniikoista ja työkaluista, joita tarvitset menestyäksesi.
