¿Qué es la gestión de contratos? Guía completa de fundamentos

Para las empresas que dependen totalmente de sus contratos, es importante gestionarlos correctamente. La gestión de contratos es una parte que se pasa por alto con frecuencia en una buena administración empresarial, aunque podría decirse que es una de las cosas más importantes que su empresa debe hacer bien. Hay una razón por la que muchas empresas grandes contratan a algunos de los abogados mejor pagados de Estados Unidos para supervisar sus contratos. Es algo realmente importante.

Entonces, ¿qué es la gestión de contratos? Es un conjunto de prácticas que se llevan a cabo para asegurarse de que todos sus contratos sean claros, específicos, exigibles y susceptibles de ser respaldados por un tribunal si alguna vez surge una disputa. Un sistema de gestión del ciclo de vida de los contratos puede garantizar que esto funcione, con todo tipo de detalles que debe gestionar correctamente y muchas herramientas que le ayudarán a hacerlo bien.

¿Qué es la gestión de contratos?

La gestión de contratos, conocida en ocasiones como administración de contratos, es el trabajo que realiza su equipo directivo para redactar contratos sólidos, desarrollarlos durante la fase previa a la firma para que estén en buenas condiciones y, posteriormente, supervisar el cumplimiento una vez firmados. No debe confundirse con la negociación de contratos, en la que usted y la otra parte regatean sobre los términos y las obligaciones, ni con la gestión del cumplimiento, en la que su personal supervisa que su empresa cumpla un contrato o un requisito legal.

Para verlo más claramente, imagine que es una empresa de fontanería que acaba de conseguir un trabajo con un contratista general para construir algunas viviendas. El contratista general solo quiere que utilice tuberías PEX en lugar de PVC o cobre. Que esto sea aceptable o no depende del negociador y de los equipos de adquisiciones, no del gestor de contratos.

El trabajo del gestor consiste en intervenir después de que se haya llegado a un acuerdo sobre las tuberías para asegurarse de que esa parte del acuerdo esté claramente especificada y sea exigible. Después, un buen profesional de la gestión de contratos delega el cumplimiento del contrato en otra persona, a menudo el responsable de cumplimiento, el inspector de códigos o como se denomine ese puesto en su empresa, para asegurarse de que se respeten los términos.

El gestor de contratos no es solo un corrector de pruebas. Por lo general, esta persona es responsable de la gestión del ciclo de vida del contrato desde su inicio hasta su cierre. Por ejemplo, podría ser quien propuso inicialmente el acuerdo con el contratista general y también podría ser responsable de renovarlo cuando caduque. Incluso es posible, especialmente en las empresas pequeñas, que el gestor de contratos sea también el negociador y el responsable de cumplimiento, aunque, hablando estrictamente, se trata de funciones diferentes.   

¿Por qué es importante la gestión de contratos?

¿Por qué tiene que ser tan complicado iniciar, firmar y hacer cumplir un contrato? ¿Conoce el dicho «el diablo está en los detalles»? Esto nunca es más cierto que en los contratos comerciales, especialmente en una situación en la que un equipo jurídico hábil puede ahorrar o extraer millones de dólares debido a un defecto técnico en un párrafo de un contrato legal de 14 páginas.

Empresas enteras dependen de una gestión de contratos eficaz para seguir existiendo, y merece la pena pagar a alguien competente para asegurarse de que sus contratos no le causen problemas ni le sorprendan algún día.

Supongamos que ese contratista general le incorpora para realizar las instalaciones de fontanería. Al principio todo va muy bien, pero después de unos 3 meses surge un problema en la cadena de suministro y no le entregan las tuberías PEX. Ahora tiene que tomar una decisión difícil.

Puede retrasarse, lo que podría acarrear una penalización económica según los términos del contrato, o podría sustituirlas por las tuberías de PVC o cobre que tiene en existencias para mantener todo según lo previsto, lo que también constituiría un incumplimiento del contrato. En cualquier caso, está en problemas porque un camión no llegó a tiempo a su almacén. ¿Qué debería hacer?

Aquí es donde una gestión eficaz de contratos le salva de una situación complicada. Durante la fase de negociación, el gestor de contratos debería haber preguntado qué ocurriría si surgiera precisamente este problema. Lo ideal sería que existiera algún tipo de opción alternativa en caso de incumplimientos del acuerdo que no pudieran controlarse, o al menos una opción de resolución de conflictos. Es responsabilidad del gestor de contratos incluir algo así al crear el contrato para asegurarse de que todos tengan expectativas claras de antemano.

En resumen: ¡proteja su empresa! Comprenda los factores que pueden invalidar un contrato.

¿Quién es responsable de la gestión de contratos?

Todo el proceso de gestión de contratos es complicado y realmente necesita a un especialista que se dedique a esto y a casi nada más. Su gestor de contratos podría ser abogado, pero no tiene por qué serlo. Podría confiar esta tarea al gestor con más experiencia de la empresa, siempre que esa persona tenga experiencia previa con contratos jurídicamente exigibles. Sin embargo, en un sentido más amplio, podría decirse que todos forman parte del equipo de gestión de contratos.

Los detalles del proceso de gestión de contratos varían de una empresa a otra e incluso de un acuerdo a otro, pero no se quede atrapado en las formalidades. Cualquiera que pueda contribuir de forma útil debería sentirse bienvenido a participar para asegurarse de que cuenta con buenos contratos.

Volvamos a esa empresa de fontanería. En el extremo, podría tener empleados diferentes que establecen contactos para conseguir el trabajo e iniciar las relaciones comerciales (ventas), hablan sobre los términos del acuerdo (negociador de contratos), revisan la documentación antes de la firma (administración de contratos) y hacen cumplir sus disposiciones tanto internamente (cumplimiento) como externamente (departamento jurídico). 

Por supuesto, todo esto podría recaer en una sola persona. Podrías ser una empresa de fontanería unipersonal, en cuyo caso todo esto dependería de ti. Tu empresa podría tener media docena de fontaneros con licencia, sus ayudantes y una recepcionista, lo que significa que tendríais que compartir el proceso de gestión de contratos o externalizarlo a una empresa profesional. Sin embargo, cuando empieces a trabajar con contratos muy complejos, podría valer la pena contar con un equipo interno completo de gestión del ciclo de vida de los contratos. 

Comprender el proceso de gestión de contratos

Independientemente de cómo gestiones la aprobación de contratos, debes asegurarte de que ciertos flujos de trabajo formen parte del proceso. El proceso básico de gestión del ciclo de vida de los contratos funciona en seis etapas, convenientemente divididas entre tres etapas previas a la firma y tres etapas posteriores a la firma. En cada etapa, debes intentar involucrar a todas las partes interesadas pertinentes, aunque solo sea para escuchar y mantenerse al día, de modo que su propio trabajo esté mejor informado en una fase posterior. 

Etapas previas a la firma

Creación del contrato

La redacción del contrato es el punto de partida. Puede tratarse de un proceso formal, como cuando licitas para un contrato gubernamental o solicitas convertirte en proveedor de una gran empresa. También puede ser muy informal, como cuando tu amigo necesita que hagas un trabajo de desarrollo en su sitio web. Para la mayoría de las empresas, la redacción de contratos se encuentra en un punto intermedio: un equipo de ventas desarrolla oportunidades y llega a un acuerdo preliminar sobre las operaciones, y después pasa el archivo al sistema de gestión de contratos para los siguientes pasos.

En el ejemplo de contratación que hemos estado utilizando, probablemente conocerías al contratista general en una convención u otro evento de establecimiento de contactos y entablarías una conversación (informal). Podrías llamarlo en frío y preguntarle si tiene algún trabajo que puedas realizar (semiformal). También podrías solicitar trabajo para instalar tuberías en escuelas públicas, en cuyo caso probablemente tendrías que completar un proceso de licitación antes de que pudiera comenzar la etapa contractual (formal). 

Negociación del contrato

Independientemente de cómo se genere la oportunidad, tarde o temprano entrarás en negociaciones. De nuevo, aquí existe mucha variedad. Técnicamente, estás cumpliendo un contrato cuando compras pan en el supermercado, porque tú (el cliente) haces una oferta para comprar pan al precio indicado, seguida de la aceptación de dicha oferta por parte de la tienda y de tu pago. Los contratos comerciales suelen ser más formales que esto y, para cualquier cosa que dure más de un año o cueste más de 1.000 $, definitivamente querrás tenerlo por escrito con los requisitos contractuales esenciales.

Algunos acuerdos vienen con contratos estándar. Si conduces una ambulancia, Medicaid paga lo que corresponde por milla y eso no se puede negociar. Otros acuerdos tienen cierto margen de maniobra, aunque no mucho. Suministrar productos de silicio a Intel para sus microchips no es lo que llamarías un trabajo flexible, por lo que probablemente las únicas negociaciones giren en torno al volumen, los precios y las condiciones de ejecución. 

Las empresas más pequeñas pueden permitirse contratos más abiertos. Podrías firmar un acuerdo con el contratista general para proporcionar servicios de fontanería, pero tú o ellos podríais ser responsables de comprar los suministros, pagar el seguro, tratar con los clientes y demás. Por lo general, puedes negociar libremente todo lo que puedas en cuanto a precios, detalles del pago, arbitraje frente a mediación, etcétera. Aquí es donde tu equipo de negociación de contratos puede demostrar realmente su valía.

En este punto también merece una mención especial una especie de fase intermedia en el ciclo de vida de la gestión de contratos: la edición. Ningún documento es perfecto en la primera revisión, y un formulario jurídicamente vinculante que puede costarle una fortuna a alguien realmente debe ser perfecto antes de firmarse. Un buen software de gestión de contratos puede ser de gran ayuda, con plantillas estándar que no requieren muchas revisiones para perfeccionarse, pero asegúrate de contar con alguien que edite los párrafos y revise el contrato completo. Algún día podría ser realmente importante. 

Aprobación del contrato

Una vez iniciado, negociado y editado el contrato, llega el momento de aprobarlo. El responsable de contratos y las demás partes interesadas necesitan tiempo para revisar el contrato completo antes de que pueda firmarse uno nuevo. La aprobación puede proceder de un repositorio central, como el departamento jurídico, o distribuirse ampliamente entre las distintas partes interesadas. Si solo hay un responsable, asegúrate de que se tome su tiempo y hable con las personas pertinentes de tu empresa antes de conceder la aprobación para firmar.

En la empresa de fontanería, el negociador podría enviar el contrato de servicios a la dirección para obtener la aprobación final, seguido de un periodo de revisión de una semana. Es un buen momento para hablar con el responsable de compras y averiguar si las tuberías PEX que quiere el contratista son asequibles a los precios propuestos, o para resolver los detalles relacionados con los retrasos y la cadena de suministro. Obtén las respuestas antes de la aprobación, porque después normalmente se considera demasiado tarde. 

Etapas posteriores a la firma

Supervisión

Tu trabajo de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) continúa incluso después de que se firman los contratos, ya sea en persona o mediante firma electrónica. Todo contrato tiene términos, algunos sencillos y otros no tanto, y alguien debe encargarse de garantizar que todo se cumpla. De nuevo, puede ser tu gestor de contratos o, si tienes una empresa más grande, puedes utilizar a tu personal jurídico y de cumplimiento normativo para que lo haga por ti.

Supongamos que tu amigo, el contratista general, ha aceptado pagar una cantidad determinada por vivienda y hacerlo una vez al mes por adelantado antes de que se realice el trabajo. Si llega agosto y no se ha efectuado ningún pago, tu equipo de supervisión debe actuar con rapidez. Una llamada telefónica a la oficina del contratista general revela que tiene un problema bancario y que el pago no se ha liquidado como debería.

Es posible que tu contrato incluya una cláusula que imponga una multa al contratista o te permita pagar a tu personal con cargo al crédito del contratista hasta que se resuelva el problema. Un incumplimiento como este incluso podría permitirte rescindir el contrato sin penalizaciones para ti.  

Renovación del contrato

La mayoría de los contratos terminan tarde o temprano. Puede que estés de acuerdo con ello o que quieras mantener algo que funciona bien. En algunos aspectos, la renovación es más fácil que la creación inicial del contrato, porque ya trabajáis juntos y sabéis qué esperar. En otros, puede ser incluso más complicada, por ejemplo, cuando quieres negociar un precio diferente o insertar una cláusula que no estaba presente en el original.

Cierre

El objetivo de todo el proceso de CLM es llegar al cierre. Lo ideal es que este no sea el final del proceso, sino solo una etapa del ciclo completo de inicio, negociación, implementación, supervisión y renovación. Depende de ti cómo cerrar el acuerdo, por ejemplo, quién puede comprometer a tu empresa con obligaciones contractuales, pero es buena idea que la persona que gestionó el proceso lo apruebe y lo formalice. Si utilizas plantillas en línea, normalmente pueden aplicar una firma electrónica de forma remota, por si subcontratas la gestión a una empresa de CLM que no está en tu oficina.

Las soluciones de gestión de contratos pueden ayudar

Independientemente del tamaño de tus contratos o del tipo de contrato que gestiones, puedes agilizar el proceso, que requiere mucho tiempo, mediante la automatización con un software avanzado de gestión de contratos. De hecho, las ventajas del software de gestión de contratos son muchas. Piensa en plantillas inteligentes en línea que pueden ayudarte a optimizar los términos que buscas, editar revisiones en minutos en lugar de días, añadir modificaciones personalizadas y eliminar los cuellos de botella que amenazan con descarrilar todo el ciclo contractual. Estas plantillas presentan los elementos contractuales estándar en un formato fácil de leer que se entiende de un vistazo y facilitan la supervisión diaria del cumplimiento del contrato mediante informes sencillos e inteligibles.

Todo buen contrato tiene un elemento de oferta y otro de aceptación. Este párrafo, por ejemplo, te ofrece información interna y conocimientos avanzados sobre el mundo de los formularios empresariales inteligentes en línea. Lo único que tienes que hacer para aceptarlo es suscribirte a nuestro boletín. ¡Es divertido, informativo y gratuito!