10 pasos para una estrategia exitosa de inteligencia empresarial
Si ya estás familiarizado con la inteligencia de negocio, sabes que utiliza análisis de datos avanzados para entender qué sucede con tu empresa y su desempeño. Construir una buena estrategia de inteligencia de negocio es muy parecido a realizar una pequeña operación de reconocimiento por tu cuenta, utilizando un montón de datos a los que probablemente ya tienes acceso. El objetivo es dar sentido a la información de big data que está dispersa en varios lugares y transformarla en análisis útiles y comprensibles para ponerla en práctica.
Por supuesto, antes de comenzar a usar una estrategia BI para tomar decisiones inteligentes, ahorrar dinero y esfuerzo, reducir tus riesgos y obtener una ventaja sobre la competencia, ayuda primero sentar las bases. Aquí es donde entra este artículo: tu hoja de ruta para construir una estrategia BI exitosa.
¿Qué es una estrategia de inteligencia de negocio?
Una estrategia de inteligencia de negocio es tu plan para cómo vas a interpretar los conjuntos de datos disponibles en tu empresa. Probablemente tu compañía recibe mucha información, y una buena estrategia BI es un método sistemático para organizarla, revisarla, desarrollar conclusiones útiles a partir de ella y luego tomar decisiones basadas en datos. Algunos ejemplos de datos dispersos que tu empresa probablemente recibe serían:
Want more from The CRO Club?
Create a free account to continue reading and join modern revenue leaders using proven playbooks, peer insights, and AI-driven strategies to build predictable pipeline and scalable growth.
Have an account? Log In
- Cifras de ventas
- Comentarios en redes sociales
- Respuestas de clientes a llamadas de servicio y soporte técnico
- Finanzas internas
- Datos de nómina, hojas de tiempo y cualquier otra cosa de Recursos Humanos, como bajas por enfermedad y vacaciones
- Cifras de inventario
- Información similar que hayas recopilado de la competencia, como cifras de ventas públicas o gasto en publicidad
Cuando tienes un conjunto de datos que crees que contiene información útil, tu estrategia BI es el método formal que usas para analizarlo y lograr una visualización de datos que haga que los hallazgos clave resalten. Esto suele implicar reunir a un equipo BI formado por los actores principales: desde tu director financiero o de informática hasta proveedores, responsables de recursos humanos, expertos en análisis de datos y hasta usuarios finales, para realizar reuniones estructuradas donde la información se examina de forma significativa.
El objetivo es desarrollar un modelo predictivo que explique a qué se dedica tu organización y, con suerte, lograr pronósticos más precisos que la simple suposición al azar.
¿Por qué debería tener una estrategia de inteligencia de negocio?
Usar herramientas estructuradas de análisis de datos para identificar los indicadores clave de desempeño merece el esfuerzo. Una vez que pones a trabajar a tus equipos, empiezan a surgir revelaciones realmente sorprendentes, y estas pueden guiar mejores decisiones empresariales. A medida que te acostumbras a trabajar de esta manera, notarás varios beneficios de la BI. Tu hoja de ruta de inteligencia de negocio puede ayudarte de las siguientes formas.
Tomar decisiones informadas
Tomar decisiones es la principal responsabilidad del jefe y, si vas a ciegas, es como lanzar dardos a una pizarra donde sólo pone SÍ o NO. Los análisis empresariales avanzados respaldan tu toma de decisiones y te mantienen conectado con los hechos de una manera que, de otro modo, no sería posible en organizaciones en crecimiento. En un solo día, podrías tener que tomar decisiones sobre políticas de RRHH, mensajes en redes sociales, esfuerzos de cumplimiento, reportes a reguladores gubernamentales y hasta sobre si la sala de descanso debería tener leche normal o de soja.
Supón, por ejemplo, que tienes que decidir si cambiar a un turno de 4/10 horas en vez de mantenerte en el esquema actual de 5 días de 8 horas. Sin una estrategia BI que analice datos de hojas de tiempo e indicadores clave de desempeño, básicamente estarías adivinando por intuición. ¿Pero qué pasa si pasas tus datos por las etapas de automatización de inteligencia de negocio implementadas, y resulta que los empleados de atención al cliente rinden mucho mejor al final de su turno que al principio, pero se ausentan más veces que los de ventas?
En este caso, podrías considerar un horario de 12 horas trabajadas y 24 libres, ya que maximiza tanto el tiempo productivo de tus empleados de CS como su tiempo de descanso. Como resultado, verás mejores tiempos de atención en llamadas y una reducción en el ausentismo. Esa es una buena decisión empresarial, y nunca la habrías adivinado si el equipo BI no hubiera analizado los datos a fondo.
Ahorrar tiempo y dinero
Utilizando el ejemplo anterior, has decidido cambiar a un horario de 12/24 para el servicio al cliente. Ahora tienes que implementar tu decisión. Obviamente, hay maneras buenas y malas de hacerlo, pero ¿existe una forma realmente óptima?
Las empresas que desean realizar un cambio importante como este a veces contratan consultores externos para planificar y gestionar su estrategia de transformación digital. Está claro que esto es tremendamente costoso y consumirá tu atención durante meses. Por otro lado, asignar la tarea a alguien interno podría tomar igual de tiempo, y ese gestor no podrá realizar su otro trabajo mientras reorganiza los horarios.
Es ahí cuando tu equipo de BI acude al rescate investigando los datos y encontrando el currículum (a través de palabras clave buscables) de una de tus analistas financieras, quien antes era gestora de proyectos. Ella acaba de regresar de su permiso de maternidad (información cortesía de RRHH) y aún no ha comenzado los impuestos de este año. El seguimiento de llamadas entrantes muestra que marzo es un mes tranquilo en cuanto a consultas de atención al cliente, y que recibes menos llamadas durante la noche.
Con estas ideas en mano, pides a tu antigua gestora de proyectos que se encargue del cambio de turnos antes de que comience de lleno la temporada de impuestos. Programa el primer nuevo turno para principios de marzo e inicia la transición con los equipos nocturnos para mantener su carga ligera hasta que todos puedan adaptarse. Luego usas tus paneles financieros para comparar el coste con lo que habrías pagado a consultores de negocios para hacerlo.
Mitigar riesgos
La mitigación inteligente de riesgos es otra ventaja de contar con una estrategia de inteligencia empresarial. Al fijar metas comerciales para el futuro cercano, inevitablemente asumirás ciertos riesgos. Al fin y al cabo, las futuras iniciativas se vuelven mucho más predecibles si puedes ver el futuro. Una estrategia de inteligencia empresarial no puede gestionar del todo esto, pero sí puede informar tu planificación.
Supón que has decidido implementar el nuevo horario y estás a mitad de la transición. A pesar de tu mejor planificación, no está saliendo bien y un número mayor al esperado de tus agentes de atención al cliente está renunciando o quejándose del cambio. Tus principales interesados siguen de cerca las métricas, y generan un conjunto de hitos fácilmente graficados para ayudarte a monitorear el proyecto. Si la rotación sube hasta ciertos niveles específicos, es señal de ralentizar el cambio o cortar tus pérdidas pronto. Si los números se mantienen cercanos a lo tolerable, puedes seguir adelante con confianza, ya que las fuentes de datos predicen un retorno a la normalidad tras la transición. En cualquier caso, asumes riesgos bien definidos con los ojos abiertos y mantienes el control durante todo el proceso.
Obtén una ventaja competitiva
En un sector saturado y competitivo, incluso una pequeña ventaja puede ofrecerte un margen que, poco a poco, te permita adelantarte. Si tu competencia no utiliza herramientas avanzadas de BI para gestionar su proceso de toma de decisiones, probablemente estarás cometiendo menos errores y menos graves, e incluso podrás encontrar nuevas oportunidades que otros pasan por alto.
Pasos para construir una estrategia de inteligencia empresarial exitosa
Las ventajas de una BI exitosa suenan bien, pero ¿cómo logras que suceda en el mundo real? Aquí tienes 10 pasos que prácticamente cualquier empresa puede seguir para desarrollar sistemas de BI exitosos e incorporarlos de manera habitual en su operación.
Paso 1. Evalúa tu situación actual
No puedes hacer nada hasta que sepas a qué te enfrentas. Utiliza tus conocimientos internos sobre el estado del negocio y las metas empresariales del futuro para evaluar dónde estás y qué tipo de información necesitas para guiarte hacia adelante. Esto informará muchas de las decisiones que tomes mientras estructuras tus equipos y planificas tus nuevos flujos de trabajo. Haz un recorrido por tus instalaciones, revisa tus hojas de Excel y habla con los jefes de departamento para identificar metas valiosas y localizar los puntos donde falta información.
Paso 2. Selecciona un patrocinador y partes interesadas
Las personas que elijas para formar parte de tus equipos de BI deben ser inteligentes, motivadas y lo suficientemente disciplinadas para adoptar un enfoque sistemático del análisis de datos. Escoge a alguien de confianza para liderar el equipo. Normalmente se trata de un ejecutivo del más alto nivel, con mucha experiencia en interacción de grupo y liderazgo. Da a este patrocinador margen para elegir al resto del equipo, pero asegúrate de que el grupo incluya representantes de cada área afectada por el proyecto. Estas partes interesadas trabajarán estrechamente juntas.
Paso 3. Reúne a tu equipo de BI
Reúne a todos, pide pizza y empieza con las presentaciones. Si vas a cambiar horarios, como en nuestro ejemplo, las personas clave a incluir son tu patrocinador —que asumimos es tu director de operaciones— quien informará directamente a ti. Las partes interesadas del equipo incluirán al jefe de atención al cliente, alguien de RRHH, un responsable de horarios de operaciones, alguien del sindicato si tienes, y tal vez alguien de legal con experiencia específica en derecho laboral y cumplimiento para empleados no exentos.
Nota: Dependiendo de la plataforma que elijas (siguiente paso), quizá también quieras invertir en formación, como un curso de Power BI o un curso de Tableau para tu equipo.
Paso 4. Elige tu plataforma de BI
Es el año actual, y todo es digital. No importa lo que haga tu equipo, incluso si los objetivos de desempeño de tu negocio solo buscan cambiar a leche de soya en la cafetería, necesitas un software de inteligencia empresarial que ofrezca plantillas de autoservicio y una excelente usabilidad para no expertos. Si necesitas algunas sugerencias comprobadas, hemos listado nuestras recomendaciones para las mejores plataformas de inteligencia de ingresos.
Paso 5. Considera la Seguridad, la Privacidad y el Cumplimiento
En este momento, en algún lugar del mundo, un grupo audaz de hackers está tratando de obtener tus datos. Los planes de futuro de tu empresa no son algo que quieras compartir, así que necesitas cifrado y una buena seguridad informática. Si trabajas con datos financieros de clientes, asegúrate de usar solo software que cuente con la certificación SSAE 18, ya que podría ser un requisito legal.
Paso 6. Recoge, Limpia y Analiza tus Datos
Basura entra, basura sale. Lo habrás escuchado antes, pero aquí importa más que nunca. Limpia tus datos antes de que pasen por el procesador de BI, o tus resultados no tendrán sentido. No necesitas, por ejemplo, saber el número de teléfono fijo de cada empleado para hacer un cambio de horario, así que elimina esa y cualquier otra información irrelevante. La dependencia total de la calidad de los datos es una de las desventajas de la inteligencia empresarial.
Paso 7. Utiliza Visualizaciones de Datos
Parte del plan de BI es cómo presentar los conocimientos que el equipo está desarrollando. Crea un panel de inteligencia empresarial utilizando plantillas de visualización de datos, ya que son simples, intuitivas y te permiten revisar grandes volúmenes de datos de un vistazo. También facilita mucho que todas las partes interesadas y los integrantes de tu equipo de BI comprendan exactamente qué están viendo.
Paso 8. Identifica tus KPIs
Selecciona tus indicadores clave de rendimiento (KPIs) y los hitos importantes desde el principio y mantenlos como referencia. ¿Cuándo deberías saber cómo el cambio de horario afectará la moral? ¿Cuándo debes saber cuánto costará? ¿Cuál es el ROI de todo esto? Mantente enfocado, ya que estos son los comentarios que necesitas para asegurarte de ir por el buen camino.
Paso 9. Anticipa Obstáculos y Encuentra Soluciones
Como dijo un famoso boxeador, "Todos tienen un plan hasta que reciben un golpe en la cabeza". Sabemos que la inteligencia empresarial y los datos están muy alejados del deporte, pero la cita en realidad aplica a cualquier plan que emprendas. Prepárate para los obstáculos, los errores y las desventajas conocidas de la inteligencia empresarial, y ten un plan para superar los inevitables fallos informáticos, pérdidas de datos y carencias en la capacitación.
Paso 10. Realiza Evaluaciones Anuales
Si no incluyes mecanismos de retroalimentación y evaluación en tu estructura de BI, nunca sabrás si funciona. Realiza evaluaciones anuales (o más frecuentes, como trimestrales) de los datos, el equipo e incluso del propio proceso para asegurarte de mantenerte en camino. Una vez más, observa el ROI que estás obteniendo y continúa refinando el proceso para que seas cada vez mejor en la toma de decisiones basadas en datos.
¿Quieres saber más?
¿Sabías que la estrategia de inteligencia empresarial tiene mucho más de lo que puede contener un solo artículo? Suscríbete a nuestro boletín para seguir aprendiendo sobre este tema, junto con todos los consejos, técnicas y herramientas de operaciones de ingresos que necesitas para tener éxito.