Si ya estás familiarizado con la inteligencia empresarial, sabrás que utiliza análisis de datos avanzados para entender qué está ocurriendo con tu empresa y su rendimiento. Crear una buena estrategia de inteligencia empresarial se parece mucho a llevar a cabo una pequeña operación de reconocimiento por tu cuenta, utilizando un conjunto de datos a los que probablemente ya tengas acceso. El objetivo es comprender la información de macrodatos dispersa en diversos lugares y convertirla en análisis que puedas entender y utilizar.
Por supuesto, antes de empezar a utilizar una estrategia de BI para tomar decisiones inteligentes, ahorrar dinero y esfuerzo, reducir tus riesgos y obtener ventaja sobre la competencia, es útil sentar primero las bases. Aquí entra en juego este artículo, tu hoja de ruta para crear una estrategia de BI exitosa.
¿Qué es una estrategia de inteligencia empresarial?
Una estrategia de inteligencia empresarial es tu plan para comprender los conjuntos de datos disponibles para tu empresa. Probablemente tu empresa recopila mucha información, y una buena estrategia de BI es un método sistemático para organizarla, revisarla, desarrollar información útil a partir de ella y, después, tomar decisiones basadas en datos. Algunos ejemplos de los datos dispersos que probablemente recibe tu empresa son:
- Datos de ventas
- Comentarios en redes sociales
- Respuestas de los clientes a las llamadas de servicio y al soporte técnico
- Datos financieros internos
- Nóminas de empleados, hojas de horas y cualquier otro dato del departamento de RR. HH., como bajas por enfermedad y permisos remunerados
- Datos de inventario
- Información similar que hayas recopilado de la competencia, como sus cifras de ventas disponibles públicamente o su inversión publicitaria
Cuando tienes un conjunto de datos que crees que contiene información útil, tu estrategia de BI es el método formal que utilizas para analizarlo y obtener una visualización de datos lógica que haga destacar la información clave. Esto suele implicar reunir un equipo de BI formado por las principales partes interesadas, desde tu CFO o CIO hasta proveedores, responsables de recursos humanos, expertos en análisis de datos e incluso usuarios finales, para celebrar reuniones estructuradas en las que la información se analice de manera significativa.
El objetivo es desarrollar un modelo predictivo que explique lo que está haciendo tu organización y, con suerte, conseguir previsiones más precisas que mediante el método de adivinar al azar.
¿Por qué debería tener una estrategia de inteligencia empresarial?
Utilizar herramientas de análisis estructurado de datos para extraer indicadores clave de rendimiento merece el esfuerzo que requiere. Una vez que tus equipos estén en funcionamiento, empezarán a surgir muchos datos sorprendentes, y estos pueden servir de base para tomar decisiones empresariales mucho mejores. A medida que te acostumbres a trabajar de esta manera, notarás varios beneficios de la BI. Tu hoja de ruta de inteligencia empresarial puede ayudarte de las siguientes maneras.
Tomar decisiones fundamentadas
Tomar decisiones es la principal tarea del jefe y, si actúas a ciegas, parece que simplemente estás lanzando dardos a un tablero en el que hay un SÍ y un NO. Los análisis empresariales avanzados aportan información para la toma de decisiones y te mantienen conectado con los hechos de una forma que, de otro modo, no sería posible en organizaciones en crecimiento. En un solo día, quizá tengas que tomar decisiones sobre la política de RR. HH., los mensajes en redes sociales, las iniciativas de cumplimiento normativo, los informes para los organismos reguladores y si la sala de descanso debería tener leche normal o de soja.
Por ejemplo, supón que tienes que decidir si cambiar a un horario de turnos 4/10 en lugar de mantener el actual de 5/8. Sin una estrategia de BI que analice los datos de las hojas de horas y los indicadores clave de rendimiento, básicamente estás adivinando según lo que te parece correcto. Pero ¿qué ocurriría si analizaras tus datos mediante las etapas de automatización de la inteligencia empresarial que has implementado y estas indicaran que los empleados de atención al cliente rinden mucho mejor al final de su turno que al principio, pero se dan de baja con mayor frecuencia que las personas del departamento de ventas?
En este caso, podrías plantearte establecer un horario de 12 horas de trabajo y 24 de descanso, ya que maximiza tanto el tiempo productivo de tus empleados de atención al cliente como su tiempo libre. Como resultado, obtienes mejores tiempos de gestión de llamadas y una reducción del absentismo. Es una buena decisión empresarial, y nunca la habrías imaginado si el equipo de BI no hubiera analizado los datos en profundidad.
Ahorrar tiempo y dinero
Siguiendo con el ejemplo anterior, has decidido cambiar a un horario de 12/24 para el servicio de atención al cliente. Ahora tienes que poner en práctica tu decisión. Obviamente, hay formas buenas y malas de hacerlo, pero ¿existe una única forma óptima?
Las empresas que quieren realizar un cambio importante como este a veces contratan consultores externos para planificar y gestionar su estrategia de transformación digital. No hace falta decir que esto es tremendamente caro y consumirá su atención durante meses. Por otro lado, asignar a alguien de la propia empresa podría llevar igual de tiempo, y ese responsable no puede hacer su otro trabajo mientras reorganiza los horarios.
Ahí es cuando su equipo de BI acude al rescate al analizar los datos y encontrar el currículum (mediante palabras clave buscables) de una de sus analistas financieras, que solía ser directora de proyectos. Acaba de volver de su baja por maternidad (información proporcionada por RR. HH.) y todavía no ha empezado con los impuestos de este año. El seguimiento de las llamadas entrantes muestra que marzo es un mes tranquilo para las consultas al servicio de atención al cliente y que se reciben menos llamadas durante la noche.
Con estos datos, pide a su antigua directora de proyectos que se encargue del cambio de horarios antes de que la temporada fiscal comience de verdad. Programe el primer turno nuevo para principios de marzo y empiece la transición con los equipos nocturnos para mantener ligera su carga de trabajo hasta que todos puedan adaptarse. Después, utilice sus paneles financieros para comparar el coste con lo que habría pagado a unos consultores empresariales para hacerlo.
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Mitigar los riesgos
La mitigación inteligente de riesgos es otra ventaja de contar con una estrategia de inteligencia empresarial. Al establecer objetivos empresariales para el futuro cercano, es inevitable que asuma algunos riesgos. Al fin y al cabo, las iniciativas futuras se vuelven mucho más predecibles si puede ver el futuro. Una estrategia de inteligencia empresarial no puede gestionar eso exactamente, pero sí puede servir de base para su planificación.
Supongamos que ha decidido implementar el nuevo horario y se encuentra a mitad de la transición. A pesar de su mejor planificación, no está funcionando bien, y un número mayor de lo esperado de sus empleados de atención al cliente está abandonando la empresa o quejándose del cambio. Sus principales partes interesadas vigilan las métricas y elaboran un conjunto de hitos fáciles de representar en gráficos para ayudarle a supervisar el proyecto. Si la rotación aumenta hasta determinados niveles, es una señal para ralentizar el cambio o limitar las pérdidas cuanto antes. Si las cifras se mantienen cerca de niveles tolerables, puede continuar con confianza, ya que las fuentes de datos predicen un regreso a la normalidad después de la transición. En ambos casos, está asumiendo riesgos bien definidos con los ojos abiertos y mantiene el control durante todo el proceso.
Tener una ventaja competitiva
En un sector saturado y competitivo, incluso una ligera ventaja puede darle una pequeña ventaja que, gradualmente, le permita adelantarse. Si su competencia no utiliza herramientas avanzadas de BI para gestionar su proceso de toma de decisiones, probablemente cometerá menos errores y menos graves, e incluso podría encontrar nuevas oportunidades que otros pasan por alto.
Pasos para crear una estrategia de inteligencia empresarial exitosa
Las ventajas de una BI exitosa suenan bien, pero ¿cómo se consigue en el mundo real? Estos son 10 pasos que prácticamente cualquier empresa puede seguir para desarrollar sistemas de BI exitosos y convertirlos en una parte habitual de la actividad empresarial.
Paso 1. Evalúe su situación actual
No puede hacer nada hasta saber a qué se enfrenta. Utilice su conocimiento interno del estado de su empresa y de sus objetivos empresariales futuros para evaluar dónde se encuentra y qué tipo de información necesita para orientarse en el futuro. Esto influirá en muchas de las decisiones que tome mientras estructura sus equipos y planifica sus nuevos flujos de trabajo. Recorra sus instalaciones, revise sus hojas de Excel y hable con los responsables de sus departamentos para identificar objetivos valiosos y encontrar áreas en las que falte información.
Paso 2. Seleccione un patrocinador y las partes interesadas
Las personas que elija para formar sus equipos de BI deben ser inteligentes, estar motivadas y tener la disciplina suficiente para adoptar un enfoque sistemático del análisis de datos. Elija a alguien de confianza para dirigir el equipo. Normalmente se trata de un ejecutivo de nivel C con mucha experiencia en la interacción grupal y la dirección de equipos. Dé a este patrocinador un amplio margen de maniobra para formar el resto del equipo, pero asegúrese de que el grupo incluya representantes de todos los equipos afectados por el proyecto. Estas partes interesadas trabajarán estrechamente.
Paso 3. Forme su equipo de BI
Reúna a todo el mundo, pida pizza y empiece con las presentaciones. Si está cambiando los horarios, como en nuestro ejemplo actual, las personas clave que debe incluir son su patrocinador —que supondremos que es su director de operaciones—, quien le informará directamente a usted. Entre las partes interesadas del equipo estarán el responsable de atención al cliente, alguien de RR. HH., un responsable de horarios del área de operaciones, alguien del sindicato si cuenta con uno y, quizá, alguien del departamento jurídico con experiencia específica en legislación laboral y cumplimiento normativo para empleados no exentos.
Nota: Dependiendo de la plataforma que elija (siguiente paso), también puede interesarle invertir en formación, como un curso de Power BI o un curso de Tableau para su equipo.
Paso 4. Elige tu plataforma de BI
Es el año actual y todo es digital. No importa lo que esté haciendo tu equipo, incluso si los objetivos de rendimiento de tu empresa se reducen simplemente a cambiar a la leche de soja en la estación de café, necesitas un software de inteligencia empresarial que ofrezca plantillas de autoservicio y una excelente usabilidad para quienes no son expertos. Si necesitas algunas sugerencias verificadas, hemos incluido nuestras recomendaciones de las mejores plataformas de inteligencia de ingresos.
Paso 5. Considera la seguridad, la privacidad y el cumplimiento
Ahora mismo, en algún lugar del mundo, un intrépido grupo de hackers está intentando conseguir tus datos. Los planes de futuro de tu empresa no son algo que quieras compartir, por lo que necesitas cifrado y una buena seguridad informática. Si trabajas con datos financieros de clientes, asegúrate de utilizar únicamente software con certificación SSAE 18, ya que puede ser un requisito legal.
Paso 6. Recopila, limpia y analiza tus datos
Si entra basura, sale basura. Ya has oído eso antes, pero aquí importa más que nunca. Limpia tus datos antes de que pasen por el procesador de BI, o tus resultados no tendrán ningún sentido. Por ejemplo, no necesitas conocer el número de teléfono particular de cada empleado para cambiar un horario, así que elimina ese dato y cualquier otra información superflua. La dependencia inherente de la calidad de los datos es una de las desventajas del BI.
Paso 7. Utiliza visualizaciones de datos
Parte del plan de BI consiste en determinar cómo presentar la información que está desarrollando el equipo. Crea un cuadro de mando de inteligencia empresarial utilizando plantillas de visualización de datos, ya que son sencillas e intuitivas y te permiten revisar grandes cantidades de datos de un vistazo. También facilita mucho que todas las partes interesadas y todos los miembros de tu equipo de BI entiendan exactamente lo que están viendo.
Paso 8. Identifica tus KPIs
Selecciona desde el principio tus indicadores clave de rendimiento (KPIs) y los hitos, y cíñete a ellos. ¿Cuándo deberías saber cómo afectará el cambio de horario a la moral? ¿Cuándo deberías saber cuánto costará? ¿Cuál es el ROI de todo esto? Haz un seguimiento, ya que es la información que necesitas para asegurarte de que vas por el buen camino.
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Paso 9. Anticipa los obstáculos y encuentra soluciones
Como dijo una vez un famoso boxeador: «Todo el mundo tiene un plan hasta que recibe un golpe en la cabeza». Sabemos que la inteligencia empresarial y los datos están bastante alejados del deporte, pero la cita se aplica en realidad a cualquier plan que emprendas. Planifica con antelación los obstáculos, los errores y las desventajas conocidas del BI, y establece un plan para superar los inevitables fallos informáticos, las pérdidas de datos y las carencias de formación.
Paso 10. Realiza revisiones anuales
Si no incorporas la retroalimentación y la evaluación a tu estructura de BI, nunca sabrás si funciona. Realiza revisiones anuales (o más frecuentes, como trimestrales) de los datos, del equipo e incluso del propio proceso para asegurarte de que mantienes el rumbo. De nuevo, analiza el ROI que estás obteniendo y continúa perfeccionando el proceso para seguir mejorando en la toma de decisiones basadas en datos.
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