Was ist CPQ? Vollständiger Leitfaden für RevOps-Teams

Cody Pierson

on May 20, 2026

CPQ steht für Configure, Price, Quote – also eine Abkürzung für jede Angebotssoftware, die fortschrittlicher ist als das, was Ihr CRM standardmäßig mitbringt. Wenn Sie sich also schon gefragt haben: Was ist CPQ-Software und sollten wir sie kaufen? Dann sind Sie hier genau richtig.

Niemand sagt Ihnen, wenn Sie sich entscheiden, RevOps-Berater:in zu werden, dass ein großer Teil des Jobs darin besteht, im Auftrag der Kundschaft Detektiv zu spielen, um herauszufinden, ob App X oder Plattform Y wirklich die versprochene Optimierung liefert. Oder ob sie sich – noch davor – mit den bereits eingesetzten Systemen integriert. Als meine Kund:innen also anfingen zu fragen: Was ist CPQ? und Sollen wir es kaufen?, habe ich meinen Fedora aufgesetzt und die Lupe gezückt.

Was ist CPQ?

CPQ steht für Configure, Price, Quote. Im Wesentlichen ist es die Abkürzung für jede Angebotssoftware, die ausgefeilter ist als das, was im Standardumfang Ihres CRM enthalten ist. Was sie von diesen Standard-Angebotsoptionen unterscheidet, ist, dass ein CPQ-Tool meistens weit mehr ermöglicht als nur einige Positionen und Preise in eine Vorlage einzufügen, die Sie dann per Outlook versenden.

Schauen wir uns die einzelnen Bestandteile von CPQ einmal detailliert an.

C steht für Konfigurieren (Configure)

Ein Angebot zu konfigurieren bedeutet zu entscheiden, welche Dienstleistungen und Komponenten nötig sind, um die Bedürfnisse der Kundschaft abzudecken. Aus eigener Erfahrung gesprochen, ist das bei Solo-Berater:innen einfach – da besteht ein Angebot oft aus einer einzigen Zeile mit einem Festpreis für einen Workshop oder eine Schulung. Für einen individuell produzierenden Fahrradhersteller hingegen, der hochgradig anpassbare Produkte anbietet, kann dies eine Liste von Hunderten Einzelteilen und Optionen sein, plus Arbeitskosten, Versand und viele weitere Variablen, die bei konfigurierbaren Produkten anfallen.

Ohne CPQ-Lösung fällt die Arbeit der Produktkonfiguration auf die Vertriebsmitarbeitenden zurück – das kostet Zeit und erhöht die Fehleranfälligkeit und die damit verbundenen Kosten. Oft trägt das Unternehmen diese Kosten selbst, denn nichts vergrault Kund:innen schneller, als wenn nach Angebotsfreigabe einfach noch Positionen hinzugefügt werden.

Eine gute CPQ-Lösung verbindet sich mit dem Produktkatalog und optimiert diesen Prozess durch Bündelungen, Empfehlungen oder automatische Hinzufügungen von Produkten und Dienstleistungen, um fehlerfreie Angebote zu erstellen, während sie dem Vertriebsteam die Freiheit lässt, Anpassungen vorzunehmen, Positionen zu entfernen oder weitere hinzuzufügen. Sie kann auch geführte Vertriebslogik beinhalten, die Upselling- und Cross-Selling-Möglichkeiten fördert.

P steht für Preis (Price)

Verschiedene Währungen, saisonale Rabatte, bevorzugte Partner. Es gibt unzählige Gründe, warum ein Produkt nicht zu einem Festpreis verkauft werden kann. Leider erschweren all diese unterschiedlichen Preismodelle es sowohl einfachen Angebotslösungen als auch – ehrlich gesagt – Ihrem Vertriebsteam, immer den Überblick zu behalten.

Die Preis-Komponente einer CPQ-Lösung nutzt Preisregeln, um diese Komplexität zu managen und eine präzise Preisgestaltung sicherzustellen – etwa durch Verwaltung von Mengenrabatten, Festlegung von prozentualen Nachlässen, Preisregeln für Vertriebspartner und vieles mehr. Dies kann sogar bis hin zu Freigabe-Workflows reichen, sodass Sie auch dann noch Kontrolle über gewährte Rabatte haben, wenn zum Quartalsende alle versuchen, ihre Zahlen zu steigern.

Q steht für Angebot (Quote)

Der letzte und einfachste Teil von CPQ ist das Angebot. Kurz gesagt kann das System aus diesem komplexen Mix aus Preisen, Produkten und Stückzahlen Verkaufsangebote erstellen, hinter denen das Vertriebsteam guten Gewissens stehen kann.

Das kann ein PDF sein oder ein Link zu einem Cloud-basierten Angebot. Manchmal kann die Kundschaft direkt im Angebot annehmen und unterschreiben, manchmal auch nicht. Wie auch immer – es ist das, was Ihre Kundschaft sieht, deshalb ist es ein kritischer Teil der CPQ-Gleichung.

Braucht mein Unternehmen CPQ?

Wahrscheinlich genau diese Frage hat Sie überhaupt erst auf diese Spur gebracht.

Leider gibt es keinen eindeutigen Test, der Ihnen verrät, ob Sie für CPQ bereit sind. Es gibt allerdings einige typische Szenarien, denen ich begegne und die darauf hindeuten, dass ein Unternehmen von einer CPQ-App in seiner Systemlandschaft profitieren könnte.

Szenario 1: Sie haben Standard-Angebotslösungen getestet und sind gescheitert

Die meisten CRMs enthalten eine Art von Standardfunktion für Angebote, auch wenn diese Tools selten den Bedarf von Unternehmen abdecken – vor allem aus zwei Gründen:

Sie eliminieren nicht genug manuelle Prozesse, um den zusätzlichen Verwaltungsaufwand auszugleichen, der mit ihrer Nutzung einhergeht.
Sie können die komplexen Abläufe bei anspruchsvolleren Angeboten nicht abbilden.

Natürlich ist es verlockend, mit der inkludierten Lösung aus dem Abonnement zu beginnen, wenn man die Angebotserstellung optimieren möchte. Deshalb sehe ich auch so viele CRMs mit offenen Angeboten von vor zwei Jahren im März – und dann nichts mehr.

Wenn Sie versucht haben, die nativen Angebotsfunktionen Ihres CRM-Systems zu nutzen, dabei aber nur auf Reibung, Frust und Misserfolg gestoßen sind, dann ist das wohl das deutlichste Alarmsignal, das Sie für den Einsatz einer CPQ-Software bekommen werden.

Szenario 2: Jeder Vertriebsmitarbeitende hat seinen eigenen Angebotsprozess

Dies ist schwieriger zu diagnostizieren als Szenario 1, aber es kommt wesentlich häufiger vor. Es ist der Fluch von Vertriebsleitern und RevOps-Teams und äußert sich durch unterschiedliche Angebotsvorlagen, zu viele Tabellenkalkulationen, Angebote aus verschiedenen Apps oder eines von hundert anderen Symptomen.

Unabhängig davon, wie es aussieht, wirkt es sich mit hoher Wahrscheinlichkeit negativ auf das Kundenerlebnis aus und es ist praktisch unmöglich, die Kundenbedürfnisse ohne einen standardisierten Vertriebsprozess konsequent zu erfüllen. Die Einführung von CPQ-Software allein löst dieses Problem nicht. Dennoch erzwingt sie ein Maß an Konsistenz im Angebotsprozess, das das Versenden von Excel-Vorlagen und PDF-Preislisten per E-Mail niemals erreichen wird.

Szenario 3: Ihr Angebotsystem ist Ihr CRM

Die Realität ist, dass es wichtiger ist, Angebote an Kunden zu schicken, als den Fortschritt dieser Geschäfte auf dem Weg zum Angebot zu verfolgen. Sie können auch ohne eine präzise Pipeline-Prognose Geschäfte machen, aber Sie können nicht überleben, wenn Sie Ihren Kunden nie ein Angebot vorlegen.

Gerade deshalb sehe ich es besonders in traditionellen Branchen wie der Fertigung oder Landwirtschaft häufig, dass CPQ de facto zur CRM-Lösung wird. Die Angebote sind bereits enthalten, meist gibt es auch Felder für Kontakt- oder Firmendaten, und das Team erledigt den Rest über Outlook.

Wenn Sie versuchen, aus einer Plattform, die niemals für die Verwaltung des gesamten Vertriebs- und Marketing-Prozesses gedacht war, ein CRM zu basteln, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie CPQ benötigen.

Ist mein Unternehmen bereit für CPQ?

Ein Aspekt, der in Software-Diskussionen oft zu kurz kommt, ist die Frage, ob das Unternehmen überhaupt bereit für das Produkt ist. Das ist auch nicht überraschend, schließlich liegt es nicht im Interesse eines Software-Verkäufers, einen potenziellen Kunden abzuweisen. Doch genau das ist einer der Gründe, warum einige Schätzungen die Ausfallquote von Unternehmensprojekten auf erstaunliche 70% beziffern.

Ein gut implementierter CPQ-Prozess kann das Leben für Vertrieb, Service, Marketing und viele weitere Bereiche verbessern, ist aber auch eng mit Finanzen, Lager und Fulfillment verzahnt. Das verlangt viel Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, die historisch gesehen nicht gerade für ihren Teamgeist bekannt sind. Es könnte auch bedeuten, in CPQ-Schulungen und -Kurse für Ihr Personal zu investieren. Stellen Sie sich daher vorab die folgenden Fragen.

Vertraue ich auf mein ERP-Setup?

Um erfolgreich zu sein, brauchen Sie Vertrauen in Ihr Lagerverwaltungssystem. Ein CPQ-System wird wahrscheinlich Mengen, Artikelnummern und viele weitere wichtige Informationen direkt aus Ihrem ERP-System beziehen. Wenn Ihr Team nicht das Gefühl hat, dass diese Informationen in Echtzeit korrekt und einfach handhabbar sind, wird es auch kein Vertriebstool akzeptieren, das darauf aufbaut.

Können meine Systeme integriert werden?

Wie oben erwähnt, ist die Integration der Schlüssel zum Erfolg von CPQ-Software. Deshalb ist es so wichtig, die Kompatibilität aller Plattformen in Ihrem Stack genau zu prüfen. Wenn Sie beispielsweise Salesforce oder HubSpot als CRM-Software nutzen, ist das in der Regel kein Problem, aber eine Überprüfung (und eventuelle Mehrkosten) lohnt sich trotzdem.

Bin ich bereit für Widerstand?

Dies ist die wichtigste Frage, denn selbst wenn auf technischer Ebene alles perfekt läuft, wird es Widerstand geben. Sie bitten Ihr Team, einen zentralen Prozess zu verändern, der für sie vermutlich eine ihrer wichtigsten Aufgaben ist. Das ist nie einfach, und Sie können die Vorteile von CPQ-Tools noch so herausstellen – kontrollieren müssen Sie Ihr Team trotzdem eine Weile.

Welche Vorteile hat CPQ?

1. Genauere Angebote

Wie bereits erwähnt, gibt es kaum etwas, das einen Kunden mehr ärgert, als wenn ein bereits unterschriebenes Angebot noch einmal geändert wird. Häufig schlucken Unternehmen deshalb einfach die Kosten solcher Fehler. CPQ-Software minimiert das Risiko solcher Situationen, indem sie alle Elemente, wie Preise, Lagerbestände und Abhängigkeiten, die solche Fehler auslösen können, standardisiert.

2. Kürzere Reaktionszeiten

Angebote zu erstellen, ist zeitaufwendig. Zum Teil liegt das daran, dass Fehler unbedingt vermieden werden sollen, aber vor allem daran, dass Produkte und Kundenanforderungen komplex sind. Trotzdem müssen wir Angebote schnellstmöglich vorlegen. CPQ-Software erleichtert dank Bündelung und Automatisierung komplexe Konfigurationen und individuelle Lösungen deutlich.

3. Einfachere Einarbeitung

Komplizierte, uneinheitliche und inkonsistente Angebotsprozesse sind sich selbst erhaltende Probleme. Ihr System ist schlecht, also ist es schwer zu erlernen. Es ist schwer zu erlernen, also entwickeln die Leute ihre eigenen Arbeitsweisen. Das wiederum erschwert es für die nächste Person, sich einzuarbeiten.

Da CPQ-Software einen konsistenten Prozess erfordert, reduziert sie die Menge an Zusatzwissen, die ein neues Teammitglied benötigt, um effektiv Angebote erstellen zu können.

4. Verbesserte Markenpräsenz

Vorlagen sind großartig, aber selbst die besten Vorlagen halten dem Alltag im Vertrieb nicht immer stand. Sei es durch veraltete Logos, falsche Farben oder einfach indem sie nur in Excel präsentiert werden – wenn Ihr Team keine CPQ-Software verwendet, liegt wahrscheinlich gerade jetzt ein unschönes Angebot im Posteingang eines potenziellen Kunden.

Ein Angebot ist das letztendliche Dokument am unteren Ende des Verkaufsprozesses – daher ist ein professioneller Markenauftritt entscheidend.

5. Schneller ROI

Gut implementierte CPQ-Software kann schnell einen Return on Investment liefern. Das ist der Vorteil von Prozessoptimierungen so nahe am Verkaufsabschluss. Bessere Abschlussquoten, mehr Angebote, kürzere Vertriebszyklen und weniger Fehler: Diese Vorteile führen schneller zu einem ROI als fast jede andere Software in Ihrer IT-Landschaft.

Was ist die beste CPQ-Plattform?

Es gibt Hunderte CPQ-Anwendungen am Markt, von bekannten Namen bis zu spezialisierten Plattformen. Einen klaren Gewinner für Ihr Unternehmen zu bestimmen, erfordert eine genaue Analyse Ihrer Anforderungen und gezielte Fragen an die Person, die Ihnen die Plattform verkaufen will. Dennoch gibt es einige klare Marktführer, also schauen wir uns diese zuerst an.

1. Salesforce Revenue Cloud

Wenig überraschend ist Salesforce CPQ ein Branchenführer mit hervorragendem Ruf und einer starken Benutzer-Community. Wenn Sie bereits Salesforce einsetzen, dürfte dies fast sicher ein starker Kandidat für Ihr Unternehmen sein.

Bewertungen heben regelmäßig die Leistungsfähigkeit, Flexibilität und die positive Auswirkung von Salesforce CPQ auf die Effizienz der Vertriebsmitarbeiter hervor. Das große Aber: Es hängt davon ab, ob Sie schon voll auf Salesforce setzen. Verwenden Sie ein anderes CRM oder sind noch nicht bereit, sich voll auf Salesforce einzulassen, ist dies vermutlich nicht die passende Option.

2. HubSpot Sales Hub

Auch HubSpot ist ein bedeutender Wettbewerber im Bereich CPQ. Wie Salesforce bietet es Bekanntheit, eine starke Community und viel Glaubwürdigkeit. Das gleiche Problem stellt sich aber auch hier: Man wird HubSpot kaum nur wegen der CPQ-Funktionen kaufen. Andererseits sind, falls HubSpot bereits der Kern Ihrer Unternehmensprozesse ist, viele CPQ-Funktionen eventuell in der bestehenden Lizenz enthalten, die Sie ohnehin bezahlen.

Benutzerfreundlichkeit ist der große Pluspunkt laut Erfahrungsberichten zur Plattform, ebenso wie die native Integration zwischen Sales, Service und Marketing. Als Nachteile werden oft die begrenzten Anpassungsmöglichkeiten und eine Preisstruktur genannt, die insbesondere in den unteren Tarifen mit Funktionen geizt.

3. DealHub.io

DealHub ist ein deutlich kleineres Unternehmen als HubSpot oder Salesforce, doch trotz einer kleineren Nutzerbasis erhalten die CPQ-Produkte viel Lob. Außerdem ist dies, im Gegensatz zu den beiden großen Playern, die erste Plattform in unserer Liste, die sich nicht auf ein eigenes Ökosystem beschränkt. DealHub lässt sich mit HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics und vielen anderen Lösungen integrieren.

Auch die Community hebt immer wieder hervor, wie einfach die Plattform einzurichten war und dass das DealHub-Team sich bemüht, individuell auf Kundenwünsche einzugehen.

4. PandaDoc

Im Gegensatz zu anderen Plattformen auf dieser Liste stammt PandaDoc ursprünglich aus dem Bereich Dokumentenmanagement und nicht aus der Vertriebsautomatisierung. Die Plattform überzeugt beim Angebotsprozess im CPQ und bietet zahlreiche Integrationen – unter anderem mit Canva – und harmoniert daher vermutlich mit nahezu jedem CRM-System, das Sie nutzen.

Der Fokus auf einen Teilbereich der CPQ-Trilogie bedeutet allerdings, dass PandaDoc bei Funktionen wie Paketbildung, Automatisierung und Preisfindung nicht so umfassend ausgestattet ist wie die Konkurrenz.

Wie starte ich mit CPQ?

Inzwischen sollten Sie die Grundlagen von CPQ, seine Funktionsweise, die Eignung für Ihr Unternehmen und einige der gängigsten Plattformen am Markt kennengelernt haben. Das ist eine Menge Input und es ist verständlich, falls Sie noch unschlüssig sind, wo Sie beginnen sollen.

Meiner Erfahrung nach sollte man, wenn man bereits eine Plattform mit Angebotsfunktionen nutzt, zunächst dort ansetzen. Ich habe bereits erwähnt, dass diese Funktionen häufig nicht die Anforderungen der Kunden erfüllen, aber das bedeutet nicht, dass sie keine Überprüfung wert sind. Zumindest bekommt man so ein Gefühl dafür, welche Bedürfnisse nicht abgedeckt werden – und das hilft bei der Bewertung anderer Optionen.

Wenn sich die nativen Angebotsfunktionen Ihres CRM-Systems in der Vergangenheit als unzureichend erwiesen haben, analysieren Sie zunächst die Gründe dafür. Auch wenn die Informationen vielleicht nicht mehr ganz aktuell sind, sollten Sie aus diesen Misserfolgen so viel wie möglich lernen.

Hat Ihr System keine eigenen Funktionen, ist ein Pilotprojekt der beste Weg, erste Erfahrungen zu sammeln. Suchen Sie eine vielversprechende Plattform und gewinnen Sie einen engagierten Vertriebsmitarbeiter, der sie nutzt, um einfache Angebote zu erstellen. Auf diese Weise erhalten Sie deutlich mehr Einblick als durch ein paar Demos – und erhalten echtes Feedback, bevor Sie die Lösung eventuell auch anderen Teammitgliedern bereitstellen.

Alternativ, wenn Sie nicht die vollständige Funktionalität von CPQ benötigen, könnten Sie auch von Preissoftware oder separat implementierter Angebotssoftware profitieren.